Accounting en information systems 1, van jaar 2 van de Hogeschool van Amsterdam. De hoofdstukken die zijn aangegeven als lesstof is de belangrijkste punten van samengevat.
AIS
H4
Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en
doen functioneren van een organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover
moet worden afgelegd.
Administratieve organisatie (AO) gaat dus over de maatregelen die nodig zijn om het
gegevensverwerkend proces zodanig op te zetten, dat de medewerkers in de organisatie díé
informatie krijgen die nodig is om hun taken te kunnen uitvoeren, om leiding te kunnen geven
en om verantwoording te kunnen afleggen. Het draait dus allemaal om informatie.
De kernvraag van het vakgebied administratieve organisatie is hoe de informatie aan de
kwaliteitseisen voldoet, met name aan de betrouwbaarheid.
We onderscheiden daarbij primaire processen, zoals het inkoop-, productie- en
verkoopproces, en secundaire processen, zoals het personeel en organisatieproces,
administratief proces en facilitair proces (gebouwenbeheer, beveiliging, catering enzovoort).
De kernactiviteiten van de organisatie spelen zich af in de primaire processen. De secundaire
processen zijn de ondersteunende processen. Overigens kan deze indeling per organisatie
verschillen.
De doelstelling van AO is dus om betrouwbare informatie te leveren.
Een goede AO zal zowel bewuste als onbewuste fouten zo veel mogelijk moeten voorkomen
met maatregelen vooraf (preventief), tijdens de werkzaamheden (detectief) of achteraf
(repressief).
De maatregelen binnen de administratieve organisatie moeten ervoor zorgen dat:
de informatie aan de kwaliteitseisen voldoet en vooral betrouwbaar is
de juiste bevoegdheden worden toegepast (verrichten medewerkers geen activiteiten
die ze niet mogen uitvoeren?)
er geen waarden (geld of goederen) verdwijnen
Bij de interne controle gaat het om het toetsen van de realiteit aan een norm. Dit wordt ook
wel aangeduid als het vergelijken (of het confronteren) van het IST met het SOLL.
Bij het inrichten van de interne controle zal de vraag naar de effectiviteit en efficiency een
belangrijke rol spelen.
H5
Een organisatie kan worden ingedeeld in een of meer typologieën. Vanuit de typologie kan
,worden bepaald welke primaire processen er aanwezig zijn. Een handelsbedrijf kent
bijvoorbeeld inkoop, magazijn en verkoop.
Hoofd Typologie: Handel à typologie: Op rekening & tegen contante betaling.
Daarnaast bepaalt de typologie wat de belangrijkste bouwstenen van de AO zijn. Hier horen
ook bepaalde maatregelen van interne controle bij. We noemen dit ook wel de
belangrijkste steunpunten en zij vormen de basis van de administratieve organisatie. Voor
een handelsbedrijf is dat bijvoorbeeld ‘verbanden in de geld- en goederenbeweging’.
De specifieke omstandigheden worden binnen administratieve organisatie attentiepunten
genoemd. De attentiepunten waarmee een bedrijf te maken heeft, zoals kortingen die aan
klanten gegeven worden, wisselende prijzen en bederfelijke artikelen, leiden tot
specifieke risico’s. Dit betekent dat een goede AO speciale beheersmaatregelen treft om
deze risico’s te beperken.
Je kan ook zeggen dat er twee soorten attentiepunten zijn:
Typologiespecifiek. Dit zijn attentiepunten die bij elk bedrijf binnen de typologie
voorkomen. Bijvoorbeeld binnen de typologie ‘handel met contante verkoop’ is dit
‘contant geld’. De AO zal iets moeten doen om dat te beheersen, zoals het verplicht
stellen van kasprocedures.
Bedrijfsspecifiek (of in opleidingstaal: casusspecifiek). Dit zijn attentiepunten die wel
bij het specifieke bedrijf voorkomen, maar niet per definitie bij alle bedrijven van de
typologie. Bijvoorbeeld goederen met een uiterste houdbaarheidsdatum die vernietigd
worden. Dat heb je wel bij een supermarkt, maar niet bij een fietsenwinkel.
Bij COSO gaat het om het behalen van de bedrijfsdoelstellingen en het beheersen van risico's;
bij administratieve organisatie gaat het om het leveren van betrouwbare informatie.
Bij administratieve organisatie gaat het om het risico dat de informatie niet betrouwbaar is,
met andere woorden: de werkelijkheid is anders dan de informatie weergeeft. Bij COSO gaat
het erom of de bedrijfsdoelstellingen zijn gehaald.
H6
randvoorwaarden van de AO. Dit zijn beheersmaatregelen in een organisatie die noodzakelijk
zijn om een goede AO te kunnen opzetten. De randvoorwaarden zijn belangrijke preventieve
maatregelen van interne controle, want ze gaan vooraf aan de feitelijke activiteiten.
Randvoorwaarden kunnen in de volgende onderwerpen opgedeeld worden:
De opzet bij functiescheiding is dat er twee of meer medewerkers betrokken zijn bij dezelfde
gebeurtenis. Hierdoor komen er twee (of meer) gescheiden registraties tot stand in de
administratie.
Er zijn vijf functies te onderscheiden binnen functiescheiding. De eerste functie is
de beschikkende functie, welke beslist over de activa van de organisatie. De bewarende
functie beheert vervolgens die activa. De registrerende functie registreert de informatie van
de voorgaande functies. Vervolgens controleert de controlerende functie deze registraties.
De uitvoerende functie voert activiteiten uit die niet tot een van de andere categorieën
behoren.
veel maatregelen van administratieve organisatie en interne controle ‘in het ERP-systeem’
plaatsvinden. ERP staat voor enterprise resource planning. Dit zijn systemen die de hele
bedrijfsvoering ondersteunen. Dat betekent wel dat er eisen gesteld moeten worden aan de
hele IT in een bedrijf om de betrouwbaarheid van de hardware en de software te waarborgen.
Met andere woorden: ook hier is sprake van randvoorwaarden.
Hieruit blijkt dat de begroting afgeleid wordt uit het jaarplan, waarbij het jaarplan weer een
afgeleide is van het meerjarenplan. Zowel het meerjarenplan als het jaarplan zullen worden
opgesteld door de directie.
Op basis van de verkoopbegroting worden de inkoop, de productie en de personeelskosten
begroot. Deze begrotingen worden gemaakt door de verantwoordelijke managers, ofwel de
verkoopbegroting door het hoofd Verkoop, de inkoopbegroting door het hoofd Inkoop
enzovoort. Al die begrotingen samen leiden tot bijvoorbeeld de investerings- en
exploitatiebegroting voor de totale organisatie. Ook zal er een liquiditeitsbegroting gemaakt
worden. Deze totaalbegrotingen zullen worden opgesteld door het hoofd Administratie, die
ook de samenhang tussen de deelbegrotingen bewaakt.
Uiteindelijk worden die (jaar)plannen vertaald in concrete ‘targets’ die door de organisatie als
geheel en de afdelingen daarbinnen moeten worden behaald. Voor die realisatie wordt een
bepaalde hoeveelheid geld beschikbaar gesteld (budget). In de begroting heeft de leiding van
de organisatie normen vastgelegd waaraan moet worden voldaan. Dit maakt het mogelijk om
de werkelijke resultaten op hun waarde te beoordelen.
Een punt van aandacht daarbij is altijd of de begroting formeel wordt ‘vastgesteld’
(goedgekeurd) door de topleiding, de directie en eventueel de raad van commissarissen.
De laatste randvoorwaarde van de AO zijn de richtlijnen. Het is van belang deze niet te
verwarren met de processen. In de processen staat beschreven hoe bijvoorbeeld het
inkoopproces verloopt, terwijl de richtlijnen de spelregels zijn waaraan de medewerkers zich
bij het uitvoeren van het proces moeten houden. Door het invoeren van richtlijnen probeert de
leiding van de organisatie af te dwingen dat alle medewerkers de activiteiten op dezelfde
manier uitvoeren (uniformiteit). Op die manier nemen de beheersbaarheid en
betrouwbaarheid van de processen toe.
Het is belangrijk dat richtlijnen nageleefd worden. Dat vraagt vaak weer om stappen in het
proces, waarbij IT een handje kan helpen. Zo kan het ERP-systeem de mogelijkheid voor
korting blokkeren bij klanten die vorig jaar niet de afname van €100.000 behaald hebben.
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller Angelo12. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $5.81. You're not tied to anything after your purchase.
