Summary
Samenvatting Hoofdstuk 4 Administratieve organisatie
- Course
- Institution
Samenvatting Hoofdstuk 4
[Show more]
Seller
Follow
kristelroovers
Reviews received
Content preview
Hoofdstuk 4 Administratieve organisatie4.1 Grondslagen
Administratieve organisatie = betreft het ontwerpen en beoordelen van het
geheel van informatieverzorgende processen, procedures en instructies die zijn
gericht op de informatieverzorging ten behoeve van het besturen en doen
functioneren van de organisatie.
Centraal bij het besturen en functioneren van de organisatie staat het begrip
control: hoe goed beheerst het management het gedrag in de organisatie? Hierbij
wordt onderscheid gemaakt tussen beheersing/control van de organisatie als
geheel en beheersing van de processen (process control).
Figuur 4.1 blz. 75 Beheersingscyclus
Om ervoor te zorgen dat de AO zodanig kan functioneren dat aan de
doelstellingen wordt voldaan, moet een aantal zaken m.b.t de interne organisatie
zijn geregeld. Uitgangspunt voor de toepassing van de AO zijn de grondslagen
waarop de te nemen maatregelen berusten dan wel waarmee rekening gehouden
moet worden bij het treffen van deze maatregelen. Het gaat om de volgende
grondslagen:
De toepassing van bedrijfseconomische beginselen en criteria. De
maatregelen dienen altijd in het licht van de doelbewustheid,
doelmatigheid en doelgerichtheid van de organisatie te worden getroffen.
Denk hierbij aan kosten-batenanalyse van de te nemen maatregel.
De toepassing van de contingentiebenadering. Een organisatie is
afhankelijk van de omgeving waarin zij zich bevindt en wordt beïnvloed
door de zich wijzigende omstandigheden. Ook de AO moet zich aanpassen
aan de wijzigende omstandigheden.
Het management hoort ervoor te zorgen dat aan de volgend
randvoorwaarden is voldaan binnen een organisatie:
o Beschikbaarheid van geconcretiseerde, actuele doelstellingen van
de organisatie en haar processen, d.m.v. missie, visie, (meer)
jaarplannen, budgetten, normen en indicatoren
o Aanwezigheid van procedures, voorschriften en instructies
o Instelling van een onafhankelijk intern controleorgaan, zodat
controle op het gebruik van gedelegeerde bevoegdheden, naleving
van procedures, voorschriften en instructies en de werking van de
informatieverzorging plaatsvindt
o Aanwezigheid van geactualiseerde kwaliteitseisen voor de
informatieverzorging
o Aanwezigheid van informatiemanagement met een informatiebeleid
dat is afgestemd met het algemene beleid
Deze grondslagen dienen richtinggevend te zijn bij het praktisch handelen,
waarbij de te nemen administratief-organisatorische maatregelen zijn afgestemd
op (onder meer):
De omvang en structuur van de organisatie
De processen in hun onderlinge samenhang
De werkmethode
De arbeidsomstandigheden
De organisatiestructuur
4.2 Toepassing
, Het ontwerpen/beschrijven van een AO is de eerste fase van een
informatieverzorgingsproces.
De gehele cyclus van hoofdactiviteiten om een informatieverzorgingsproces tot
stand te brengen en te laten functioneren omvat 4 fasen:
1. Het ontwerpen/beoordelen van de AO functionaliteit van de AO in
samenhang met de overige systemen in de organisatie
2. Het invoeren/operationeel maken van het ontworpen systeem. Dit vereist:
a. Introductie aan en voorlichting van de personeelsleden
b. Het onderkennen van de consequenties voor de organisatie en de
medewerk(st)ers
c. Het opmaken en uitvoeren van een veranderingsplan
3. Het organiseren van het informatiemanagement
4. Het frequent beoordelen (evalueren) en zo nodig actualiseren van de AO
Figuur 4.2 blz. 77
4.3 Typologie van organisaties
Een algemeen bekende typologie is de typologie van Starreveld. Met behulp van
deze indeling ontstaat er een beeld per type organisatie over de bedreigingen en
de te nemen beheersingsmaatregelen.
4.4 Ontwerp administratieve organisatie
Allereerst moet je je een duidelijk beeld vormen van de organisatie waarvoor een
AO moet worden ontworpen (of waarvan deze moet worden beoordeeld). Hiertoe
kunnen de volgende 8 vragen dienen:
1. Met welke type organisatie heb ik te maken?
2. Welke probleempunten/attentiepunten zijn er vanuit de doelstelling van de
organisatie te bepalen?
3. Wat is de omvang van de organisatie en hoe is die organisatie
gestructureerd?
4. Hoe is de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde
gegevensverwerking gewaarborgd?
5. Welke processen kun je onderkennen om de doelstelling van de organisatie
te realiseren?
Procesorganisatieschema (figuur 4.5 blz. 80)
6. Welke activiteiten vinden binnen een bepaald proces plaats?
procesanalyse (figuur 4.6 blz. 81)
7. Is de SOLL-situatie per proces vastgelegd?
8. Is er een onafhankelijke controlefunctionaris en welke bevoegdheden zijn
aan hem gedelegeerd?
De genoemde voorschriften, instructies, procedures en andere vastleggingen
dienen om een organisatie goed te laten functioneren doordat zij onder meer
aangeven:
Wat en hoe iets moet worden gedaan
Wie voor wat verantwoordelijk is
Wie met wie moet communiceren en waarover
Het geheel van vastleggingen op een systematische wijze is op te nemen in een
Handboek Administratieve Organisatie. Binnen AO wordt vaak van schema’s
gebruik gemaakt omdat zij een duidelijk overzicht geven van de activiteiten van
een proces. Daarnaast kunnen schema’s worden gebruikt om:
De doelmatigheid van procedures te beoordelen
Inzicht te krijgen in de gevolgen van procedurewijzigingen
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller kristelroovers. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $4.28. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
67474 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 14 years now