Samenvatting: De kern van de administratieve organisatie (BIV)
23 views 2 purchases
Course
Bestuurlijke Informatievoorziening
Institution
Hogeschool Utrecht (HU)
Book
De kern van de administratieve organisatie
In dit document vindt je alles wat nodig is voor een 10 op het tentamen Bestuurlijke Informatie voorziening. In het document wordt het boek 'De kern van de administratieve organisatie' logisch en correct samengevat. Beheers je de stof uit dit document, dan ben je 10-voudig klaargestoomd voor het te...
BIV 1 Samenvatting
Hoofdstuk 1: Theoretische grondslagen
Organisatie:
Samenwerkingsverband van mensen die met behulp van de inzet van middelen.
Input:
• Geld
• Goederen
• Mensen
• Informatie
Een bepaalde prestatie leveren (output) om daarmee een doelstelling te bereiken.
Fouten:
Mensen maken fouten opzettelijk (Fraude) of onopzettelijk.
Kritische succes factoren:
In elke organisatie zijn er bepaalde factoren die zo belangrijk zijn voor het behalen van
doelstellingen, dat informatie erover van levensbelang is. Zonder info over de KSF kan de
organisatie niet functioneren en bestuurd worden.
• Kwaliteit van het product, klanttevredenheid en levertijden
•
Organisatie doelstelling:
Topmanagement
Ervoor zorgen dat de mensen in de organisatie dingen doen die bijdragen aan het bereiken
van de organisatiedoelstellingen
Administratieve organisatie:
Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegeven ten behoeve van het
verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een
organisatie en t.b.v de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Doel:
• Besturen
• Beheersen
• Doen functioneren
• Verantwoording afleggen
Dit ondersteunen we door:
• Verzamelen en bewerken van data
• Verstrekken van info aan de “spelers”
Maar ook:
• Inrichting van de werkprocessen
AO bestaat uit:
Taakbeschrijvingen
Funktiebeschrijvingen; funktiescheiding
,Procesbechrijvingen
Werkinstructies; Werk afspraken
Hoofdstuk 2: Control
Hoe goed is een bedrijf georganiseerd?
Bakker → Kent al zijn medewerkers want het bedrijf is erg klein
→ Is dus veel in Control want controleert of de wedewerkers wel goed hun werk
doen en stuurt ze aan daar waar nodig
Philip → Kent zeker niet al zijn medewerkers dus is niet in control en medewerkers
kunnen daarvan profiteren door niet of niet goed hun werk uit te voeren.
Directe control:
Je bent “directeur” van een bedrijf met 5 medewerkers
• Je ziet wanneer ze binnenkomen en weggaan
• Je ziet of ze zitten te werken of te Facebooken
• Je ziet de kwaliteit van hun werk
Je manier van control is:
• Goed kijken
• Mensen aannemen of ontslaan
• Mensen aanspreken als de kwaliteit niet goed is
Indirecte control
• Je groeit van 5 naar 5.000 medewerkers
• Je bent nog steeds directeur
• Je komt op kantoor en je kent 95% van de mensen niet persoonlijk!
• En je kunt niet meer overal, en zeker niet tegelijkertijd, zijn.
Hoe ga je je organisatie nu controleren?
Hulpmiddelen voor Control
Strategie maken (Strategische control)
Globaal op lange termijn
• Wat willen we, voor wie, hoe, met welke middelen
Hoe staan we in de markt
Wie zijn onze concurrenten
Wie zijn onze klanten → Wat willen wij voor hen betekenen
Organogram (inrichting van de organisatie) (Management control)
• Wie zit waar?
• Wie is de baas van wie?
• Verdelen taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden (TBV)
Taken Doe je iets
• Inkopen van grondstoffen, nodig voor productie
• Onderhouden van contacten met leveranciers
• Marktinformatie bijhouden over kwaliteit en prijs
Bevoegdheden Mag je iets
, • Doen van inkopen tot een maximum van EUR 10.000 per aankoop en max EUR
100.000 per maand
• Onderhandelen met leveranciers over leveringsvoorwaarden
Verantwoordelijkheden Moet je iets
• Goede kwaliteit van ingekochte goederen
• Lage prijs ingekochte goederen
• Nooit “out of stock” voor de te produceren goederen
Voorbeeld productie TBV
Taak → Produceren volgens bepaalde kwaliteit
Machines onderhouden
Bevoegdheid → Produceren wat er gevraagd is
Productie bekijken. Zijn er genoeg mensen! Heb je meer medewerkers
nodig meld je dit bij HR (staff)
Budget investering aan machines max. 10.000 voor onderhoud
Verantwoordelijkheid → Producten moeten voldoen aan de kwaliteitseisen
Lijn-staforganisatie
Staf = Human Resources Management (HR)
Admin Ondersteunen lijn!
Accountmanager
Lijn = Inkoop, Verkoop en productie
Proces richting klant → Primaire proces
De planning en control cyclus (Operational control)
Dagelijkse activiteiten en bijsturing op korte termijn
, • Geven van opdrachten / doelen
• Uitvoeren
• Bewaken dat het gebeurt
• Bijsturen als nodig is
Waarom kijken naar control?
Om te voorkomen dat eerder genoemde situaties, boekhoudschandalen niet
plaatsvinden
Efficiëntie en effectiviteit van bedrijfsprocessen
➢ Efficiënt: verspilt noch tijd, noch geld
➢ Effectief: Je haalt je doelen
Betrouwbare rapportages (Sox, Corporate Governance Code)
Naleven van wet- en regelgeving (Shell milieuwet → anders slecht imago)
Compliance
3 elementen die maken dat een bedrijf ‘in control’ is
Waaruit bestaat een goede control?
Soft control: Overtuigingen, ideeën Hard control: Structuur, procedures
Cultuur (Omgeving) Opvattingen Structuur (Omgang) Taken
Normen en waarden → Weining controle
Over controleren Doe je dat wel? COSO Vervolg
SAMEN VORMEN ZE EEN GOEDE 1. Controle omgeving
CONTROL APART NIET! Soft en hard controles: Structuur en
cultuur
COSO Internal Control Frame work 2. Wat zijn mijn doelstellingen?
Pas dan kan je een risico vaststellen..
3. Risicobeoordeling
Risico op gehackt worden bvb
4. Beheersmaatregelen (AO)
Management control, accounting
➢ 4 ogen principe
5. Informatie en communicatie
Betrouwbare informatie
Meten: Informatie tegenover de
norm stellen (max 4x ziek melden)
anders niet in de les.
Communicatie: Dit gaat niet goed!
Klassenvertegenwoordiger meldt dit!
6. Monitoring
Welke mechanismen zorgen dat
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller eliseeprins. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $11.17. You're not tied to anything after your purchase.
