Summary
Samenvatting Nevi 1 Publiek uitvoeren van onderhandse procedures
- Course
- Institution
Volledige samenvatting Nevi I Publiek uitvoeren van onderhandse procedures.
[Show more]
1 review
By: kkooistra2 • 5 months ago
Seller
Follow
V1998
Reviews received
Content preview
Samenvatting Nevi I Uitvoeren van onderhandse proceduresAlgemene inleiding
Onderhandse aanbestedingsprocedures: specificeren, selecteren, contracteren.
Drie onderwerpen die aan de orde komen als het tactische proces is afgerond: operationele inkoop,
contractbeheer en contractmanagement.
4 W’s: Wie, Wat, Waarde en Welke procedure.
Wie = Is het een aanbestedende dienst of niet?
Wat = Om welke soort overheidsopdracht gaat het? We hebben verschillende voorwerpen van een aanbesteding wat werken, leveringen
of diensten kunnen zijn maar tegelijkertijd kan het ook een raamovereenkomst zijn.
Waarde = De raming van de waarde van de aanbesteding.
Wat is de staat? Rijksoverheid, dit zijn de ministeries van volksgezondheid. Alle ministers voeren werk uit voor de staat wat betekend dat
het een publiekrechtelijke rechtspersoon is.
Publiekrechtelijke instelling is expliciet een privaatrechtelijke instelling die voor meer dan de helft door de overheid wordt gefinancierd.
Daarnaast betekend niet aanbestedingsplichtig dat het geen aanbestedende dienst is.
- Ziekenhuis is semi-publiek. Het ziekenhuis is geen publiekrechtelijke persoon maar een privaatrechtelijke persoon. Wat voor
privaatrechtelijk rechtspersoon kan een ziekenhuis zijn? Het kan een stichting of BV zijn. De financiering: Een streekziekenhuis
wordt meer en deels gefinancierd door burgers tenzij de financiering uit minder dan de helft publieke middelen bestaat (bijv.
privékliniek), dus meer en deel privé. Meestal is het een stichting, omdat ze geen winst willen maken.
- Een hogeschool is vaak een publiekrechtelijke instelling. Maar officieel: Het is altijd een privaatrechtelijke rechtspersoon die
publieke taken uitvoert.
Wat is een bezwarende titel? Er staat een tegenprestatie tegenover die ook op geld kan worden gewaardeerd. Is een transactie gratis, dan
valt het niet onder de term overheidsopdracht. Je mag niet iets gratis uitvoeren, om te voorkomen dat je niet hoeft aan te besteden.
Onderhandelingsprocedure zonder aankondiging: Je kondigt het niet aan en gaat meteen onderhandelen met de leverancier. Bijvoorbeeld
met spoed als je snel mondkapjes moet inkopen.
Level playing field (gelijk speelveld): Een situatie waarbij de concurrentie niet wordt vervalst en iedereen op transparante wijze gelijk wordt
behandeld. Er zijn waarborgen ingebouwd om corruptie te voorkomen, bijv. iedereen op de hoogte houden dat bij een marktconsultatie
leverancier x betrokken was. De wet zegt dat je daar transparant in moet zijn en iedereen van op de hoogte moet stellen.
Economisch Meest voordelige Inschrijving (MVI) is een paraplu voor 3 verschillende gunningscriterium: beste prijs-kwaliteitverhouding,
laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit en laagste prijs.
TCO: total cost of ownership. Is handig als uitgangspunt in je aanbesteding, omdat je dan niet meer voor verassingen staat van kosten die
achteraf komen. Meerwerk komt omdat je heel erg op de laagste prijs hebt gezeten, waar je nadien niet mee wegkomt. De leverancier
komt vervolgens met een zooi van onderhoud etc. waardoor de TCO uiteindelijk duurder uitvalt als bij andere leveranciers. Activity trap: de
leverancier heeft er alleen maar baat bij dat er meer incidenten of storingen komen, want dan kan hij meer in rekening brengen. TCO
probeert dit te voorkomen door te kijken naar de verborgen kosten.
Laagste prijs: Bij beveiligingsdiensten kun je bijvoorbeeld niet op de laagste prijs zitten, want dan is de kwaliteit wellicht niet goed. Het gaat
erom dat bpkv als hoofdregel wordt geregeld, want dit heeft het Europese hof afgesproken. Je mag alleen op laagste prijs als er
gemotiveerd kan worden dat er kwalitatief nauwelijks onderscheid is.
,Hoofdstuk 1: Doorlopen van onderhandse aanbestedingsprocedures
Onderhandse aanbestedingsprocedures: De opdracht wordt uit de hand gegund. Dat houdt in dat er voor de
opdracht geen openbare aankondiging wordt geplaatst. De aanbestedende dienst bepaalt zelf aan welke
ondernemer(s) een offerte wordt gevraagd. Er zijn twee vormen: de enkelvoudig onderhandse procedure en de
meervoudig onderhandse procedure.
!! Enkelvoudig onderhandse procedure: De opdracht wordt één-op-één gegund aan de ondernemer die de
aanbestedende dienst daarvoor heeft gekozen.
- Deze procedure kun je toepassen op opdrachten van geringe waarde, zoals vastgelegd in het eigen
inkoop- en aanbestedingsbeleid. Hierbij wordt de Gids Proportionaliteit in acht genomen.
- Geen concurrentiestelling en dus geen marktwerking. Het is belangrijk dat de aanbestedende dienst
een goed inzicht in de markt heeft en een zorgvuldige raming maakt van de opdrachtwaarde.
Daarmee kan objectief worden vastgesteld of de financiële aanbieding marktconform is.
- De aanbestedende dienst moet op basis van objectieve criteria één ondernemer selecteren. Op basis
van deze objectieve criteria moet de aanbestedende dienst, op diens verzoek, aan ondernemers
kunnen motiveren waarom de betreffende ondernemer is uitgenodigd.
- Deze procedure biedt de grootste vrijheid voor de inrichting van de offerteaanvraag.
- Geen uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria.
- Er kan wel sprake zijn van een programma van eisen en wensen of bestek, hoeft niet.
- Altijd sprake van contractuele voorwaarden.
- Deze procedure heeft de kortste doorlooptijd.
- Bureaucreatie en administratieve lasten zijn gering.
- Er moet een redelijke termijn voor uitbrengen van een offerte worden geboden.
- Onderhandelen over de offerte mag.
- De opdracht kan direct gegund worden, geen beroeps- en bezwaartermijn.
!! Meervoudig onderhandse procedure: De opdracht wordt gegund na concurrentiestelling tussen een beperkt
aantal ondernemers die door de aanbestedende dienst zijn gekozen.
- Deze procedure kun je toepassen op opdrachten zoals vastgelegd in het eigen inkoop- en
aanbestedingsbeleid. De Gids Proportionaliteit moet worden gevolgd.
- Er wordt een beperkt aantal ondernemers (minimaal drie en maximaal vijf) uitgenodigd.
Concurrentiestelling is dus mogelijk en marktwerking blijft aanwezig.
- Voor het selecteren van ondernemers kan worden gewerkt met zogenaamde groslijsten.
- Uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en/of selectiecriteria alleen als ondernemers onbekend zijn.
Past de aanbestedende dienst deze toe, dan is het verplicht het UEA toe te passen.
- De uitvraag dient te voldoen aan de beginselen en uitgangspunten van het aanbestedingsrecht:
transparantie, gelijke behandeling en proportionaliteit.
- De bureaucratie en administratieve lasten zijn zowel voor de aanbestedende dienst als voor de
geselecteerde ondernemers veel lager dan bij de nationale en Europese procedures, terwijl toch de
concurrentiestelling en marktwerking gewaarborgd blijven. Veel aanbestedende diensten leggen
daarom in hun inkoop- en aanbestedingsbeleid vast dat er tot aan de Europese drempelbedragen
meervoudig onderhands mag worden aanbesteed.
We hebben te maken met: Uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria. Het verschil tussen een openbare en niet openbare
Europese aanbesteding is dat je bij een niet openbare Europese aanbesteding selectiecriteria hebt, je wilt namelijk het aantal gegadigden
beperken.
Verschil tussen geschiktheidseisen en selectiecriteria: De een gaat over de aanbieder en de ander over de aanbieding. Bij selectie kun je
naast knock out iets zeggen over het geven van rapportcijfers, in hoeverre iemand geselecteerd is om tot de laatste 5 te behoren en de
overige vallen dan af. Als nummer 6 klaagt dat hij niet is geselecteerd dan ga je dat motiveren door aan te sluiten bij het rapportcijfer van
nummer 5. Een selectiecriterium kan ook de manier waarop je met klanten en gastvrijheid omgaat in het bedrijf zijn.
Bij MVO moet je terughoudend zijn met je uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Tenzij je te maken hebt met heel veel nieuwe
toetreders op de markt, want dan kun je beredeneren dat je wel geschiktheidseisen gaat hanteren omdat je de markt en toetreders nog
niet goed kent.
Verschil selectiecriteria en gunningscriteria: Gunning is op de aanbieding en selectie is op de aanbieder. Bij selectiecriteria kijk je naar de
inschrijver bij de niet openbare procedure om de kandidaten te beperken. Bij gunningscriteria kijk je naar de inschrijving, ofwel hetgeen
waar je de kandidaten op gaat beoordelen.
,Facultatieve uitsluitingsgronden: Deze moet je nog expliciet aanvinken in de formulieren om ze van toepassing te verklaren, ofwel ‘de
aanbestedende dienst kan’.
Meervoudig onderhandse procedure: proces:
- Offerteaanvraag opstellen met programma van eisen of bestek en een concept overeenkomst en/of
algemene inkoopvoorwaarden.
- De aanbestedende dienst kiest zelf de ondernemers die worden uitgenodigd een offerte in te dienen.
- De procedure kan worden gepubliceerd via een elektronisch systeem of per email.
- Mogelijkheid tot vragen stellen (Nota van Inlichtingen).
- Beoordelen op basis van gunningscriteria.
- Redelijke termijn voor opstellen offertes.
- Opschortende termijn na meedelen gunningsbeslissing.
Meervoudig onderhandse procedure: selecteren ondernemers:
- Proportioneel aantal ondernemers uitnodigen. Als meer ondernemers worden uitgenodigd, worden er
ook meer ondernemers aan het werk gezet om een offerte te maken. Dit verhoogt de
transactiekosten, die dan niet meer in verhouding staan tot de opdrachtwaarde.
- Ondernemers moeten een gelijke kans hebben om tot de geselecteerde ondernemers te behoren. De
aanbestedende dienst moet gemotiveerd op objectieve gronden kunnen motiveren waarom deze
ondernemers zijn uitgenodigd.
- Kiezen op objectieve gronden.
- Er is in de aanbestedingsprocedure alleen sprake van het hanteren van uitsluitingsgronden en
geschiktheidseisen en/of selectiecriteria als de uitgenodigde ondernemers nog niet bij de
aanbestedende dienst bekend zijn. Er is altijd wél sprake van:
o Gunningscriteria.
o Een programma van eisen en wensen of bestek.
o Contractuele voorwaarden.
- Uitnodigen lokale ondernemers mag:
o Definitie ‘lokale ondernemer’ moet openbaar zijn.
o Alleen maar lokale ondernemers uitnodigen mag niet.
Meervoudig onderhandse procedure: kenmerken:
- Procedure moet volstrekt duidelijk zijn voor inschrijvers.
- De procedure heeft een relatief korte doorlooptijd.
- Onderhandelen over de offertes is niet toegestaan.
- Gunningsbeslissing motiveren:
o Zelfde eisen als Europese aanbestedingsprocedure.
o Scores van inschrijving en winnende inschrijving, motivatie als niet maximaal is gescoord met
de kenmerken en relatieve voordelen van de winnende inschrijver.
- Lengte opschortende termijn is vrij en dient voldoende te zijn om effectieve rechtsbescherming
mogelijk te maken (circa 10 dagen).
Laat de opschortende termijn ook de vervaltermijn zijn. Als je een opschortende termijn hebt van 10 dagen gaan we geen overeenkomst
sluiten met de winnende leverancier en mag je bezwaar aantekenen. Ga je buiten de termijn zitten dan is de termijn ook vervallen. Een
opschortende termijn zonder vervaltermijn betekend dat je aan langer als die 10 dagen zit.
Wanneer enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden:
- Ligt vast in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de aanbestedende dienst. Hierbij moet rekening
gehouden worden met de voorschriften uit de Gids Proportionaliteit (zie onderstaande schema’s).
Groen = doen, rood = niet toegestaan (tenzij de afwijking gemotiveerd wordt), oranje = grensgebied.
Het oranje gebied geeft de overgang tussen twee procedures aan.
- In deze schema’s is geen rekening gehouden met:
o Grensoverschrijdend belang. Bij opdrachten onder de Europese drempelwaarden die een
duidelijk grensoverschrijdend belang hebben, wordt een nationale aanbestedingsprocedure
gevolgd.
o Sociale en andere specifieke diensten waarvoor in afwijking van de reguliere Europese
drempelwaarde voor diensten een bedrag van € 750.000 geldt.
,Leveringen en diensten decentrale overheid
Werken voor alle klassieke overheden
Centrale overheid: grensbedragen en aangewezen procedures
Wat is het verschil tussen een nationale aanbesteding en een mvo? Een nationale aanbesteding is onder de Europese drempel en boven de
drempel van mvo. Bij een nationale aanbesteding kunnen leveranciers zich gewoon op de aanbesteding inschrijven en bij mvo kies je de
leveranciers van tevoren uit. Daarnaast moet er bij nationale aanbesteding gepubliceerd worden op tendernet met een aankondiging in
Nederland.
Waar kan ik aan opmaken of iets enkelvoudig onderhands kan worden aanbesteed? In het eigen inkoopbeleid van de organisatie staat
wanneer iets meervoudig en enkelvoudig mag worden aanbesteed.
Hoofdstuk 2: Termijnen en planningen bij onderhandse procedures
!! Termijnen onderhandse procedures:
- Bij enkelvoudig onderhandse procedures ben je vrij om de termijnen te bepalen.
- Termijnen bij meervoudig onderhandse procedure:
o Verstrekken van inlichtingen (Nota van Inlichtingen): minimumtermijn van 6 dagen, 4 dagen
bij urgente situaties.
o Indienen van inschrijvingen:
o Mededelen van uitsluiting en afwijzing: moet proportioneel zijn in relatie tot de planning van
de gehele procedure. De afwijzing moet zo vroeg mogelijk in het aanbestedingsproces
worden verzonden. Dan is er voldoende mogelijkheid voor uitwisseling van informatie
voordat het kan gaan escaleren. Gebruikelijk is om 15 dagen aan te houden.
o Opschortende termijn gunningsbeslissing: proportioneel en moet voldoende zijn om
effectieve rechtsbescherming mogelijk te maken. Gebruikelijk is om 10 dagen aan te houden.
,Voorbeeldplanning meervoudig onderhandse procedure:
- !! Effectieve doorlooptijd van een meervoudig onderhandse aanbesteding: 5 tot 6 weken vanaf het
uitnodigen van ondernemers tot en met het versturen van de opdrachtbrief.
- Voor een MVO wordt geen aankondiging van gegunde opdracht bekend gemaakt. Hier gaat het
immers om een besloten aanbesteding waarvoor een beperkt aantal ondernemers wordt uitgenodigd.
Hoofdstuk 3: Selecteren van de uit te nodigen ondernemers
!! Selecteren van ondernemers: Als een aanbestedende dienst voor bepaalde typen leveringen, diensten of
werken herhaaldelijk opdrachten wil gunnen, kan gewerkt worden met lijsten van geschikte ondernemers. Uit
deze lijsten kunnen dan per te gunnen opdracht de ondernemers worden geselecteerd die uitgenodigd worden
om een aanbieding te doen. De aanbestedende dienst moet hierbij in de gaten houden dat de geraamde
financiële waarde van alle soortgelijke opdrachten samen niet boven het Europese drempelbedrag komt.
- Het is belangrijk dat een aanbestedende dienst beleid ontwikkelt voor het selecteren van
ondernemers en het opstellen van lijsten, of hiervoor een systematische aanpak heeft.
- Niet steeds dezelfde ondernemers kiezen, anders is de kans groot dat er potentiële ondernemers
worden genegeerd die op basis van objectieve criteria ook in aanmerking zouden komen. Daarnaast
het risico dat je de voeling met de markt verliest.
- Verschillende selectiemethodieken van ondernemers: De keuze wordt gemaakt op basis van de
frequentie waarmee opdrachten zullen worden gegund en de flexibiliteit die nodig is om de doelen te
realiseren die voor de opdracht gelden.
o Projectmatige methode.
o Groslijstmethodiek.
o Raamovereenkomst: Als de in te kopen behoefte vooraf al voldoende kan worden
gespecificeerd. Er kan dan een raamovereenkomst worden aanbesteed waarnaar alle
geïnteresseerde ondernemers kunnen meedingen. De winnaars mogen per opdracht een
offerte uitbrengen en er hoeft niet iedere keer een keuze van uit te nodigen ondernemers te
worden gemaakt. Is een manier waarop de shortlist tot stand komt. Daarnaast geschikt als de
geraamde financiële waarde van alle opdrachten samen boven het EU-drempelbedrag komt.
o Dynamisch aankoopsysteem (DAS): Geldt hetzelfde voor als bij een raamovereenkomst. Een
raamovereenkomst is geschikter dan een DAS als er regelmatig opdrachten worden gegund.
Een raamovereenkomst mag 4 jaar duren. Daarnaast moet je in een raamovereenkomst een plafond aangeven. De waarde van de
raamovereenkomst moet realistisch zijn en mag dus niet te hoog worden ingezet. Een raamovereenkomst is een opdracht en procedure.
DAS: Een soort marktplaats voor het inhuur van personeel. Je hebt een aantal selectiecriteria opgesteld zodat je kunt deelnemen. Alle
leveranciers gaan vervolgens inschrijvingen doen voor de inhuur van personeel en dit kan dan gegund worden. Het hele jaar door kun je
, deelnemen aan een DAS opdracht. Een leverancier die toegelaten is tot een DAS weet dat hij kans maakt op een gegunde opdracht. Om in
DAS te komen moet je wel voldoen aan de selectiecriteria.
Bij een DAS heb je een gerichtere vraag en weet je wat je wilt hebben. De pool van leveranciers die je hebt geselecteerd doen vervolgens
mee. Bij een raamovereenkomst is dit anders en kun je binnen het contract nog afwijken in de hoeveelheden.
Stel je bent een leverancier die wilt meedoen aan de DAS bij een meervoudig onderhandse aanbesteding. Je kan dan selectie en
gunningscriteria opstellen. Echter, in het kader van een MVO moet je terughoudend zijn met uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen.
Matrix selectiemethodiek:
Projectmatige methode: Per project (opdracht) wordt een selectie gemaakt. De manier waarop dit gebeurt kan
per project verschillen. Voor: complexe projecten, veel ruimte voor inbreng van projectleiders/budgethouders,
groot intern draagvlak, kwaliteit van de selectie afhankelijk van marktkennis, oude patronen loslaten, risico op
integriteitsrisico’s en favoritisme.
De belangrijkste stappen zijn:
1. Samenstellen longlist ondernemers: Stel criteria op waaraan de ondernemers moeten voldoen, doe
een marktverkenning, laat een diverse groep van mensen ondernemers aandragen, zoek eventuele
toetreders (startups). Stel de criteria vast op basis van de projectdoelen en (inkoop)beleid.
2. Selectie voor shortlist: Drie tot vijf ondernemers worden uitgenodigd door uit de longlist een shortlist
op te stellen. Vaak op basis van één of meer van de criteria die onder punt 1 vermeld staan. Neem
eventueel de ondernemers die het net niet tot de shortlist maken op in een reservelijst.
3. Reflectie, controle: Beschouw de shortlist nog eens nader.
4. Goedkeuring shortlist.
5. Capaciteit van ondernemers natrekken: Door de capaciteit van de geselecteerde ondernemers vooraf
na te trekken, voorkom je dat ondernemers onnodig inschrijven.
Favoritisme: Je hebt een voorkeur voor een bepaalde leverancier en schuift de opdracht daar naartoe. Vooral in de zorg gebeurt dit veel.
!! Groslijstmethodiek:
- Voor een specifieke inkoopcategorie of een specifiek vakgebied wordt een lijst met ondernemers
opgesteld.
- Per opdracht drie tot vijf ondernemers kiezen uit de groslijst.
- Alleen mogelijk als de te gunnen opdrachten tezamen het Europese drempelbedrag niet overschrijden
of als ze voldoende verschillend zijn om niet opgeteld te hoeven worden.
- Stappen:
o 1. Voorbereiden
o 2. Indelen
o 3. Samenstellen
o 4. Opschonen
Wat is een nadeel van een groslijst? In deze lijst rouleren een aantal bedrijven en voor nieuwe toetreders wordt het heel lastig om op deze
lijst te komen. Probeer te kijken naar hoe de ondernemers functioneren op de groslijst.
Groslijstmethodiek stap 1: voorbereiden
- Stel vast voor welke inkoop categorieën groslijsten relevant kunnen zijn (spend-analyse).
- Afstemmen met interne opdrachtgevers voor inzicht in projectdoelen, omvang en aard.
- Verkennen leveranciers markt om inzicht te krijgen in de geschikte ondernemers per groslijst.
- Doelen voor de groslijst stellen.
Groslijstmethodiek stap 2: indelen
- Aantal groslijsten: Stel groslijsten op naar de aard van de opdracht, maar maak deze niet te specifiek.
Zorg voor een beschrijving van de verwachten opdrachten per categorie. Het is mogelijk om een
groslijst naar grootte van de opdracht in te delen. Stel per groslijst criteria op.
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller V1998. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $9.64. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
67474 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 14 years now