Summary
Samenvatting Nevi 1 Publiek inkoop en aanbesteden basis
- Course
- Institution
Volledige samenvatting Nevi 1 publiek inkoop en aanbesteden basis.
[Show more]
7 reviews
By: klaashkooistra75 • 5 months ago
By: win0002 • 6 months ago
By: karelluijks49 • 1 year ago
By: ramon078 • 7 months ago
By: franslops69 • 1 year ago
Nice complete summary
By: maritoortwijn • 1 year ago
By: pwoude • 1 year ago
Seller
Follow
V1998
Reviews received
Content preview
Samenvatting Nevi I inkoop en aanbesteden basisAlgemene inleiding
Inkopen in de publieke sector is onlosmakelijk verbonden met aanbesteden. Aanbesteden is een manier om het
tactische inkoopproces vorm te geven (en dus onderdeel van het totale inkoopproces): ‘welke doelstellingen
(wat) willen we via deze aanbesteding realiseren en welke aanbestedingsprocedure passen we daarbij toe
(hoe)’. Aanbesteden is het geheel van rechtsregels dat het gedrag van overheidsopdrachtgevers rond de
uitgifte van opdrachten in onderlinge concurrentie normeert voor het uitvoeren van werken, het leveren van
producten of het verrichten van diensten.
! Inkoop verloopt volgens een aantal vaste stappen, die onderling met elkaar samenhangen. Het inkoopproces
bestaat uit drie onderdelen: het voortraject, de tactische inkoop en de operationele inkoop. Aanbesteden is het
creëren van concurrentie (een manier van inkopen). Bestellen is operationele inkoop.
Organisaties in de publieke sector zijn aanbestedende diensten en speciale- sectorbedrijven. Voorbeelden
aanbestedende diensten: Gemeenten, provincies, waterschappen, ministeries (de klassieke overheid) en
publiekrechtelijke instellingen. Voorbeelden speciale sectorbedrijven: NS, havenbedrijven, Schiphol.
Benader de tentamenvragen op de volgende manier: Ik heb hem geïnterpreteerd op deze manier, dus daarom vind ik/is het antwoord x, x
en x. Bij het maken van het tentamen noteren: Trainingsdatum x tot x + ik maak het tentamen op basis van de oude Gids Proportionaliteit.
Hoofdstuk 1: Inkoop in de publieke sector
! Inkoop: Alles waar een factuur van een derde tegenover staat.
- Inkoop bestaat uit alle activiteiten die in een organisatie moeten worden vervuld om van externe
partijen de goederen, diensten en werken te verkrijgen die nodig zijn om de beleids- en bedrijfsvoering
op een goede manier uit te voeren.
- Het gaat zowel om de inkoop van leveringen (goederen) als om de inkoop van diensten en werken.
o Leveringen (goederen): Meubels, computers, telefoons, toiletartikelen en voertuigen.
o Diensten: Schoonmaak, beveiliging, catering, accountancy en advisering.
o Werken: De aanleg van wegen, rotondes en het bouwen van een nieuw gemeentehuis of een
nieuwe school.
Voortraject: Betreft activiteiten ter voorbereiding van de inkoop of aanbesteding (inkoop technische keuzes).
In het voortraject wordt de inkoopbehoefte van de organisatie voor een specifieke aanbesteding vastgesteld,
het product- en marktaanbod bepaald, de risicoaspecten en financiële aspecten geïnventariseerd en de inkoop-
en aanbestedingsstrategie bepaald.
Tactische inkoop: Activiteiten die gericht zijn op het maken van een keuze welke ondernemer welke goederen
en diensten mag leveren of een werk of concessie mag uitvoeren. Hiermee wordt concurrentie gecreëerd.
- Specificeren: Definiëren van de opdracht, opstellen van de specificaties, raming van de opdracht,
bepalen van het budget en keuze van de aanbestedingsprocedure (aanbestedingsrechtelijke keuzes).
, Het specificeren is het meest cruciale onderdeel van de tactische inkoop. Er worden namelijk keuzes
gemaakt die bepalen of de organisatie daadwerkelijk best value for taxpayers money krijgt, oftewel:
de beste prijs- kwaliteitverhouding. De mate van concurrentie wordt bepaald aan de hand van de eisen die je stelt. Als
er te weinig inschrijvingen bij een aanbesteding zijn, dan gaat de prijs omhoog.
- Selecteren: (Pre)selecteren van aanbieder(s) aan de hand van vooraf objectief bekendgemaakte
uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en/of selectiecriteria. En selecteren van de aanbieding aan de
hand van vooraf objectief bekendgemaakte gunningcriteria. Voorbeeld van een knelpunt bij selecteren: Wanneer
eerdere ervaringen worden meegenomen kan dit bezwaar oproepen.
- Contracteren: Afsluiten van een overeenkomst tussen de aanbestedende dienst(en) en de
geselecteerde ondernemer(s).
- Bepalen van de inkoop- en aanbestedingsstrategie.
Operationele inkoop:
- Bestellen: Plaatsen van orders en bestellingen volgens overeengekomen condities en voorwaarden, en
onderhouden van relaties met leveranciers.
- Bewaken: Monitoren van het verloop van bestellingen of de uitvoering van een project, het
controleren van meer- en minderwerk, het verifiëren van facturen, de evaluatie van de uitvoering van
de opdracht, contractbeheer en contractmanagement.
- Nazorg: Diverse activiteiten zoals het volledig maken en controleren van het inkoop- en
aanbestedingsdossier, service, nabestellingen, het afhandelen van eventuele claims en
leveranciersmanagement.
Wettelijk kader: Procedureregels zijn vastgelegd in een wettelijk kader. Het geheel van rechtsregels dat het
gedrag van overheidsopdrachtgevers rond de uitgifte van opdrachten in onderlinge concurrentie normeert
voor het uitvoeren van werken, het leveren van producten of het verrichten van diensten.
Inkoopfunctie: De inkoopfunctie omvat alle werkzaamheden die tijdens het inkoopproces moeten worden
uitgevoerd. Er zijn vier niveaus: het strategische, tactische en operationele niveau en het niveau van
ondersteunende activiteiten. Op ieder niveau worden randvoorwaarden gecreëerd voor het onderliggende
niveau, terwijl het onderliggende niveau de noodzakelijke gegevens levert voor de niveaus daarboven om
activiteiten gericht te kunnen uitvoeren. Van onder naar boven moet er wat veranderd worden in het contract om de dienst of
het product te verbeteren voor een volgende aanbesteding/inkoop. Strategische inkoop bepaald voorwaarden voor tactisch inkopen, ofwel
wat zijn de waarden die aan inkoop worden geleverd. Tactische inkoop bepaald welke partij en welk contract en is onlosmakelijk
verbonden met operationele inkoop. Als je er een zooitje van maakt in je contract dan wordt bestellen lastig en heb je niks waaraan je je
vast kunt houden. Operationele inkoop geeft informatie over of we het contract goed hebben opgesteld met het aanbestedingsproces.
Boven naar beneden: Randvoorwaarden. Beneden naar boven: input/gegevens. Het NIC is een ondersteunende activiteit.
Strategische inkoop: Richt zich op
inkoopbeslissingen die de positie van de organisatie
raken en die de richting van de inkooporganisatie op
de lange termijn bepalen.
- Doelen vanuit bestuursbeleid en zakelijk
beleid omzetten naar inkoopvisie en missie.
- Ontwikkelen van inkoop- en
aanbestedingsbeleid + inkoopdoelen.
- Uitvoeren van inkoopdiagnose.
- Bepalen van inkoop- en
aanbestedingsstrategie (waarbij de
aanbestedingsstrategie de overgang naar de
tactische inkoop aangeeft).
De missie geeft antwoorden op vragen als waar staan we voor, welke normen en waarden hebben we en welke
overtuigingen motiveren ons. Een missie is voor de langere termijn. De inkoopvisie geeft aan waar inkoop voor
gaat en geeft de missie concrete handen en voeten. De inkoopmissie en -visie worden vertaald in een inkoop-
en aanbestedingsbeleid met concrete inkoopdoelen. Inkoop- en aanbestedingsbeleid: Algemene
uitgangspunten en doelstellingen met betrekking tot inkoop die door de organisatie zijn vastgesteld. In het
inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de doelen concreter (SMART) geformuleerd dan in de inkoopvisie.
Inkoopdiagnose: Een handig instrument om voor een specifieke organisatie te toetsen in hoeverre het
inkoopbeleid met succes wordt uitgevoerd en om vast te stellen welke verbeterpunten er zijn. Een
,inkoopdiagnose kan kwantitatief en/of kwalitatief zijn. Kwantitatief wil zeggen: cijfermatig; hoe ziet het totale
inkoopvolume eruit? Kwalitatief is beschouwend; hoe is inkoop georganiseerd en hoe wordt ingekocht?
- Hoe ziet het totale inkoopvolume (de spend) eruit?
o Wat wordt ingekocht? Voor hoeveel wordt ingekocht? Waar wordt ingekocht? Voor wie
wordt ingekocht?
- Hoe is inkoop georganiseerd?
o Hoe zijn taken en verantwoordelijkheden belegd? Door wie wordt ingekocht?
- Hoe wordt ingekocht?
o Welke aanbestedingsprocedures? Gebruik van tools en procedures?
Ondersteunende activiteiten
- Scheppen de voorwaarden voor een goede uitvoering van de inkoopactiviteiten.
- Scheppen mogelijkheden om de totale inkoopfunctie te verbeteren.
- Voorbeelden: digitaliseren van bestelprocedures en factuurafhandeling, elektronisch inkopen en
aanbesteden, trainen en scholen van medewerkers op verschillende inkoopniveaus.
! Drie mogelijkheden voor de organisatorische positie van de inkoopfunctie:
- Centrale inkoopfunctie: Bij een centrale inkooporganisatie is één afdeling verantwoordelijk voor de
inkoop van de gehele organisatie. Dit model is geschikt als er veel afdeling overstijgende inkopen
worden gedaan. Voorbeelden: kantoorartikelen, ICT-apparatuur, schoonmaak en drankenvoorziening.
- Decentrale inkoopfunctie: Bij een decentrale inkooporganisatie vindt de gehele tactische en de
operationele inkoop in de verschillende afdelingen van de organisatie plaats. Hiervoor kunnen
decentraal inkopers zijn aangesteld. Dit zie je vaak bij groenvoorziening, werken en sociaal domein. De
strategische inkoopfunctie kan niet decentraal vervuld worden en kan bij een inkoopafdeling of
inkoper worden neergelegd of bij het managementteam.
- Gecoördineerde inkoopfunctie: Bij gecoördineerde inkoop worden de voordelen van de centrale
inkoopfunctie gecombineerd met de voordelen van de decentrale inkoopfunctie. Coördinatie en
afstemming voor afdeling overstijgende inkopen worden gecombineerd met draagvlak en behoud van
beleidsvrijheid. In dit model worden de interne klanten en gebruikers actief en op gecoördineerde
wijze, vrijwillig of verplicht, betrokken bij tactische (en strategische) inkoopactiviteiten.
Centrale inkoopfunctie Decentrale inkoopfunctie
Gecoördineerde inkoopfunctie
Inkoopsamenwerking: Het samen bundelen en/of delen van informatie en expertise, hulpmiddelen en/of
volume op het gebied van inkoop met als doel het behalen van voordelen voor alle deelnemende organisaties.
We kopen in zodat het primaire proces van een organisatie door kan gaan.
Mogelijke doelen:
- Professionalisering van inkoopproces en inkoopfunctie.
- Delen van informatie (leren, inkoopkennis vergroten).
- Mogelijkheid tot specialiseren (kwaliteitsverbetering).
- Gezamenlijke ontwikkeling en gebruik van inkooptools (kwaliteitsverbetering en kostenbesparing).
, - Bundeling van inkoopvolumes (prijsvoordelen).
- Vermindering van transactiekosten en risico’s.
- Uitwisseling van personeel wordt mogelijk.
De bundeling van inkoopvolumes was altijd de belangrijkste reden om te gaan samenwerken. Echter mogen
opdrachten niet onnodig worden samengevoegd, en dienen opdrachten in percelen te worden opgedeeld.
Afwijkingen hiervan dienen gemotiveerd te worden.
! Toegevoegde waarde van inkoop: Is een vertaalslag tussen intern en extern.
- Bijdragen aan de voortgang van het organisatieproces: De eerste verantwoordelijkheid van inkoop is
ervoor te zorgen dat de primaire en ondersteunende inkoopbehoeften tijdig worden ingevuld. Dit
houdt in dat inkoop bijdraagt aan het tijdig ter beschikking komen van goederen, diensten en werken,
enerzijds voor burgers en bedrijven (primair) en anderzijds voor de aanbestedende dienst zelf
(ondersteunend). Voorbeelden primaire inkoopbehoeften: Sportvelden, verkeersregelinstallaties,
wegen, groenonderhoud, onkruidbestrijding en huisvuil ophalen. Ondersteunende inkoopbehoeften:
Meubilair, ICT-apparatuur, telefooncentrale, schoonmaak, catering, beveiliging en een nieuw gebouw.
- Bijdragen aan totale kostenbeheersing: Het leveren van een maximale bijdrage aan de totale
kostenbeheersing. Aanbestedende diensten kopen in met geld van de belasting- betaler en streven
daarom naar best value for taxpayers money: de beste prijs-kwaliteitverhouding. Hierbij is de
voorwaarde dat de totale kosten zo laag mogelijk zijn over de gehele gebruiksduur van de aanschaf,
ofwel de total cost of ownership (TCO) benadering. Het uitgangspunt van de TCO-benadering is dat
niet alleen naar de kosten voor de aanschaf zelf wordt gekeken, maar naar alle directe en indirecte
kosten gedurende de volledige economische levensduur. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van service,
onderhoud en reserve-onderdelen, opleiding, afschrijvingen en de kosten van verwijdering of
ontmanteling. Bij het besparen van kosten is het belangrijk dat je eerste naar de eigen organisatie kijkt
voordat je de ondernemer betrekt. Aspecten om kosten te besparen:
o Het realiseren van lagere inkoopprijzen. Door: marktverkenning, marktonderzoek en
marktconsultatie, kritisch kijken naar specificaties, uitvoeren van een waardeanalyse of te
standaardiseren.
o Het verlagen van interne kosten die met de aanschaf
samenhangen. Door: verlagen voorraadkosten, werken met
raamovereenkomsten, werken met bestelopdrachten en
afroeporders, werken met een automatiseringssysteem.
o Het verlagen van kosten voor verdere verwerking en verbruik.
Door: het gebruik maken van total cost of ownership (TCO),
contract- en leveranciersmanagement.
- Minimaliseren van de strategische kwetsbaarheid. Drie variabelen die een rol spelen als je wilt
analyseren of er sprake is van strategische kwetsbaarheid door een te grote afhankelijkheid:
o Strategisch belang product of dienst: Wat is het strategisch belang voor inkoop voor de
organisatie? Hoe bedrijf kritisch is het product of dienst; wat gebeurt er als er enige tijd niet
geleverd kan worden?
o Afhankelijkheid leverancier: Hoe afhankelijk is de ondernemer van de omzet bij de
aanbestedende dienst? Heeft de ondernemer een paar klanten of tientallen?
o Aanbod op de markt: Hoeveel aanbieders zijn erop de markt voor het product of de dienst? Is
de zittende ondernemer gemakkelijk te vervangen of niet?
- Bijdragen aan proces- en productvernieuwing. Door oriëntatie op de aanbiedersmarkt blijft de
inkoopprofessional op de hoogte van nieuwe producten en processen die ondernemers op de markt
introduceren en kan hij zijn collega’s van andere disciplines over ontwikkelingen informeren.
- Bijdragen aan innovatie en flexibiliteit. Veranderingen aan de vraagzijde van politiek en maatschappij
vereisen flexibiliteit en aanpassing. Het gaat daarbij om capaciteitsveranderingen (aantal te
produceren producten of te leveren diensten), maar ook om veranderingen in de uitvoering.
- Vertegenwoordigen van de organisatie. Inkoop representeert de organisatie naar de markt toe.
Inkopen bij de overheid onderscheidt zich in drie opzichten van inkopen in het bedrijfsleven: De nadruk ligt meer
op rechtmatigheid dan op doelmatigheid. Het gaat in het begin over de rechtmatigheid, ofwel worden de regels nageleefd. Als je die kennis
allemaal hebt dan kan je overgaan naar de doelmatigheid, ofwel hoe kunnen we het beste inkopen binnen de kaders van rechtmatigheid.
, - Andere organisatiedoelstellingen. Het bedrijfsleven richt zich op het maken van winst, vergroten van
marktaandeel, het realiseren van aandeelhouderswaarde, het verhogen van return on investment en
het verbeteren van de marktpositie. Bij de overheid concurreren bestuurslagen niet, ze vullen elkaar
aan. Daarnaast wordt bij de overheid de keuze hoe beleid en wetgeving worden gemaakt en
uitgevoerd bepaald door de politiek.
- (politiek en budgettair) verantwoordingsmechanisme. Bij de overheid maken bestuurders en politiek
beleid en wetgeving op verschillende beleidsterreinen. Daarnaast wordt bij de overheid voor het
afleggen van verantwoording de zogenaamde planning- en control cyclus gebruikt: begroting en
beleidsplan versus jaarrekening en jaarverslag. Tussendoor worden managementrapportages gemaakt
om het te monitoren. Tot slot liggen in de begroting financiële kaders vast. Per onderdeel is bekend
wat het inkoopbudget is en gaan er weinig of geen prikkels uit om efficiënt met dit budget om te gaan.
- Wet- en regelgeving; handelingskader. Het bedrijfsleven kan vormvrij en flexibeler inkopen, terwijl bij
de overheid een specifiek wettelijk kader geldt. De inkoper in het bedrijfsleven handelt alleen binnen
een privaatrechtelijk kader. De overheidsinkoper handelt privaatrechtelijk binnen publiekrechtelijke
kaders en past daarbij de (Europese) aanbestedingsregels toe.
- Conclusie: De nadruk ligt bij overheid op rechtmatigheid en bij het bedrijfsleven op doelmatigheid.
Klassieke overheden: het Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen.
Tekenen van verandering:
- Publicatie (nieuwe) Europese aanbestedingsrichtlijnen en rechtsbeschermingsrichtlijnen leidt tot
aanpassing van nationaal aanbestedingsbeleid en -wetgeving.
- De oprichting van platforms om inkopers in de publieke sector te ondersteunen en te
professionaliseren (PIANOO en Europa Decentraal).
- Professionalisering via landelijk klachtenloket (Commissie van Aanbestedingsexperts).
- Aanbestedingsschandalen.
- ICT-ontwikkelingen en digitale transformatie.
- Planning- en control-cyclus (meten is weten) om goed te monitoren en sturen.
- Bezuinigen via inkoop.
- Value for taxpayers’ money.
- Traject Beter Aanbesteden.
- Initiatieven duurzaam inkopen en MVO.
Trends en ontwikkelingen in overheidsinkoop:
- Vroegtijdige betrokkenheid inkoper en werken met multidisciplinaire teams.
- Meer focus op levenscyclus van producten en duurzaamheid.
- Meer focus op integer en onpartijdig handelen en voorkomen van belangenconflicten, fraude en
corruptie.
- Vaker op basis van resultaatverplichting (in plaats van inspanningsverplichting).
- Meer aandacht voor doelmatigheid naast rechtmatigheid.
- Het aantal rechtszaken over aanbestedingen neemt licht af.
- Meer clustering.
- Contractbeheer groeit door naar contractmanagement.
- Meer aandacht voor leveranciersmanagement en past performance.
- Meer aandacht voor midden- en kleinbedrijf.
- Meer aandacht voor inkoop en inkoopbeleid: toegevoegde waarde van inkoop wordt meer herkend en
erkend.
Hoofdstuk 2: Het maatschappelijke en ethische kader
Overheden hebben een voorbeeldrol in de samenleving. Van overheidsorganisaties mag worden verwacht dat
zij de wet niet alleen in letter, maar ook in geest naleven ‘een beetje integer bestaat niet’. Overheden horen
100% integer te handelen, zeker bij inkopen en aanbesteden – een vakgebied dat zeer gevoelig is voor
integriteitsovertredingen. Voorbeelden integriteit: fraude, lekken van informatie, corruptie, omkoping,
belangenverstrengeling. Bij integriteit staat centraal dat betrokkenen zich niet laten leiden door oneigenlijke
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller V1998. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $10.71. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
67474 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 14 years now