Summary
Samenvatting Controleleer SEM2 ACF2
- Course
- Institution
Deze samenvatting bevat alle theorie van het vak controleleer.
[Show more]
Seller
Follow
celineleeman
Reviews received
Content preview
DE AANKOOPCYCLUSPROCESANALYSE
Doelstelling aankoopcyclus:
Aankopen van G&D die de behoefte van de onderneming zo goed mogelijk invullen, met levering
binnen de gevraagde leveringstermijn tegen een optimale prijs-kwaliteitsverhouding
m.a.w:
1. Enkel bestellingen van noodzakelijke goederen
2. Plaatsing van bestellingen tegen optimale prijzen en hoeveelheden
3. Controle op de ontvangen hoeveelheden en kwaliteit
4. Betaling enkel van goedgekeurde aankoopfacturen
5. De aankoopfacturen worden juist en volledig verwerkt in de boekhouding
De aankoopfunctie valt uiteen in:
Het initiëren van de aankooptransacties
o Verrichten van aankopen bij leveranciers beschikkende functie
Het verrichten van de hiermee samenhangende werkzaamheden
o Bestellingen plaatsen, ontvangst levering, … bewarende of registrerende functie
Aan te kopen goederen/ diensten kunnen we in twee groepen verdelen:
Strategische of tactische aankopen
o Invloed op LT
o Beslissingsniveau: hoog op de hiërarchische ladder
Operationele aankopen
o Invloed op KT
Stappen voor het aankoopproces:
1. Geven bestelopdracht
2. Uitvoeren bestelopdracht
3. Ontvangst goederen en diensten
4. Controle aankoopfactuur
5. Crediteurenadministratie
6. Betaling aankoopfactuur
Geven van de bestelopdracht
Het aankoopproces start steeds met een BEHOEFTE. Het vaststellen van de behoefte moet steeds op
een objectieve wijze gebeuren.
, Timing
o Te laat = stockbreuk
o Te vroeg = hoge stockagekosten
o EOQ-principe: Economic order quantity
De meeste ondernemingen hanteren voor elk voorraadelement een optimaal
minimum voorraadniveau. Wordt dit niveau bereikt dan wordt een bestelling
geplaatst.
Het signaleren van het bereiken van het minimumvoorraadniveau kan door
vier partijen gebeuren.
4 partijen
o Magazijnier
o Voorraadadministratie
o Inkoper zelf: niet optimaal
o ERP-systeem
De interne bestelaanvraag
Hier wordt best het gebruik gemaakt van een standaarddocument, namelijk de bestelaanvraag. Deze
documenten moeten doorlopend genummerd zijn.
Noodzakelijke gegevens:
Naam aanvrager
Reden aanvraag
Gewenste leveringsdatum
Gewenste leverancier mits motivatie
Productidentificatie
Gevraagde hoeveelheid
Ruimte voor goedkeuring (autorisatie)
Goedkeuring interne bestelaanvraag
Binnen elke onderneming moeten duidelijke procedures bestaan over wie een aankoop kan
initialiseren en op welke wijze dit dient te gebeuren. Op de interne bestelaanvraag wordt ruimte
voorzien om de goedkeuring = autorisatie.
De beschikkende functie zal nagaan of de aanvraag tot aankoop noodzakelijk is en binnen het
vooropgestelde budget valt.
Getrapte autorisatie
vb. €5 000 kunnen door de betrokken afdelingschef worden goedgekeurd, bestellingen boven €5 000
moeten worden goedgekeurd door de controller.
Uitvoeren van de bestelopdracht
Vijf stappen:
1. Bij welke leverancier wordt aangekocht?
o Leveranciersdocumentatie
o Productdocumentatie
o Vaste leverancier:
Onderzoek overbodig tenzij kwaliteitsproblemen
Jaarlijks evalueren
,2. Sturen van offerteaanvragen
o Vooraf vastgelegd aantal: minstens 2 of 3
o Gebruik van standaarddocumenten
o Vooraf genummerd
3. Onderzoeken van de leveranciersvoorwaarden
o Registratie ontvangen offertes afpunting in het register van de offerteaanvragen
Door persoon onafhankelijk van aankoper
o Beoordeling offertes (aankoper)
Producteigenschappen
Levertermijnen
Betrouwbaarheid leverancier
Prijs
Eventuele andere leveringsvoorwaarden
4. Leverancierskeuze
o Aankoper neemt beslissing
Beslissing motiveren en documenteren
Reden: controle moet mogelijk zijn
5. Opmaken bestelorder
o Enkel op basis van een goedgekeurde/aanvaarde offerte
o Vooraf genummerd standaarddocument
o Minimum vier exemplaren
Leverancier (origineel)
Archief aankoopafdeling (besteldienst)
Magazijn
Factuurcontrole
(voorraadadministratie)
o Minstens volgende informatie bevatten
Voorgedrukt volgnummer
Datum bestelling
Identificatie leverancier
Artikelnummer en omschrijving
Hoeveelheid
Overeengekomen prijs
Kortingen
Verzendingsafspraken
Leveringsadres
Leveringstermijn
Handtekening
, Ontvangst van de goederen en diensten
Voorraadelementen en investeringen ‘ontvangst’
Diensten ‘uitvoering’
opmaak document ‘ontvangstmelding’
Magazijn Factuurcontrole
Bestelde goederen Ontvangstmelding Geleverde goederen
= =
Geleverde Gefactureerde
goederen goederen
Standaarddocument
Voorgenummerd
Bevat volgende informatie
o Datum ontvangst
o Artikelnummer
o Hoeveelheid
o Referentie bestelbon
o Opmerkingen
Vier exemplaren
o Magazijn: archivering
o Voorraadadministratie
o Factuurcontrole
o Aankoopafdeling
Uitvoering van diensten
o Procedure voorzien
Ontvangstmelding door betrokken afdelingschef
Aankoopafdeling
Factuurcontrole
Controle van de aankoopfactuur
Registratie inkomende facturen
o Volgnummer toekennen
o Status: ontvangen-goedgekeurd-betaalbaar gesteld-betaald
Controle juistheid factuur
o Geen rekenfouten
o Controle overeengekomen voorwaarden
o Gefactureerde goederen = geleverde goederen
o Gefactureerde goederen = bestelde goederen
Goedgekeurde facturen fiatteren
o Stempel
o Handtekening
o Elektronisch
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller celineleeman. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $5.27. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
69252 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 15 years now