In deze uitwerking beschrijf ik stapsgewijs hoe je een groot event organiseert op een projectmatige manier. Het is duidelijk geschreven en geeft je een mooi houvast voor hoe je de verschillende onderdelen zoals een draaiboek en (GANNT-)planning kunt uitwerken voor jouw event. Het stuk is beoordeeld...
Projectplan < Naam Event >
Dé ontmoetingsplek voor vakmensen die alles uit beton
willen halen. Nu én na 2030!
Naam X
Studentnummer X
Datum X
Opleider NCOI
Naam opleiding HBO Eventmanagement
Naam module Eventmanagement
,VOORWOORD
Mijn naam is << Naam + persoonlijk relevante details die je wilt delen >>
De reden dat ik vorig jaar ben gestart met de opleiding HBO Eventmanagement is dat ik als Event
Coördinator behoefte heb aan meer praktische en theoretische basiskennis en tools om projecten en
evenementen (nog) efficiënter en kwalitatief beter en aansprekender te organiseren.
Dat laatste aspect vind ik met de beperkingen die Covid-19 met zich meebrengt, een nog grotere
uitdaging. De stof die we in de module Eventmanagement hebben behandeld, sluit naadloos aan op wat
er van mij wordt verwacht in mijn werk en dat ervaar ik als heel waardevol.
Dit projectplan betreft de uitwerking van de moduleopdracht Eventmanagement, onderdeel van de
opleiding HBO Eventmanagement. In dit projectplan beschrijf ik hoe de conceptontwikkeling,
communicatie en organisatie van het event < Naam Event > tot stand komt.
Via deze weg wil ik graag mijn docent < X > bedanken voor zijn eerlijke, constructieve feedback op mijn
uitwerkingen van het huiswerk en van de moduleopdracht.
2
, SAMENVATTING
Dit projectplan is opgesteld voor de < Naam Organisatie >. Deze vereniging profileert zichzelf als hét
kennisnetwerk van de betonbouw. De activiteiten die zij organiseert staan altijd in het teken van kennis
delen, kennis opdoen en kennis maken (< Naam Organisatie >, 2022). Dit gebeurt enerzijds door
middel van het opleidingsaanbod en anderzijds door middel van online en live events.
Als Event Coördinator ben ik door het management gevraagd een event, genaamd < Naam Event >, op
te zetten en te organiseren voor de 3e donderdag van november 2022. De aanleiding hiervoor is de
behoefte aan meer live events die binnen de betonbouwsector leeft. De behoefte om elkaar te
ontmoeten, te sparren en kennis en ervaringen uit te wisselen.
Ook staat de sector voor een grote gemeenschappelijke uitdaging om de voorgeschreven CO2-reductie
doelstellingen voor 2030 te halen. Als ‘Hét kennisnetwerk voor de Betonbouw’ ziet de < Naam
Organisatie > hierin een rol voor zichzelf weggelegd. Bovendien is dit event een mooie invulling voor de
3e donderdag van november 2022 waarop al ruim 60 jaar het eenmalig (naar juni 2022) verplaatste <<
Event X >> normaliter plaatsvindt.
Het beoogde doel is dat 500 vakmensen uit de betonbouwsector hebben deelgenomen aan < Naam
Event > dat op donderdag 17 november 2022 plaatsvindt. De dag wordt door de deelnemers
gewaardeerd met minimaal een gemiddeld cijfer van 8.5 (10-puntsschaal). Minstens 80% van de
respondenten geeft aan dat het event heeft bijgedragen aan het opdoen van waardevolle kennis en
inzichten ten aanzien van de toepassing van het materiaal beton in relatie tot de CO2-reductie
richtlijnen. De gewenste gedragsverandering is dat men kritischer wordt in de toepassing van beton en
de innovaties voor duurzamer beton meer aandacht en prioriteit krijgt. Als spin-off van dit evenement
schrijft 3% (= 15 deelnemers en/of collega’s) van het beoogde bezoekersaantal zich bij de BV in voor
een opleiding of cursus over CO2-reductie die start in het cursusjaar 2022/2023. De kwalitatieve
resultaten worden na het event gemeten door middel van een digitale deelnemersevaluatie en de spin-
off aan de hand van cursistaanmeldingen o.v.v. de < Naam Event > kortingsvoucher.
Het event vindt plaats op de industriële locatie DeFabrique centraal gelegen in Utrecht. Het interactieve
kennisprogramma is gericht op de beroepsgroepen architecten, betontechnologen, constructeurs en
betononderhoudskundigen. Het concept is gebaseerd op het statement dat < Naam Event > dé
ontmoetingsplek is voor vakmensen die alles uit het materiaal beton willen halen. Nu én na 2030.
De naam < Naam Event > staat voor de ontmoetingsplek die een ongedwongen, laagdrempelige sfeer
uitstraalt en uitnodigt elkaar te ontmoeten. Het statement dat we als werktitel gebruiken, geeft het thema
weer, namelijk het werken met toekomstbestendig beton. Dit is een thema met urgentie waarmee alle
vier de beroepsgroepen van onze doelgroep aan de slag moeten en wat hen verbindt.
De organisatie van het event wordt belegd bij de Event Coördinator die werkt met een team van
werknemers die door de BV beschikbaar zijn gesteld. Om tot het gewenste resultaat te komen, wordt dit
event projectmatig aangepakt. Hiertoe stuurt de Event Coördinator op de beheersaspecten Kwaliteit,
Organisatie, Faciliteiten, Tijd, Informatie en Geld (KOFTIG). Hiervoor wordt gebruik gemaakt van
verschillende werkdocumenten, waaronder een globale planning, draaiboek, kwaliteitsmatrix en
overzicht van rollen, taken en verantwoordelijkheden per teamlid. Het communicatieplan beschrijft
zowel op strategisch als praktisch uitvoerend niveau de manier waarop naar welke doelgroep welke
boodschap wordt gecommuniceerd voorafgaand, tijdens en na afloop van het evenement.
Het project wordt afgesloten met een rapportage die de Event Coördinator opstelt op basis van de
feedback uit de interne projectteamevaluatie en digitale deelnemersevaluatie. Dit rapport geeft inzicht in
de mate waarin de beoogde doelstellingen zijn behaald.
3
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller Den33. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $7.81. You're not tied to anything after your purchase.
