Een volledig samenvatting van het vak eventmanagement. Gegeven door Ilse de Wachtelaer en Asger De Loof. De samenvatting is ene combinatie van de ppt en eigen notities. de eigen notities bestaan uit voorbeelden, extra verduidelijking,...
LES 1: INLEIDING
EVENT
• een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
• dat gericht is op een specifieke doelgroep
• om een vooraf bepaald doel te realiseren
• door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen
EVENT CATEGORIËEN
1. Public events
• Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
• Veel promotie nodig!
• Van alle tijden – gladiatorenshows in Colosseum
• Voorbeelden: Sportwedstrijden, Boekenbeurs, Carnaval, Festivals, Muziekevents, Stakingen,
Protestacties, Markten, Cultuur, Muziekoptredens, ….
2. Corporate events
• Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
• Publiek: gekend en selectief
• Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
• Tip: blijf doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep en doelstelling(en) duidelijk zijn,
kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud). Waarom?
• Hoe formuleren?
• Is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
• Is het verhoopte resultaat ook te meten?
• Is het aanvaardbaar voor diegenen doe het moeten uitvoeren/toestaan?
• Is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
• Is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
• Soorten doelen
• Stimuleren verkoop (direct of indirect)
• Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen)
• Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
• Impopulaire beslissingen acceptabel maken
• Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
• Informatie delen, kennis overdragen
• Imago van je merk/stad/land verbeteren
• Ontspanning
• Inspireren
• …....
• Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
,LES 2: WORKSHOP MAISON ROUGE
Bar:
• Glazen met opening naar boven: gemakkelijk om snel in te schenken
• Dopjes voor glazen leggen → herkennen van ingeschonken dranken
• Nooit 2 +/- = dranken naast elkaar → verwarring zorgen (vb spa plat fanta → spa fanta plat)
• FIFO techniek: Fist In First Out: Goederen die 1st in het magazijn binnenkomen, en dus het
langste in het magazijn staan, zullen ook als 1st het magazijn verlaten.
• afwasbakken: 1 warm water + speciale zeep, 1 koud water
• Kraan laten lopen in spoelbak: kan eventueel bij drukke evenementen om zo het water koel te
houden
Tafels dekken/opdienen
!!!
Glazen tegen elkaar
Dessertlepel en -vork zodanig dat ze
je direct met juiste hand kan pakken
Vaak nog geen borden op tafel
→ komen uit keuken
Host/Hostess
Vestiaire:
• Laat mensen foto trekken van hun nummertje
• Extra accessoires? Wees voorzien met plastieken zakjes hier kan je extra’s indoen en rond
kapstok hangen
• Jas kwijt uit vestiaire?
o NOOIT zelf laten zoeken
o Bied iets aan: vb. gratis cinema- of voetbalticket
• Hang dit aan kapstok: klant komt? Hang de jas op en scheurt het 2de bonnetje af
Verwelkomen:
• Glimlach!!!! → JIJ bent de eerste indruk van de avond, zorg dat deze goed is
• Ticket vergeten? Zoek naar een oplossing maar laat nooit iemand zomaar binnen
➔ Vb. Paspoort vragen en naam nagaan op gastenlijst
,LES 3: EVENT FLOW OF STAPPENPLAN
3.1. DOELSTELLING
- Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden (<> vroeger)
- Strategische en operationele doelstelling(en)
- ROI - ROO
3.2. BRIEFING
= beknopte opdrachtomschrijving op papier/mondelinge toelichting waarmee
de opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt
BRIEFING ONDERDELEN
1. Info over bedrijf:
• Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
• Aantal werknemers
• Marketing & communicatiestrategie
• Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl,…
2. Info over event:
• Doel (smart)
• Doelgroep: aantal, profiel
• Datum, duur, tijdstip
• Regio, locatie
• Referentiekader: vorige edities
• Programma / catering vereisten
• Evt: rol OG in voorbereidingen
• Evt: retroplanning overlopen
3. Budget
SOORTEN BRIEFING
1) Agency briefing (OG > event agency)
• 1 briefing voor compleet event
• Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
2) Supplier briefing (event agency > supplier)
• 1 briefing per event element
• Concept is bekend
• Heeft 4de onderdeel:
(*) Verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en stijl
VOORBEELD BRIEFING
➔ supplier briefing
➔ Duidelijk? Geen info over bedrijf zelf
➔ 200-tal > hoeveel personeel?
➔ Corporate identity, concept event?
, 3.3. BRAINSTORMING
OPBOUW VAN EEN BRAINSTORM
1. Probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
2. Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3. Ideeën selecteren
4. Presentatie van ideeën
3.4. CONCEPT
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
- De doelstellingen en doelgroep v/h event
- De verwachtingen v/d OG
3.5. (TOTAAL)VOORSTEL
Het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen:
- Communicatie pre/during/post event
- Inrichting & decoratie
- Catering
- Animatie
- Klank & licht
- People
- Give-away
- Parking & onthaal
3.6. BUDGET
- Concurrentieel én met marge (hoger kan niet meer achteraf)
- Prijzen kennen: ervaring én prijzen opvragen (nieuwe leveranciers)
Niet vergeten:
- Agency fee niet vergeten!
- (10% onvoorziene kosten)
- BTW
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller merellarsen. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $12.84. You're not tied to anything after your purchase.
