Der Projektlebenszyklus ist innerhalb des Personalmanagements ein großer Faktor. Dieser glie-
dert, inklusive der Rahmenbedingungen und diverser Eigenschaften eines Projekts, vier Phasen
vom exakten Anfang bis zum Ende. Der Beginn des Zyklus erfolgt mit der Phase der Vorberei-
tung. Hier werden Entscheidungen über das jeweilige Projekt und dessen Projektziel festgelegt.
Zusätzlich werden Voraussetzungen für die Teambildung und Projektaufträge hervorgerufen. Es
erfolgt eine Bestimmung von der Organisation bis hin zur Verteilung der Aufgaben anhand indivi-
dueller Kompetenzen der Mitglieder. Ebenso werden die Rollen jedes Einzelnen und Regeln für
das Gesamtprojekt ausgehandelt. In der 2. Phase des Zyklus, der Planung, wird ein Projektplan,
diverse Projektleistungen, verfügbare Ressourcen sowie die Kalkulation der bevorstehenden Kos-
ten und des vorhandenen Budgets dokumentiert. Ebenfalls erfolgt eine Zeit- und Terminvergabe für
eine mögliche Laufzeit. Im Anschluss findet die Phase der Durchführung statt. Diese überprüft die
Aktivitäten, die Einhaltung der Termine und die Kostenkontrolle. Dabei spielt die Dokumentation
und Berichterstattung eine wesentliche Rolle. So ist das Projekt nachvollziehbar und kann exakt
ausgewertet werden. Bei Erreichung des Projektziels folgt zum Ende des Zyklus der Abschluss.
In allen Phasen ist die dauerhafte Kommunikation, ein Personalmanagement, die Koordination so-
wie die Durchführung zuverlässiger Besprechungen unabdingbar.
1. Fallbeispiel: Der Fehler entstand hier in der Vorbereitungsphase. Es ist zu erkennen, dass das
Projektziel zwischen dem Kunden und dem Auftraggeber nicht klar kommuniziert wurde. Der Fokus
des Auftraggebers lag scheinbar auf der Funktionalität und nicht auf der Schnelligkeit. Die Unzu-
friedenheit des Kunden, dass das Gerät erst nach zwei Minuten antwortet, macht die fehlgeschla-
gene Kommunikation des Projektauftrags deutlich. Zum Start eines Projekts müssen im Vorfeld
klare Ziele definiert werden, da nur so eine gute Grundlage gegeben werden kann. Zur Bestim-
mung eines Projektziels ist das Pflichtenheft als Dokument für beide Parteien essentiell, da es eine
detaillierte Anforderungsumsetzung dar stellt. Ein hier unvollständiges Pflichtenheft hatte zur Fol-
ge, dass das Problem erst in der Abschlussphase bekannt wurde. Da der Fehler in diesem Projekt
bereits in der Vorbereitungsphase aufgetreten ist, empfiehlt sich als Maßnahme eine erneute Vor-
bereitung, transparentere Kommunikation sowie ein vollständiges Pflichtenheft des IT-Projekts.
2. Fallbeispiel: In diesem Fall ist der Fehler in der Planungsphase aufgetreten. In dieser werden
grundsätzlich die anfallenden Kosten und die Festlegung des Budgets niedergeschrieben. Der
Vergleich des vergangenen, oben genannten Pilot-Projekts ist in der Regel zwar zu berücksichti-
gen, jedoch für das laufende Projekt inklusive der Kostenkalkulation nicht gleichwertig realisier-
und nutzbar. In dem Projekt zur Modernisierung wurden lediglich die Erfahrungen eines Umbaus
von zwei Stationen erbracht, während der Projektleiter weitere und andere Bereiche des Kranken-
hauses modernisieren möchte. Demnach muss bedacht werden, dass es verschiedene Abteilun-
gen und Stationen gibt, welche unterschiedlich viele Kosten verursachen. Die Modernisierung der
Radiologie ist z. B. wesentlich kostenintensiver, als die Modernisierung der Chirurgie. Eine im Vor-
feld getroffene Abwägung zwischen der detaillierte Kostenplanung und des vorhandenen Budgets
für jedes einzelne Abteil ist zwingend erforderlich, damit der oben genannte Fehler nicht entsteht.
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