Hoofdstuk 9 De toeleveranciers: de delen van de som
Hoe klein of groot ook, de organisatie van een evenement is altijd een samenspel van
verschillende disciplines. En ook hier geldt: de keten is zo sterk als haar zwakste schakels.
In het proces van het creëren en organiseren van evenementen zijn betrouwbare,
meedenkende en creatieve toeleveranciers belangrijke schakels.
§1 Wat is een toeleverancier?
Als een opdrachtgever de complete organisatie van een evenement in handen geeft van een
externe opdrachtnemer, dan is deze eventmanager vanuit zijn perspectief een leverancier
en hoofdaannemer. De hoofdaannemer kan vervolgens diverse deelopdrachten uitbesteden
aan onderaannemers: de toeleveranciers. In de dagelijkse praktijk wisselen bedrijven nogal
eens van positie.
§2 Eerste briefing door de opdrachtgever
De eventmanager moet goed op de hoogte zijn van de sector: welke toeleverancier kan wat
leveren en wat is zijn expertise? Hij stuurt de toeleveranciers met zachte hand in de
gewenste richting om het concept en het uiteindelijke resultaat naadloos op elkaar te laten
aansluiten. De toeleveranciers worden daartoe uiteraard van voldoende informatie voorzien.
De eventmanager brieft hen bij voorkeur in een bijeenkomst, maar briefen kan ook
schriftelijk geschieden. In de briefing wordt nadere informatie gegeven over de organisatie
die de opdracht verschaft, de doelstellingen van het evenement, de gewenste look-and-feel
en het beschikbare budget. Over de opdrachtgever kan de eventmanager zijn
toeleveranciers het volgende laten weten:
- Naam, adres, enz.
- Aantal medewerkers
- Aantal vestigingen
- Bedrijfsonderdelen
- Marktpositie
- Producten en/of diensten
- Bedrijfssamenstelling
- Geschiedenis van het bedrijf
- Bedrijfscultuur
§3 Toeleveranciers bij de organisatie betrekken
In de praktijk varieert het moment waarop toeleveranciers bij de organisatie van een
evenement betrokken worden. Heeft een opdrachtgever al van tevoren bepaald welke
locatie of welke cateraar hij wil inzetten, dan zal de eventmanager de toeleveranciers vroeg
in het proces betrekken. Is er alleen nog maar een globaal idee dat nog nadere creatieve
uitwerking behoeft, dan worden de toeleveranciers meestal later ingeschakeld. Het in een
vroeg stadium inschakelen van toeleveranciers biedt echter grote voordelen. Bij het maken
van een voorstel en/of offerte kunnen hun sterke punten meegenomen worden en ze
kunnen hun ervaring en expertise inbrengen en hun creativiteit inzetten.
§4 Rol toeleveranciers in het offerteproces
Om een goed gefundeerde offerte te kunnen maken, zal de eventmanager een idee moeten
hebben van de kosten die uitbesteding aan toeleveranciers met zich meebrengt. Het is
,daarom niet ongebruikelijk toeleveranciers reeds in de offertefase alvast een kostenindicatie
te vragen. Voor wie werkt met vaste toeleveranciers is dat tamelijk eenvoudig.
Als het gaat om inschrijving in het kader van een grote Europese aanbesteding kan het voor
kleinere ondernemingen een optie zijn om daarop samen met de toeleveranciers in te
tekenen.
§5 Werken met toeleveranciers
Evenementenbureaus werken geregeld met vaste toeleveranciers. Een langdurige relatie
heeft veel voordelen: het samenspel tussen organisator en toeleverancier verloopt
gemakkelijker, er is een basis van vertrouwen, men kent elkaar sterktes en zwaktes en de
communicatielijnen zijn al gelegd. Ook voor de opdrachtgever kan een vaste toeleverancier
voordelen bieden: er worden vaak scherpe prijzen bedongen en de onderhandelingstijd is
korter. Toeleveranciers kunnen zelfs bepalend zijn voor het binnenhalen van een opdracht
als de definitieve keuze van de opdrachtgever afhangt van de kwaliteit of toegevoegde
waarde van de beoogde toeleveranciers. Evenementenorganisatoren hebben er dan baat bij
dat ze de kennis en ervaring en promotiemateriaal van de toeleveranciers kunnen inbrengen
in het voorstel of offerte.
Hoeveelheid toeleveranciers
Een evenement kan opgedeeld worden in verschillende onderdelen (deelnemende partijen).
Bij complexe evenementen kan daarvoor een breed scala aan partijen ingeschakeld worden.
Het ligt voor de hand dat meer onderdelen meer risico betekenen. Maar dat is soms schijn.
Goede toeleveranciers dragen hun steentje bij aan het eindresultaat en geven het
evenement met hun kennis en ervaring een meerwaarde. Het is daarom belangrijk om bij de
selectie van de toeleveranciers vooral te kijken naar hun betrouwbaarheid en hun inbreng.
De zwakste schakel bepaalt de sterkte van de ketting, hoe lang of kort deze ook is!
Keuze toeleveranciers
Uit onderzoek blijkt dat de keuze voor een toeleverancier de kwaliteit het belangrijkste
criterium is, gevolgd door prijs en service. Bij het selecteren van toeleveranciers doet de
eventmanager er goed aan zijn opdrachtgever voortdurend in het achterhoofd te houden.
Wat is de meest geschikte toeleverancier om diens doelstellingen te halen? Welke stijl van
opereren past het best bij dit evenement?
Heb je nog niet eerder zaken gedaan met een toeleverancier, dan loont het uiteraard de
moeite om van tevoren zo veel mogelijk over hem te weten te komen. Waaruit bestaat zijn
diensten-/goederenpakket, wat zijn de mogelijkheden, maar vooral ook: wat zijn de
onmogelijkheden? Er is een aantal makkelijke manieren om daarachter te komen:
- Zoek op internet of vraag informatie en promotiemateriaal op
- Vraag referenties
- Bezoek beurzen
- Lees vakbladen en vakgidsen
- Informeer bij brancheorganisaties
- Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken
- Vraag verschillende offertes aan
- Vraag naar leveringsvoorwaarden
Onderhandelen met toeleveranciers
, Na de keuze voor bepaalde toeleveranciers kan de eventmanager hen verder informeren.
Dat geschiedt op basis van de initiële briefing door de opdrachtgever en het concept van de
eventmanager. Deze briefing is heel concreet en is bedoeld om zo veel mogelijk informatie
uit te wisselen. Het is verstandig om gedurende het organisatieproces enkele malen met alle
toeleveranciers tezamen om de tafel te gaan om zo een eenduidige visie van het totaalbeeld
van het evenement te ontwikkelen. Vaak gebeurt dit aan het begin, een maand vooraf en
vlak voor het evenement. Ook worden hier de planningen en het draaiboek op elkaar
afgestemd.
In de briefing aan de toeleverancier staat in elk geval de volgende informatie:
- Basisgegevens:
- Datum
- Tijd
- Plaats
- Locatie
- Opdrachtgever
- Concept:
- Doel van het evenement
- Omschrijving van de doelgroep
- Inhoud van het concept
- Nadere uitleg over thematiek of boodschap
- Verwachtingen ten aanzien van inhoud
- Gasten:
- Aantal gasten
- Type gasten
- Programmatische of inhoudelijke invulling
- Inhoudelijke omschrijving van de programmaonderdelen
- Programma van minuut tot minuut
- Omschrijving presentatie
- Omschrijving entertainment
- Catering:
- Omschrijving
- Tijdsplanning
- Logistiek:
- Vervoer
- Parkeren
- Ontvangst en begeleiding
- Organisatie:
- Organisatieschema
- Overzicht toeleveranciers
- Taakverdeling
- En verder:
- Budget
- Tijdsplanning
- Inzet van middelen en materialen
- Niveau van oplevering
Behalve een gedetailleerde beschrijving van middelen en mensen die zullen worden ingezet,
moeten ook voorwaarden worden gesteld ten aanzien van normatieve elementen zoals stijl,
sfeer, verzorging en kwaliteit.
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller xninaxx. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $3.79. You're not tied to anything after your purchase.
