Psychologie (B.Sc.)
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Einsendeaufgabe
Selbst- und Zeitmanagement
Aufgabe 1
Stellen Sie fünf Methoden des Selbst- und Zeitmanagements vor.
Auf folgende fünf Methoden des Selbst- und Zeitmanagements werde ich eingehen: die Eisenhower-
Methode, das Delegieren, das Pareto-Prinzip, die Prioritätenliste und die ABC-Analyse.
Eisenhower-Methode
Dieses Vorgehen wird dem Prioritäten-Management zugeordnet, da hier beschrieben wird, wie
Aufgaben in verschiedene Gruppen zu unterteilen sind. Es wird so vorgegangen, dass zunächst die
wichtigsten Aufgaben abgearbeitet werden und irrelevante Aufgaben aussortiert werden. Somit
lassen sich besser Prioritäten setzen, indem nach folgenden Kriterien unterschieden wird: a) wichtig
und dringend, b) wichtig aber nicht dringend, c) dringend aber nicht wichtig und d) weder dringend
noch wichtig. Mithilfe eines Graphen, in welchem die x-Achse für Wichtigkeit und die y-Achse für
Dringlichkeit steht, lässt sich dieses System besser veranschaulichen.
Dieser Methode liegen jedoch 3 Regeln zu Grunde, ohne deren Einhaltung die
Funktionsweise beeinträchtigt ist. Grundsätzlich sollten keine neuen Felder wie 5,6 usw. gebildet
werden. Auch sollte auf die Bildung von „Zwischenhäufchen“ verzichtet werden und zu guter Letzt ist
es empfehlenswert jede Aufgabe nur einmal zu starten.
Delegieren
Delegieren ist eine effektive Arbeitstechnik im Zeitmanagement, die auch bei verschiedenen
Methoden wie der ABC-Analyse, der Eisenhower-Methode oder dem Pareto-Prinzip Anwendung
findet. Anstatt alles alleine zu bewältigen, ermöglicht es Menschen, die perfektionistisch veranlagt
sind, die Hilfe anderer in Anspruch zu nehmen. Beim Delegieren überträgt man klar definierte
Aufgaben auf andere und erkennt ihre Kompetenz an, diese Aufgaben optimal zu lösen. Es gibt ihnen
die Verantwortung, diese Aufgaben selbstständig zu erarbeiten und umzusetzen, und motiviert sie zu
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pflichtbewusster Mitarbeit und Loyalität. Dadurch stärkt das Anvertrauen der Aufgaben an andere
auch deren Selbstvertrauen und zeitgleich entlastet es einen selbst und macht die Arbeit effektiver
und effizienter. Sowohl in der
Mitarbeiterführung als auch bei Teamarbeiten ist die professionelle Delegation von Einzelaufgaben
und ganzen Aufgabenbereichen ein wichtiges Werkzeug. Jedoch muss auf eine korrekte Ausführung
beim Delegieren geachtet werden. Zunächst müssen die Aufgaben und deren Inhalte bewusst
gemacht werden. Als zweites folgt die Suche nach der richtigen Person für die Tätigkeit. Hier sollte
hinzugefügt werden, was die Motivation und der Sinn der ihm oder ihr zugeteilten Aufgabe ist und
warum gerade er oder sie hierfür in Betracht gezogen wurde. Zum professionellen Delegieren gehört
auch das Informieren und Aufklären über die erwünschte Vorgehensweise und den generellen Ablauf
des Projektes. Außerdem sollten Zwischenkontrollen geleistet werden, um rechtzeitig korrigieren zu
können, ohne jedoch zu stark in die individuelle Vorgehensweise der ausführenden Person
einzugreifen. Abschließend wird geklärt, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.
ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist eine beliebte Methode zur Priorisierung von Aufgaben. Dabei werden die
Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt: A für sehr wichtig oder dringlich, B für wichtig oder dringlich
und C für weniger wichtig oder dringlich. Die Vorteile der ABC-Analyse liegen in der Fokussierung auf
wesentliche Faktoren bei der Analyse komplexer Probleme, ihrer einfachen Anwendbarkeit und der
Möglichkeit, die Ergebnisse übersichtlich und grafisch darzustellen. Es gibt jedoch auch Nachteile bei
der Verwendung der ABC-Analyse, wie die grobe Einteilung in nur drei Klassen und die
Nichtberücksichtigung qualitativer Faktoren.
Die ALPEN-METHODE
Eine weiteres sehr effektives Mittel zur Tagesplanung stellt die ALPEN-METHODE dar. Es ist wichtig,
die Planung schriftlich festzuhalten, da dies für das Gehirn verbindlich ist. Eine schriftliche Planung
ermöglicht es, den Überblick zu behalten, zu überprüfen, ob nichts vergessen wurde, am Ende des
Tages zu kontrollieren, was erledigt wurde, und alle Aufgaben, die unerledigt sind, in den Plan für
den nächsten Tag zu übernehmen. Die ALPEN-Methode umfasst fünf Schritte, die hintereinander
abgearbeitet werden: Das Notieren von Aufgaben, Terminen und geplanten Aktivitäten, die
Schätzung der Dauer der Aufgaben, Einplanen von Pufferzeiten, Treffen von Entscheidungen
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