Aleyna Berk
FBB3224JU136
Betriebswirtschaftslehre (B.A.)
Einsendeaufgabe
Qualitätsmanagement
Aufgabe 1
Sie werden beauftragt, ein QM-Dokumentationssystem aufzubauen.
a) Nennen Sie Beispiele für Dokumente und Aufzeichnungen, die ausgearbeitet
werden müssen
b) Welche Dokumente unterliegen dem Lenkungssystem? Was verstehen Sie unter
Lenkung von Dokumenten?
c) Sie sollen einen einheitlichen Aufbau (Struktur, Formular) für die zu lenkenden
Dokumente entwerfen. Erarbeiten Sie einen Vorschlag (Nennen Sie mögliche
Inhalte bzw. Daten für den Grundaufbau)
d) Analysieren Sie den Text der ISO 9001 , Kapitel 5 (Vgl. Lehrbrief ). Welche
Aktivitäten bzw. Aufgaben müssen schriftlich fixiert werden – welche nicht?
e) Welche Aufgaben muss die oberste Leitung selbst ausführen / dürfen nicht
delegiert werden?
Antworten zu Aufgabe 1
a) Wenn ein QM-Dokumentationssystem entwickelt wird, sind verschiedene Arten von
Dokumenten zu erstellen und aufzuzeichnen, um die Qualitätssicherungsprozesse
angemessen zu dokumentieren und zu unterstützen.
Nachfolgend sind einige Beispiele aufgeführt:
1. Qualitätsmanagement-Handbuch: Ein übergreifendes Dokument, das die
Qualitätsziele, -politik und -prozesse der Organisation beschreibt.
2. Verfahrensanweisungen: Dokumente, die spezifische Verfahren und Prozesse des
Qualitätsmanagements detailliert beschreiben. Beispiele sind interne Audits,
Lieferantenbewertung, Reklamationsmanagement.
3. Arbeitsanweisungen: Anleitungen, wie bestimmte Aufgaben oder Prozesse
auszuführen sind, um deren qualitätsgerechte Durchführung sicherzustellen, z.B.
Fertigungsverfahren, Prüfverfahren.
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4. Formulare und Checklisten: Dokumente, die zur Erfassung von Informationen
verwendet werden, z. B. Prüfprotokolle, Qualitätsprüfberichte, Abweichungsberichte.
5. Protokolle und Berichte: Aufzeichnungen über Besprechungen, Audits, Schulungen
und andere Ereignisse im Zusammenhang mit der Qualität.
6. Änderungsdokumentation: Dokumente, die zur Verfolgung und Genehmigung von
Änderungen an Prozessen, Verfahren oder Produkten verwendet werden, z. B.
Änderungsanfragen, -genehmigungen und -verfolgungen.
7. Schulungsunterlagen: Materialien, die für die Schulung des
Qualitätsmanagementpersonals verwendet werden, z. B. Schulungspläne,
Präsentationen und Schulungsnachweise.
8. Prüf- und Prüfmittelaufzeichnungen: Dokumente, die die Kalibrierung und Überprüfung
von Prüfgeräten und -instrumenten verfolgen, z. B. Kalibrierzertifikate,
Prüfanweisungen.
Diese Dokumente und Aufzeichnungen bilden die Grundlage für ein umfassendes
Qualitätsmanagementsystem und helfen, Qualitätsstandards einzuhalten, eine
kontinuierliche Verbesserung zu erreichen und behördliche Anforderungen zu erfüllen.
b) Das Dokumentenlenkungssystem besteht darin, alle Dokumente innerhalb des
Qualitätsmanagementsystems (QMS) zu verwalten und zu kontrollieren. Das System zur
Lenkung von Dokumenten umfasst alle Schritte, die erforderlich sind, um sicherzustellen,
dass Dokumente ordnungsgemäß erstellt, genehmigt, geprüft, aktualisiert, archiviert und,
falls erforderlich, zurückgezogen werden.
Beispiele für Dokumente, die der Lenkung unterliegen können, sind:
1. Qualitätsmanagement-Handbuch
2. Verfahrensanweisungen
3. Arbeitsanweisungen
4. Formulare und Checklisten
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5. Protokolle und Berichte
6. Änderungsdokumentation
7. Schulungsunterlagen
8. Prüf- und Prüfmitteldokumentation
Das Dokumentenmanagement umfasst typischerweise die folgenden Schritte:
1. Erstellung: Neue Dokumente werden nach den entsprechenden Vorgaben und Vorlagen
erstellt.
2. Genehmigung: Dokumente müssen von autorisierten Personen oder Abteilungen
genehmigt werden, um sicherzustellen, dass sie den Qualitätsstandards entsprechen.
3. Veröffentlichung: Genehmigte Dokumente werden im QM-Dokumentationssystem
veröffentlicht und den betroffenen Mitarbeitern zugänglich gemacht.
4. Überprüfung und Aktualisierung: Dokumente werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf
aktualisiert, um sicherzustellen, dass sie aktuell und korrekt sind.
5. Archivierung: Veraltete oder nicht mehr benötigte Dokumente werden archiviert oder
gelöscht, um eine klare Dokumentationsstruktur zu erhalten.
6. Rücknahme: Bei fehlerhaften oder veralteten Dokumenten wird die Rücknahme und
Aktualisierung in Betracht gezogen, um Fehler zu korrigieren und die Einhaltung von
Standards zu gewährleisten.
Das Dokumentenmanagement trägt dazu bei, die Konsistenz, Zuverlässigkeit und Aktualität
der Dokumentation im Qualitätsmanagementsystem sicherzustellen und unterstützt die
Einhaltung der Qualitätsstandards sowie die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse. Die
konkret zu lenkenden Dokumente werden dabei von jedem Unternehmen individuell
festgelegt, dies geschieht basieren auf den Anforderungen der ISO 9001-Norm.
c) Eine einheitliche Struktur für die zu verwaltenden Dokumente ist wichtig, um eine klare
Struktur und Konsistenz im Qualitätsmanagementsystem zu gewährleisten. Es folgt ein
Vorschlag für die Grundstruktur eines Dokumentenformats:
1. Dokumenttitel: Eindeutige Bezeichnung des Dokuments zur Identifizierung seines Inhalts.
2. Dokumentnummer: Eindeutige Kennung des Dokuments, um seine Verfolgung und
Identifizierung zu erleichtern.
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