EDDY VAASSEN,
ROGER MEUWISSEN
& CAREN
SCHELLEMAN
Betreft de gehele stof uit
het boek “Accounting
Information Systems and
Internal Control” van het
vak Risk, Control and
Compliance aan de
opleiding Accounting &
Control (Maastricht
University).
Lyan Smeets
ACCOUNTING INFORMATION Maastricht University
SYSTEMS AND INTERNAL
CONTROL
SAMENVATTING
,Inhoud
Hoofdstuk 1: Organizations and their Systems...............................................................2
Hoofdstuk 2: Internal Control.......................................................................................... 4
Hoofdstuk 3: Bridging the Gap between Internal Control and Management Control.......6
Hoofdstuk 5: Documenting and Evaluating Internal Control Systems...........................12
Hoofdstuk 6: Organizational processes.........................................................................15
Hoofdstuk 9 VMS: The Production Process....................................................................16
Hoofdstuk 10: The Sales Process..................................................................................17
Hoofdstuk 12: Typology of Organizations.....................................................................20
Hoofdstuk 13: Trade Organizations...............................................................................24
Hoofdstuk 14: Production Organizations.......................................................................28
Hoofdstuk 16: Service Organizations that Put Space and Electronic Capacity at their
Customers’ Disposal..................................................................................................... 34
,HOOFDSTUK 1: ORGANIZATIONS AND THEIR SYSTEMS
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen en middelen om
gezamenlijke doelen te bereiken, zodat de organisatie in een situatie van in-control kan
komen. Mensen spelen een belangrijke rol in deze definitie, waaronder de volgende drie
functies:
1. De informatiemanager: Deze functionaris heeft vooral de rol vanuit een
managementaspect om de informatievoorziening in en door de organisatie te
stroomlijnen. Daarbij verzorgt de informatiemanager een key role in de goede
werking van IT-systemen en steunt hij hierop.
2. De controller: Hij is de generalist die op financieel gebied expert is. De controller
brengt als tussenpersoon de belangen van het management en de werkvloer bij
elkaar, waarbij de financiële houdbaarheid van beslissingen centraal staat in zijn
evaluatie.
3. De accountant: Zijn rol is het controleren van financiële overzichten en verslag
uitbrengen over zijn bevindingen. Daarbij doet hij een uitspraak over de kwaliteit
van het systeem van interne beheersing (internal control system (ICS)) en stelt hij
de betrouwbaarheid van de informatie in de financiële overzichten vast. Een goed
werkend ICS kan bijdragen aan een hogere mate van betrouwbaarheid, waardoor
hij minder gegevensgerichte controlewerkzaamheden hoeft uit te voeren.
Internal Control focust zich op governance en beheersing van organisaties en daarom
ook op het sturen en beheersen van mensen in de organisatie. Hieruit kunnen problemen
voortvloeien:
1. Lack of direction: Werknemers niet weten wat van hen verwacht wordt.
2. Motivational problems: Werknemers niet gemotiveerd zijn om de
organisatiedoelen na te streven (door persoonlijke doelen).
3. Personal limitations: Werknemers niet over de benodigde competenties
beschikken om te doen wat van hen verwacht wordt.
Het vakgebied dat zich voornamelijk richt op het beheersen van het gedrag van mensen
en het oplossen van voorgenoemde problemen heet Management Control.
Organisaties richten hiertoe een management control system (MCS) in om het gedrag
van mensen in de organisatie zodanig te sturen dat zij bijdragen aan de realisatie van de
organisatiedoelen. Voorbeelden hiervan zijn het ontwikkelen van een organisatiecultuur
of het bieden van een goed salaris of een veilige werkomgeving.
Strategische organisatiedoelen worden doorvertaald naar tactische en operationele
doelstellingen die concreter van aard zijn. Informatievoorziening speelt daarbij een
belangrijke rol. Informatie is belangrijk voor drie redenen:
1. Informatie als middel om te delegeren en verantwoording af te leggen;
2. Informatie als middel om beslissingen te nemen; en
3. Informatie als middel om de organisatie te besturen.
Ad 1 Informatie als middel om te delegeren en verantwoording af te leggen
Delegatie van werkzaamheden is vereist als in persoon in alle redelijkheid niet alle
werkzaamheden zelf kan verrichten om een strategisch doel te behalen. Het is dan wel
vereist dat de uitvoerende werknemer regelmatig verantwoording aflegt over de
realisatie van de gestelde doelen.
Ad 2 Informatie als middel om beslissingen te nemen
Informatie is een belangrijk middel om beslissingen te nemen, bijvoorbeeld voor
inkoop-/verkoopbeslissingen of om te investeren. Informatie door verantwoording af te
leggen kan dienen als input van informatie om beslissingen te nemen.
,Ad 3 Informatie als middel om de organisatie te besturen
Het systematisch verzamelen, opnemen en verwerken van gegevens ten behoeve van
het informatievoorzieningssysteem voor het besturen, beheersen en doen functioneren
van de organisatie en verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid.
Het is van belang om een onderscheid te maken tussen gegevens en informatie, waarbij
informatie alle verwerkte gegevens omvat die een betekenis geven aan de gebruiker van
de informatie. Op die manier heeft de gebruiker een beter begrip over de realiteit.
Informatie- en communicatietechnologie (ICT) speelt een belangrijke rol in het opnemen
en verwerken van gegevens en binnen de interne en externe informatievoorziening van
een organisatie, waarbij ICT het informatieproces effectiever en efficiënter kan maken
ten aanzien van het nemen van beslissingen of het communicatieproces.
Een Accounting Information System (AIS) is gericht op het sturen en structureren van
planning- en controleprocessen teneinde:
o informatie te geven als input voor besluitvorming en verantwoording af te leggen
aan interne en externe stakeholders, waarbij de informatie voldoet aan bepaalde
kwaliteitscriteria;
o de juiste randvoorwaarden te stellen voor deugdelijke besluitvorming; en
o te zorgen dat geen waarden/middelen op een niet-legitieme wijze aan de
organisatie onttrokken worden.
Een AIS verwerkt data en transacties om gebruikers te voorzien van financiële informatie
om de bedrijfsvoering te plannen, sturen en beheersen. Een AIS is een onderdeel van het
MIS dat specifiek gericht is op de informatievoorziening van financiële transacties.
Twee belangrijke elementen van een AIS zijn controle en governance. Controle heeft een
terugkijkend element (IST vs SOLL) en een vooruitkijkend element (aanpassing indien de
realisatie afwijkt van de norm) dat zich op het verbeteren van de toekomstige
operationele bedrijfsvoering om de gestelde organisatiedoelen in continuïteit te
realiseren. Governance is daarbij het proces, de checks and balances, om een
organisatie op de juiste weg te laten blijven ten aanzien van de continue realisatie van
de organisatiedoelen.
, HOOFDSTUK 2: INTERNAL CONTROL
Functiescheiding vormt de basis voor de interne beheersing door tegengestelde
belangen te creëren tussen onafhankelijk van elkaar functionerende functionarissen. Dit
maakt het moeilijker fraude te plegen en te verbergen.
Binnen functiescheiding dienen de volgende vijf functies van elkaar gescheiden te
worden:
1) Beschikkende functie (beslissen over ingaande en uitgaande waardes van de
organisatie: hoofd verkoop en hoofd inkoop)
2) Bewarende functie (opslag van goederen en geldmiddelen: magazijnmeester en
kassier (materiële zaken) en crediteuren- en debiteurenadministratie (immateriële
zaken))
3) Registrerende functie (vastleggen van informatie in het grootboek: medewerker
administratie)
4) Controlerende functie (controleren en toezicht houden: controller)
5) Uitvoerende functie (voeren het werk uit zoals hun is opgedragen: overige
medewerkers)
De registrerende functie wordt enkel en alleen uitgevoerd door de administratie
medewerker omdat dit een onafhankelijke partij is. Dit waarborgt de betrouwbaarheid
van de informatie.
De beschikkende functie verbind de organisatie aan derden partijen door beslissingen te
nemen. Zoals het accepteren van een verkooporder, dit verplicht de organisatie om
diensten te vertrekken aan de klant.
Het is belangrijk dat de debiteurenadministratie goed bewaard wordt omdat het gaat om
kasgeld in wording. Dat vereist goede bescherming.
De waardekringloop laat zien hoe waarde door de organisatie stroomt. Inkoop: waarde
neemt toe; Verkoop: waarde neemt af; Betaling: waarde neemt toe.
Ook het onderscheid tussen de balans en de resultatenrekening is weergeven:
Balans – Rechthoeken: Crediteuren, Voorraad, Debiteuren, Liquide middelen.
Resultatenrekening – Ovalen: Kostprijs en omzet.
Ook het onderscheid tussen de goederenstroom en geldstroom is weergegeven:
Bovenkant – Goederenstroom: Inkoop, Voorraad, Verkoop
Onderkant – Geldstroom: Geld betaling, Liquide middelen, Geld ontvangsten
ROGER MEUWISSEN
& CAREN
SCHELLEMAN
Betreft de gehele stof uit
het boek “Accounting
Information Systems and
Internal Control” van het
vak Risk, Control and
Compliance aan de
opleiding Accounting &
Control (Maastricht
University).
Lyan Smeets
ACCOUNTING INFORMATION Maastricht University
SYSTEMS AND INTERNAL
CONTROL
SAMENVATTING
,Inhoud
Hoofdstuk 1: Organizations and their Systems...............................................................2
Hoofdstuk 2: Internal Control.......................................................................................... 4
Hoofdstuk 3: Bridging the Gap between Internal Control and Management Control.......6
Hoofdstuk 5: Documenting and Evaluating Internal Control Systems...........................12
Hoofdstuk 6: Organizational processes.........................................................................15
Hoofdstuk 9 VMS: The Production Process....................................................................16
Hoofdstuk 10: The Sales Process..................................................................................17
Hoofdstuk 12: Typology of Organizations.....................................................................20
Hoofdstuk 13: Trade Organizations...............................................................................24
Hoofdstuk 14: Production Organizations.......................................................................28
Hoofdstuk 16: Service Organizations that Put Space and Electronic Capacity at their
Customers’ Disposal..................................................................................................... 34
,HOOFDSTUK 1: ORGANIZATIONS AND THEIR SYSTEMS
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen en middelen om
gezamenlijke doelen te bereiken, zodat de organisatie in een situatie van in-control kan
komen. Mensen spelen een belangrijke rol in deze definitie, waaronder de volgende drie
functies:
1. De informatiemanager: Deze functionaris heeft vooral de rol vanuit een
managementaspect om de informatievoorziening in en door de organisatie te
stroomlijnen. Daarbij verzorgt de informatiemanager een key role in de goede
werking van IT-systemen en steunt hij hierop.
2. De controller: Hij is de generalist die op financieel gebied expert is. De controller
brengt als tussenpersoon de belangen van het management en de werkvloer bij
elkaar, waarbij de financiële houdbaarheid van beslissingen centraal staat in zijn
evaluatie.
3. De accountant: Zijn rol is het controleren van financiële overzichten en verslag
uitbrengen over zijn bevindingen. Daarbij doet hij een uitspraak over de kwaliteit
van het systeem van interne beheersing (internal control system (ICS)) en stelt hij
de betrouwbaarheid van de informatie in de financiële overzichten vast. Een goed
werkend ICS kan bijdragen aan een hogere mate van betrouwbaarheid, waardoor
hij minder gegevensgerichte controlewerkzaamheden hoeft uit te voeren.
Internal Control focust zich op governance en beheersing van organisaties en daarom
ook op het sturen en beheersen van mensen in de organisatie. Hieruit kunnen problemen
voortvloeien:
1. Lack of direction: Werknemers niet weten wat van hen verwacht wordt.
2. Motivational problems: Werknemers niet gemotiveerd zijn om de
organisatiedoelen na te streven (door persoonlijke doelen).
3. Personal limitations: Werknemers niet over de benodigde competenties
beschikken om te doen wat van hen verwacht wordt.
Het vakgebied dat zich voornamelijk richt op het beheersen van het gedrag van mensen
en het oplossen van voorgenoemde problemen heet Management Control.
Organisaties richten hiertoe een management control system (MCS) in om het gedrag
van mensen in de organisatie zodanig te sturen dat zij bijdragen aan de realisatie van de
organisatiedoelen. Voorbeelden hiervan zijn het ontwikkelen van een organisatiecultuur
of het bieden van een goed salaris of een veilige werkomgeving.
Strategische organisatiedoelen worden doorvertaald naar tactische en operationele
doelstellingen die concreter van aard zijn. Informatievoorziening speelt daarbij een
belangrijke rol. Informatie is belangrijk voor drie redenen:
1. Informatie als middel om te delegeren en verantwoording af te leggen;
2. Informatie als middel om beslissingen te nemen; en
3. Informatie als middel om de organisatie te besturen.
Ad 1 Informatie als middel om te delegeren en verantwoording af te leggen
Delegatie van werkzaamheden is vereist als in persoon in alle redelijkheid niet alle
werkzaamheden zelf kan verrichten om een strategisch doel te behalen. Het is dan wel
vereist dat de uitvoerende werknemer regelmatig verantwoording aflegt over de
realisatie van de gestelde doelen.
Ad 2 Informatie als middel om beslissingen te nemen
Informatie is een belangrijk middel om beslissingen te nemen, bijvoorbeeld voor
inkoop-/verkoopbeslissingen of om te investeren. Informatie door verantwoording af te
leggen kan dienen als input van informatie om beslissingen te nemen.
,Ad 3 Informatie als middel om de organisatie te besturen
Het systematisch verzamelen, opnemen en verwerken van gegevens ten behoeve van
het informatievoorzieningssysteem voor het besturen, beheersen en doen functioneren
van de organisatie en verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid.
Het is van belang om een onderscheid te maken tussen gegevens en informatie, waarbij
informatie alle verwerkte gegevens omvat die een betekenis geven aan de gebruiker van
de informatie. Op die manier heeft de gebruiker een beter begrip over de realiteit.
Informatie- en communicatietechnologie (ICT) speelt een belangrijke rol in het opnemen
en verwerken van gegevens en binnen de interne en externe informatievoorziening van
een organisatie, waarbij ICT het informatieproces effectiever en efficiënter kan maken
ten aanzien van het nemen van beslissingen of het communicatieproces.
Een Accounting Information System (AIS) is gericht op het sturen en structureren van
planning- en controleprocessen teneinde:
o informatie te geven als input voor besluitvorming en verantwoording af te leggen
aan interne en externe stakeholders, waarbij de informatie voldoet aan bepaalde
kwaliteitscriteria;
o de juiste randvoorwaarden te stellen voor deugdelijke besluitvorming; en
o te zorgen dat geen waarden/middelen op een niet-legitieme wijze aan de
organisatie onttrokken worden.
Een AIS verwerkt data en transacties om gebruikers te voorzien van financiële informatie
om de bedrijfsvoering te plannen, sturen en beheersen. Een AIS is een onderdeel van het
MIS dat specifiek gericht is op de informatievoorziening van financiële transacties.
Twee belangrijke elementen van een AIS zijn controle en governance. Controle heeft een
terugkijkend element (IST vs SOLL) en een vooruitkijkend element (aanpassing indien de
realisatie afwijkt van de norm) dat zich op het verbeteren van de toekomstige
operationele bedrijfsvoering om de gestelde organisatiedoelen in continuïteit te
realiseren. Governance is daarbij het proces, de checks and balances, om een
organisatie op de juiste weg te laten blijven ten aanzien van de continue realisatie van
de organisatiedoelen.
, HOOFDSTUK 2: INTERNAL CONTROL
Functiescheiding vormt de basis voor de interne beheersing door tegengestelde
belangen te creëren tussen onafhankelijk van elkaar functionerende functionarissen. Dit
maakt het moeilijker fraude te plegen en te verbergen.
Binnen functiescheiding dienen de volgende vijf functies van elkaar gescheiden te
worden:
1) Beschikkende functie (beslissen over ingaande en uitgaande waardes van de
organisatie: hoofd verkoop en hoofd inkoop)
2) Bewarende functie (opslag van goederen en geldmiddelen: magazijnmeester en
kassier (materiële zaken) en crediteuren- en debiteurenadministratie (immateriële
zaken))
3) Registrerende functie (vastleggen van informatie in het grootboek: medewerker
administratie)
4) Controlerende functie (controleren en toezicht houden: controller)
5) Uitvoerende functie (voeren het werk uit zoals hun is opgedragen: overige
medewerkers)
De registrerende functie wordt enkel en alleen uitgevoerd door de administratie
medewerker omdat dit een onafhankelijke partij is. Dit waarborgt de betrouwbaarheid
van de informatie.
De beschikkende functie verbind de organisatie aan derden partijen door beslissingen te
nemen. Zoals het accepteren van een verkooporder, dit verplicht de organisatie om
diensten te vertrekken aan de klant.
Het is belangrijk dat de debiteurenadministratie goed bewaard wordt omdat het gaat om
kasgeld in wording. Dat vereist goede bescherming.
De waardekringloop laat zien hoe waarde door de organisatie stroomt. Inkoop: waarde
neemt toe; Verkoop: waarde neemt af; Betaling: waarde neemt toe.
Ook het onderscheid tussen de balans en de resultatenrekening is weergeven:
Balans – Rechthoeken: Crediteuren, Voorraad, Debiteuren, Liquide middelen.
Resultatenrekening – Ovalen: Kostprijs en omzet.
Ook het onderscheid tussen de goederenstroom en geldstroom is weergegeven:
Bovenkant – Goederenstroom: Inkoop, Voorraad, Verkoop
Onderkant – Geldstroom: Geld betaling, Liquide middelen, Geld ontvangsten
