Samenvatting Strategische Eventorganisatie
Vak van , opleiding Event- & Projectmanagement
Incl alle hoofdstukken van PowerPoints en gastcolleges.
Docenten: Asger De Loof & Laurens Vervynck
1.5 Hoe zit het met agency’s ......................................................................................................................................................................... 9
1.7 Numbers to know.................................................................................................................................................................................. 10
2 Production & Operations ....................................................................................................................................................................... 11
2.1 Site plan/ technisch tekenen ................................................................................................................................................................. 11
2.1.1 Diverse software om technisch te tekenen .................................................................................................................................... 11
2.2 Locaties ................................................................................................................................................................................................. 13
2.2.1 Numbers to know ........................................................................................................................................................................... 13
2.2.2 Trends bij locaties ........................................................................................................................................................................... 13
2.10 Extra ..................................................................................................................................................................................................... 24
2.10.1 Licht en Geluid.......................................................................................................................................................................... 27
4.1 Case Coachella ...................................................................................................................................................................................... 31
5.2 Pre event (wat) ..................................................................................................................................................................................... 32
5.3 Technologie op events (wat) ................................................................................................................................................................. 34
5.3.1 Payment ......................................................................................................................................................................................... 35
5.3.2 Entertainment ................................................................................................................................................................................ 36
8.6 P12 Lounge Club ................................................................................................................................................................................... 64
,1 Finance
• Een budget opstellen is een continu proces.
• Het is juridisch sluitend er is dus een schriftelijke bevestiging van offertes nodig
(vraag een bestelbon op!).
• Je doet het in Excel (Excel of Numbers = KEY).
• Een Break Even Point is het punt waarbij je uit de kosten bent.
• Laat je bijstaan indien je niet zeker bent over iets (better safe than sorry)
• Een budget is ≠ met een begroting.
o Een begroting is de bedrijfsvoering voor de komende jaren.
• Een budget = toekomstige lange termijnplanning onderbouwd met cijfers.
1.1 Wat is het budget?
• Het gaat over (een duidelijk overzicht van de) inkomsten en uitgaven van het event
• Het is belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het budget = kostenbewaking
• Gedetailleerd!! Ga in detail!
• Zorg dat er geen verrassingen/ no assumptions zijn!
• Vergeet je marge (%) niet toe te voegen!
Een budget is een beleidsinstrument, waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt van
wat verondersteld wordt te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na
het evenement). Het budget fungeert als een middel om de prognose te vergelijken met de
werkelijkheid en het stelt de doelstellingen voor de organisator vast. Een budget zal dikwijls
aangepast worden naargelang het tijdstip van het evenement nadert en er nieuwe
informatie vrijkomt over de kosten in de inkomsten van allerlei onderdelen in het
planningsproces.
1.1.1 Budget als een verkoopsargument
• Het geeft duiding aan je offerte. In je offerte wordt alles uitgesplitst, je maakt het duidelijk in
je budget waar je naartoe gaat.
• Is het iets haalbaars? Reality check bij klant.
• De basis van het contract.
• Geef transparantie en vertrouwen naar je klant toe. Geef veel duiding naar je klant toe.
1.1.2 Budget als communicatie tool
• Cijfers zijn een universele taal
• Budget is dynamisch
• Tekort is tekort
1.1.3 Budget als verplichte stap
• Contractueel verplicht
• Verplichting naar financiële instelling en/of sponsors
• Noodzakelijk voor het nemen van een verzekering
• Fiscale verplichtingen naar de overheid
o Je facturen kunnen uitleggen
o Boekhouding moet alles juist zijn
, 1.1.4 Budget: break-even calculatie
• Financiële haalbaarheid
• Duidelijkheid in budgettaire ruimte
• Duidelijkheid in te bereiken doelstellingen
1.1.5 Budget als leidraad
• Zorgt voor overzicht
• Afpunten
• Een holy bible bij pre-eventfase
1.1.6 Functionele kostenindeling
• Gebruik van hoofdgroepen met tussentotaal
• Positief punt: je hebt een goede kijk op evenwicht tussen groepen
• Negatief punt: onderlinge verbanden soms moeilijk te verwerken
• Een goede spreadsheet = KEY
Let op van excl.
btw of incl. btw!
Laat uw klant het
weten!
Particulier ≠
onderneming
Kostenrubriek
Let op voor de
vrijwilligersverzekering!! De
mensen moeten speciaal
verzekerd zijn, behalve via
een vzw
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller axellecallebert. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $10.51. You're not tied to anything after your purchase.
