AO week 3
H3 H4
Hoofdstuk 3: inkopen
§1 inkoopfunctie
Soorten inkopen:
1. Goederen die geen verdere bewerking ondergaan, handelsbedrijven
2. Goederen die bewerkt of verwerkt worden tot een eindproduct, grondstoffen voor
productiebedrijven
3. Goederen die door het bedrijf regelmatig gebruikt worden, kantoorbehoeften, koffie
4. Goederen die horen tot de categorie van de materiele vaste activa, gereedschappen
5. Diensten van kantoren, onderhoud computers
Inkoopfunctie -> beschikkende functie
Bestaat uit:
- Oriëntatie op de mogelijkheden en ontwikkelingen van relevante inkoopmarkten en
leveranciers
- Aankoop van de benodigde goederen en diensten tegen zo gunstig mogelijke
voorwaarden
Taakbeschrijving van inkoper inhoud:
- Welke goederen en diensten mogen worden ingekocht
- Tot welke bedragen en hoeveelheden er zonder nadere goedkeuring van de directie
transacties mogen worden afgesloten
- Wie in de organisatie het initiatief tot het inkopen van goederen en diensten mogen
nemen. inkoper mag nooit op eigen initiatief inkopen, maar moet wachten tot
opdracht van bevoegde functionaris in bedrijf
Inkooprisico’s:
- Te veel/te weinig inkopen
- Goederen of diensten inkopen van slechte kwaliteit
- Te duur inkopen
- Onvoldoende gebruikmaken van inkoopkortingen
- Aannemen van steekpenningen en dergelijke
- Betaling van niet-geleverde goederen
Inkoopbegroting= geeft richting aan de inkoopactiviteiten en fungeert bovendien als
referentie voor de controle op de werkelijke inkoopactiviteiten
Actuele informatie nodig voor inkopen -> vastgelegd in inkoopdocumentatiesysteem
Leveranciersdocumentatie= gegevensverzameling waarin van elke leverancier een
dossier is aangelegd met een aantal belangrijke gegevens
o Naam, adres, woonplaats, telefoon- en faxnummer, e-mail, website
o Te leveren artikelen/dienstenassortiment
o Leverings- en betalingscondities
o Ervaringen opgedaan met de leverancier
Artikeldocumentatie= gegevensverzameling waarin voor elk artikel in het assortiment
is opgenomen een dossier aanwezig is met onder meer de volgende gegevens:
o Namen, adressen en andere gegevens van leveranciers die de artikelen en
diensten leveren
o Beschrijving van technische specificaties van de artikelen
, o Prijzen
o Vervangende artikelen
§2 fasen van het inkoopproces
Fasen in koopproces:
1. Initiatief tot inkopen
2. Aanvraag en beoordeling van offertes
3. Bestelling
4. Goederenontvangst
5. Factuurcontrole
6. Registratie van de schulden
7. Betaling van de factuur
Initiatief tot inkopen:
Inkoopimpuls= het signaleren van de noodzaak tot het inkopen van goederen en diensten
Moet niet van inkoper komen, maar vanaf:
- Verkoopafdeling
- Voorraadadministratie en/of magazijn
- Bedrijfsbureau
- Afdelingschef
Aanvraag en beoordeling van offertes:
Gegevens in offerteaanvraag:
- Omschrijving, hoeveelheid, kwaliteit en levertijd van de in te kopen goederen
- Het verzoek om informatie over de juiste prijs en andere leveringscondities
- De datum waarop de offerte uiterlijk ontvangen moet zijn
Aanvragen vastgelegd -> offertebestand
Geen ‘echte’ inkoper -> gevaar aanwezig dat er zodanig met de offertes wordt
gemanipuleerd dat er partijdige beslissingen worden genomen
Bestelling:
Vereisten van bestelformulieren:
- Doorlopend genummerd
- Gedateerd zijn
- Ondertekend zijn door de bevoegde beslisser
Nodig voor:
- Afdeling die initiatief genomen heeft
- Het magazijn
- Voorraadadministratie
- Administratie
Afroepcontact= koper heeft het recht de in het contract genoemde hoeveelheid goederen in
de gedeelten op afroep te laten leveren
Goederenontvangst:
Ontvangstbonnen naar:
- Inkoopafdeling
- Voorraadadministratie
H3 H4
Hoofdstuk 3: inkopen
§1 inkoopfunctie
Soorten inkopen:
1. Goederen die geen verdere bewerking ondergaan, handelsbedrijven
2. Goederen die bewerkt of verwerkt worden tot een eindproduct, grondstoffen voor
productiebedrijven
3. Goederen die door het bedrijf regelmatig gebruikt worden, kantoorbehoeften, koffie
4. Goederen die horen tot de categorie van de materiele vaste activa, gereedschappen
5. Diensten van kantoren, onderhoud computers
Inkoopfunctie -> beschikkende functie
Bestaat uit:
- Oriëntatie op de mogelijkheden en ontwikkelingen van relevante inkoopmarkten en
leveranciers
- Aankoop van de benodigde goederen en diensten tegen zo gunstig mogelijke
voorwaarden
Taakbeschrijving van inkoper inhoud:
- Welke goederen en diensten mogen worden ingekocht
- Tot welke bedragen en hoeveelheden er zonder nadere goedkeuring van de directie
transacties mogen worden afgesloten
- Wie in de organisatie het initiatief tot het inkopen van goederen en diensten mogen
nemen. inkoper mag nooit op eigen initiatief inkopen, maar moet wachten tot
opdracht van bevoegde functionaris in bedrijf
Inkooprisico’s:
- Te veel/te weinig inkopen
- Goederen of diensten inkopen van slechte kwaliteit
- Te duur inkopen
- Onvoldoende gebruikmaken van inkoopkortingen
- Aannemen van steekpenningen en dergelijke
- Betaling van niet-geleverde goederen
Inkoopbegroting= geeft richting aan de inkoopactiviteiten en fungeert bovendien als
referentie voor de controle op de werkelijke inkoopactiviteiten
Actuele informatie nodig voor inkopen -> vastgelegd in inkoopdocumentatiesysteem
Leveranciersdocumentatie= gegevensverzameling waarin van elke leverancier een
dossier is aangelegd met een aantal belangrijke gegevens
o Naam, adres, woonplaats, telefoon- en faxnummer, e-mail, website
o Te leveren artikelen/dienstenassortiment
o Leverings- en betalingscondities
o Ervaringen opgedaan met de leverancier
Artikeldocumentatie= gegevensverzameling waarin voor elk artikel in het assortiment
is opgenomen een dossier aanwezig is met onder meer de volgende gegevens:
o Namen, adressen en andere gegevens van leveranciers die de artikelen en
diensten leveren
o Beschrijving van technische specificaties van de artikelen
, o Prijzen
o Vervangende artikelen
§2 fasen van het inkoopproces
Fasen in koopproces:
1. Initiatief tot inkopen
2. Aanvraag en beoordeling van offertes
3. Bestelling
4. Goederenontvangst
5. Factuurcontrole
6. Registratie van de schulden
7. Betaling van de factuur
Initiatief tot inkopen:
Inkoopimpuls= het signaleren van de noodzaak tot het inkopen van goederen en diensten
Moet niet van inkoper komen, maar vanaf:
- Verkoopafdeling
- Voorraadadministratie en/of magazijn
- Bedrijfsbureau
- Afdelingschef
Aanvraag en beoordeling van offertes:
Gegevens in offerteaanvraag:
- Omschrijving, hoeveelheid, kwaliteit en levertijd van de in te kopen goederen
- Het verzoek om informatie over de juiste prijs en andere leveringscondities
- De datum waarop de offerte uiterlijk ontvangen moet zijn
Aanvragen vastgelegd -> offertebestand
Geen ‘echte’ inkoper -> gevaar aanwezig dat er zodanig met de offertes wordt
gemanipuleerd dat er partijdige beslissingen worden genomen
Bestelling:
Vereisten van bestelformulieren:
- Doorlopend genummerd
- Gedateerd zijn
- Ondertekend zijn door de bevoegde beslisser
Nodig voor:
- Afdeling die initiatief genomen heeft
- Het magazijn
- Voorraadadministratie
- Administratie
Afroepcontact= koper heeft het recht de in het contract genoemde hoeveelheid goederen in
de gedeelten op afroep te laten leveren
Goederenontvangst:
Ontvangstbonnen naar:
- Inkoopafdeling
- Voorraadadministratie
