Summary
Samenvatting beursorganisatie uit eventmanagement
- Course
- Institution
Alles uit de lessen samengevat.
[Show more]
Seller
Followeliseverhaeghe
Reviews received
Content preview
1,Inhoudsopgave
1 Eigenheden van het medium beurzen...................................................................................................... 4
1.1 Preselectie....................................................................................................................................................4
1.2 Doelgroep.....................................................................................................................................................4
1.3 Boodschap....................................................................................................................................................4
1.4 Grote communicatiewaarde........................................................................................................................4
1.5 Interactief medium.......................................................................................................................................5
1.5.1 Trends in beursorganisatie...................................................................................................................7
1.5.2 Trends bij exposanten...........................................................................................................................7
1.5.3 Trends bij bezoekers.............................................................................................................................7
1.6 Analyse vakbeursbezoek..............................................................................................................................7
1.7 Doelstelling(en) beursdeelname bepalend voor:.........................................................................................7
1.8 Unieke communicatie propositie i.f.v. uw aanbod.......................................................................................8
1.9 Analyse exposantentypes.............................................................................................................................8
2 Typologie................................................................................................................................................. 9
2.1 Associaties....................................................................................................................................................9
2.2 Publicaties....................................................................................................................................................9
2.3 Organisatoren..............................................................................................................................................9
2.4 Beurzen........................................................................................................................................................9
2.5 Beursstanden.............................................................................................................................................10
3 Succesvol deelnemen aan beurzen......................................................................................................... 10
3.1 Beursdeelname: ja of nee?.........................................................................................................................10
3.2 Aan welke beurs deelnemen?....................................................................................................................10
3.3 Mogelijke doelstellingen als exposant.......................................................................................................11
3.4 Budget, richtprijzen beursdeelname..........................................................................................................11
3.5 Oppervlaktehuur........................................................................................................................................12
3.6 Standbouw.................................................................................................................................................12
3.7 Stand bemanning.......................................................................................................................................13
3.8 Media en communicatie............................................................................................................................14
3.9 Tien tips voor efficiënte beurscommunicatie (pag 20)...............................................................................14
4 Vademecum van de exposant................................................................................................................. 15
5 Verkopen op stand................................................................................................................................. 16
6 Beursorganisatie.................................................................................................................................... 17
6.1 Welke beurs?..............................................................................................................................................17
2
, 6.2 Datum en uur bepalen i.f.v.:......................................................................................................................17
6.3 Locatie bepalen i.f.v...................................................................................................................................17
6.4 Grondplan..................................................................................................................................................17
6.5 Beurzen gaan kapot...................................................................................................................................17
6.6 Prospectie...................................................................................................................................................18
6.6.1 Exposanten werven.............................................................................................................................18
6.7 Contract van deelname en deelnemingsvoorwaarden..............................................................................18
6.8 Mediaplan..................................................................................................................................................18
6.8.1 Ruilcontacten......................................................................................................................................18
6.9 Communicatieplan.....................................................................................................................................18
6.9.1 Communicatietools voor exposanten.................................................................................................19
6.10 12 tips (lees pagina 34 – 35)....................................................................................................................19
6.10.1 Pers...................................................................................................................................................19
6.11 Infrastructuur...........................................................................................................................................19
6.11.1 Bestelling technische aansluitingen..................................................................................................19
6.11.2 Decoratie...........................................................................................................................................19
6.12 Catering....................................................................................................................................................20
6.13 Catalogus.................................................................................................................................................20
6.14 Memorandum- vergadering....................................................................................................................20
6.15 Personeel..................................................................................................................................................21
6.16 Logistieke exposanten (follow- up exposanten)......................................................................................21
6.17 On- site coördinatie..................................................................................................................................21
3
, Samenvatting beursorganisatie
1 Eigenheden van het medium beurzen
Wat is een beurs?
Een meeting, die beperkt is in tijd
Binnen een bepaald thema, een bepaalde sector
Op een locatie buiten het eigen bedrijf waar bedrijven hun producten of diensten demonstreren/
presenteren aan geïnteresseerde prospects
Samenvatting eigenschappen medium beurzen:
Preselectie van kopers en verkopers
Doelgroep: aanspreekbaar publiek
Boodschap
Interactief: je krijgt feedback van klanten en mensen die je daar ziet
Communicatieve waarde: ideale manier om je bedrijf en product voor te stellen
1.1 Preselectie
Beurzenmedium is enige marketing- instrument dat de mogelijkheid verschaft van:
1. Een preselectie van kopers = doelgerichte bezoekers
Laat aan de exposanten een vlug rendement toe:
= het verminderen van de verkoopkosten
= Het bespoedigen van het verkoopproces
2. Een preselectie van verkopers = doelgerichte exposanten
Laat aan de bezoekers een vlugge inzameling van informatie toe
1.2 Doelgroep
Beurzenmedium steunt op aanspreekbaar publiek
Want 70% van de aanwezige zijn zich bewust van een aankoopbehoefte
1.3 Boodschap
Beurs geeft aan bezoeker de mogelijkheid om zich op technisch als commercieel vlak zich te informeren
Beurs geeft aan de exposant de mogelijkheid zich te positioneren op de markt & kwaliteiten te
benadrukken & zich te onderscheiden van concurrenten
1.4 Grote communicatiewaarde
Bezoeker: heeft aanbod van producten/ leveranciers waarneembaar met 5 zintuigen
Exposant bewijst door zijn presentatie:
1. Zijn bedrijfscultuur
2. Zijn know- how
3. Zijn organisatie
4. Zijn geloofwaardigheid
5. Zijn positie t.o.v. de concurrentie
4
,1.5 Interactief medium
Voor de bezoeker: een rechtstreekse dialoog tussen aanbieder en gebruiker
Exposant krijgt door de beurs: onmiddellijke feedback en rechtstreeks persoonlijk contact
Vakbeursbezoekers kunnen worden opgedeeld in 6 categorieën door prof Karolien Wiegerink:
1. De oriënterende slenteraar
2. De doelgerichte infoverzamelaar
3. De netwerker
4. De transactiegerichte
5. De seminarganger
6. De anti- beursbezoekers
1. De oriënterende slenteraar: 23,8%
Brede info – en techniek georiënteerd
Zeer beperkte voorbereiding
60% algemene oriëntatie
Neemt verzamelde info nog eens door
Lage realisatie van doelstellingen
Niet leidinggevenden – adviseurs
Grote organisaties
2. De doelgerichte infoverzamelaar: 21,1%
Nieuw/ leveranciers – georiënteerd
Intensieve voorbereiding
Veel standbezoeken/ gerichte info
Transactie follow up
Gemiddeld tot positieve waardering
Leidinggevende eindbeslissers
Investeringsgoederen - techniekbeurzen
3. Netwerker: 19,5%
Relaties/ persoonlijk contact (drinkt graag een pintje)
Routeplanning
Blijft lang, veel gesprekken, relatieonderhoud
Geen follow- up
Hoge realisatie van relatie en info- doelen
Niet leidinggevend
Grotere internationale organisaties
Diensten
5
,4. Transactiegerichte: 12,1%
Transactiedoelen
Intensieve voorbereiding
Veel standbezoeken/ gerichte info- verzameling
Transactie follow- up
Positief en hoge realisatiegraad
Directeur – eigenaar – beslisser
Kleine lokale onderneming
Detailhandel – horeca
Homogene verkoopbeurs
5. Seminargangers: 4,3%
Voorbereiding – informatiegericht
Blijft lang en bezoekt vooral lezingen
Interne follow up
Hoge realisatie van info- en relatiedoelen
Medebeslissers
Grote organisaties/ overheid
Veel diensten
Congresbeurs – bouwbeurs – techniekbeurs
6. Anti – beursbezoekers: 19,1%
Geen uitgesproken doel, geen voorbereiding
Blijft kort, heeft weinig contacten
Geen follow up
Negatieve beoordeling
Relatief veel directeurs
Lokaal – regionale organisaties – overheid
Bouwbeurzen
Naast deze vakbeursbezoekers geeft ze ook presentaties onder de naam “beurzenlandschap in beweging”
Het vakgebied onder invloed van …
Nieuwe media – elektronisering
Experience marketing
Branding
Community marketing
Accountability – vragen
De beurzenbranche staat onder druk door:
De nieuwe media – digitalisering en e- commerce
Marketing – trends
Branding en sponsoring
Accountability- vragen
6
,1.5.1 Trends in beursorganisatie
Van collectieve branchepresentatie naar bron van info, vermaak en belevenis
Van m2- verkoop naar:
Verkoop van communicatiebereik
Matchen van doelgroepen
Regisseren van ontmoetingen
Van stand alone naar branding en titelmanagement
1.5.2 Trends bij exposanten
Van sales- instrument naar marketingcommunicatie instrument
Van stand- alone deelname naar geïntegreerde marketingcommunciatie
Van verplicht nummer naar bewuste afweging
Van vanzelfsprekend budget naar accountability- eisen
1.5.3 Trends bij bezoekers
Van collectief bedrijfsuitje naar gerichte info en communicatietool
Van passief etalagekijken naar probleemoplossing – inspiratie en belevenis
Van must be there naar één van de informatiebronnen
1.6 Analyse vakbeursbezoek
Doelstellingen voor een bezoek aan een vakbeurs zijn:
Een marktoverzicht krijgen van aangeboden producten & diensten in een bepaald domein
Nieuwe producten of oplossingen vinden
Leveranciers – partners – sectorgenoten ontmoeten
54% bereid zijn vakbeursbezoeken vooraf voor
5 uur 20 min bezoek je 16 stands en 5 à 6 gesprekken
39% zegt dat er daarna vervolgafspraken komen en 15% resulteert in offertes
1.7 Doelstelling(en) beursdeelname bepalend voor:
Profilering
Te exposeren producten/ diensten/ referenties/ …
7
,1.8 Unieke communicatie propositie i.f.v. uw aanbod
Stel jezelf in de plaats van de beursbezoeker
Wie is geïnteresseerd in uw aanbod?
Welke voordelen zoeken zij?
Voor welke problemen zoeken ze een oplossing?
Welke argumenten overtuigen hen?
Analyseer zorgvuldig het bezoekersprofiel!
Beursdeelname = teamwork
Samenstelling gemengd projectteam
Doelstellingen
Klankbord binnen respectievelijke afdeling
Doelgroepen, boodschap, standbemanning …
1.9 Analyse exposantentypes
Er zijn meerdere benaderingen, doelstellingen en prioriteiten voor een beursdeelnemer:
1. VERKOOP- GEORIËNTEERDE EXPOSANTEN
Gefocust op doelstellingen die geformuleerd worden
Verkiezen gespecialiseerde beurzen met homogeen deelnemersveld met veel directe verkoop/ leads
Formuleren doelstellingen in termen van zakencijfer en beogen een budget in evenwicht
Hoe groter het bedrijf, hoe sterker de neiging om te letten op wat de concurrentie doet
2. RELATIE- EN COMMUNICATIE- GEORIËNTEERDE EXPOSANTEN
Concentreren hun inspanningen hoofdzakelijk op bereiken communicatiedoelstellingen
Verkiezen vakbeurzen vergezeld van andere events, die eveneens informatief zijn
Geneigd hun probleemoplossend vermogen te benadrukken
Geven voorrang aan analyse van gespreksrapporten & samenstelling bezoekerspopulaties
Sterk begaan met lead generation – CRM en technieken voor relatiebeheer
Meten succes in termen van bezoekersaantallen
3. CONCURRENTIE- GEORIËNTEERDE EXPOSANTEN
Hebben zelden specifieke doelstellingen: nemen deel aan beurs omdat hun concurrenten er staan
Verkiezen positie in heterogeen exposantenveld: nemen meeste deel aan nationale/ regionale beurzen
Willen met concurrenten rivaliseren en hun activiteiten van nabij observeren
Ze laten zich soms door hen inspireren bv.: bij standconcept
8
,2 Typologie
2.1 Associaties
Federatie van beursorganisatoren, beurstoeleveranciers en hallenuitbaters
Febelux.com
In België en Groothertogdom Luxemburg
UFI Internationale federatie van beursorganisatoren en hallenuitbaters
IFES Internationale federatie van beurstoeleveranciers
2.2 Publicaties
Rendevenement (Professional Media Group)
Expovisie (Hollandia Publishing)
Sectoriële vakbladen en publiekpers
2.3 Organisatoren
Men kan drie grote groepen beursorganisatoren onderscheiden
1. Hallenuitbaters die ook beursorganisator zijn
2. Sectorfederaties die hun lidbedrijven samenbrengen op een beurs en zo als beursorganisator naast de
ledenbijdragen ook een tweede bron van inkomsten hebben
3. Private beursorganisatoren die één of meerdere beurzen organiseren voor eigen rekening op een
externe locatie
2.4 Beurzen
In functie van beoogde doelgroep bestaan twee types beurzen
Professionele beurzen
Vakbeurzen
Bv.: beurs voor kappers (B2B)
Publieksbeurzen
Consumentenbeurzen
B2C
Combinatie van beide Zowel B2C als B2B
Geef 3 verschillen tussen een publiekbeurs en een vakbeurs (als organisator)
1. Vakbeurs is vaak gratis toegankelijk op uitnodiging terwijl een publiekbeurs inkomst moet halen uit
betalende bezoekers
2. Publiekbeurzen: daar heb je veel mensen die uit verveling soms komen en op een vakbeurs heb je naast
commerciële mensen heb je mensen met de nodige technische ervaring die de gedetailleerdere zaken
kunnen beantwoorden van diverse prospects
3. Publiekbeurs worden voornamelijk georganiseerd wanneer het grotere publiek beschikbaar is (meer in
het weekend – feestdag - …) een vakbeurs gaat georganiseerd worden op werkdagen bv.: beurs voor
kappers de maandag omdat er dan veel kappers gesloten zijn
9
, 2.5 Beursstanden
Volgens inplanting (pag 13)
1 Met vier open zijden Eilandstand
2 Met drie open zijden Kopstand
3 Met twee open zijden Hoekstand – doorloopstand
4 Met één open zijde Rijstand, wandstand of middenstand in België = rijstand
Volgens standenbouw
1. Modulaire stands: in systeembouw bv.: Octanorm
Nadeel: veel minder flexibiliteit – je kan ze niet in alle vormen/ kleuren krijgen
Voordeel: goedkoper
2. Traditionele stands: bv.: in houtbouw, maatwerk
Meer flexibiliteit en komt prestigeuzer over
3 Succesvol deelnemen aan beurzen
Efficiënt deelnemen aan beurzen
Een beurs is de goedkoopste plaats om in minimale tijdspanne maximale sales te realiseren
Maar: is vermoeiend en arbeidsintensief en vergt veel marketingbudget
Daarom: beursdeelname grondig & tijdig aanpakken
3.1 Beursdeelname: ja of nee?
Is de beur een ideaal medium om onze doelstellingen te realiseren?
Voldoende tijd/ mensen, voorbereiding en follow- up?
Voldoende budget?
3.2 Aan welke beurs deelnemen?
Geografisch gebied (bezoekersbereik)
Periode en duur van de beurs
Zijn de marktleiders aanwezig? Onze rechtstreekse concurrenten?
Wie is de bezoekersdoelgroep?
Wie zijn de organisatoren?
Beschikbaar budget t.o.v. deelnamekost
Thema’s? Randinitiatieven?
Media- en communicatieplan?
Statistieken vorige edities!!!!
Overzicht Belgische beurzen: www.exhibitions.be
Overzicht internationale beurzen: www.auma.be
10
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller eliseverhaeghe. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $3.69. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
62890 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 14 years now