Samenvatting Secretariaat en Communicatie

Het secretariaat
1 Inleiding
Belangrijke onderdelen van de job als management assistant:

 Horen, zien en zwijgen: discretie is belangrijk
 Middelpunt van het bedrijf: je moet van alles op de hoogte zijn
 Fidelitas: trouw zijn aan je bedrijf
 Multitasken
 De baas zoveel mogelijk werk uit handen nemen, zodat hij zich kan
concentreren op hoofdtaken

2 Functieomschrijving management assistant
2.1 De functie
Zie jobadvertenties in kranten, tijdschriften en websites:  benamingen voor
management assistant

 Administratief bediende: minder verantwoordelijkheid dan management
assistant + ander werk
 Personal assistant: assistente voor 1 manager
 Management assistant: assistente voor 1 manager + kunnen leiding hebben
over secretariaat (er zijn dus doorgroeimogelijkheden: hangen af van
prestaties en inzet (persoonlijkheid))
 Secretaris, secretaresse
 Dossierbeheerder (bv. bij verzekeringen)

Algemeen omschrijving van een management assistant, wat verwacht een
werkgever: EXAMEN + VB

 Bekwaamheid
 Nauwgezetheid (bv. je werkt alles (bv dossier) tot in de puntjes af)
 Efficiëntie (bv. je weet waar alles ligt, je moet geen uur zoeken naar 1 bepaald
dossier)
 Discretie (bv. klant vraagt naar baas, jij zegt: hij is gaan golfen)
 Persoonlijkheid (bv. doorzettingsvermogen)
 Enthousiasme (bv. vriendelijke ontvangst klanten)
 Zin voor initiatief (bv. zien waar er werk is)
 Verantwoordelijkheidszin (bv. brief tegen de genoemde deadline afwerken)
 Zelfzekerheid (bv. over weg kunnen met mensen die je niet kent, zelf weten
wat te doen)
 Vriendelijkheid (bv. je groet je baas iedere morgen)
 Beleefdheid (bv. altijd met 2 woorden spreken)
 Volwassenheid (bv. roddelen of iemand wijs je op een fout en je begint te
wenen)
 Zelfbeheersing (bv. kalm blijven bij veel werk, vriendelijk blijven in alle geval)
 Stressbestendigheid (bv. niet panikeren wanneer een vergadering uitloopt)

, Relativeringsvermogen (bv. Internet valt uit = niet einde van de wereld)
 Inlevingsvermogen (bv. collega voelt zich slecht omdat het slecht gaat thuis,
jij begrijpt hem)

Naast deze algemene factoren, zijn er nog andere factoren (afhankelijk van
bedrijf): bv. bedrijf wenst dat er een kostuum of rok wordt gedragen.

2.2 Resultaatgebieden
2.2.1 Regelen sociaal verkeer in informatie
Dit omvat: (algemeen)

 Ontvangst, het te woord staan en het informeren van bezoekers, klanten en
medewerkers
 Agendabeheer

Prestatie-indicatoren: (toepassing van ‘dit omvat’)

 Representatieve en correcte bejeging van het bezoek (zakelijke etiquette)
 Efficiënt agendabeheer: goede management assistant heeft 2 agenda’s (voor
zichzelf, voor baas)
 Goede prioriteiten stellen bij maken/afhandelen van afspraken

2.2.2 Organisatorische ondersteuning van een manager, afdeling of team
Dit omvat:

 Plannen, voorbereiden, organiseren, afwerken van de uitvoering van
presentaties, vergaderingen, bijeenkomsten, symposia, congressen,
cursussen, trainingen,…
 Bewaken van de voortgang van projecten en het verzamelen en op orde
houden van de projectinformatie
 Assisteren bij de uitvoering en afwerking van taken van het team of van het
management

Prestatie-indicatoren:

 Heldere en effectieve communicatie (bv. to the point zijn, geen dialect, niet
mompelen)
 Efficiënt organiseren en perfect afwerken (bv. beurzen, congres, vergadering)
 Zicht hebben op de werklast van het team of management (bv. om zeker te
zijn dat een bepaalde persoon niet te veel werk krijgt of wanneer de baas een
afspraak heeft op 2 verschillende locaties moet je extra tijd inplannen)
 Hulp geven en ondersteunen, lost lacunes op bij anderen

2.2.3 Notuleren, postverzorging, administratie, typewerk en lay-out
Dit omvat:

 Ontvangen, classificeren, registreren van inkomende post
 Maken van verslagen
 Ontwerpen van concept antwoordbrieven
 Uitwerken van notities en concepten

,  Vormgeven aan en het verzenden van uitgaande post
 Uiterlijk verzorgd vormgeven aan elektronische presentaties en publicaties op
Intra- en Internet
 Archiefbeheer
 Beheer van kantoormaterialen