Eerst worden alle hoofdstukken behandeld, daarna zijn er een aantal voorbeeld tentamen vragen. De antwoorden daarvan zijn niet in dit document te vinden.
Soorten bijeenkomsten
5. Marketing en promotie
Marktsegmenten
Fysiek product versus congresproduct
Marktverkenning
Promotiefuncties
Conferencemanagement
Promotiekanale
2. Product 6. Informatietechnologie
Thema Automatisering
Congreslocaties en vergaderfaciliteiten Internet
Sprekers Congresregistratiesystemen
Administratie Abstract handling
Drukwerk/website
7. Vergaderopstellingen en congrestechnieken
Deelnemers
Hotelaccommodatie Congrescommunicatie
Catering Congresdoelstellingen
Audiovisuele middelen Vergaderopstellingen
Transport Congrestechniek
Abstracts Evalueren en resultaatmeting
Proceedings
Social Program 8. Beurzen en congresexposities
Technical visits
De communicatiemix
Pre- en post conference tours
Vakbeurzen
Professional Exhibition Organizer
3. Bidprocedure, site selection en organisatiestructuur
Evenementen
Bidprocedure
Site selection 9. Congresfinanciën
Infrastructuur Uitgangspunten
Imago Begroting
Organisatiestructuur Bepaling registratiefee
Break-evenanalyse
Aandachtspunten voor de organisatiestructuur
Liquiditeitsbegroting
Externe relaties
Voorfinanciering
4. Dienstverleners Financieel beheer
Professional Conference Organizer Eindafrekening
Destination Management Company
Luchtvaartmaatschappijen
Congreshotels 10. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
Congresgebouwen
Conventionbureaus Wat is MVO?
Technische leveranciers Redenen voor invoering MVO-beleid
Tolken
,Hoofdstuk 1 Conference Management
Projectmanagement = besturingsconcept om een complexe uitvoering tijdig, tegen lage kosten en met een hoge kwaliteit
tot stand te brengen.
Dynamisch projectmanagement = focus verschuift van nastreven van een vooraf vaststaand doel naar wat teamleden
motiveert in een project.
Taak van projectmanager -> sturen op het gewenste resultaat
VIER FASEN PROJECTMANAGEMENTPROCES:
1. Voorbereiding: opstellen projectplan o.b.v. haalbaarheidsanalyse
2. Uitwerking: project krijgt vorm
3. Uitvoering: congres vindt plaats
4. Evaluatie: nazorg van congres -> effectmeting
Bijeenkomsten = mensen ontmoeten elkaar, wisselen kennis en informatie uit, leggen contacten, overleggen met elkaar,
nemen besluiten en doen indrukken op.
SOORTEN BIJEENKOMSTEN
Conferentie = managers van grote ondernemingen komen samen om van gedachte te wisselen om bepaalde problemen
met een internationaal gecoördineerd beleid tot een oplossing te brengen.
Symposium = het doel is om nieuwe kennis aan vakgenoten over te dragen. Onder de vlag van een centraal thema worden
referaten gehouden waarover collega’s discussiëren
Seminar = overdracht van nieuwe kennis over een van tevoren aangekondigd onderwerp. Er vindt voornamelijk
eenrichtingscommunicatie plaats, waarbij slechts beperkte gelegenheid is voor discussie.
Colloquium = overdracht van de resultaten van wetenschappelijk onderzoek en de discussie daarover tussen
deelnemers.
Workshop = deelnemers in een kleinere kring bij elkaar brengen om contacten te leggen en informatie uit te wisselen.
Forum = een bijeenkomst die uit twee gedeelten bestaat. Eerste gedeelte houden deskundigen een aantal lezingen en
geven een visie op het thema. Het tweede gedeelte bestaat uit onderlinge discussie tussen de forumleden en de
deelnemers.
Panel = discussie tussen twee of meer ter zake deskundige sprekers over een onderwerp.
Vergadering = bijeenkomst met expliciet overlegkarakter die resulteert in besluiten.
Cursus = een educatieve bijeenkomst van kleine omvang in een of enkele dagen. Overdragen van kennis en/ of
vaardigheden.
Presentatie = ter introductie van een nieuw of aangepast product wordt er een bijeenkomst georganiseerd over de
mogelijkheden van het product vaak met audiovisuele middelen.
Persconferentie = een middel om een gebeurtenis via de media uit te dragen aan de gemeenschap.
Congres -> verschillende interpretaties. Kenmerken congres:
Formeel georganiseerde, fysieke bijeenkomst, op een van tevoren bepaalde tijd en plaats
Het aantal deelnemers varieert van tientallen tot duizenden
Gestructureerde bespreking of gedachtewisseling over één of meer thema’s, waarop verschillende sprekers hun
visie geven
Informatie-uitwisseling vindt plaats d.m.v. lezingen, discussies, postersessies, exposities of vooraf via internet
Het doel van is kennisoverdracht, kennisuitwisseling en/of het bereiken van overeenstemming
Er is naast een bespreking ook een sociaal gedeelte, om kennis te nemen van culturele, historische, toeristische en
maatschappelijke aspecten van het gastland.
CONGRESSEN INDELEN VANUIT VERSCHILLENDE INVALSHOEKEN:
a. Geografische herkomst van deelnemers
Internationale congressen = een aantal van de deelnemers is afkomstig uit andere landen dan het land waar het
congres plaatsvindt.
Regionale congressen = eveneens internationale congressen, waarbij de deelnemers afkomstig zijn uit een
geografisch afgebakend gebied, zoals Azie, Europa, Afrika of Noord- of Zuid-Amerika.
Nationale congressen = alle deelnemers zijn afkomstig uit hetzelfde land
b. Soort initiatiefnemer
Enkelvoudig geïnitieerde congressen en bijeenkomsten = congressen waarvan de initiatiefnemer een
onderneming is die een bijeenkomst houdt voor de eigen medewerkers of andere betrokkenen.
Collectief geïnitieerde congressen = de initiatiefnemers zijn leden van een nationale of internationale
vereniging of associatie.
c. Onderwerp
Er wordt tijdens deze bijeenkomst op gestructureerde wijze van gedachten gewisseld over één of meer
onderwerpen.
, 1. Meest voorkomende onderwerpen zijn: medische wetenschap, technologie, wetenschap, industrie, sociale
wetenschappen, onderwijs.
d. Beoogde doelstelling
= resultaten die men met het congres wilt bereiken
Themagerichte congressen = de nadruk ligt op kennisoverdracht en kennisvermeerdering aan de hand van een
gestructureerde bespreking van vooraf aangekondigde onderwerpen.
Sociaalgerichte congressen = naast informatieoverdracht ook contacten leggen en onderhouden
e. Toegankelijkheid voor de deelnemers
= mogelijkheid tot deelname
Open congressen = de deelname is vrij. Iedereen kan de bijeenkomsten bijwonen, tegen betaling van de
deelnemersbijdrage.
Besloten congressen = deelname is gebonden aan bepaalde voorschriften en voorwaarden. Deelnemers moeten
over een uitnodiging beschikken.
f. Deelnemer georiënteerd of gemeenschapgeörienteerd
Deelnemer georiënteerde congressen = richten zich vooral op het opdoen van kennis en informatie door de
deelnemers, het uitwisselen van ervaringen, en training en opleiding.
Gemeenschap georiënteerde congressen = resultaten hebben economische, politieke of culturele invloed op
grotere delen van de samenleving. Betreft zaken als politieke besluitvorming, bestuurlijke wet- en regelgeving
of ontwikkelingen voor de volksgezondheid.
MARKTSEGMENTEN
Segmentatie = het verdelen van een nauwkeurig afgebakende markt in groepen potentiële klanten
De congresmarkt kan verdeeld worden in verschillende segmenten o.b.v. initiatiefnemer of opdrachtgever.
De congresmarkt kan in verschillende segmenten verdeeld worden:
1. Verenigingen (associations)
Deze congressen hebben een complexe organisatievorm.
Een vereniging is een rechtspersoon = de vereniging is zelfstandig drager van rechten en plichten.
Algemene ledenvergadering = het hoogste en beslissende orgaan binnen een vereniging
Verenigingscongressen maken geen onderdeel uit van een bedrijf en ze vinden op verschillende locaties
in de wereld plaats. Iedere keer organiseert een andere initiatiefnemer het congres. Hierdoor moet
voor ieder verenigingscongres een tijdelijke onderneming worden opgezet
Het opzetten van iedere onderneming vereist een ondernemingsplan:
Marketingplan
Productieplan Exploitatiebegrotin Liquiditeitsbegrotin
Inkoopplan g g
Personeelsplan
1. Marketingplan
Het marketingplan moet de volgende informatie geven:
Het programma; thema, onderwerpen en de sprekers
De periode; tijdstip van deelnemen
De plaats; locatie
De promotie; de wijze waarop het congres kenbaar wordt gemaakt
De prijs; kosten
2. Productieplan
In het productieplan staat hoe men van plan is het congres wordt vorm te geven. Rekening
houden met twee factoren:
1. Men moet zich realiseren dat een congres geen tastbaar product is, maar een niet-tastbare
dienst.
2. De initiatiefnemer moet zijn doelgroepen enerzijds vroegtijdig informeren over de inhoud van het
congres, terwijl anderzijds in dat stadium over veel programmaonderdelen nog onzekerheden bestaan.
Belangrijkste kenmerken van verenigingscongressen:
De congressen hebben een tamelijk vaste congresfrequentie
Deelname is een individuele keuze, maar zal we lgelegitimeerd moeten worden.
De aanwezige zijn niet alleen deelnemers maar ook partners.
Verenigingen beschikken meestal over beperkte financiële middelen in tegenstelling tot het bedrijfsleven.
De werkwijze van verenigingsbesturen is vaak minder zakelijk
Soorten verenigingen:
Beroepsverenigingen = leden die tot dezelfde beroepsgroep horen. Onderverdeeld in:
, o Medewerkers in loondienst, die een gelijksoortige functie bekleden in verschillende bedrijven
o Leden die werkzaam zijn in vrije beroepen, zoals notarissen, advocaten en belastingadviseurs
Wetenschappelijke verenigingen = personen die een of meer wetenschappelijke disciplines beoefenen
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller 17074126. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $4.84. You're not tied to anything after your purchase.
