Een uitwerking van een beschrijving van een administratieve organisatie. Handig weergegeven hoe in vier stappen de administratieve organisatie beschreven moet worden.
Auteurs: E.O.J. Jans/J. Mulder Nooteboom
ISBN: 2153
Practicum Administratieve organisatie samenvatting1
Groothandel in elektrische en elektronische artikelen
Een vennootschap voert een groot aantal elektrische en elektronische artikelen ten behoeve
van elektrotechnische installatiebedrijven, aannemers, industriële bedrijven en doe-het-zelf
winkels. Het bedrijf is in sterke mate geautomatiseerd en maakt – waar mogelijk – gebruik
van internet in zijn contacten met afnemers.
De organisatie kent onder meer de afdelingen Inkoop, Verkoop, Logistiek beheer(waaronder
het magazijn), Expeditie, Administratie en Automatisering. Het aantal personeelsleden
bedraagt ongeveer 100.
De inkoop vindt plaats in binnen- en buitenland. Sommige artikelen hebben een vaste
levertijd van 10 dagen; betaling dient plaats te vinden binnen 30 dagen na factuurdatum. De
overige artikelen hebben wisselende levertijden van minimaal een maand met
betalingstermijnen van 30 tot 45 dagen.
De verkoop vindt plaats aan
- Afnemers die via de website op het internet in het voorraadbestand van de vennootschap
kunnen nagaan of de gewenste artikelen aanwezig zijn. Zij kunnen via de website hun orders
in het systeem van de vennootschap vastleggen. Deze orders moeten binnen 24 uur worden
uitgevoerd.
- Afnemers die niet over toegang tot het internet beschikken; zij bestellen per fax. Hiervoor
zijn zij een vergoeding verschuldigd van €50 per order.
De betalingstermijn is twee weken
Bij ontoereikendheid van de voorraad kan een keuze worden gemaakt tussen een
vervangend artikel of levering op een later tijdstip.
De verkoopprijzen worden maandelijks aangepast in verband met de buitenlandse inkoop.
Prijslijsten worden de afnemers toegezonden of via de website bekendgemaakt.
Op de prijzen worden procentuele kortingen verleend afhankelijk van de ordergrootte. Een
jaarbonus wordt toegerekend aan afnemers van wie de omzet boven een vastgesteld bedrag
uitgaat.
De Expeditie verzorgt met eigen vervoermiddelen het transport. Voor afleveringen waarvan
de factuurwaarde een bepaald bedrag overschrijdt, worden geen vrachtkosten in rekening
gebracht; overigens geldt een vast bedrag per kilometer.
Logistiek beheer is onder meer belast met:
- De bewaking van het voorraadniveau
- De zorg voor een juiste en tijdige aflevering
- Het zo veel mogelijk beperken van het risico van incourantheid
Vraag: Geef een beschrijving van de Administratieve Organisatie
1
Practicum administratieve organisatie, E.O.J. Jans
,Stap 1: In kaart brengen van huidige (ist) situatie
Het primaire proces is als volgt weer te geven:
Logistiek beheer
Inkoop Magazijn Verkoop Expeditie
Inkoop Magazijn Verkoop Expeditie
Binnen- en
buitenland, vaste
levertijd met betaling
≤ 30 dagen +
wisselende
levertijden betaling
30-45 dagen
Uitlevering internet - Internetafnemers
binnen 24 uur - Fax-afnemers
€50/order
Betalingstermijn twee
weken
Ontoereikende
voorraad
- vervangende
artikelen
- backorders
Maandelijkse
aanpassing
prijslijstkortingen
afhankelijk van
ordergrootte
Jaarbonus Eigen vervoer,
factuurwaarde ≥ €x:
geen vrachtkosten
Vrachtkosten = vast
tarief / km
Uitwerking typologie
Het gegeven bedrijf is te typeren als een handelsbedrijf met inkoop in binnen- en buitenland,
een orderuitlevering binnen 24 uur en gebruikmaking van internet voor contacten met
afnemers.
,Stap 2: Analyseren en beoordelen van de huidige (ist) situatie
Aanpak
Bij deze stap gaat het erom de beschreven organisatie te analyseren op
attentiepunten/problemen.
Uitwerking: attentiepunten/probleemanalyse
Aan de beschrijving kunnen de volgende attentiepunten worden ontleend:
- Inkopen buitenland: valutaprobleem
- Vaste en wisselende levertijden: voorraadbeheersing
- Internetafnemers: beveiligingsmaatregelen internet
- Faxafnemers: vergoeding van faxafnemers
- Ontoereikendheid voorraden: vervangende artikelen en backorders
- Maandelijkse aanpassing prijslijst
- Kortingen en jaarbonus
- Aflevering binnen 24 uur
- Tijdige betaling inkoopfacturen
- Debiteurenbewaking
- Risico incourante voorraden
Stap 3: Bepalen van de maatregelen
Aanpak
Bij het bepalen van de maatregelen gaat het erom de maatregelen te noemen die ervoor
zorgen dat in de beschreven organisatie de doelstelling van Administratieve Organisatie
wordt bereikt. In de maatregelen valt een driedeling aan te brengen, namelijk:
- Randvoorwaarden interne organisatie
- Maatregelen om attentiepunten af te dekken
- Managementinformatie
Uitwerking: maatregelen
We kunnen de volgende randvoorwaarden onderscheiden:
- Organisatiestructuur
- Begroting, normen, calculaties en tarieven
- Procedures en instructies
Organisatiestructuur
Gegeven de structuur en de omvang van de vennootschap wordt aangenomen dat aan de
vereisten van een controle-technische functiescheiding wordt voldaan,
Begroting, normen, calculaties en tarieven
Centraal staat de afzetbegroting per artikel of artikelsoort op basis van de
afzetverwachtingen (veronderstelde marktontwikkelingen) per marktsegment
(afnemerscategorie) en statistische overzichten van de eigen afzetontwikkeling. De
, afzetbegroting wordt uitgesplitst naar maandbudgetten en naar levertijden. Dit laatste is van
belang voor de bepaling van het bestelniveau van artikelen met lange levertijden (meer dan
een maand).
De afzetbegroting per periode is de basis voor de omzetbegroting gebaseerd op een
verwachte verkoopprijs of standaardkostprijs. Het kostenbudget is afdelingsgewijs
opgebouwd en dient onder meer voor het opstellen van tarieven,voor het doorberekenen van
transportkosten en fax-orderkosten.
Procedures en instructies
Aanwezig behoren te zijn:
- Bevoegdheidsinstructies voor de verkoopleider ten aanzien van het aanpassen van de
verkoopprijzen, het vaststellen van kortingspercentages met bijbehorende ordergrootte en de
minimale jaaromzet voor de jaarbonificatie
- Instructies voor het hoofd Inkoop ten aanzien van het aanvragen van offerten en eventueel
retour te zenden artikelen
- Beveiligingsinstruties in het bijzonder gericht op het gebruik van internet en het
functioneren van de eigen gegevensverwerkende processen
Maatregelen ten behoeve van attentiepunten
De volgende maatregelen worden genomen om de attentiepunten af te dekken:
- Inkopen in buitenland: valutaproblematiek. De valutacode wordt opgenomen in het
leveranciers- c.q. crediteurenbestand. Daarnaast wordt een valutabestand bijgehouden, met
behulp waarvan de valutapositie wordt gevolgd. Indien de valutapositie te veel risico met zich
meebrengt, worden maatregelen genomen.
- Vaste en wisselende levertijden: voorraadbeheersing. Het minimumvoorraadniveau wordt
opgenomen in het systeem, waarbij voor de artikelen met een vaste levertijd een kleinere
marge aangehouden wordt dan bij de artikelen met een wisselende levertijd. Wanneer het
minimumvoorraadniveau is bereikt, wordt een bestelling geplaatst.
- Internetafnemers: beveiligingsmaatregelen internet. Aan nieuwe klanten wordt een log in-
naam en password verstrekt, waarmee zij op de bestelpagina hun bestelling kunnen
invoeren. Daarnaast heeft het bedrijf een firewall, waardoor hun systeem voor invloeden van
buitenaf is beschermd.
- Faxafnemers: vergoeding van afnemers. In het afnemerbestand wordt opgenomen of het
een fax- dan wel een internetklant betreft. Wanneer een faxorder wordt geplaatst wordt de
vergoeding geboekt als te ontvangen en meegenomen naar het factureerbestand.
- Ontoereikendheid voorraden: vervangende artikelen en backorders. Bij het opnemen van
de order geeft de afnemer de voorkeur aan. In geval van een backorder wordt bij het
ontvangen van het artikel deze gereserveerd voor de openstaande backorder.
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller jouwscriptie. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $3.26. You're not tied to anything after your purchase.
