Summary
Samenvatting Basisboek events - Evenementenorganisatie en sales
- Course
- Institution
- Book
Samenvatting uit het boek 'Basisboek Events'. In de samenvatting staan ook alle bijbehorende college-aantekeninen
[Show more]
Connected book
Book Title:
Author(s):
- Edition:
- ISBN:
- Edition:
Seller
Follow
jeroenvbeek1
Reviews received
Content preview
Samenvatting Evenementenorganisatie & salesWeek 1: Pitchen (thema)
Kennisclip: pitchen
5. Thema
5.1 Thema evenement
Strategie binnen evenementenorganisatie is het beleid en de koers die men met evenement
wil varen. Dit gaat vooraf aan de operationele uitvoering. Als de strategie eenmaal bepaald
is, kan het thema worden bedacht.
Een evenement is niet altijd bij de beste keuze om je boodschap over te brengen. Is dat het
wel? Dan zal op basis van een gekozen vertrekpunt een thema bepaald moeten worden. Dat
thema is de rode draad van het evenement.
5.1.1 Vertrekpunt thema
Wat het vertrekpunt is van waaruit het thema bepaald wordt, kan per geval verschillen.
Wanneer het evenement wordt ingezet als onderdeel van de marketingcommunicatiemix,
dan is de invulling hiervan een verlengstuk van de marketingcommunicatiestrategie.
De gekozen strategie bepaalt:
• Wat de doelstelling is;
• Hoe de boodschap overgebracht wordt;
• Hoe een bedrijf zich wil positioneren.
Andere vertrekpunten voor de invulling van een evenement kunnen gebaseerd zijn op
doelstellingen die betrekking hebben op de merkbekendheid, op relatiemanagement of
bijvoorbeeld op motivatie van de eigen organisatie. Ook tijd, jaargetijde, nostalgie enz.
5.1.2 Thema als rode draad evenement
Doordat er met een thema (rode draad) wordt gewerkt, voorkomt dat niet met elkaar
samenhangt. De rode draad brengt verbinding tussen de elementen van een evenement. De
aanknopingspunten voor de rode draad zijn divers. In veel gevallen staat een evenement niet
op zich, maar is het onderdeel van een marketingcommunicatieplan: als de onderdelen op
elkaar zijn afgestemd via het thema, is er sprake van geïntegreerde communicatie.
Verbinding tussen elementen
De rode draad vormt de verbinding tussen alle elementen van een evenement. Alles verwijst
naar het thema. Ook de aankleding, het entertainment en de catering refereren aan het
thema, waardoor alles één geheel wordt. De keuze voor een duidelijk thema zorgt ervoor dat
de gasten weten wat ze ongeveer kunnen verwachten. Rond het thema kunnen ook
verrassingen worden bedacht.
1
,Een zorgvuldig gekozen thema laat op z’n minst zien dat over het evenement is nagedacht.
Het maakt ook de invulling van het evenement makkelijker: je hoeft niet uit al het mogelijke te
kiezen, maar puur bij wat het thema past.
Aanknopingspunten rode draad
Waar haal je de rode draad vandaan? Er moet wel een aanknopingspunt voor zijn: een
aanleiding, een reden of een verklaring. Wanneer zo’n link ontbreekt, heeft de rode draad
minder betekenis. De rode draad kan aansluiten op bijvoorbeeld een nieuw product, of
kernwaarden van een bedrijf. Voor gasten moet het duidelijk zijn waar het vandaan komt. Ze
moeten de link weten te leggen. Wanneer de rode draad te vaag of te ver gezocht is, lukt dat
niet. De rode draad heeft dan nauwelijks effect.
Zie blz. 106 voor voorbeelden mogelijke aanknopingspunten.
De kunst is om vanuit het aanknopingspunt het gekozen thema zo ver mogelijk door te
trekken. Hoe verder het thema wordt doorgetrokken, hoe sterker het wordt.
Geïntegreerde communicatie
Het zo op elkaar afstemmen van diverse communicatie-instrumenten wordt geïntegreerde
communicatie genoemd. Uitgangspunt is dat instrumenten en media zodanig consistent
worden ingezet dat er een synergie-effect ontstaat: het totaal is meer dan de som van de
delen.
Zo staat in veel gevallen een evenement niet op zich, maar is het onderdeel van een
marketingcommunicatieplan. Het is dan belangrijk dat het thema van de campagne terug te
vinden is bij het evenement. In alle uitingen, zoals slogan tot aan personen, geeft het de
gasten het gevoel van herkenning en dat het evenement meer inhoud kan geven.
Een voorwaarde voor optimaal resultaat is wel dat alle uitingen voldoende onderscheidend
zijn. Het draait bij geïntegreerde communicatie voor een belangrijk deel om eenduidigheid.
Alle instrumenten uit de communicatiemix moeten op elkaar worden afgestemd: reclame,
sales promotion, direct marketing, sponsoring, enz. Ook in tijd is een goede afstemming
nodig: voor en na het evenement kunnen uitingen plaatsvinden.
5.2 Creatief denken over thema en invulling
Voor het bepalen van een thema is enige creativiteit vereist. Verschillende technieken
kunnen daarbij helpen, maar het vergt van de bedenker(s) het nodige inlevingsvermogen en
verbeeldingskracht. Zij moeten zich kunnen verplaatsen in de materie van de opdrachtgever
en in de gedachtewereld van de gasten. Wat wil de opdrachtgever precies?
Vaak zijn de opdrachten/wensen vaak of onduidelijk geformuleerd en moet er worden
geprobeerd zaken helder te krijgen. Dan kan er aan een concrete invulling gewerkt worden.
Daarbij dient de bedenker zich te verplaatsen in de gasten.
Creativiteit kan worden ingezet om iets nieuws te verzinnen, maar ook om een bestaand iets
een andere invulling te geven. Dit vergt een creatief proces, waarbij verschillende methoden
te gebruiken zijn. Je kan ook kijken welke ideeën van een ander, voor jou bruikbaar kunnen
zijn.
2
,5.2.1 Nieuws of anders
Een evenementenorganisator moet wel enige aanleg hebben om creatief te kunnen denken,
maar voor een deel kun je ook trainen. Of je aanleg hebt, heeft ook te maken met het
gegeven of je linkerhersenhelft of je rechterhersenhelft meer ontwikkeld is.
- Linkerhersenhelft: gericht op analytische of rationele benadering.
- Rechterhersenhelft: verantwoordelijk voor creatieve vermogen.
Dat meent echter niet weg dat je met een minder goed ontwikkeld rechterstuk ook met
ideeën of oplossingen kunt komen. Mogelijk is de benadering dan meer analytisch dan
creatief, maar dat kan ook verrassend werken.
Bij het creatieve proces is het belangrijk dat je helemaal lost komt van andere gedachten. Je
moet je ontspannen. Je kunt je daarin trainen door regelmatig een voorwerp in gedachten te
nemen en te bedenken wat je daarmee allemaal kan doen.
Van Dale verstaat onder creativiteit ‘scheppend vermogen’: het voortbrengen van iets dat
nieuw is. Maar dat ‘nieuw’ kan ook gezien worden als ‘anders toegepast’.
Albert Einstein over creativiteit: ‘Creativiteit is zien wat anderen ook zien, maar er iets anders
bij denken’. Dit komt neer op ‘out-of-the-box’ denken: dingen van een andere kant, vanuit
een ander perspectief benaderen of bekijken.
5.2.2 Creatief proces
Het vinden van het juiste thema is een creatief proces. Dat proces bestaat in het klassieke
model uit vier fasen: zie blz. 111
1. Formuleren van het probleem
2. Divergeren
3. Convergeren
4. Realiseren
Een moderne versie van het creatieve proces bestaat uit vijf fasen: zie blz. 111
1. Probleemherkenning
2. Voorbereiding
3. Incubatie
4. Illuminatie
5. Uitwerking
En altijd moet de vraag opnieuw worden gesteld: voldoet dit idee, dit concept, dit thema aan
hetgeen waarvoor het bedoeld is? Een concept kan fantastisch zijn, maar het moet vooral
voldoen aan datgene waarvoor het bedacht is.
3
, 5.2.3 Methoden genereren ideeën
Er zijn meerdere methoden die je kunnen helpen om ideeën naar boven te krijgen, zoals
brainstormen en mindmapping.
• Brainstormen: met een groep mensen zo veel mogelijk ideeën naar voren brengen.
Het ene idee kan een ander uitlokken. Ideeën die niet zinvol zijn, kunnen dan weer
nieuwe ideeën opwekken. Het is daarom van belang dat deelnemers zich op hun
gemak voelen en zich niet geremd voelen. Uitfilteren van ideeën begint pas aan het
einde van de sessie. Nadeel: deelnemers moeten op commando creatief zijn. Dat kan
niet iedereen.
• Mindmapping: techniek om vanuit één kernwoord nieuwe aanknopingspunten te
vinden. Een centraal thema wordt opgeschreven. Hierbij worden
aanknopingsonderwerpen gezocht, enz. Zo ontstaat er een soort boomstructuur.
Door het zien van zulke aanknopingspunten wordt de creativiteit van de deelnemers
geprikkeld. Het is van belang om ook hier zoveel mogelijk suggesties te doen en dat
deze allemaal worden genoteerd.
5.2.4 Methoden convergeren ideeën
Wanneer er voldoende ideeën zijn verzameld zijn, dan volgt de fase van convergeren. Uit de
ideeën wordt dan een selectie gemaakt en uiteindelijk moet het beste idee overblijven.
Methoden hierbij zijn de PMO-techniek en de COCD-box.
• PMO-techniek: plus, min en ontwikkelen. Bij deze techniek worden de ideeën
beoordeeld op hun pluspunten. In de volgende stap worden van ieder idee ook een
paar minuten genoemd. Daarna gaat het enorm manieren te vinden die de minpunten
tenietdoen en het idee sterker maken (=ontwikkelen)
• COCD-box: techniek door het Centrum voor de Ontwikkeling van het Creatief
Denken, waarbij ideeën geselecteerd worden op basis van vernieuwingskracht en
uitvoerbaarheid. Het aantal naar voren gebrachte ideeën wordt gedeeld door het
aantal deelnemers. Het cijfer dat dat oplevert staat voor het aantal stickers dat iedere
deelnemer krijgt. Ieder deelnemer krijgt evenveel blauwe, als rode en gele stickers:
o Blauw: niet erg origineel, maar wel goed uitvoerbaar’
o Rood: origineel en uitvoerbaar;
o Geel: heel origineel, maar (nog) niet duidelijk of het ook uitvoerbaar is.
Voorwaarde is wel dat er veel ideeën moeten zijn. Anders kan je beter werken met
een top 3 of top 5.
5.2.5 Geleende ideeën
Het kan geen kwaad om te kijken naar wat anderen doen. Door te kijken wat er in andere
branches op andere terreinen gebeurt, kom je soms op nieuwe ideeën. Het combineren van
het beste uit verschillende werelden kan op die manier tot een nieuw concept voor het
evenement leiden.
4
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller jeroenvbeek1. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $7.54. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
67474 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 14 years now