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Implementación de pólizas contables
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Detección y utilización de los diferentes tipos de pólizas contables.
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SISTEMA DE PÓLIZASEl procedimiento de pólizas puede funcionar con una, dos o tres clases de pólizas; cuando
funcionan con una, se le llama procedimiento de póliza única; cuando opera con dos, se le
denomina póliza de diario y caja, y cuando funciona con tres, se le da el nombre de procedimiento
de pólizas de diario, entrad de caja o ingreso y salida de caja o cheque.
Sistema de póliza única
En el sistema de póliza única se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de
operación, es decir, igual se anota en ella una operación de caja que se puede registrar una de
diario.
Esta póliza no es sino una hoja de papel, con un rayado y datos impresos en el anverso y reverso
de la misma, que puede adoptar diferentes medidas, como son el tamaño oficio, el medio oficio, el
de carta y que inclusive puede tener unas medidas especiales distintas a las mencionadas.
Conforme se van celebran las operaciones, se registran a máquina en estas hojas de papel
indicando en ellas todos los datos que componen un asiento, es decir, la fecha de la operación, el
nombre o nombres de las cuentas de cargo, el de las cuentas de crédito, los importes de los cargos
y de los créditos y, finalmente, la explicación o la redacción de la operación registrada.
Una vez escritos en la póliza los datos mencionados, deberán anexarse a ella todos los
comprobantes que respalden la operación efectuada y que justifiquen las cantidades de cargo o de
crédito a las cuentas correspondientes.
Finalmente, cuando ya se ha registrado la operación y anexado los comprobantes de la misma, se
harán constar en la parte inferior de la póliza las firmas de las personas que intervinieron en la
elaboración de ella, en su revisión y la de quien autorizó la operación.
Esta fase del trabajo consiste en anexar los comprobantes y hacer constar las firmas de las
personas que intervinieron, constituye la comprobación de operaciones a que hizo referencia al
principio.
Rayado de la póliza: en este caso, como en cualquier documento o registro de carácter contable, el
rayado y los datos que deben contener las pólizas pueden ser muy variables, según la clase de
póliza de que se trate, de los datos de carácter interno que se requieren en las mismas y, en
general de la organización de la empresa donde se ha establecido dicho sistema. Sin embargo,
tratándose de la póliza única, los datos que debe contener son los siguientes:
1. El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate.
2. El nombre de la póliza.
3. El número de la misma.
4. Columna para la fecha de operación.
5. Espacio de redacción para anotar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como la
redacción del asiento.
6. Dos columnas de valores, destinadas, la primera los cargos, y la segunda a los abonos.
7. Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación
de la póliza, y que son las siguientes:
, a) La persona que la hizo,
b) La persona que la revisó, y
c) La que autorizó
Registro de pólizas
Una vez que las pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron en su
formulación, revisión y aprobación, deberán anotarse en un libro que lleva el nombre de registro
de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de
más movimiento y el espacio de varas cuentas acostumbradas en esta clase de registro.
La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de pólizas,
estriba en que, en este último, se incluye dentro del rayado, una pequeña columna destinada a
anotar el número de cada póliza registrada.
Con respecto al número de la póliza, es conveniente hacer notar que este se asigna cuando la
póliza se registra, siguiendo para ello un orden progresivo.
De lo anterior se deduce que, si una póliza carece de números, este solo hecho indicará que no se
ha anotado en el registro de pólizas y, por tanto, que la operación asentada en ella aún o ha
quedado contabilizado en libros. Al final del periodo de concentración deberán obtenerse las
sumas de cada una de las columnas de valores del rayado, así como también el espacio de varias
cuentas para formular con esos totales un asiento de concentración en el diario general.
Sistema de pólizas de diario y cajas
La diferencia entre uno y otro sistema radica en que, mientras en el sistema diario y caja cada tipo
de operación se anota directamente en diario especial, en este sistema de pólizas, se registra en
pólizas especiales, de las que vamos a ocuparnos ahora.
La clasificación de operaciones n los dos grupos señalados da lugar a que las pólizas sean de las
siguientes dos clases:
1. Póliza de caja.
2. Póliza de diario.
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