Case
Advies herinrichting vergaderproces - AFO
- Course
- Institution
Advies herinrichting vergaderproces - AFO Saxion Facility Management
[Show more]
Seller
Follow
meusterbrock
Content preview
ADVIES HERINRICHTINGVERGADERPROCES
Analyse Facilitaire Organisatie
Max Eusterbrock
439828 – 16-04-2019
,Inhoudsopgave
4. Advies herinrichting vergaderproces ................................................................................................ 2
4.1.1 Standaardisatie .............................................................................................................................. 2
4.1.2 Centralisatie ................................................................................................................................... 3
4.1.3 Uitbesteden .................................................................................................................................... 4
4.2 Flowchart ................................................................................................................................................. 4
4.2.1 Fase pre-arrival ............................................................................................................................. 4
4.2.2 Arrival ............................................................................................................................................... 5
4.2.3 Stay ................................................................................................................................................... 5
4.2.4 Departure ........................................................................................................................................ 5
4.3 Consequenties ....................................................................................................................................... 6
4.3.1 Consequenties cliënt, customer en consumer ..................................................................... 6
4.3.2 Consequenties voor de interne facilitaire organisatie ....................................................... 6
4.3.3 Consequenties voor de betrokken leveranciers .................................................................. 7
4.4 De invloed van de aanpassingen op SLA, PDC en FMIS ............................................................. 7
4.5 Realisatie van de veranderingen ....................................................................................................... 8
4.5.1 Rol van de demand manager .................................................................................................... 8
4.5.2 Rol van de contractmanager ..................................................................................................... 8
4.6 Regieorganisatie .................................................................................................................................... 9
4.7 Bijdrage aan doelen ............................................................................................................................ 10
4.7.1 Klanttevredenheid ...................................................................................................................... 10
4.7.2 Efficiency & cost control ........................................................................................................... 10
4.7.3 Innovatie ........................................................................................................................................ 11
4.7.4 Meting en waarborging ............................................................................................................. 11
Bibliografie................................................................................................................................................... 12
Bijlage 1: Flowchart fase pre-arrival .................................................................................................... 13
Bijlage 2: Flowchart fase arrival.............................................................................................................. 14
Bijlage 3: Flowchart fase stay .................................................................................................................. 15
Bijlage 4: Flowchart fase departure ....................................................................................................... 15
Bijlage 5: Meting- en waarborgingsschema ....................................................................................... 16
, 4. Advies herinrichting vergaderproces
In het adviesgedeelte van dit rapport worden er verschillende mogelijke veranderingen naar voren
gebracht die van belang zijn om het vergaderproces te kunnen optimaliseren. Het grootste probleem
waar ABN Amro momenteel tegen aanloopt is de geringe capaciteit omtrent vergaderruimtes ten
opzichte van de vraag van de interne klant binnen de organisatie. De veranderingsmogelijkheden die in
dit rapport naar voren komen kunnen een oplossing bieden. In de aanloop naar dit advies zijn ook
diverse nieuwe inzichten opgedaan en deze zullen mede beslissend zijn voor het gegeven advies.
4.1.1 Standaardisatie
Een mogelijke verandering binnen de facilitaire organisatie van ABN Amro is het doorvoeren van
standaardisatie. De vier aspecten: werkprocessen, kennis en vaardigheden, resultaten en normen
kunnen worden gestandaardiseerd (Maas & Pleunis, 2006). In de komende paragrafen zal er per aspect
een advies worden gegeven en wordt er bepaald of het daadwerkelijk van toegevoegde waarde kan zijn
voor het optimaliseren van het vergaderproces.
Standaardiseren van werkprocessen
Momenteel kunnen medewerkers van ABN Amro op diverse manieren een vergaderruimte reserveren.
Daarnaast kan de interne klant een keuze maken welke type vergaderruimte ze nodig hebben. Hierbij
wordt onderscheid gemaakt tussen centraal vergaderen, decentraal vergaderen en extern vergaderen.
Daarnaast zijn er bepaalde doelgroepen die gebruik kunnen maken van de specialties ruimtes. Een
standaardisatie van deze reserveringssystemen kan binnen ABN Amro zeker doorgevoerd worden. Ik
adviseer dan ook om één desk te ontwikkelen die alle reserveringen omtrent vergaderen beheert
binnen de organisatie. Spirit zal hierbij als ervaringsdeskundige/specialist de verantwoordelijkheid
nemen omtrent klachten, wensen en eisen op het gebied van intern vergaderen. Het voordeel van het
doorvoeren van dit advies is dat er een georganiseerde en duidelijke manier van reserveren ontstaat,
wat een bijdrage kan leveren aan de klanttevredenheid en de efficiency van de organisatie. Ook kan
Spirit als externe partij invloed uitoefenen op de hostmanship van de onderneming waardoor optimale
dienstverlening gerealiseerd wordt. Naast dat alle interne vergaderingen zullen worden beheerd vanuit
één reserveringssysteem, adviseer ik om de specialties in beheer van de afdeling Events te houden
omdat ruimtes zo opgeleverd kunnen worden zoals in de offerte naar voren is gekomen.
In het huidige vergaderproces binnen ABN Amro wordt zowel gebruik gemaakt van het click, call- als
face principe. Het terugdringen naar één type handeling (of click, of call of face), zal ik momenteel niet
adviseren omdat de interne klant op deze manier minder mogelijkheid heeft tot het reserveren van een
vergaderruimte. Medewerkers van ABN Amro zullen per persoon diverse voorkeuren hebben voor het
reserveren van een ruimte en het is belangrijk dat de regelruimte binnen de organisatie gehanteerd
blijft. Voor iedere manier van reserveren is het wel belangrijk dat de gebruiksvriendelijkheid van zeer
groot belang is. Een zogeheten FM-app zal een toegevoegde waarde kunnen zijn voor het click-
principe. Het ontwikkelen en implementeren van een applicatie gerelateerd aan FM, kan ervoor zorgen
dat een medewerker op een zeer gemakkelijke en overzichtelijke wijze een vergadering kan inplannen
en annuleren. De doelstelling omtrent costs & efficiency wordt aan de hand van deze implementatie
ook nageleefd omdat er een optimalisatie op het gebied van de bezettingsgraad ontstaat en daarnaast
het aantal no-shows zal gaan verminderen.
Standaardiseren van kennis en vaardigheden
Deze type van standaardisatie legt voornamelijk de focus op het ontwikkelen van de kennis en
vaardigheden van de interne klant en de leveranciers. Ik adviseer ABN Amro om iedere medewerker die
in verband staat met het vergaderproces een eenmalige cursus aan te bieden die focust op het begrip
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller meusterbrock. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $5.44. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
75323 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 14 years now