Summary
Samenvatting Nevi 1, Privaat inkoopproces deel 2
- Course
- Institution
Deze samenvatting is gebaseerd op de reader van de opleiding Nevi 1 basis deel 2. Deze cursus heb ik gevolgd in september/oktober 2022.
[Show more]
1 review
By: dsteijns • 5 months ago
Good summary
Seller
Follow
Joycemv2
Reviews received
Content preview
Samenvatting Nevi 1 Module 2Hoeksteen 4. Managen en vernieuwen
Stap 17. Contractbeheer en contractmanagement
Stap 18. Leveranciersmanagement
Stap 19. Bestellen, bewaken en nazorg
Stap 20. Prestatiemeting en Continu verbeteren
Stap 21. Exitmanagement
Stap 17. Contractbeheer en contractmanagement
Contractbeheer -> Het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip en op de juiste
plaats is, ter ondersteuning van het contractmanagement.
Doel => De interne organisatie voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en in de
contractafspraken en informatie. Dit wordt bereikt door het voeren van een daartoe bestemde
administratie.
Contractmanagement -> Contractmanagement is het proces van systematisch en efficiënt besturen van
contracten, van de creatie t/m de executie en analyse daarvan .
Doel => de operationele en financiële leveranciersprestaties maximaliseren en de risico’s reduceren.
2 kernvragen om de prestaties van leveranciers te managen en te verbeteren
- Hoe bereik je dat er gewerkt wordt volgens de afspraken op het moment dat het contract is
afgesloten. Welke mogelijkheden zijn er voor verbetering
- Welke risico’s ontstaan er bij het aangaan van het contract. Hoe hou je hier zicht en grip op?
Contractmanagementproces in 5 fases
1. Contractinitiatie: Beleid is een belangrijke input voor bijv. volmachten, taken en bevoegdheden
2. Contractvorming: Aangaan vd verplichting
3. Contractimplementatie: Informatie juist en compleet? Inrichten systemen en afspraken maken
over hoe te handelen bij kwaliteitsklachten, garantiegevallen of calamiteiten
4. Contractexecutie: uitvoeren vh contract
5. Contractevaluatie: Dit bepaald of er wordt verlengt, gewijzigd of beëindigd
,Risico’s onvoldoende contractmanagement - Risico’s ontstaan als een contract onduidelijk is of
onbekend bij diegene die hem moet uitvoeren.
Externe factoren: - Globalisering leidt tot nieuwe regelgeving en compliance uitvoeringen
- Toename uitbesteding vraagt om meer transparantie
- Toenemende complexiteit van contracten
- Druk op de realisatie van kostenreductie
- Betere risicospreiding
Slechte beheersbaarheid: oorzaken en gevolgen
Maverick buying – inkopen
buiten contracten om.
Beoogde resultaten worden
mogelijk niet behaald door
inkopen via open
“achterdeurtjes”.
Hoger risico doordat er
zonder afspraken wordt
ingekocht.
5 hoofdgroepen van risico’s
* Onbedoelde en ongewenste contractverlenging -> dit kan ongewenst zijn omdat de concurrentiestelling
ontbreekt. Tarieven en condities kunnen hun marktconformiteit verliezen.
* Onbedoelde of ongewenste contractbeëindiging-> nog geen nieuw afroepcontract afgesloten
* Aangaan van overbodige contracten. Vb onderhoudscontract afgesloten bij een derde terwijl dit onder
het initiële contract valt
* Moeten betalen van een boete of een schadeloosstelling. Onnodig lang contract ivm vastgestelde boete
* Conflicten met leveranciers. Wederzijds vertrouwen staat onder druk. Risico voor continuïteit.
Een besparing is alleen mogelijk met actief contractbeheer. Het is zaak om van “money on the table”
(geïdentificeerde besparing) via “money on the table” (gecontracteerde besparing) naar “money in the
pocket” (geïmplementeerde besparing) te gaan.
Contractbeheer is een onderdeel van contractmanagement.
Activiteiten: - Registreren van gegevens
- Archivering van contracten
- Bewaking acties en planning (Signaleringsfunctie)
- Informatie verschaffen
-> Geeft ondersteuningen aan de hele organisatie
-> Draagt bij aan snellere en kwalitatief betere besluitvormingsprocessen
-> Onderhandelingsfase verloopt sneller
-> Fact bases informatie voorhanden
-> Onderhandelingsmacht neemt toe wat leidt tot betere onderhandelingsresultaten
,Financiële impact: - Verhoging van de opbrengst door tijdige contractonderhandelingen
- Snellere contractonderhandelingsprocedure
- Reductie van contractproceskosten
- Toename van de productiviteit
- Beter voldoen aan interne en externe regelgeving
- Additionele contractopbrengsten (rapportage/prioritering)
Stappenplan voor het opzetten van contractbeheer
1. Bepaal de nulsituatie - Waar worden contacten opgeslagen
- Wie voert het contractbeheer
- Weten we wat de contractuitnutting is
2. Creëer een heldere toekomstvisie (doelstelling van het contract)
3. Creëer draagvlak - Belang uitleggen aan betrokkenen. Slecht contractbeheer
verzaakt risico’s. Gebruik doelstellingen om te onderbouwen.
4. Standaardiseer contractprocedures
- Documenten uniek identificeerbaar
- Documenten zijn herleidbaar
- De opstelling, beoordeling en autorisaties zijn conform procedures
- Manier van archivering is beschreven
- Wettelijke bewaartermijnen van documenten worden nageleefd
5. Selecteer een IT pakket ( bijv. ERP pakket)
Voordelen: - Inzicht loopdatum en vervaldatum van contracten
- Beheer is gestandaardiseerd
- Contractinformatie is voor iedereen beschikbaar
- Koppeling mogelijk tussen beheer en meting (is inzicht prestatie leverancier)
- Eenvoudig management rapportages creëren
- Juiste informatie dus een betere onderhandelingspositie
- Autorisaties en taken zijn duidelijk
- Meer juridisch en financieel inzicht in verplichtingen
6. Verzamel en registreer contractgegevens
Hiermee heb je de mogelijkheid om te analyseren of je uitgaven kloppen met wat is afgesproken.
Vragen op tactisch niveau: - Synergy mogelijkheden van contracten?
- Overlap van contracten?
- Waar ligt de verantwoording bij evt. problemen?
- Wie zijn de betrokkenen van een contract?
7. Archiveer contractgegevens -> Toegevoegde waarde als het aansluit op het ERP-Systeem.
Daarmee is het voor iedereen inzichtelijk.
8. Nazorg, analyse en de link naar contractmanagement
Bijv. niet opgenomen in contract, dan geen bestelling.
Controle is belangrijk door rapportages zoals: - Aantal leveranciers per inkooppakket
- Expiratiedata contracten
- Totaal contracten en totaal leveranciers
- Aangegane financiële verplichtingen
- Contract compliance
- Contractexploitatie per afdeling, sector, etc.
Geschikte informatie is de input voor een contractmanagementjaarplan. Waar richt je je de
aankomende periode op.
, Stap 18. Leveranciers management
Met contractmanagement wil je grip krijgen op de contracten. Met leveranciersmanagement wil je de
leveranciersprestaties gericht verbeteren. Dmv periodieke reviews
Managen van leveranciersrelaties mbv de positionering in de inkoopportfolio
Routine- en hefboomleveranciers
- Periodiek overleg. Bv jaarlijks met routine en halfjaarlijks met hefboomproducten
Onderwerpen: - Prestaties van de leverancier
- Samenwerking
- Punten van verbetering
Tussentijdse aanpassingen van contract mogelijk bij bv forse kostenstijgingen. Deze kunnen via een
addendum aan het contract worden toegevoegd.
Knelpuntleveranciers
Hetzelfde als bij routine en hefboom alleen ben je nu afhankelijker. Een intensiever contact is wenselijk.
Onderwerpen: - Leverzekerheid moet centraal zijn. Boetes opnemen in contract is niet realistisch
Gesprekken over bonussen zijn vruchtbaarder
Idealiter zijn gesprekken gericht op de toekomstige prestaties en het verbeteren daarvan.
Strategische leveranciers
Duurzame samenwerking ligt voor de hand. Belangrijk dat beide partijen dit willen.
Kies bewust voor zeer intensief leveranciersmanagement.
Vanwege strategisch belang is het management hier vaak bij betrokken.
De meerwaarde ligt in het bereiken van proces en productinnovatie. (meer omzet, kostenbesparingen)
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller Joycemv2. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $14.44. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
52510 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 14 years now