Allesomvattende uitgebreide samenvatting van het boek Bedrijfsvoeringtechnieken voor overheid en non-profitorganisaties van Hakvoort, J.L.M & Klaassen, H.L. (2013). De samenvatting is aangevuld met afbeeldingen (uit het boek) en tabellen om het te verduidelijken.
Ik hoop uiterlijk zondag 26 juni ...
Samenvatting Bedrijfsvoeringtechnieken voor
overheid en non-profit organisaties
(inclusief afbeeldingen)
Hakvoort, J.L.M. en H.L. Klaassen (2013), Bedrijfsvoeringtechnieken voor overheid en non-
profitorganisaties, 3e druk, SDU, Den Haag
Bestuurskunde Bachelor 2
Erasmus Universiteit Rotterdam
Bedrijfsvoering in de publieke sector
2015/2016
Inhoudsopgave
1. BEDRIJFSVOERINGTECHNIEKEN: EEN EERSTE VERKENNING.................................................................3
1.1. INLEIDING .............................................................................................................................................................................................3
1.2. WAARDENPLURIFORMITEIT ALS TEGENKRACHT...........................................................................................................................3
1.3. WAARDENPLURIFORMITEIT EN BEDRIJFSVOERING ......................................................................................................................3
1.4. PUBLIEK OF PRIVAAT, MAAKT HET WAT UIT? ................................................................................................................................4
1.5. BEDRIJFSVOERINGTECHNIEKEN........................................................................................................................................................4
1.6. BEDRIJFSVOERING BIJ CONFLICTERENDE WAARDEN ....................................................................................................................5
1.7. PRESTATIEMETING BINNEN OVERHEID EN NON-PROFITORGANISATIES ...................................................................................5
1.8. BEDRIJFSVOERINGTECHNIEKEN BIJ OVERHEID EN NON-PROFITORGANISATIES: EEN VOORSTEL VOOR ORDENING .........5
2. THEORETISCHE EN METHODISCHE ASPECTEN VAN BEDRIJFSVOERINGTECHNIEKEN ...................7
2.1. INLEIDING .............................................................................................................................................................................................7
2.2. PUBLIEK VS. PRIVAAT: EEN PERMANENTE DISCUSSIE...................................................................................................................7
2.3. VERSCHILLEN PUBLIEK EN PRIVAAT IN BEDRIJFSVOERING? .......................................................................................................7
2.4. METHODOLOGISCHE PROBLEMEN ....................................................................................................................................................8
2.5. GEBRUIK VAN BEDRIJFSVOERINGTECHNIEKEN: EEN MULTIMETHODISCHE AANPAK ..............................................................9
2.6. RELATIE TUSSEN PLANNING- EN CONTROLCYCLUS EN BEDRIJFSVOERING ...............................................................................9
2.7. INDICERING EN OPERATIONALISERING BIJ BEDRIJFSVOERINGTECHNIEKEN.............................................................................9
3. STRATEGISCHE PLANNINGSFASE ................................................................................................................. 10
3.1. INLEIDING .......................................................................................................................................................................................... 10
3.2. FORMULERING VAN MISSIE EN DOELSTELLINGEN ...................................................................................................................... 10
3.3. STRATEGISCHE PLANNING .............................................................................................................................................................. 11
3.4. TIJDSPERIODEN BIJ STRATEGISCHE PLANNING ........................................................................................................................... 11
3.5. METHODEN VOOR STRATEGISCH PLANNEN OP LANGE TERMIJN.............................................................................................. 11
3.6. METHODEN VOOR ZELFEVALUATIE EN STRATEGIEONTWIKKELING VAN EEN ORGANISATIE ............................................. 13
3.7. ERVARINGEN UIT HET VERLEDEN .................................................................................................................................................. 14
4. EX-ANTE-EVALUATIETECHNIEKEN VOOR DE PROGRAMMERINGSFASE............................................... 14
4.1. INLEIDING .......................................................................................................................................................................................... 14
4.2. ONTWIKKELINGEN ROND METHODEN VOOR EX-ANTE-EVALUATIE ........................................................................................ 14
4.3. BEPALING VAN EFFECTEN: VERSCHILLENANALYSE ALS UITGANGSPUNT ............................................................................... 14
4.4. OVERZICHT VAN EX-ANTE-EVALUATIEMETHODEN .................................................................................................................... 15
4.5. KOSTEN-BATENANALYSE ................................................................................................................................................................ 15
4.6. KOSTENEFFECTIVITEITSANALYSE ................................................................................................................................................. 17
4.7. SEQUENTIËLE INVESTERINGSANALYSE......................................................................................................................................... 17
4.8. OVERZICHTSTABELMETHODEN...................................................................................................................................................... 18
4.9. MULTICRITERIAMETHODEN ........................................................................................................................................................... 19
5. KOSTPRIJZEN IN DE PUBLIEKE SECTOR ......................................................................................................... 20
5.1. INLEIDING .......................................................................................................................................................................................... 20
5.2. DE PROBLEMATIEK VAN DE KOSTPRIJSBEPALING....................................................................................................................... 21
5.3. DOELSTELLINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN KOSTPRIJZEN ....................................................................................................... 21
5.4. METHODEN VOOR KOSTPRIJSBEREKENING .................................................................................................................................. 21
,6. MONITORING EN MANAGEMENTRAPPORTAGES ......................................................................................... 23
6.1. INLEIDING .......................................................................................................................................................................................... 23
6.2. DE UITVOERING VAN BELEID .......................................................................................................................................................... 24
6.3. KENGETALLEN................................................................................................................................................................................... 24
6.4. MANAGEMENTINFORMATIESYSTEMEN EN MANAGEMENTRAPPORTAGES ............................................................................. 25
6.5. MANAGEMENTRAPPORTAGES OVER KWALITEITSBELEID ......................................................................................................... 26
7. EX-POST-EFFECTENONDERZOEK...................................................................................................................... 26
7.1. INLEIDING .......................................................................................................................................................................................... 26
7.2. THEORETISCHE OPVATTINGEN OVER DE METHODEN VAN EVALUEREN VAN BELEID .......................................................... 26
7.3. METHODEN VAN EVALUATIE VAN GEVOERD BELEID ................................................................................................................. 27
7.4. EX-POST-EVALUATIEMETHODEN GERICHT OP ÉÉN ASPECT ..................................................................................................... 28
7.5. LOKAAL REKENKAMERONDERZOEK ............................................................................................................................................. 30
8. BENCHMARKING .................................................................................................................................................... 31
8.1. INLEIDING .......................................................................................................................................................................................... 31
8.2. BENCHMARKING: EEN FAMILIE VAN BEDRIJFSVOERINGTECHNIEKEN .................................................................................... 31
8.3. BENCHMARKING ALS BEDRIJFSVOERINGTECHNIEK.................................................................................................................... 31
8.4. HET PROCES VAN BENCHMARKEN ................................................................................................................................................. 32
8.5. BENCHMARKEN BINNEN OVERHEID EN NON-PROFITORGANISATIES ...................................................................................... 32
8.6. VOOR- EN NADELEN VAN BENCHMARKING IN DE PUBLIEKE SECTOR ...................................................................................... 33
8.7. BENCHMARKING: DIVERSE SOORTEN APPELS MET DIVERSE SOORTEN PEREN VERGELIJKEN ............................................ 33
8.8. NIET ELK VERGELIJKEND ONDERZOEK IS BENCHMARKING ....................................................................................................... 33
8.9. LEREN EN PRESTEREN: EEN VOORBEELD VAN ONTWIKKELINGEN BIJ DE RBB-GROEP ...................................................... 33
9. INTEGRALE METHODEN VAN BEDRIJFSVOERING ........................................................................................ 34
9.1. INLEIDING .......................................................................................................................................................................................... 34
9.2. DE BALANCED SCORECARD (BSC-MODEL).................................................................................................................................. 34
9.3. HET INK-MODEL .............................................................................................................................................................................. 35
9.4. VERDERE ONTWIKKELING INTEGRALE METHODEN ................................................................................................................... 37
10. TREASURYMANAGEMENT ................................................................................................................................ 37
10.1. INLEIDING........................................................................................................................................................................................ 37
10.2. NUT EN NOODZAAK VAN TREASURYMANAGEMENT ................................................................................................................. 38
10.3. ACTIVITEITEN TREASURYMANAGEMENT .................................................................................................................................. 38
10.4. CASHMANAGEMENT ...................................................................................................................................................................... 39
10.5. PLAATS EN REGELGEVING TREASURYMANAGEMENT .............................................................................................................. 39
12. KWALITEIT EN BEDRIJFSVOERING ................................................................................................................ 39
12.1. INLEIDING........................................................................................................................................................................................ 39
12.2. BEDRIJFSVOERINGTECHNIEKEN EN HET ASPECT KWALITEIT ................................................................................................ 39
12.3. KWALITEIT EN BEDRIJFSVOERING: ENKELE THEORETISCHE NOTITIES ............................................................................... 40
12.4. ACHTERLIGGENDE METHODOLOGIE ........................................................................................................................................... 41
12.5. METING VAN PRESTATIES EN KWALITEIT IN OVERHEID EN NON-PROFITORGANISATIES ................................................ 41
12.6. BEDRIJFSVOERINGTECHNIEKEN EN KWALITEIT NADER UITGEWERKT ................................................................................ 41
13. AANBESTEDEN EN VEILEN ............................................................................................................................... 42
13.1. INLEIDING........................................................................................................................................................................................ 42
13.2. ACHTERGRONDEN VAN AANBESTEDEN EN VEILEN ................................................................................................................. 42
13.3. AANBESTEDINGSRECHT ................................................................................................................................................................ 43
13.4. PARTIJEN BIJ AANBESTEDEN........................................................................................................................................................ 43
13.5. AANBESTEDINGSPROCEDURE ...................................................................................................................................................... 43
13.6. DE VERGELIJKENDE TOETS NADER UITGEWERKT .................................................................................................................... 44
13.7. VEILEN ............................................................................................................................................................................................. 44
2
, 1. Bedrijfsvoeringtechnieken: een eerste verkenning
1.1. Inleiding
Wat is bedrijfsvoering?
Bedrijfsvoering, of management control, is het geheel van de primaire en ondersteunende
processen van een huishouding en de daarop betrekking hebbende interne sturing en beheersing en
de externe verantwoording daarvan.
Publiek vs. privaat domein
Bedrijfsvoering in het private domein verschilt van die in het publieke domein. Vooral doordat
de markt waarin private organisaties opereren veel duidelijkere signalen afgeeft dan de
sociaaleconomische omgeving waarin publieke organisaties zich bevinden.
Private organisaties: prijzen, omzetten, marktaandelen, winstmarges, enz.
Publieke organisaties: moeten het doen met de waardering van prestaties of effecten.
De meting en waardering van prestaties in het publieke domein is erg complex omdat (1)
verschillende waarden samen bepalen hoe men datgene wat wordt voortgebracht waardeert
(niet alleen effectiviteit en efficiëntie, ook nauwkeurigheid, betrouwbaarheid, enz.) en (2) omdat
de heterogeniteit van de producten in de publieke sector erg groot is.
1.2. Waardenpluriformiteit als tegenkracht
De 4 rationaliteiten
In de afgelopen decennia is er veel aandacht besteed aan de verbetering van de bedrijfsvoering
in publieke organisaties. Een voorbeeld hiervan is de introductie van NPM, waarbij de gedachte
is dat het mogelijk moet zijn om ook in de publieke en non-profit sector technieken uit de
private sector te introduceren, zodat de bedrijfsvoering effectiever en efficiënter kan worden
uitgeoefend. Een simpele introductie van bedrijfsvoeringtechnieken is echter niet zomaar
mogelijk. In beide domeinen zijn effectiviteit (technische rationaliteit) en efficiëntie belangrijk
(economische rationaliteit), maar in de publieke sector komen daar veel meer factoren bij zoals
rechtszekerheid, rechtsgelijkheid en rechtvaardigheid (juridische rationaliteit) en
machtsaspecten en verdelingsvraagstukken (politieke rationaliteit). Bedrijfsvoering in de
publieke sector behoeft dus een evenwichtige afweging van deze 4 rationaliteiten.
Frank Fischer: waardenpluriformiteit
Frank Fischer heeft de waardenpluriformiteit binnen de publieke sector ook methodologisch
gefundeerd. Toepassing van bedrijfsvoeringtechnieken heeft een sterk evaluatief karakter. De
methodologie van Fischer beoogt een integratie tot stand te brengen tussen normatieve
evaluatie van beleidsdoelstellingen enerzijds en empirisch evaluatieonderzoek anderzijds.
1.3. Waardenpluriformiteit en bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering binnen overheid en non-profitorganisaties is gericht op het zoeken naar
evenwicht tussen de verschillende rationaliteiten (waarden) Dit heeft consequenties voor het
gebruik van private bedrijfsvoeringtechnieken in de publieke sector. Veel
multicriteriatechnieken zijn daarom vooral ontwikkeld om onvergelijkbare effecten toch
gezamenlijk in beschouwing te kunnen nemen.
Voorbeeld rationaliteiten
Politieke rationaliteit: wie is verantwoordelijk en waarvoor?
Technische rationaliteit: welke type oplossingen zijn er?
Juridische rationaliteit: welke voorzieningen zijn er voor de geleden schade?
Economische rationaliteit: wat is de kostenproblematiek?
3
,1.4. Publiek of privaat, maakt het wat uit?
De voortbrenging van goederen
Voortbrengingen van goederen en diensten vindt zowel in de private als de publieke sector
plaats. Hoe die verdeling is, is in grote mate een resultaat van politiek ideologische krachten. Als
het onmogelijk blijkt te zijn dat de consumptie door derden die niet willen betalen (freeriders)
kan worden uitgesloten, kan de markt de continuïteit van de voorziening niet waarborgen. Dit
wordt exclusiviteit genoemd. Daarnaast wordt rivaliteit onderscheiden, waarbij het gaat om de
vraag of de aanspraken van de ene consument die van de andere raken. Exclusiviteit en rivaliteit
bepalen samen hoeveel ‘markt’ er in de voortbrenging kan zitten en zijn de dragers van de
theorie over collectieve goederen. Deze theorie geeft op basis van technische
goederenkrarakteristieken aan waar de markt als coördinatiemechanisme faalt. Waar dit
gebeurt kan de overheid inspringen door de voorziening collectief te bekostigen.
1.5. Bedrijfsvoeringtechnieken
Omschrijving van bedrijfsvoeringtechnieken
Analytische hulpmiddelen voor de sturing en beheersing van voortbrengingsprocessen van
organisaties.
Efficiencyvraagstuk
Bij het organiseren van het transformatieproces (input naar output) kan een tweetal
efficiencybegrippen worden gehanteerd:
Technologische efficiency (doelmatigheid): geeft zicht op de aanbodzijde van het
productieproces en staat voor het minimaliseren van de inzet van middelen (input) in
het productieproces.
Economische efficiency (doeltreffendheid): criterium voor de vraagzijde en staat voor de
best mogelijke aansluiting op de (individuele of maatschappelijke) vraag,
Productiviteit
In zijn algemeenheid geldt dat productiviteit wordt gevormd door de verhouding tussen output
en input. Een productiviteitsverhoging betekend dat er met een bepaalde input meer output
wordt bereikt of dat er een gegeven output met minder input wordt bereikt. Een zelfde relatie
kan worden gelegd tussen output en effecten: de effectproductiviteit.
Een bepaald waarde van (effect)productiviteit zegt nog niks over de doelmatigheid of
doeltreffendheid. Pas wanneer wordt gerelateerd aan een norm waaraan de
(effect)productiviteit moet voldoen, ontstaan inzichten over de doelmatigheid of
doeltreffendheid van het proces.
4
,De verhouding tussen de gewenste productiviteit (de norm) en de feitelijke productiviteit is een
maat voor de doelmatigheid (efficiency) en de verhouding tussen de gewenste
effectproductiviteit (de norm) en de feitelijke effectiviteit een maat voor de doeltreffendheid
(effectiviteit). Zie de voorgaande afbeelding.
1.6. Bedrijfsvoering bij conflicterende waarden
Het is duidelijk dat de overheid de uitvoering van bepaalde taken op specifieke gronden en
overwegingen doet. Deze overwegingen kunnen zowel van politieke als van economische aard
zijn.
Economische overwegingen: collectieve karakter van goederen, monopolypositie op de
markt, ongelijke verdeling en externe effecten.
Politieke overwegingen: zaken als veiligheid, sociale zekerheid, vrijheid, mobiliteit en
gelijkheid.
Hierover bestaan in de samenleving conflicten of meningsverschillen. Overheden nemen er
gezaghebbende beslissingen over en worden daarom vaak probleemeigenaar, wat betekend dat
zij de verantwoording over de oplossing van de conflicten nemen. De waardencomplexen van
publiek en privaat kunnen een spanning opleveren tussen legaliteit, legitimiteit, behoorlijk
bestuur, primaat van de politiek en democratische controle enerzijds en bedrijfsmatigheid,
zakelijkheid, productiviteit, effectiviteit, efficiëntie en kwaliteit anderzijds. Uitdaging:
verantwoordelijk omgaat met de conflicterende waardencomplexen betrek de dierste,
tegengestelde waardencomplexen evenwichtig bij de selectie, het gebruik en de evaluatie van
bedrijfsvoeringtechnieken.
1.7. Prestatiemeting binnen overheid en non-profitorganisaties
Om zicht te krijgen op de productie van publieke goederen en diensten wordt vaak gebruik
gemaakt van kengetallen. Bij toepassing van bedrijfsvoeringtechnieken is vergelijking van
prestaties, naar plaats en tijd, van dezelfde of meerdere organisaties het uitgangspunt.
Kengetallen vormen daarvoor de basis. Voor de vergelijking van prestaties van organisaties
wordt vaak benchmarking toegepast. Organisaties worden op een relevant onderdeel met elkaar
vergeleken.
1.8. Bedrijfsvoeringtechnieken bij overheid en non-profitorganisaties: een voorstel
voor ordening
Om een transparant overzicht van bedrijfsvoeringtechnieken te krijgen is een ordening
noodzakelijk.
Drie clusters van activiteiten:
1. De strategische keuzes, het vertalen daarvan in goede plannen en het op een juiste wijze
koppelen van deze plannen aan de financiële mogelijkheden.
2. Het vertalen van deze plannen in concrete activiteiten, het uitvoeren van deze
activiteiten, het monitoren van de activiteiten en de bijsturing daarvan indien wenselijk.
3. Het evalueren van de gevolgen of resultaten van de activiteiten, het afleggen van
verantwoording en het genereren van informatie t.b.v. nieuwe strategische keuzes.
Deze clusters van activiteiten zijn bijna altijd terug te vinden in zowel publieke als private
organisaties. De clusters kunnen worden gespecificeerd in een aantal fases of stappen: de
planning- en controlcyclus.
Planning- en controlcyclus of managementcontrolcyclus:
1. Strategische planningsfase
Programma’s worden op hoofdlijnen vastgesteld voor de komende periode.
Raming van de vermoedelijke kosten.
Kijken in hoeverre programma’s budgettair inpasbaar zijn.
2. Programmeringsfase
5
, Besluit over de uit te voeren programma’s.
Besluit over de koppeling hiervan met de in te zetten middelen (afweging kosten baten)
Structuur ontwikkeld over hoe wordt omgegaan met tegenvallers en meevallers.
Afspraak over op welke wijze het geheel na afloop (ex post) wordt geëvalueerd
3. Budgetteringsfase
Precieze koppeling tussen de voorgenomen programma’s en de kosten van uitvoering.
Toewijzing budgetverantwoordelijkheid aan organisatieonderdelen (of personen).
4. Uitvoerings- en monitoringsfase
Realisatie van de programma’s en registratie van het verloop.
Kijken of er onverwachte neveneffecten optreden.
Zijn de daadwerkelijke uitgaven ongeveer gelijk aan de geplande?
5. Fase van evaluatie en rapportage
Verzamelen, aggregeren, analyseren en rapporteren van informatie t.b.v. coördinatie en
controle van de verrichte activiteiten en om na te gaan of deze binnen het gestelde
begrotingskader zijn uitgevoerd.
Prestatie-evaluatie, bijsturing van activiteiten, programmaevaluatie,
programmaherziening.
In enge zin en in ruime zin
Regelcyclus planning- en controlcyclus in enge zin
Cyclus met invloeden van buitenaf planning- en controlcyclus in ruime zin
Voor de ordening van de bedrijfsvoeringtechnieken in dit boek wordt voor het gemak uitgegaan
van de cyclus in enge zin.
Technieken in de planning- en controlcyclus
In het midden staan enkele technieken die niet aan een bepaalde fase te koppelen zijn.
6
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller 118465BSKstudent. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $5.62. You're not tied to anything after your purchase.
