Summary
Samenvatting Secretariaat en Communicatie
- Course
- Institution
Samenvatting van 54 pagina's voor het vak Office Management aan de HoGent
[Show more]
Seller
FollowElineVanaelst
Content preview
Het secretariaat1 Inleiding
Belangrijke onderdelen van de job als management assistant:
Horen, zien en zwijgen: discretie is belangrijk
Middelpunt van het bedrijf: je moet van alles op de hoogte zijn
Fidelitas: trouw zijn aan je bedrijf
Multitasken
De baas zoveel mogelijk werk uit handen nemen, zodat hij zich kan
concentreren op hoofdtaken
2 Functieomschrijving management assistant
2.1 De functie
Zie jobadvertenties in kranten, tijdschriften en websites: benamingen voor
management assistant
Administratief bediende: minder verantwoordelijkheid dan management
assistant + ander werk
Personal assistant: assistente voor 1 manager
Management assistant: assistente voor 1 manager + kunnen leiding hebben
over secretariaat (er zijn dus doorgroeimogelijkheden: hangen af van
prestaties en inzet (persoonlijkheid))
Secretaris, secretaresse
Dossierbeheerder (bv. bij verzekeringen)
Algemeen omschrijving van een management assistant, wat verwacht een
werkgever: EXAMEN + VB
Bekwaamheid
Nauwgezetheid (bv. je werkt alles (bv dossier) tot in de puntjes af)
Efficiëntie (bv. je weet waar alles ligt, je moet geen uur zoeken naar 1 bepaald
dossier)
Discretie (bv. klant vraagt naar baas, jij zegt: hij is gaan golfen)
Persoonlijkheid (bv. doorzettingsvermogen)
Enthousiasme (bv. vriendelijke ontvangst klanten)
Zin voor initiatief (bv. zien waar er werk is)
Verantwoordelijkheidszin (bv. brief tegen de genoemde deadline afwerken)
Zelfzekerheid (bv. over weg kunnen met mensen die je niet kent, zelf weten
wat te doen)
Vriendelijkheid (bv. je groet je baas iedere morgen)
Beleefdheid (bv. altijd met 2 woorden spreken)
Volwassenheid (bv. roddelen of iemand wijs je op een fout en je begint te
wenen)
Zelfbeheersing (bv. kalm blijven bij veel werk, vriendelijk blijven in alle geval)
Stressbestendigheid (bv. niet panikeren wanneer een vergadering uitloopt)
, Relativeringsvermogen (bv. Internet valt uit = niet einde van de wereld)
Inlevingsvermogen (bv. collega voelt zich slecht omdat het slecht gaat thuis,
jij begrijpt hem)
Naast deze algemene factoren, zijn er nog andere factoren (afhankelijk van
bedrijf): bv. bedrijf wenst dat er een kostuum of rok wordt gedragen.
2.2 Resultaatgebieden
2.2.1 Regelen sociaal verkeer in informatie
Dit omvat: (algemeen)
Ontvangst, het te woord staan en het informeren van bezoekers, klanten en
medewerkers
Agendabeheer
Prestatie-indicatoren: (toepassing van ‘dit omvat’)
Representatieve en correcte bejeging van het bezoek (zakelijke etiquette)
Efficiënt agendabeheer: goede management assistant heeft 2 agenda’s (voor
zichzelf, voor baas)
Goede prioriteiten stellen bij maken/afhandelen van afspraken
2.2.2 Organisatorische ondersteuning van een manager, afdeling of team
Dit omvat:
Plannen, voorbereiden, organiseren, afwerken van de uitvoering van
presentaties, vergaderingen, bijeenkomsten, symposia, congressen,
cursussen, trainingen,…
Bewaken van de voortgang van projecten en het verzamelen en op orde
houden van de projectinformatie
Assisteren bij de uitvoering en afwerking van taken van het team of van het
management
Prestatie-indicatoren:
Heldere en effectieve communicatie (bv. to the point zijn, geen dialect, niet
mompelen)
Efficiënt organiseren en perfect afwerken (bv. beurzen, congres, vergadering)
Zicht hebben op de werklast van het team of management (bv. om zeker te
zijn dat een bepaalde persoon niet te veel werk krijgt of wanneer de baas een
afspraak heeft op 2 verschillende locaties moet je extra tijd inplannen)
Hulp geven en ondersteunen, lost lacunes op bij anderen
2.2.3 Notuleren, postverzorging, administratie, typewerk en lay-out
Dit omvat:
Ontvangen, classificeren, registreren van inkomende post
Maken van verslagen
Ontwerpen van concept antwoordbrieven
Uitwerken van notities en concepten
, Vormgeven aan en het verzenden van uitgaande post
Uiterlijk verzorgd vormgeven aan elektronische presentaties en publicaties op
Intra- en Internet
Archiefbeheer
Beheer van kantoormaterialen
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller ElineVanaelst. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $3.20. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
48756 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 15 years now