Samenvatting Administratieve organisatie blok 8

Administratieve
Organisatie
Blok 8
AVANS HOGESCHOOL BREDA




AAFM-hoofdfase jaar 2
SHOOLJAAR 2016-2017

, WERKCOLLEGE WEEK 1
Literatuur
 Alle kennis uit
Het vakgebied AO
blokken 1 t/m 7
Het complex van organisatorische maatregelen met betrekking tot
gegevensverwerkende processen in een organisatie gericht op
de informatievoorziening ten behoeve van het besturen, doen functioneren en beheersen
van de organisatie alsmede voor het afleggen van verantwoordingen.


Doel van de informatieverzorging.

 Informatie verschaffen voor het besturen, doen functioneren en beheersen van de
organisatie. Wat wil dat zeggen?:
o Besturen: leidinggeven, richting geven
o Doen functioneren: ervoor zorgen dat taken (kunnen) worden uitgevoerd
o Beheersen: afstemming van realisatie met de doelstelling, zowel qua
uitkomsten (wat) als werkwijze (hoe)
 En het afleggen van verantwoordingen. Wat wil dat zeggen?:
o Het handelen rechtvaardigen, uitleggen waarom er is gedaan wat er is
gedaan.
o Aan wie? Aandeelhouders, belastingdienst, eigen medewerkers


Definitie boek blz. 41.
Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van het
versterken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een
organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Andere woordkeuzes:

 Complex maatregelen  alles wat je moet om systematisch te verzamelen,
vastleggen en verstrekken
 Beheersen “ontbreekt” bij definitie boek. Boek ziet beheersen als onderdeel van
“besturen”. Allebei goed


Interne controle.

 Interne controle (en dus maatregelen die zijn getroffen) zorgt voor voldoen aan
kwaliteitseisen, informatie moet vooral betrouwbaar zijn!
 Geen aparte afdeling. Opgenomen in de administratieve organisatie
 Voorbeelden maatregelen van interne controle:
o Controle technische functiescheiding (later meer)
o Richtlijnen
o Autorisatie (vereiste goedkeuring)
o Vastlegging belangrijke data
o Controle in processen
 Gericht op leveren betrouwbare informatie
 Fouten: onbewust en bewust (fraude)

1

,  Preventieve en repressieve maatregelen
o Zonder deze maatregelen risico dat:
 Informatie niet betrouwbaar is
 Waarden (geld/goederen) onterecht verdwijnen
Dit noemen we het AO-risico’s!


Elementen van administratieve organisatie.




Typologie van Starreveld




Starreveld, typologie en attentiepunten.

 Typologie geeft aan wat de ‘gemeenschappelijke’ kenmerken zijn van verschillende
organisaties. Bepaalt de bouwstenen van de AO en de steunpunten. Zijn voor alle
bedrijven in de typologie soort van het “hetzelfde”




2

,  Attentiepunten: Organisaties behorende tot dezelfde typologie hebben
gemeenschappelijke kenmerken, maar ook bedrijfsspecifieke omstandigheden 
attentiepunten die leiden tot specifieke AO-risico’s.
 Ook zonder attentiepunten zijn er in een bedrijf AO-risico’s aanwezig.
 Een goede AO houdt rekening met “gemeenschappelijke” AO-risico’s én
bedrijfsspecifieke risico’s. AO = maatwerk


Voor de volledigheid: nogmaals de AO-begrippen.
Steunpunten: zijn als het ware kenmerken van de typologie waarop je kunt steunen voor het
bepalen van je volledige opbrengsten, of meer algemeen voor het beheersen van je
bedrijfsprocessen. Voorbeelden zijn:

 Rapportages met daarin o.a. verschillenanalyse, toetsing werkelijk met normen
 Verband controles aan de hand van de waarde kringloop
 Controle-technische functiescheiding (= preventief, altijd aangeven tussen welke
functies de scheiding aanwezig moet zijn)
Attentiepunten: zijn bedrijfsspecifieke aspecten die van belang zijn voor de beheersing van
de onderneming. NIET algemene AO-risico’s die bij alle bedrijven binnen de typologie
spelen. Voorbeelden hiervan zijn:

 Afval en uitval met opbrengstwaarden
 Wisselen prijzen / kortingen
 Vreemde valuta
 Onderhanden werk
 …………


Randvoorwaarden.
Beheersingsmaatregelen die noodzakelijk zijn voor goede AO.




 Zie hoofdstuk 6




3