Samenvatting Facilitair Eventmanagement 2023 jaar 1 blok 2
17 views 2 purchases
Course
Facilitair Eventmanagement & Evenementenlogistiek
Institution
Hogeschool InHolland (InHolland)
Een samenvatting van alle PowerPoints en stof voor het tentamen Facilitair Eventmanagement (periode 2). Zelf heb ik een 9.3 gehaald met deze samenvatting. Heel veel succes!
Soorten evenementen
Publieks à Voor het grote publiek gericht naar privépersonen, activiteit en inhoud van
event is hierop gericht. Je hoeft er niet uitgenodigd voor te zijn, iedereen kan een kaartje
kopen.
- Algemeen belang
- Weinig invloed op wie komen
- Leisure tourist domein
- Begint vaak met een idee
- Idealistisch doel
- Inkomsten vaak een probleem
Denk aan: concerten, dance events, festivals, lokale community evenementen, sport
evenementen.
Zakelijkà Een bedrijfsevenement met een zakelijk karakter.
- Bedrijfsbelang
- Invloed op wie er komt (uitnodigen)
- Business domein
- Begint vaak met een probleem/behoefte
- (In)direct commercieel doel
- Budget is beschikbaar
B2B = Business to business
B2C = Business to consumer
B2P = Business to personeel
Doel van een event
Vaak is er een aanleiding voor een evenement zoals een gebeurtenis of een situatie.
,Hoe komt een eventbureau in gesprek met opdrachtgever?
Opdrachtgever benadert een evenementenbureau of andersom.
Voordelen inhuren evenementenbureau:
- Ervaring met organisatie, expertise
- Kent de markt
- Objectieve kijk op het bedrijf
- Eventbureau heeft uitgebreid netwerk à betere prijzen
- Eigen personeel blijft beschikbaar voor andere werkzaamheden
Nadelen:
- Onbekend met je bedrijf
- Mogelijk extra kosten, je moet het eventbureau betalen.
Zelf doen als bedrijf: is goedkoper en je kent de bedrijfscultuur.
Pitch:
Een beknopte verkoop presentatie waarin je jouw idee presenteert aan de opdrachtgever.
Met als doel om dit idee ook uit te mogen voeren voor het bedrijf. Vaak doen er 3 à 4
eventbureau ’s mee aan een pitch.
5 eventfases:
1. Initiatiefase: (projectvoorstel)
o Verkennen van de opdracht
o Bepalen randvoorwaarden en uitgangspunten
o Bepalen doelstellingen
o Ontwikkelen basisconcept
o Plan van aanpak
o Globale planning
o Eerste kostenraming
2. Voorbereidingsfase: (Projectplan)
o Concept wordt verder uitgewerkt
o Bepaling van het programma
o Maken gedetailleerde projectplanning
3. Uitwerkingsfase: (Productieprogramma)
o Praktisch vertalen van plan naar teamleden
o Afspraken met leveranciers
o Uitwerken draaiboeken
4. Uitvoeringsfase: (Evenement zelf)
o Onderverdelen in opbouw, event zelf en afbouw
o Productie wordt aan de hand van het draaiboek uitgevoerd
5. Afwikkelingsfase: (Evaluatieverslag)
o Voorzien van nodige nazorg en follow-up voor het evenement
o Projectevaluatie
,FASE 1: INITIATIEFASE
Het eerste gesprek met de opdrachtgever. De opdrachtgever verteld zijn wens die te maken
heeft met een evenement. Wens is vaak niet duidelijk geformuleerd. Belangrijk om te
achterhalen wat opdrachtgever precies wil! à The big why?
ROI
Manier om je opdrachtgever te overtuigen dat je event niet alleen een kostenpost is, maar
dat het op de lange termijn ook echt wat oplevert. Financieel kunnen aantonen dat het winst
oplevert, dat je meer geld verdiend/minder uitgeeft. Wat heeft het event uiteindelijk
opgeleverd.
Niveau 0: Target group à Je hebt je doelgroep bereikt.
Niveau 1: Satisfaction à Je doelgroep vermaakt zich, heeft het leuk gehad.
Niveau 2: Learnings à Je doelgroep heeft daadwerkelijk iets geleerd op jouw event.
Niveau 3: Desired behavior à Je doelgroep gaat ander, gewenst gedrag vertonen door wat
ze hebben geleerd. De kennis wordt dus toegepast.
Niveau 4: Impact à Het veranderde gedrag heeft ook echt impact op je bedrijf.
Niveau 5: ROI à Uiteindelijk levert het geld op omdat personeel bijv. anders/functioneler te
werk gaat. Je kan financieel aantonen dat het winst oplevert.
Externe stakeholders:
- Leveranciers
- Media
- Sponsoren
- Overheid
- Bezoekers/deelnemers
- Lokale gemeenschap (omwonenden)
5 w’s
- Wie
- Wat
- Waar
- Wanneer
- Waarom
Als je deze vragen allemaal hebt beantwoord kan je makkelijker tot een concept van je
event komen. De info helpt als ondersteuning van het creatieve proces.
, Technieken om tot creatieve ideeën te komen
- Brainstormen: samen zoveel mogelijk nieuwe ideeën bedenken. 4 regels:
o Stel je oordeel uit: geen kritiek op andermans of eigen ideeën.
o Streef naar kwantiteit: zoveel mogelijk ideeën.
o Freewheel: wilde ideeën, chaos mag, hak op de tak.
o Hitchhike: lift mee op andermans ideeën.
- Mindmapping: na brainstormen maak je er een mindmap van. Vastleggen van info op
een gestructureerde manier.
- Leteraal denken: doen alsof obstakel er niet is en dan door ontwikkelen.
- Denkhoeden van Edward de Bono
Plan van aanpak
- Overzicht van de betrokken partijen
- Overzicht van de teamleden en hun functies
- Beschrijving van het gewenste projectresultaat
- Grove planning met go- en no go momenten.
Kosten
Maken van de eerste kostenraming: welke kostenposten denk je over het algemeen tegen te
komen?
Constante kosten: onafhankelijk van aantal bezoekers. Zijn de kosten die niet veranderen
wanneer er meer of minder gasten komen. Zoals: huur van de locatie, de techniek en het
entertainment.
Variabele kosten: afhankelijk van aantal bezoekers. Zijn de kosten die wel veranderen bij
een wijziging van aantal gasten. Zoals: cateringkosten, kosten vervoer, kosten voor
goodiebags, kosten voor inhuren hostesses.
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller puckmastenbroek. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $10.80. You're not tied to anything after your purchase.
