AO Handboek Holy Hotels, BIV/Horizontaal toezicht FRE 4.3 Saxion
56 views 1 purchase
Course
BIV/Horizontaal toezicht 4.3
Institution
Saxion Hogeschool (Saxion)
Dit is de uitwerking van het AO- handboek BIV/Horizontaal toezicht 4.3 van de opleiding Finance, Tax and Advice. Dit AO handboek is geschreven voor de fictieve opdrachtgever Holy Hotels die heeft gevraagd een fiscale risicoanalyse op te stellen aan de hand van het aanvullen hun concept AO handboek....
H1.1 Algemeen – Doelen en doelgroepen
Dit AO-handboek geeft inzicht in wie wat hoe doet binnen Holy Hotel Delden. Tevens geeft het inzicht in de
maatregelen die zorgen voor beheersing van de interne bedrijfsvoering. Daarmee wordt het AO-handboek een
interessant document voor nieuwe medewerkers, bestaande medewerkers, leidinggevenden binnen Holy en
de fiscus.
Het doel van dit AO-handboek is om inzicht te krijgen in de interne risico’s van Holy Hotels en hiermee aan de
Belastingdienst te kunnen bewijzen dat de fiscale beheersing van Holy Hotels op orde is. Om in aanmerking te
komen voor Horizontaal toezicht zal de Belastingdienst hier namelijk op moeten kunnen vertrouwen.
Horizontaal toezicht gaat immers over wederzijds vertrouwen, begrip en transparantie. Middels dit AO-
handboek zullen de fiscale risico’s in beeld worden gebracht per onderdeel van het hotel, waarbij ook
beheersmaatregelen worden aangegeven om de risico’s af te dekken. Op deze manier zal dit een bewijs
worden om horizontaal toezicht te kunnen toepassen.
De interne fiscale risico’s moeten zo worden afgedekt dat alle fiscale activiteiten juist, volledig en tijdig zijn.
We streven in ons AO-handboek niet naar volledigheid bij onze AO/IB-beschrijving. Holy Hotels is er de
organisatie niet naar om medewerkers te overvoeren met regels en richtlijnen. Slechts daar waar het op basis
van risico-inschatting cruciaal is dat maatregelen genomen worden, zijn deze uitgewerkt.
Wij realiseren ons verder dat een AO-handboek slechts een beschrijving is van de opzet van de AO/IB. Het
bestaan en de werking van dit systeem moet dan ook dagelijks in de praktijk bewezen worden, en wordt
jaarlijks getoetst door de afdeling Controlling van het hoofdkantoor. Deze beschrijving is voor hen daarbij een
document.
H1.2 Algemeen –Opzet
In dit eerste hoofdstuk wordt het beheer van dit document uit de doeken gedaan en wordt een toelichting
gegeven op de gebruikte codering. Hoofdstuk 2 geeft de nodige achtergrond betreffende de vestiging Delden,
waarbij zaken als doelstellingen, organogram, overlegstructuren aan de orde komen.
In de hierop volgende hoofdstukken komen de diverse bedrijfsonderdelen individueel aan de orde. Hierbij is
steeds dezelfde opbouw gekozen voor de hoofdstukken: typologie, procesarchitectuur, relatiematrix,
competentietabel, werkinstructies en richtlijnen.
H1.3 Algemeen – Beheer en onderhoud
Beheer en onderhoud van het AO-handboek dient doorlopend plaats te vinden om ervoor te zorgen dat de
AO-beschrijving blijvend aansluit bij het proces en daarnaast ook de wet- en regelgeving. Het AO-handboek
moet namelijk blijven voldoen aan de juistheid, volledigheid en tijdigheid. Indien er nieuwe risico’s ontstaan
binnen het bedrijf zullen deze met beheersmaatregelen moeten worden afgedekt, waardoor ze aan deze drie
eisen gaan voldoen. Er is voor gekozen elke manager van een bedrijfsonderdeel verantwoordelijk te stellen
voor het hoofdstuk betreffende zijn onderdeel. Voor de eerste twee algemene hoofdstukken is de
concerncontroller verantwoordelijk gesteld.
Voorafgaand aan de interim-controle door de accountants zal de actualiteit van de diverse hoofdstukken
betreffende de bedrijfsonderdelen gecheckt worden door de concerncontroller (bij de al eerder genoemde
jaarlijkse controle) om hiermee een bewaking te vormen van de actualiteit, het bestaan en de werking.
,H2. Organisatie
H2.1 Organisatie - Organogram
Holy Delden maakt onderdeel uit van de Holy Hotel keten. Op het hoofdkantoor zijn diverse stafafdelingen
werkzaam voor de hele keten, zoals ICT, Juridische zaken en Controlling.
Holy Delden wordt geleid door een vestigingsmanager.
Als stafafdelingen zijn aan hem toegevoegd: Personeelszaken, Financiële Administratie en Schoonmaak.
Onder hem staan drie lijnafdelingen: Hotel, Restaurant, Zwembad & Sportvelden, elk geleid door een manager,
en bemand door diverse medewerkers. Er is gezien de span of control niet gekozen voor een aparte
leidinggevende voor de sportvelden; dit kan eenvoudig aangestuurd worden door de manager van het
zwembad.
In de bijlage van dit document vindt u het organogram.
H2.2 Organisatie – Doelstellingen
De strategische doelstellingen van Holy Hotels zijn zeer ambitieus, aangezien ze tot de grote hotelcollecties
willen behoren landelijk. Ze willen zich daarbij richten op het middensegment.
Voor Holy Delden worden jaarlijks aangescherpte tactische doelstellingen geformuleerd op het terrein van
winstgevendheid, klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid.
Voorop staat echter in de dagelijkse operatie de servicegerichtheid naar klanten toe, waarbij medewerkers een
grote professionele ruimte krijgen om deze klantwensen te vervullen. Onze werkinstructies zijn dan ook niet in
detail uitgewerkt; slechts op die fronten waar het voor de interne beheersing cruciaal is worden vanuit de
directie richtlijnen gegeven.
H2.3 Organisatie – Overlegstructuur
Binnen Holy wordt gebruik gemaakt van het linking-pin model, om de overlegstructuur duidelijk in kaart te
brengen. Elke leidinggevende overlegt met de laag onder hem. De vestigingsmanager overlegt met zijn 3
lijnmanagers. Het Hoofd van het Hotel (Manager hotel) overlegt vervolgens weer met zijn medewerkers.
Vestigings-
manager
Hoofd Hoofd Hoofd
Hotel Restaurant Z&S
,H2.4 Organisatie – Relaties tussen de organisatieonderdelen
Tussen de verschillende organisatieonderdelen van Holy bestaan relaties op het gebied van de
processen.
Voor gasten van het hotel is het zwembad vrij toegankelijk. Zij hoeven dus geen entreeprijs te betalen en
kunnen gebruik maken van het zwembad wanneer ze willen. Overige gasten betalen wel een entreeprijs.
Gasten van het hotel kunnen ervoor kiezen om tegen een lage prijs het ontbijt erbij in te krijgen. Dit ontbijt zal
plaatsvinden in het restaurant van Holy.
Tevens kunnen de hotelgasten kiezen om de lunch of het diner het restaurant te gebruiken.
Reserveringen voor het restaurant voor gasten van het hotel kan in het hotel bij de balie worden gedaan. Het
hotel plaatst vervolgens de reservering bij het restaurant.
Schoonmaak is centraal geregeld. Alle organisatieonderdelen worden hierdoor schoon gemaakt.
Voor kinderfeestjes of andere partijen is er de mogelijkheid om van meerdere organisatieonderdelen gebruik
te maken. Zo kan men er bijvoorbeeld voor kiezen om een buurtfeestje te geven in het zwembad en de
sportvelden, en ook gebruikte maken van het restaurant.
,H3. Hotel
H3.1 Typologie
Het bedrijfsonderdeel hotel heeft als typologie: dienstverlening met het beschikbaar stellen van specifieke
ruimtelijke capaciteit.
H3.2 Procesarchitectuur
Het hotel kent 3 primaire activiteiten, te weten reservering, ontvangst en vertrek inclusief incasso.
Daarnaast zijn er 2 ondersteunende activiteiten, te weten beheer minibar en schoonmaak.
In de hierna volgende paragrafen kunt u lezen welke risico’s onderkend worden in de betreffende processen
en hoe deze risico’s opgevangen worden.
In de daarop volgende paragrafen wordt beschreven wie welke activiteit uitvoert, welke bestanden deze
functionaris daarbij gebruikt, welke controle technische functie hij/zij daarbij vervult, en hoe de
werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden.
Er is gekozen voor een tabellarische weergave van de werkinstructie waarin alleen de voornaamste
handelingen zijn opgenomen; Holy is er het bedrijf niet naar om met uitgebreide werkinstructies het handelen
van haar medewerkers te beperken.
H3.3 Voornaamste AO- risico’s
AO-risico 1:
‘Een onvolledige registratie van de in gebruik zijnde hotelkamers met als gevolg een onvolledige
opbrengstverantwoording’
Fiscaal risico 1:
Bij een onvolledige opbrengstverantwoording als gevolg van een onvolledige bezettingsregistratie van de in
gebruik zijnde hotelkamers, zal dit tot gevolg hebben een onvolledige aangifte omzetbelasting en
vennootschapsbelasting.
AO-risico 2:
‘Een onjuiste registratie van de prijs en/of de te verlenen korting, wat tot gevolg heeft een onvolledige
opbrengstenverantwoording’
Fiscaal risico 2:
De onjuiste registratie van prijs en/ of korting zal leiden tot een onjuiste opbrengstverantwoording met als
gevolg een onjuiste aangifte omzetbelasting en vennootschapsbelasting.
AO-risico 3:
‘Een onjuiste/onvolledige registratie van het aantal gedronken drankjes waardoor men een onvolledige
opbrengstenverantwoording heeft met betrekking tot de minibar’.
Fiscaal risico 3:
Door de onjuiste/onvolledige registratie van het aantal gedronken drankjes in de minibar zal er een
onjuiste/onvolledige opbrengstverantwoording ontstaan. Dit heeft tot gevolg dat er een onvolledige/onjuiste
aangifte vennootschapsbelasting en omzetbelasting ontstaat.
Fiscaal risico 4:
Bij een onjuiste registratie van de kamers die behoren tot de touroperators kan er bij gebruik van deze
betreffende kamers een verkeerde prijs in rekening worden gebracht bij de klant. Dit leidt tot een onjuiste
opbrengstverantwoording dat leidt tot een onjuiste aangifte vennootschapsbelasting en omzetbelasting.
Fiscaal risico 5:
Een onjuiste registratie in het bezettingsbestand van de hotelkamers waarbij de bezetting van 1 persoon in een
tweepersoonskamer wordt aangemerkt als een bezetting van 2 personen, waardoor er een verkeerde prijs
wordt inachtneming wordt genomen in registratie dan dat werkelijk wordt betaald. Dit heeft een onjuiste
aangifte omzetbelasting en vennootschapsbelasting tot gevolg.
,H3.4 Beheersingsmaatregelen
Nu de administratieve risico’s bekend zijn geworden, dienen hier passende maatregelen voor te worden
getroffen.
Volledigheid opbrengsten kamerverhuur
De geëigende repressieve interne beheersingsmaatregel voor dit risico is: ‘leegstandscontrole’, gecombineerd
met een juiste kassaprocedure. Hierdoor is het volgende verband te controle:
De maximale capaciteit minus de leegstand = de bezette capaciteit
Bezette capaciteit * tarief = Soll positie van de opbrengsten
Te vergelijken met de IST-positie van de opbrengsten volgens de kassaprocedure:
Eindsaldo – Beginsaldo = Opbrengsten, uitgaande van de richtlijn dat geen uitgaven gedaan worden via de
kassa.
In de werkinstructies/richtlijnen in H3.7 zult u deze dan ook terugvinden.
Fiscaal risico 1: opbrengstverantwoording kamerverhuur bezetting
Preventief=
Bij reservering en annulering van kamers wordt er in het systeem aangegeven wat de bezetting is van de
kamers. Bij invoeren van een reservering of het maken van een annulering dienst de melding vanuit het
systeem goedgekeurd te worden door de receptionist.
Daarnaast is de reservering niet af te sluiten zonder deze volledig te hebben ingevuld. Bij het willen afsluiten
krijgt de receptionist een melding om de reservering voor te zetten of af te breken indien de klant toch niet
meer wil reserveren.
Bij aankomst van de klant dient deze een reserveringsbewijs over te dragen aan de betreffende receptionist
die achter de balie staat. Bij aankomst van de klant moet worden gecontroleerd welke kamer is gereserveerd
en met hoeveel personen de klant is aangekomen. Op deze pagina van de reservering moet er worden
aangevinkt of de aangegeven hoeveelheid waarmee een klant is gekomen juist is, anders kan er niet worden
doorgegaan met het inchecken van de klant. Eventueel ook nog het ID bewijs van de klant registeren ter
bevestiging van het aantal personen.
Na een identificering van de klant wordt de gereserveerde kamer gekoppeld aan een toegang verlenend
voorwerp. Dit kan een sleutel zijn maar ook een pasje. Het toegang verlenende voorwerp wordt bij het
koppelen aan de kamer ook gekoppeld aan de gereserveerde verblijfsduur van de klant (indien het een pasje
is). Indien er sprake is van een verlengde verblijfsduur zal door de koppeling van het pasje aan de kamer in het
ERP-systeem de verblijfsduur op het pasje worden aangepast. In het ERP systeem wordt er nu bij deze kamer
aangegeven dat deze bezet is. Zonder het koppelen van het toegang verlenend voorwerp, dat zorgt voor een
bezetheidsmelding in het ERP-systeem en kan het inchecken niet worden afgerond. Na afronding wordt de
bezetting automatisch geregistreerd in het bezettingsbestand.
Schoon te maken kamers = bezetting in het bezettingsbestand.
Repressief= leegstandcontrole zoals bovenstaand bij de beheersmaatregel van het AO- risico.
Bij het uitchecken moet het toegang verlenende voorwerp weer worden ontkoppeld van de betreffende kamer
van de klant. Bij het uitchecken wordt er gezocht naar de gegevens van de klant en zal er moeten worden
aangegeven dat de klant vertrekt. Dit kan niet worden voltooid zonder dat het toegang verlenende voorwerp is
ontkoppeld. Na de ontkoppeling zal er worden aangegeven in het ERP-systeem dat het is voltooid en de kamer
heeft geen bezetheidsmelding meer.
In de werkinstructies van 3.7 staat dat schoonmakers leegstand controleren. Schoonmakers kunnen het
bezettingsbestand raadplegen en zullen 1 keer per dag de kamers controleren doormiddel van kloppen. Bij
geen reactie kan de kamer worden geopend om kort te controleren of de kamer leeg is. Dit wordt
geregistreerd op een controle lijst die aan de financiële administratie wordt verstrekt. De manager accordeert.
Maximale capaciteit – leegstaande kamers= bezette kamers in het bezettingsbestand.
Juiste prijsstelling
Het tweede administratieve risico is: ‘een onjuiste registratie van de prijs en/of de te verlenen korting, wat tot
gevolg heeft een onvolledige opbrengstenverantwoording’. De preventieve maatregel luidt: ‘richtlijnen met
betrekking tot de te hanteren prijzen en de maximaal te verlenen korting’. Bij de werkinstructies / richtlijnen in
,H3.7 zult u deze dan ook terugvinden. Verder verwijzen we u naar de competentietabel in H3.6, voor de
verankering in de ICT.
Fiscaal risico 2: onjuiste prijs/ korting
Preventief:
Richtlijnen betreffend de te hanteren prijs. Prijslijst wordt opgesteld middels functiescheiding om fouten te
voorkomen= de medewerker van de financiële administratie mag alleen de prijzen van de kamers en de
kortingen muteren in het prijzenbestand. De directie zal na het invoeren van de prijzen accorderen.
Om te voorkomen dat er een onjuiste prijs of korting wordt gegeven aan een bepaalde kamer is er een
redelijkheidscontrole ingesteld. Per kamer is er een vaste redelijke prijs en korting aangegeven in het systeem.
Indien de gegeven prijs van de kamer niet voldoet aan de redelijkheid zal er een foutmelding in het systeem
komen. Indien deze foutmelding niet word opgelost kan er niet worden betaald
Repressief: controle van de kasstroom. Hierbij moet de cash of pin betaling gelijk zijn aan de boeking in de
administratie van de overeengekomen prijs.
Ontvangen gelden = prijs kamer * gegeven korting in administratie
Volledigheid opbrengsten minibar
Het derde administratieve risico is: ‘een onjuiste/onvolledige registratie van het aantal gedronken drankjes
waardoor men een onvolledige opbrengstenverantwoording heeft met betrekking tot de minibar’. De
repressieve interne beheersingsmaatregel is: ‘inventarisatie en verbandscontrole’. Dit kan aan de hand van
een beta-formule. De beginvoorraad + eventuele aanvullingen qua voorraad – de eindvoorraad = verbruik. Dit
kan worden afgestemd met de door de klant aangegeven drankjes. In de richtlijnen / werkinstructies in H3.7
zult u deze acties dan ook terugvinden.
Fiscaal risico 3: onvolledige/ onjuiste registratie minibar
Preventief:
Op een vast moment de voorraad van de minibar bijvullen tot de aangegeven standaard in de werkinstructies
van 3.7. Per kamer moet dit worden bijgehouden en word de lijst overgegeven aan de receptionist. Om ervoor
te zorgen dat de lijst daadwerkelijk wordt ingevoerd controleert de receptionist of er voor elke kamer is
aangegeven of er is bijgevuld of niet en hoeveel.
Per kamer die bezet is (via bezettingsbestand raadplegen) moet er een lijst worden ontvangen betreffend de
informatie van de minibar. Om hiervoor te zorgen zal de manager de roomservice controleren. Wordt
ontvangen en bewaard door de receptionist
Repressief: een inventarisatie en een verbandscontrole zoals bovenstaand bij het AO-risico. Hiermee kan er
worden gecontroleerd welke voorraad is verbruikt en of dit overeenkomt met de werkelijkheid.
Beginvoorraad + inkopen – eindvoorraad= verbruik volgens de lijsten
Fiscaal risico 4 : Overeengekomen prijs touroperator onjuist geregistreerd en kamer
Preventief: een functiescheiding tussen de directie en de medewerker financiële administratie medewerker.
De manager komt de prijzen overeen met de touroperator en de administratief medewerker noteert deze
prijzen in het systeem voor de kamer waarbij de prijs hoort.
De directie controleert achteraf of de administratief medewerker van de financiële afdeling de juiste prijzen
heeft ingevoerd en of er geen typfouten zijn gemaakt en of het bij de juiste kamer is neergezet. Een
receptionist kan de prijzen raadplegen.
Repressief: kamer met prijs van touroperator x vastgestelde prijs in de prijslijst = ontvangsten kas/pin
Ontvangsten kas/pin = kassamodule
Fiscaal risico 5: verkeerde prijs kamer door onjuiste registratie reservering aantal personen
Preventief:
Tweepersoonskamer voor 1 persoon heeft een andere prijs dan voor 2 personen
Bij aankomst van de klant moet worden gecontroleerd welke kamer is gereserveerd en met hoeveel
personen de klant is aangekomen. Op deze pagina moet er worden aangevinkt of de aangegeven
hoeveelheid waarmee een klant is gekomen juist is, anders kan er niet worden doorgegaan met het
inchecken
, van de klant.
Indien het aantal onjuist is zal de receptionist het aantal moeten aanpassen. Automatisch moet er dan
een prijsaanpassing komen voor de kamer, gezien het in het ERP systeem staat en hierin ook de
prijzen zijn gekoppeld per kamer voor 1 persoon en 2 personen.
Een andere optie is het registeren van alle ID- bewijzen van de gasten. Zoals in risico 1
Repressief: aantal geregistreerde personen in een tweepersoonskamer volgens het bezettingsbestand x prijs
voor deze kamer volgens de prijslijst = opbrengst van de kamer volgens het kasmodule
Aantal ID bewijzen = aantal personen geregistreerd in het bezettingsbestand.
1 ID x bijbehorende prijs van de tweepersoonskamer = omzet en ontvangen in kas
H3.5 Relatiematrix
In onderstaande tabel worden in H3.2 genoemde activiteiten gekoppeld aan de juiste functionaris, kortom: wie
doet wat.
Receptionist Mdw-er Schoonmaker Roomservice Hotelmanager
Fin.
Adm.
Reserveringen BS C
Ontvangst gasten U C
Vertrek U C
Incasso BW C
Schoonmaak U C
Beheer minibar BW R C U
BS = beschikken het recht tot besluit nemen/ waarde bepalen/ verbintenissen aangaan met derden
BW = bewaren het bewaken van het goed/ zorg dragen van een voorraad/portefeuille
R = registeren administratie vastleggen in het systeem
C= controleren controle op verrichte handelingen
U= uitvoeren de werkzaamheid uitvoeren
Opvallend hierbij is dat de receptionist een beschikkende taak heeft evenals een bewarende taak. Zij beschikt
over de kamers, maar bewaart ook het geld. Deze op zich ongewenste functievermenging is onvermijdbaar
gezien de beperkte personeelsbezetting, maar wordt gecompenseerd door de aanvullende interne
beheersmaatregelen t.a.v. leegstandscontrole en kasgeldprocedure, zie H3.7.
H3.6 Competentietabel
In onderstaande competentietabel is beschreven welke functionaris gebruik kan maken van welke bestanden,
zoals benodigd voor zijn/ haar taken. Deze tabel is leidend bij de toekenning van autorisaties in de ICT, zodat
ongeoorloofd toegang van de ICT voorkomen wordt.
Receptioni Mdw-er Schoon Roomservi Medewerk Manager Directi Person
st Fin. Adm. maker ce er HRM Hotel e eelsma
nager /
HRM
Reserverings M - - - R R
bestand
Kamer M R R R R R
bezettings-
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller TWxx. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $8.69. You're not tied to anything after your purchase.
