Hierbij een zeer uitgebreide samenvatting van het boek Basisboek informatie en control. De stof die hierin behandeld wordt is helemaal up-to-date en kan dus perfect gebruikt worden ter voorbereiding op het tentamen dat in verschillende opleidingen wordt gegeven.
,Hoofdstuk 1, Basisboek informatie & control, terreinafbakening
Terreinafbakening
Om het doel te bereiken moet de organisatie beschikken over de nodige informatie om de juist
beslissingen te maken. En dus heeft de onderneming behoefte aan control. Aan de ene kant wordt de
informatie verzameld en verstrekt om snel afwijkingen van doelstellingen te ontdekken en te
voorkomen. En aan de andere kant om medewerkers te stimuleren om beslissingen te nemen binnen
de doelstellingen van de onderneming.
Control & controle
Control (=beheersing) is zowel vooruitkijkend, terugkijkend als constituerend terwijl controle alleen
terugkijkend en constituerend is. Controle is de toetsing van de realiteit. Terwijl control ook de niet
behaalde doelstellingen weer wil verbeteren om ze in vervolg wel te halen, continuïteit (verleden,
heden & toekomst).
Betrouwbare informatie is essentieel voor het nemen van beslissingen in de control. Maar control is
ook nodig om betrouwbare informatie te vergaren.
Definitie BIV/AO
Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van
informatie ten behoeve van het beheersen, besturen en doen functioneren van de organisatie en ten
behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
De 3 taken van informatie zijn dan ook: afleggen van verantwoording, voor het nemen van
beslissingen en voor het doen functioneren van de organisatie.
3 vakgebieden die opereren op het raakvlak van informatie & control
1. Interne beheersing:
Gericht op maatregelen die ervoor zorgen dat een organisatie beschikt over relevante en
betrouwbare informatie en op het in goede banen leiden van operationele processen (zoals inkoop).
Deze interne beheersing zorgt voor betrouwbare informatievoorziening, minimaliseren van onjuiste
beslissingen en het vermijden van juridische conflicten.
2. Management control:
Gericht op de basis van de strategische doelstellingen en met behulp van relevante en betrouwbare
informatie, uitoefenen van control op medewerkers van de organisatie.
Er is een bepaald doel, die moet behaald worden. Als dit niet wordt behaald moeten hier
corrigerende acties voor komen.
3. Informatiemanagement:
Gericht op de toegankelijk maken van informatie door middel van bijvoorbeeld een geautomatiseerd
systeem. Zodat de bedrijfsvoering effectief en efficiënt verloopt.
Er is een verschil in de informatie die voor het eigen management is en de informatie die extern
verantwoord moeten worden. Om een interne beslissing te nemen heeft iemand namelijk natuurlijk
informatie nodig, ook voor het beheersen en doen functioneren van de organisatie.
Informatie voor het doen functioneren van de organisatie
Zie blz. 26 boek.
Dit kwaliteitsspectrum wordt gebruikt om de kwaliteit van de informatie te beoordelen.
Effectiviteit heeft betrekking op de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd
Efficiëntie op de mate waarin de doelstellingen worden gerealiseerd tegen de laagst mogelijke
kosten.
3
,Informatie is niet betrouwbaar (accuraat) als het andere fouten dan volledigheid en juistheid fouten
bevat.
Informatie is relevant als ze het besluitproces doen beïnvloeden.
Intern control
Intern control is gericht op de operationele processen en dus het in goede banen leiden van
transacties waarbij de organisatie is betrokken. Hierbij kan gedacht worden aan procedures die
worden ingesteld voor inkopers om tot de voordeligste leverancier te leiden. Als de levering dan
plaatsvindt stuurt de magazijnmeester een ontvangstmelding naar de administratie. Die gebruiken
die informatie met de orderinformatie om de factuur te controleren en eventueel goed te keuren
voor betaling.
Bestuurlijke informatievoorziening
Informatie moet ervoor zorgen dat de bedrijfsuitvoering effectief en efficiënt verloopt en dat is
precies waarvoor managers verantwoordelijk zijn. De informatie moet wel aan een aantal
kwaliteitseisen voldoen. BIV heeft als doel om relevante en betrouwbare informatie te verstrekken
aan interne en externe belanghebbenden. Dit kan door procedures en richtlijnen.
Doelstelling intern control
De organisatie moet worden bestuurd met behulp van informatie, zodat doelstellingen behaald
worden.
Intern control is een proces dat in gang wordt gezet door de leiding en ander functionarissen van een
organisatie, dat redelijke zekerheid moet geven dat de doelstellingen op de volgende gebieden
worden gerealiseerd:
1. Het zorgen voor betrouwbare BIV
2. Het waarborgen van volledigheid van ingaande en uitgaande kasstromen
3. Minimaliseren van het risico van onjuiste beslissingen
4. Vermijden juridische conflicten
Als informatie betrouwbaar is zal de kwaliteit van beslissingen toenemen.
In onderstaande tabel zijn deze doelstellingen beter uitgewerkt:
Management control
Management control = het proces dat erop is gericht mensen in organisaties zich te laten gedragen
zoals dat volgens het management zou moeten. Oftewel het aanzetten van werknemers in een
organisatie. Bijvoorbeeld een systeem ontwerpen dat prestaties van werknemers meet en beloont.
Cybernetisch-control model:
De input (mensen en middelen) die in een proces (productie, handel of dienstverlening) worden
samengebracht voor opleveren van een output (producten of diensten).
Als al deze 4 elementen aanwezig zijn is het een proces dat in control is:
1. DUIDELIJK EN MEETBAAR DOEL
Het formuleren van deze doelstelling wordt door het management bepaald en maakt dus
geen deel uit van het control proces zelf.
2. DUIDELIJKE EN MEETBARE OUTPUT
Duidelijk moet zijn welke producten of diensten het proces precies heeft opgeleverd en in
welke hoeveelheid. Er moet hieruit worden bepaald of bepaalde doelstellingen worden
behaald.
4
, 3. CORRIGERENDE ACTIES
Voor het geval dat de uiteindelijke output niet overeenstemt met de input.
4. EEN VOORSPELLEND MODEL
Hiermee wordt bedoeld dat degene die het proces beheerst een grote kennis van het proces
heeft. De controller moet namelijk de oorzaken kunnen onderzoeken als de doelstellingen
niet behaald worden. En hiermee eventuele corrigerende acties uitvoeren.
Als er maar 1 van deze onderdelen ontbreekt is er dus geen proces dat in control is. Dit schema
wordt gebruikt om control te begrijpen en wanneer een proces in control is voldoet aan dit model.
Kenmerken van management control
Het cybernetisch-control model wordt o.a. gebruikt om het gedrag van medewerkers in goede banen
te leiden.
De 2 belangrijkste kenmerken van management control zijn:
1. STERKE GEDRAGSMATIGE ORIËNTATIE
Managers proberen het gewenste gedrag van de medewerkers te beïnvloeden door gewenst gedrag
te belonen. Ze meten hiervoor de prestaties van de werknemers.
2. INSTEEK VANUIT DE STRATEGIE VAN DE ORGANISATIE
Het management implementeert de strategieën van het bedrijf, de strategisch management
(leidinggevenden) houdt zich vervolgens bezig met het formuleren daarvan. Zij spelen dat dan door
aan de werkvloer.
Raakvlakken interne beheersing, management control & informatiemanagement
De doelstellingen van management control & interne beheersing zijn vrijwel gelijk, alleen de
instrumenten om dit te realiseren verschillen.
De kernvraag bij management control is of werknemers zich gedragen zoals het management van ze
verwacht. Heeft dus een gedragsmatige insteek. Ze proberen zo dus op een directe manier
strategieën te implementeren. Strategisch perspectief.
Interne beheersing is daarentegen vooral gericht op de operationele processen en het in goede
banen leiden van transacties. Ze proberen zo dus op een indirecte manier strategieën te
implementeren. Operationeel perspectief.
Interne beheersing & management control gebruiken dus beide informatie om tot control te komen
(de vraag naar informatie).
Interne beheersing zorgt ervoor dat de informatie aan de kwaliteitseisen (betrouwbaar en relevant)
voldoet en informatiemanagement zorgt ervoor dat de informatie vrijkomt (bieden informatie aan).
Informatiemanagement en management control hebben een gedragsmatige benadering terwijl
interne beheersing geen enkele rekening houdt met de factor ‘mens’.
Accountant
Als kerntaak controleert hij de jaarrekeningen, niet alleen op juistheid, maar ook de
betrouwbaarheid van de informatie die de jaarrekening bevat. Ook beoordeelt hij de kwaliteit van
het systeem van interne beheersing.
5
, Controller
De controller heeft de touwtjes van de hele organisatie in handen.
• Business advocate = sterk gericht op het ondersteunen van het management op alle niveaus
en minder op de betrouwbaarheid en financiële administratie.
• Corporate policeman = veel meer een buitenstaander en slechts verantwoordelijk voor de
betrouwbaarheid van de financiële informatie.
Informatiemanager
Speelt vooral een rol in de managementaspecten van de informatieverzorging binnen en door
organisaties. Specialiseert zich vooral in de IT en het geautomatiseerde systeem.
6
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller bryancuperus. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $5.37. You're not tied to anything after your purchase.
