Summary
Samenvatting BIV/AO
- Course
- Institution
Zeer uitgebreide samenvatting van de lessen BIV/AO, inclusief schema's met de risico's en bijbehorende beheersingsmaatregelen.
[Show more]
Seller
Follow
alishya
Reviews received
Content preview
Samenvatting Bestuurlijke informatievoorzieningCollege 1 – Inleiding in BIV
Hoofdstuk 1: Organisatie en informatie
De informatieverzorging van een onderneming is nooit een doel op zich, maar staat ten dienste van de doelen
van de onderneming, respectievelijk:
• Beheersen = Als de taken te veel voor één persoon worden, vindt er delegatie van taken plaats;
• Verantwoording afleggen = als er bevoegdheden worden gedelegeerd, is er sprake van een noodzaak
voor verantwoording.
• Besluitvorming = beslissingen kunnen alleen gemaakt worden op basis van informatie waarmee
potentieel voor- en nadelen van een beslissing in kaar gebracht kunnen worden;
• Het doen functioneren = als het management een beslissing neemt, moet deze informatie ook aan
kunnen komen bij het personeel. Ook moet het bedrijf onderling de acties met elkaar kunnen
afstemmen.
Bestuurlijke informatievoorziening = Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen,
vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen
(kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen functioneren en het beheersen van een huishouding, en ten
behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Er zijn twee soorten informatiestromen, namelijk;
• Horizontaal = de onderlinge coördinatie van afdelingen binnen een bedrijf die vooral betrekking heeft
op het functioneren. Vaak zijn hier bepaalde “coördinators” voor aangesteld;
• Verticaal = besluitvorming en verantwoording die afgelegd wordt. Hierbij gaan besluitvorming van hoog
naar laag en verantwoording natuurlijk andersom.
De aard van de verticale informatiestromen verandert aanzienlijk afhankelijk van het managementniveau
waarop de informatie wordt gebruikt. De drie klassen zijn, op volgorde van hoog naar laag, strategisch, tactisch
en operationeel. Hoe hoger het niveau, hoe “globaler”, voorspellender, meer van externe bron, minder vaak
gemaakt en niet-actueel de beslissingen zijn.
Administratieve organisatie (AO) houdt zich bezig met de inrichting van bestuurlijke processen. Het verband van
AO met BIV is het feit dat de AO het gehele complex van organisatorische maatregelen is die direct of indirect
zorgen voor een goede werking van de BIV.
Gegevens worden pas informatie wanneer deze gegevens betekenis hebben voor de gebruiker. Dat wil zeggen,
wanneer de gegevens gebruikt kunnen worden om de doelen van de onderneming te bereiken.
De tak van sport die toeziet op het beheersen van informatiesystemen heet informatiemanagement. In de
internationale variant van BIV en
AO samen, Accounting
Information Systems (AIS), wordt
dit gezien als één van de
belangrijkste pijlers. Een
informatiesysteem kan
schematisch weergegeven
worden in een zogenoemd
procesmodel. Een van de
bekendste procesmodellen is:
“het grondpatroon van
informatieverzorging”.
,Hierbij zijn de procedures
bepaalde handelingen die
met de ingevoerde
gegevens gedaan worden
zoals checks om zeker te
weten dat er geen onzin in
komt. De
gegevensverzamelingen
slaan weer op bepaalde
uitwisselingen van
gegevens, zoals
bijvoorbeeld een
klantnummer bij een
emailadres van een
bestaande klant. Bij de
uitvoer zijn tenslotte de
gegevens informatie
geworden, gezien er uit
komt wat relevant is voor
de doelstellingen van de
onderneming.
Een bedrijf kan zowel centraal als decentraal georganiseerd zijn, hierop zijn 4 factoren van toepassing;
• Maatschappelijke ontwikkelingen = de maatschappelijke tendens is richting veel decentralisatie, wat
dus ook veel delegatie inhoudt. Een voorbeeld hiervan is Unit management, waarbij de
bedrijfsafdelingen als losse eenheden gezien worden;
• Motivatie/betrokkenheid personeel = hoe meer verantwoordelijkheden werknemers krijgen, hoe
gemotiveerder ze raken (empowerment);
• Kosten en baten = door decentralisatie kan er minder geprofiteerd worden van schaalvoordelen en ook
de controletechnische functiescheiding kan tekort schieten. Aan de andere kant is de motivatie hoger,
meer specifieke soorten informatieverwerking mogelijk en meer risicospreiding;
• Gebruikerseisen = onder andere de gewenste beheersbaarheid en controle zijn van invloed, net als de
vertraging van de informatie en specifieke informatie-vereisten.
Kritiek succesfactoren (KSF’s) zijn bepalend voor het behalen van een concurrentievoordeel. Het is gewenst dat
de informatiesystemen informatie verschaffen waarin deze KSF’s gemeten kunnen worden, dit kan als volgt;
1. KSF’s vaststellen → hierbij is het belangrijk om te kijken naar informatie uit externe bronnen en maar
een select aantal aan te houden om zo een focus aan te geven;
2. Bedrijfsprocessen vaststellen → de interne processen worden in kaart gebracht inclusief sterke en
zwakke punten;
3. Matrix bedrijfsprocessen en KSF’s → de KSF’s worden gematched met bedrijfsprocessen door middel
van een matrix. Hierbij is het nuttig ook alvast normen op te stellen om te gebruiken als
vergelijkingsmateriaal;
4. Managementrapportages → aan de KSF’s worden waarden met bijbehorende verklaringen toegevoegd.
De balanced scorecard (BSC) is geïntroduceerd om het succes van een onderneming te meten en hierbij een
balans te vinden tussen financiële en niet-financiële informatie. Hij bestaat uit 4 delen;
• Innovatief perspectief, zoals nieuwe producten;
• Financieel perspectief, zoals winst;
• Klantenperspectief, zoals leveringstijd;
• Intern perspectief, zoals medewerkerstevredenheid.
,Er zijn drie soorten organisatieniveaus, namelijk;
• Strategisch = kijkt veel naar externe informatie en hier probeert men een concurrentievoordeel te
creëren. Bij BIV wordt de strategie als een gegeven gezien en wordt daarom amper behandeld;
• Tactisch = hier vindt onder andere de structurering van de onderneming plaats. Hierbij zijn verschillende
oriëntaties mogelijk;
o Functionele oriëntatie = alle werknemers met eenzelfde soort taak, vormen samen een
afdeling, zoals de inkoopafdeling;
o Procesoriëntatie = alle werknemers die nodig zijn om het proces te volbrengen, werken samen
(meer flexibel);
o Matrixorganisatie = een vorm die het beste van de twee oriëntaties naar voren probeert te
halen.
• Operationeel = hier worden de beslissingen genomen om de onderneming draaiende te houden binnen
de al gegeven kaders van het strategische en tactische niveau.
Besturing en beheersing
kunnen niet los van elkaar
worden gezien; door middel
van besturing wordt
beoogde te komen te
beheersing van een bepaald
object. Het
besturingsparadigma is
daarom een belangrijk
procesmodel. De volgende
vier elementen zullen altijd
aanwezig zijn als het gaat om
besturing en beheersing;
• Bestuurd systeem =
het object dat
bestuurd wordt,
zoals een organisatie;
• Besturend systeem = degene die het bestuurd systeem aanstuurt, zoals het management van de
organisatie;
• Informatiesysteem = de manier waarop informatie verwerkt wordt, gebaseerd op interne en externe
gegevens, zoals het management die taken geeft aan de medewerkers, die vervolgens weer
verantwoording afleggen aan de managers over de mate waarin de taken zijn vervuld;
• Omgeving = in- en externe partijen die de uitvoer van het bestuurde systeem opneemt en invoer
genereert, zoals klanten of leveranciers.
Het besturingsparadigma is gebaseerd op een traditionele visie op beheersing van organisaties die is ontleend
aan de cybernetica. Een dergelijk cybernetisch beheersingssysteem bestaat uit vier componenten;
Component Onderdeel van
Een meetinstrument dat de werkelijkheid meet Informatiesysteem
Een mechanisme dat de afwijkingen van een vastgesteld criterium bepaalt. Informatiesysteem
Een instrument dat het gedrag van het bestuurd systeem aanpast als de afwijking Besturend systeem
van een vastgesteld criterium een bepaalde kritieke grens overschrijdt
De organisatie waarin de gegevens ontstaan Bestuurd systeem
Management is het aansturen van mensen zodat ze zich in de juiste richting bewegen. De managementfase
bestaat uit vijf verschillende fasen; Planning → inrichting → uitvoering → evaluatie → bijsturing
Bijsturing kan op twee manieren worden toegepast;
• Single-loop learning = het realisatieproces aanpassen;
• Double-loop learning = de doelstelling aanpassen.
, De personen die het meest in hun dagelijks leven te maken hebben met BIV zijn;
• De accountant = degene die de jaarrekeningen en hiermee dus ook de kwaliteit van de interne controle
en betrouwbaarheid van de informatie in de jaarrekening controleert. In principe geldt, hoe beter de
interne controle, hoe minder gegevensgerichte werkzaamheden;
• De controller = de intermediair tussen de werkvloer en het management die fungeert als financieel
geweten van de onderneming. Er zijn drie soorten controllers;
o Business advocates = sterk betrokken bij het management en de ondersteuning hiervan met
een prospectieve blik en minder met de betrouwbaarheid van de informatie;
o Corporate policemen = ziet zichzelf meer als een buitenstaande die slechts verantwoordelijk is
voor de betrouwbaarheid van de financiële informatievoorziening. Ze vervullen een sterk
controlerende rol, met een retrospectieve blik en zijn onafhankelijk van het management;
o Financieel adviseurs = kiezen het beste van de twee werelden door mee te denken met het
management maar dat te doen vanuit de kerncompetentie die op het financiële vlak ligt.
• Informatiemanager = degene die de toepassingen van IT plant en de onderlinge systemen laat
samenwerken.
Hoofdstuk 2: Interne beheersing en informatie
Hoewel BIV zich bezig houdt met de beheersing van de informatieverzorging, heeft het ook raakvlakken met de
organisatiebeheersing en de IT-beheersing. Beheersen heeft dan ook als doel om een organisatie, IT-netwerk of
informatiesysteem zo efficiënt mogelijk haar doelen te laten realiseren.
Beheersen is iets anders besturen. Door middel van bestuur wordt geprobeerd een onderneming te beheersen.
In organisaties heerst een beheersingsbehoefte om zo misstanden zoals fraude tijdig te ontdekken of zelfs te
voorkomen.
De Engelse term voor beheersen is “control”. Bij een control worden niet alleen normen gesteld en afwijkingen
van die normen gecorrigeerd, maar worden ook van tevoren al maatregelen genomen om de afwijkingen zoveel
mogelijk voor te zijn. Hierdoor zijn de definities van interne controle en internal control dus wezenlijk anders;
• interne controle = alle controle op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen, door of namens de
leiding van een organisatie;
• Internal control = een proces dat in gang wordt gezet door het bestuur, de commissarissen, het
management en ander personeel, dat redelijke zekerheid moet geven inzake het bereiken van
doelstellingen op het gebied van verslaggeving, bedrijfsvoering en naleving van wet- en regelgeving.
De interne beheersing werkt dus op drie verschillende gebieden;
• Verslaggeving = de informatieverzorging moet betrouwbaar en overeenkomstig met de werkelijkheid
zijn;
• Bedrijfsvoering = onjuiste bedrijfsfinanciële en operationele beslissingen beperken. Tevens ook de
effectiviteit en efficiency waarborgen en waarde in de onderneming behouden.
• Naleving = juridische conflicten vermijden.
Management control is min of meer hetzelfde als internal control. De insteek zit echter anders. Nu gaat het
namelijk over het feit of de werknemers zich wel gedragen zoals het management van hen verlangt. Het
management verlangt van hen dat ze de ondernemingsdoelen trachten te realiseren. Het uiteindelijke doel is
daarmee hetzelfde.
Twee belangrijke kenmerken van management control zijn;
• Sterke gedragsmatige oriëntatie = beloningen wanneer wenselijk gedrag wordt vertoond, gedragscodes,
juiste voorbeeld geven en bepaald soort mensen aannemen;
• Primaire insteek vanuit de strategie van de organisatie = het doordrukken van de strategie door de
gehele onderneming.
Iets is van goede kwaliteit als het voldoet aan de toetsingscriteria. BIV hanteert 4 verschillende kwaliteitscriteria,
namelijk; strategisch, bedrijfsoperationeel, ICT, en informatie en communicatie.
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller alishya. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $5.86. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
55628 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 14 years now