Summary

Summary Event management for first year students of arteveldehogeschool

0 purchase

Course
Inleiding Event Management

Institution
Arteveldehogeschool (Artevelde)

summary for first year students of event- and management Arteveldehogeschool. it includes everything we saw in de lessons except the guest speakers

[Show more]

Preview 8 out of 52 pages

View example

Uploaded on January 7, 2022
Number of pages 52
Written in 2021/2022
Type Summary

event
eventmanagement
management
summary
inleiding event management
event amp projectmanagement

Institution
Arteveldehogeschool (Artevelde)
Education
Event - & Projectmanagement
Course
Inleiding Event Management

$5.01

Add to cart

Save

100% satisfaction guarantee
Immediately available after payment
Both online and in PDF
No strings attached

SAMENVATTING EVENT
MANAGEMENT

Stef Raes 202125919
[E-mailadres]

,INHOUDSOPGAVE
WAAROM ORGANISEER JE EEN EVENT? ........................................................................................................... 4
WAAROM? ............................................................................................................................................................ 4
WAT IS EEN EVENEMENT? ......................................................................................................................................... 4
EVENTDOELSTELLINGEN ............................................................................................................................................ 4
Strategische & operationele doelstellingen: .................................................................................................. 4
Kritische Succesfactoren (KSF) & Key Performance Indicators (KPI) .............................................................. 2
RETURN ON INVESTMENT (ROI) ................................................................................................................................. 1
Het creëren van waarde ................................................................................................................................ 1
DOELGROEP ........................................................................................................................................................... 2
EVENT FLOW OF STAPPENPLAN ....................................................................................................................... 2
STAPPENPLAN ......................................................................................................................................................... 2
Stap 1: why/doelstelling ................................................................................................................................ 2
Stap 2: briefing .............................................................................................................................................. 2
Stap 3: brainstorm ......................................................................................................................................... 1
Stap 4: concept .............................................................................................................................................. 1
Stap 5: voorstel .............................................................................................................................................. 1
Stap 6: budget ............................................................................................................................................... 1
Stap 7: presentatie – pitch ............................................................................................................................. 1
Stap 8: opvolging na presentatie ................................................................................................................... 1
Stap 9: bevestiging ........................................................................................................................................ 1
Stap 10: voorbereiding (pre-productie) ......................................................................................................... 1
Stap 11: communicatie .................................................................................................................................. 1
Stap 12: retroplanning, draaiboek, budget & scenario ................................................................................. 1
Stap 13: opbouw ............................................................................................................................................ 2
Stap 14: coördinatie op event (D-DAY) .......................................................................................................... 2
Stap 15: afbouw............................................................................................................................................. 2
Stap 16: debriefing ........................................................................................................................................ 2
Stap 17: facturatie ......................................................................................................................................... 3
Stap 18: follow-up na het event ..................................................................................................................... 3
PROGRAMMA & CONCEPT, ENTERTAINMENT EN CATERING ............................................................................ 3
EVENT PROGRAMMA ................................................................................................................................................ 3
Inhoud meetings ............................................................................................................................................ 3
Thema ............................................................................................................................................................ 3
Beleving ......................................................................................................................................................... 4
HERO’S JOURNEY .................................................................................................................................................... 4
Stap 1: gewone wereld .................................................................................................................................. 4
Stap 2: call to action avontuur....................................................................................................................... 4
Stap 3: weerstand en weigering .................................................................................................................... 1
Stap 4: ontmoeting met mentor .................................................................................................................... 1
Stap 5: grens oversteken ............................................................................................................................... 1
Stap 6: tests, bondgenoten & vijanden .......................................................................................................... 1
Stap 7: ‘binnenste grot’ ................................................................................................................................. 1
Stap 8: de vuurproef ...................................................................................................................................... 1
Stap 9: beloning ............................................................................................................................................. 1
Stap 10: terugreis .......................................................................................................................................... 1
Stap 11: elixer ................................................................................................................................................ 1
GAMIFICATION........................................................................................................................................................ 3
HYBRIDE EVENTS ..................................................................................................................................................... 3
Format hybride events ................................................................................................................................... 3
DATUM, DUUR & TIJDSTIP ......................................................................................................................................... 3
ENTERTAINMENT ..................................................................................................................................................... 4
Presentatievormen ........................................................................................................................................ 5

, Presentatietips ............................................................................................................................................... 6
Catering ......................................................................................................................................................... 6
Voorbeelden cateraars .................................................................................................................................. 7
PERSONEEL ............................................................................................................................................................ 7
ALLERGIEËN, RELIGIE EN VOEDING ............................................................................................................................... 7
Allergieën ....................................................................................................................................................... 7
Religie ............................................................................................................................................................ 7
BTW? ............................................................................................................................................................. 8
LOCATIES .......................................................................................................................................................... 8
Beslissende factoren ...................................................................................................................................... 8
CHECKLIST LOCATIES ................................................................................................................................................ 8
SOORTEN LOCATIES .................................................................................................................................................. 8
LOCATIE SCOUTING .................................................................................................................................................. 9
VERVOER ............................................................................................................................................................. 10
Naar de venue: ............................................................................................................................................ 10
Op de venue: ................................................................................................................................................ 10
Vervoer specialekes: .................................................................................................................................... 10
ZAALOPSTELLING ................................................................................................................................................... 10
Outdoor locaties ............................................................................................................................................ 0
TENTEN ............................................................................................................................................................ 0
VOOR-EN NADELEN.................................................................................................................................................. 0
SOORTEN TENTEN .................................................................................................................................................... 1
Kadertent (alu-hall) ....................................................................................................................................... 1
Dome tent ...................................................................................................................................................... 1
TIPI tent ......................................................................................................................................................... 1
Starshade tent ............................................................................................................................................... 2
Stretchtent ..................................................................................................................................................... 2
Silhouettetent/ Sailcloth ................................................................................................................................ 2
Berbertent ...................................................................................................................................................... 2
Pagodetenten ................................................................................................................................................ 3
TFS-tent.......................................................................................................................................................... 3
Skyline tent .................................................................................................................................................... 3
Circustent ....................................................................................................................................................... 3
DECORATIE ....................................................................................................................................................... 4
MEUBILAIR ............................................................................................................................................................ 4
VARIA ................................................................................................................................................................... 4
EVENT TECHNIEK .............................................................................................................................................. 5
LICHT EN GELUID ..................................................................................................................................................... 5
TERMEN ................................................................................................................................................................ 5
Crew ............................................................................................................................................................... 5
Paar termen opgelijst .................................................................................................................................... 5
COMMUNICATIE............................................................................................................................................. 10
COMMUNICATIEFLOW ............................................................................................................................................ 10
TYPE EVENTS ........................................................................................................................................................ 10
Private event (4 steps) ................................................................................................................................. 10
Public event (6 steps) ................................................................................................................................... 10
TIMING COMMUNICATIE ......................................................................................................................................... 11
Natraject ...................................................................................................................................................... 11
COMMUNICATIE TOOLS .......................................................................................................................................... 11
GUEST LIST ........................................................................................................................................................... 11
DE IDEALE UITNODIGING ......................................................................................................................................... 11
Onmisbare info op uitnodiging .................................................................................................................... 11

, NO SHOW ............................................................................................................................................................ 12
TIPS UIT NEUROMARKETING..................................................................................................................................... 12
1. Social proofing (kuddegedrag) ........................................................................................................... 12
2. Beloning ............................................................................................................................................. 12
EVENT MARKETING ................................................................................................................................................ 13
EFFECTIEVE MARKETING METHODES .......................................................................................................................... 13
PROBLEM SOLVING ........................................................................................................................................ 14
CASE 1: WEER....................................................................................................................................................... 14
CASE 2: AGRESSIE .................................................................................................................................................. 14
CASE 3: LEVERANCIER ZEGT LAST MINUT AF ................................................................................................................ 14
CASE 4: REKENFOUT IN JE BUDGET ............................................................................................................................ 15
CASE 5: TEVEEL NO-SHOWS ..................................................................................................................................... 15
CASE 6: OVERLAST: EEN BUURTBEWONER KOMT KLAGEN ............................................................................................... 15
CASE 7: ELETRICITEITSPANNE ................................................................................................................................... 16
CASE 8: VALSE BONNEN IN DE OMLOOP ..................................................................................................................... 16
EVALUATIE & BUDGET .................................................................................................................................... 17
EVALUATIE ........................................................................................................................................................... 17
VASTE & VARIABELE KOSTEN .................................................................................................................................... 18
ONVOORZIENE KOSTEN ........................................................................................................................................... 18
CAPEX VS OPEX (EXAMENVRAAG) ............................................................................................................................ 19
INKOMSTEN.......................................................................................................................................................... 19
Cashflow of kassastroom ............................................................................................................................. 19
Tickets .......................................................................................................................................................... 20
Bekende ticketpartners ................................................................................................................................ 21
Ticketswap ................................................................................................................................................... 21
Parners & Sponsors ...................................................................................................................................... 21
B2B (business to business) ........................................................................................................................... 22
Creatieve businessmodellen ........................................................................................................................ 22
Win Win lening ............................................................................................................................................ 23
Subsidies ...................................................................................................................................................... 23
De agency’s (examen vraag)........................................................................................................................ 23
Hoe overzichtelijk budgetteren .................................................................................................................... 24
Numbers to know ........................................................................................................................................ 24
BTW ............................................................................................................................................................. 25

,WAAROM ORGANISEER JE EEN EVENT?

Waarom?
Voor je begint aan het organiseren van een event moet je eerst weten of bedenken waarom
je het event wilt en wat het doel is. Events die een sterke waarom in hun vizier hebben zijn
aanzienlijk beter en succesvoller. Een waarom kan alles zijn bijvoorbeeld: mensen voor een
dagje uit de normale wereld halen en ze in een fantasierijke wereld steken (Tomorrowland).
Mensen kopen niet ‘wat’ je doet, ze kopen ‘waarom’ je het doet.

Wat is een evenement?
Definitie evenement:
Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een
einde, dat gericht is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren
door te perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen

Er zijn veel verschillende typen evenementen:
- Vergaderingen - Productlanceringen
- Congressen - Sportevenementen
- Beurzen - Teambuildings
- (personeels)feesten - Trainingen
- Workshops - Trouwfeesten
- Opendeurdagen - Etc…

Definitie live communicatie:
Live communicatie is elke vorm van marketing waarbij merken in direct contact staan met
hun doelgroep.

Eventdoelstellingen

Strategische & operationele doelstellingen:

,Strategische doelstellingen bestaan uit verschillende operationele doelstellingen.
Strategische doelstellingen zijn een algemene doelstellingen voor op lange termijn die een
algemene richting aangeven die de organisatie wil uitgaan. Deze moeten voldoen aan de
AMORE-criteria:

▪ Ambitieus: Is de doelstelling ambitieus zijn en legt ze de kern van de missie/visie van
de entiteit bloot?
▪ Motiverend: Een doelstelling moet medewerkers aanspreken, zij moet motiveren en
energie geven.
▪ Inspirerend: Een doelstelling is inspirerend of motiverend als medewerkers het zinvol
vinden en ze een duidelijk verband zien tussen hun eigen inspanningen en het doel.
▪ Onderscheidend: Strategische doelstellingen zijn de vertolking van de eigenheid in
een organisatie en dragen daarmee bij tot het onderscheidend vermogen.
▪ Relevant: Strategische doelstellingen moeten voor alle belanghebbenden relevant
zijn. Een goede doelstelling richt zich op gemotiveerde medewerkers, en daarnaast
ook op klanten en aandeelhouders.
▪ Echt: Een strategische doelstelling moet authentiek en geloofwaardig zijn.

Operationele doelstellingen zijn de doelstellingen die worden gemaakt om de uiteindelijke
doelen te kunnen bereiken (de strategische doelstellingen).
Deze zijn SMART geformuleerd:

▪ Specifiek: Hoe specifieker je doelstelling, hoe meer houvast je hebt.
▪ Meetbaar: Zorg dat je achteraf kunt meten of je de doelstellingen hebt bereikt.
(Gebruik steeds cijfers).
▪ Acceptabel: Zijn de opgestelde doelen acceptabel? Passen ze bij de cultuur van je
bedrijf? Kun je hiermee anderen enthousiasmeren?
▪ Realistisch: Zijn de doelen haalbaar? Zijn ze ambitieus genoeg? Denk steeds vanuit
het standpunt van je doelgroep en houd niet alleen maar je eigen rendement in het
oog.
▪ Tijdsgebonden: Stel altijd een deadline in. Als je geen deadline instelt, zal het
hoogstwaarschijnlijk niet gebeuren. Sommige doelstellingen zijn al te meten op het
dag zelf van je evenement maar sommige pas dagen of zelfs maanden later. Vergeet
dus niet enkel in je plan te vermelden naar wat je wilt meten, maar ook wanneer en
op welke manier.

,Voorbeelden:
▪ Strategische doelstellingen:
• Een stijging van het aantal medewerkers
• Een grotere tevredenheid van de medewerkers
• Nieuwe markten veroveren
• Het imago van ons bedrijf verbeteren

▪ Operationele doelstellingen:
• Tegen 1 juli 2020 moet het aantal medewerkers van ons team stijgen van 5 naar 8
door een online aanwervingscampagne op Facebook.
• Elke zaterdag vanaf maart 2020 voorzien we een fruitmand in de keuken van elke
afdeling.
• Tegen 1 januari 2022 moet ons event concept uitgerold worden in 3 van onze
buurlanden.
• Onze NPS moet op 1 mei 2020 boven de 5 liggen.

Kritische Succesfactoren (KSF) & Key Performance Indicators (KPI)

KSF: Dit zijn de factoren die essentieel zijn voor het succes van de organisatie.
KPI: Dit zijn de indicators die ervoor zorgen dat het effect van een bepaalde activiteit
gemeten kan worden.

Kritische Succesfactoren (KSF) > Wat is nodig om doelstelling te bereiken?
Kritieke prestatie indicatoren/Key Performance Indicators (KPI) > Hoe ga je het effect
meten?
Voorbeelden van kritische succesfactoren
• Efficiëntie
• Service
• Weinig tot geen foutieve orders
• Klantvriendelijkheid
• Snelle distributie
• Goed concept
• Goedkoop
• Goede klachtenservice
• Weinig klachten
• Goede bezorging
• Interne communicatie

Voorbeelden van prestatie indicatoren
• Percentage klachten
• Dagen tot klacht is afgehandeld
• Dagen tot bezorging
• Percentage foutieve orders
• Hoeveel goedkoper dan concurrent
• Percentage slechte bezorgingen
• Hoeveel winst
• Hoeveel complimenten over klantvriendelijkheid

, Return on investment (ROI)
𝐠𝐞𝐜𝐫𝐞ë𝐞𝐫𝐝𝐞 𝐰𝐚𝐚𝐫𝐝𝐞−𝐠𝐞𝐦𝐚𝐚𝐤𝐭𝐞 𝐤𝐨𝐬𝐭𝐞𝐧
ROI = 𝐠𝐞𝐦𝐚𝐚𝐤𝐭𝐞 𝐤𝐨𝐬𝐭𝐞𝐧:𝟏𝟎𝟎

ROI-model:

▪ ROI (niveau 5): Voor een commercieel
bedrijf is de ROI eenvoudig uit te drukken
in financiële opbrengst. Bij verenigingen is
dit moeilijker, de ROI berekenen voor hun
sponsors is dan wel weer mogelijk.
▪ IMPACT (niveau 4): Geeft de uiteindelijke waardecreatie aan. Als je doel was om
meer te verkopen, dan zal de impact overeenstemmen met de uiteindelijke stijging in
verkoop, ofwel de omzet.
▪ DESIRED BEHAVIOR (niveau 3): Het gewenste gedrag dat nodig is om de impact te
verkrijgen. Dit gedrag kan bv. Een ‘informatieaanvraag’ zijn, zoals een brochure
downloaden.
▪ LEARNINGS: (niveau 2): Wat moet je je deelnemers meegeven om de
gedragsverandering te realiseren? Dit kan informatie of kennis zijn maar ook
evengoed het aanleren van vaardigheden.
▪ SATISFACTION (niveau 1): Wat is er nodig om het de aanwezigen naar hun zin te
maken? Creëer de ideale omgeving, denk aan bv: aankleding, catering, tempratuur,
opbouw van het programma, enz..
▪ TARGET GROUP (niveau 0): De doelgroep van je event kiezen is een heel belangrijke
stap. De ROI van je event kan je enkel vergroten als je enkel de mensen uitnodigt die
relevant zijn voor de hogere niveaus van de piramide.

Het creëren van waarde

3 elementen die bepalen of je zult slagen in het creëren van de gewenste gedragswijziging:
I. Sense of urgency: Je doelgroep moet de urgentie van de verandering erkennen.
Anders zal er geen enkele stimulans zijn om na het evenement ook effectief tot
een aankoop of informatieaanvraag over te gaan.
II. Relevante argumenten: Als je je doelgroep kent en weet wat ze van het doel vindt, kun
je overtuigende argumenten formuleren om de kloof tussen 'nee' en 'ja' te
overbruggen. Storytelling is onmisbaar. Door juiste keuze van sprekers, acts en een
slimme programmering, kun je de gedragsverandering stimuleren.
III. Activatie: zorg voor een manier om ‘ja, ik wil’ te zeggen. Dit kan door bv. een
bestelformulier mee te geven of door ter plekke feedback te vragen. Als je deze stap
goed aanpakt kan deze ervoor zorgen dat je de return heel meetbaar maakt.

Het creëren van waarde gebeurt niet alleen op het evenement zelf.
Ook tijdens het uitnodigingstraject en na het event zet je dezelfde lijn door. Inzetten van
media, vormgeving en invulling op je event website… alles speelt mee. Tijdens de registratie
kan je al vragen naar gegevens die je later zult nodig hebben. Na je event gebruik maken van
foto’s die je via sociale media deelt om zo de laatste gasten over de streep te trekken.

The benefits of buying summaries with Stuvia:

Guaranteed quality through customer reviews

Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.

Quick and easy check-out

You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.

Focus on what matters

Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!

Frequently asked questions

What do I get when I buy this document?

You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.

Satisfaction guarantee: how does it work?

Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.

Who am I buying these notes from?

Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller stefraes. Stuvia facilitates payment to the seller.

Will I be stuck with a subscription?

No, you only buy these notes for $5.01. You're not tied to anything after your purchase.

Can Stuvia be trusted?

4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)

64419 documents were sold in the last 30 days

Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 15 years now

Start selling