Actie 1 - Het plaatsen van sensoren in de vergaderruimtes.
Om de leegstand van de vergaderruimtes te verminderen en
ervoor te zorgen dat de bezettingsgraad nog beter gemonitord
kan worden voor de centrale en decentrale ruimtes zullen
sensoren in de vergaderruimtes geplaatst worden. Door het
installeren van sensoren met aanwezigheid detectie kan er
worden gemeten of de vergaderruimtes daadwerkelijk worden
gebruikt. Deze sensoren kunnen door een bevriende relatie
van ABN AMRO worden geïnstalleerd. Door de sensoren te Afbeelding 1 – Smart sensors (AZO sensors,2020)
plaatsen kan niet alleen de bezetting worden gemeten, maar
kunnen ook de ruimtes van het vergaderarsenaal weer beschikbaar worden gesteld als er sprake is
van no-shows. Door de sensoren kan als er na tien minuten niemand in de ruimte aanwezig is deze
weer beschikbaar worden gesteld voor reserveren. Deze sensoren zullen gekoppeld zijn aan het
online platvorm PLANON dat binnen ABN AMRO wordt gebruikt.
Financieel effect actie 1
Het invoeren van de eerste actie om het vergaderproces te optimaliseren heeft effect op de facilitaire
organisatie van ABN AMRO en de externe dienstverlener. Hieronder wordt dit per groep toegelicht:
- SPIRIT (incl. receptie): door het plaatsen van sensoren in alle vergaderruimtes krijgt SPIRIT
een beter beeld van de bezettingsgraad. Doordat dit allemaal digitaal via het online platvorm
Planon zal gaan lopen heeft dit weinig effect op de werkzaamheden van SPIRIT. Wel hoeven
ze niet meer rond te lopen om te kijken of de geboekte ruimtes daadwerkelijk gebruikt worden.
Wel moeten ze ervoor zorgen dat het implementeren goed verloopt en er een goed plan wordt
opgesteld. Hier zullen extra FTE’s voor nodig zijn wat extra kosten met zich meebrengt.
- ICT: er zullen extra FTE’s nodig zijn om de sensoren met aanwezigheidsdetectie te plaatsen
en alles gereed te maken in het reserveringssysteem. Dit zal gedaan worden door een
bevriende relatie waar hoge kosten tegenover staan.
- SECURITAS, VERMAAT, facility desk en GOM: voor deze groepen zal het weinig effect
hebben, omdat het niet zorgt voor veranderingen van de reguliere werkzaamheden.
Effect op ABN AMRO actie 1
Het plaatsen van sensoren zal effecten hebben voor de medewerkers en ABN AMRO als geheel. Voor
de medewerkers zullen er meer ruimtes beschikbaar gesteld kunnen worden doordat de no-shows
opgevangen worden. De ruimtes kunnen hierdoor sneller beschikbaar gesteld worden als iemand niet
komt opdagen. Hierdoor worden minder irritaties gecreëerd onder de medewerkers en hoeft er minder
naar externe locaties gereisd te worden. Voor de ABN AMRO kan door het plaatsen van sensoren de
bezettingsgraad beter gemeten worden waardoor deze nog optimaler ingezet kan worden. Wel brengt
het plaatsen van sensoren hoge kosten met zich mee, maar het verlaagt ook de kosten voor het
gebruik van externe vergaderfaciliteiten. Deze kosten kunnen niet terug verdiend worden, omdat het
onderdeel is van de corebusiness.
Actie 2 - Een extra vergaderverdieping inrichten.
Er is sprake van een tekort aan capaciteit van vergaderruimtes
tijdens de piekmomenten. Door corona is de capaciteit van de
vergaderruimtes verder verminderd doordat er minder medewerkers
in een ruimte aanwezig mogen zijn. Om dit tekort aan
vergaderruimtes op te vangen zal
Afbeelding 2 – vergader arsenaal
er een verdieping omgebouwd worden tot vergaderverdieping. Dit
(Lussing, 2020)
kan gerealiseerd worden, omdat door corona het
thuiswerken een belangrijk onderdeel is die als de
1
, coronacrisis voorbij is verder geïmplementeerd gaat worden. Hierdoor krijgen de kantoorpanden een
andere functie en zullen de panden worden ingericht als ontmoetingsruimtes.
Financieel effect actie 2
Het invoeren van de tweede actie om het vergaderproces te optimaliseren heeft effect op de facilitaire
organisatie van ABN AMRO en de externe dienstverlener. Hieronder wordt dit per groep toegelicht:
- SPIRIT (incl. receptie): SPIRIT zal het beheer krijgen over een extra vergaderverdieping, niet
alleen zal dit effecten hebben voor het contract ook zullen er meer FTE’s nodig zijn voor de
extra werkzaamheden die zullen ontstaan voor het beheren van de extra vergaderruimtes.
SPIRIT zal verantwoordelijk zijn voor het implementeren en het goed laten verlopen van het
opgestelde plan. Hier zullen extra kosten tegenover staan. De extra vergaderruimtes zullen
opgenomen moeten worden in het reserveringssysteem.
- VERMAAT: door het inrichten van een extra vergaderverdieping zijn er meer vergaderruimtes
beschikbaar waar catering bij geboekt kan worden. Dit zal zorgen voor meer werkzaamheden
voor Vermaat, doordat er meer etenswaren/dranken geregeld moeten worden hier zullen extra
FTE’s voor nodig zijn. Dit zorgt dus voor extra kosten waar aan de andere kant extra
opbrengsten tegenover staan. Er zullen afspraken gemaakt moeten worden met Vermaat over
de nieuwe mogelijkheden. Op dit moment zijn er geen catering faciliteiten beschikbaar voor
vergaderingen vanwege de corona crisis.
- GOM: door de inrichting van een extra vergaderverdieping zijn er op het gebied van
schoonmaak meer FTE’s nodig. Wat zal resulteren in hogere kosten. Dit komt door de grotere
oppervlakte wat er schoongemaakt moet worden omtrent het vergaderproces. De verdieping
werd eerder al schoongemaakt maar hier zal na de ombouw een andere invulling aan
gegeven moeten worden (Denk hierbij aan de ombouwtijd waarin wordt schoongemaakt)
waardoor de werkzaamheden veranderen.
- ICT: er zullen extra FTE’s nodig zijn om alle techniek op de nieuwe verdieping aan te brengen
waar hoge kosten tegenover staan. Denk hierbij aan de IPad schermen per ruimte die
verbonden zijn met het online platvorm Planon.
- SECURITAS: voor deze groep zal het weinig effect hebben, omdat het niet zorgt voor
veranderingen van de reguliere werkzaamheden.
Effect op ABN AMRO actie 2
Het inrichten van een extra vergaderverdieping zal effecten hebben voor de medewerkers en ABN
AMRO als geheel. Voor de medewerkers zullen er twee kanten aan deze acties zitten. Aan de ene
kant zullen ze het fijn vinden dat er extra vergaderruimtes beschikbaar zijn die ze kunnen boeken
waardoor ze minder opzoek moeten naar externe vergaderlocaties wat irritaties kan opleveren. Ook
wordt hierdoor de reistijd verminderd. Aan de andere kant zal er een extra verdieping worden
omgebouwd tot vergaderverdieping waardoor bepaalde ruimtes niet meer beschikbaar zijn denk hierbij
aan kantoorruimten. Hier zullen irritaties over kunnen ontstaan. Voor de ABN AMRO zal het hoge
kosten met zich meebrengen om een verdieping om te bouwen tot vergaderverdieping. Er zullen hier
ook meer FTE’s voor nodig zijn en externen moeten worden ingeschakeld. Als voordeel levert het op
dat er wordt meebewogen met de ontwikkelingen. Dit is de ontwikkeling waarbij kantoorpanden een
andere functie krijgen en het thuiswerken verder wordt geïmplementeerd. Ook zal het ervoor zorgen
dat de kosten voor extern vergaderen omlaag gaan, omdat er meer vergaderruimtes beschikbaar zijn
ook wordt bezettingsgraad geoptimaliseerd.
Actie 3 - Het plaatsen van plexiglasschermen.
Op dit moment mogen er minder medewerkers in een vergaderruimte
aanwezig zijn om de anderhalve meter te kunnen waarborgen. Om
binnen de vergaderruimtes ervoor te zorgen dat er toch meer
medewerkers kunnen samenkomen en de capaciteit te verhogen, zullen er
binnen de vergaderruimtes plexiglasschermen geplaatst worden. Op
afbeelding 3 zie je hou deze schermen er in de praktijk uit zullen gaan
zien. Door het plaatsen van deze schermen kan er binnen de
Afbeelding 3 – Plexiglas
(OBLÉ, 2020)
2
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller sophietip. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $5.91. You're not tied to anything after your purchase.
