Summary
Samenvatting Zo Organiseer je een Event
- Course
- Institution
- Book
Uitgebreide samenvatting van de 4e druk van het boek Zo organiseer je een event, geschreven door Roel Grit, Marco Gerritsma.
[Show more]
Connected book
Book Title:
Author(s):
- Edition:
- ISBN:
- Edition:
1 review
By: anne221 • 1 week ago
Steps 5 and 6 are missing
Seller
Follow
liamborg24042003
Reviews received
Content preview
Samenvatting SPM50De zes stappen van een event:
0. Project- en eventmanagement
1. Start het event
2. Organiseer je team (samen met 3)
3. Stel het event plan op (samen met 2)
4. Bereid het event voor
5. Voer het event uit
6. Handel het event af
Stap 0: Inleiding project- en eventmanagement
Een evenement een georganiseerde gebeurtenis voor een publiek of voor deelnemers, moet
een bepaalde omvang hebben, event is hetzelfde
Waarom event:
Commercieel doel, organisator verdient aan het event (kermis, concert)
Promotie, organisaties plaatsen zichzelf op de voorgrond (Hogeschool wil meer
naamsbekendheid door congres organiseren)
Evenement kan middel zijn om een organisatie levend te houden, betrokkenheid
(lustrum voetbalvereniging) of saamhorigheid (personeelsfeest)
Cultuur en kennis verspreiden (speciale tentoonstelling museum)
Soorten evenementen:
Doel (kennismaking, informatieoverdracht, relaties verbeteren)
Doelgroep (bedrijven, consumenten, medewerkers)
Met (beurs voor 50-plussers, georganiseerd door evenementbureau) of zonder
(rommelmarkt georganiseerd door kerk, opbrengst naar goed doel) winstoogmerk
Interne (directie geeft opdracht om personeelsfeest te organiseren) of externe
(organisatiebureau) opdrachtgever
Besloten evenement (personeelsfeest) of publieksevenement (concert)
Grootte (braderie of Olympische Spelen)
Event met beleving
Bezoeker hoge verwachting, zoeken beleving (innerlijke ervaring), door zintuigen geprikkeld,
bijzonder (bijvoorbeeld The Color Run), beleving zorgt voor spanning en opwinding,
verbinding met de bezoeker, bezoekers verrassen, moet wel uitvoerbaar blijven, voorziet de
behoefte van bezoeker, idee moet passen bij bedrijfscultuur en imago opdrachtgever
Zakelijk event
Levert bijdrage aan 1 of meer bedrijfsdoelstellingen en sluit aan bij imago en cultuur van het
bedrijf, vraag je af:
Wat is het belang van het event voor het bedrijf, toegevoegde waarde?
Past het binnen de bedrijfsdoelstellingen van het bedrijf (geen luxe feest voor bedrijf
die helpt met schuldproblemen)?
, Wat is de bijdrage van het event aan 1 of meer bedrijfsdoelstellingen (5% meer
omzet)?
Past het bij de cultuur van het bedrijf (informeel bedrijf niet chique gekleed)?
Past het in de marketingmix van het bedrijf (4 P’s)?
Zijn de risico’s geïnventariseerd en zijn er maatregelen genomen om deze risico’s te
beheersen (wordt behandeld in stap 2)
Gemend/hybride event
Bestaat uit 2 onderdelen, live gedeelte (event zelf) en een online gedeelte waarbij gasten
van een afstand aan het event deelnemen, bijv. bedrijf heeft vestigingen in verschillende
landen, online meer dan een livestream, interactie
Een evenement is een project
Voor het organiseren van een event is meer nodig dan leuk idee en paar enthousiaste
mensen die meehelpen, onder andere planning en voortgangsbewaking, van te voren
bedenken wie wat moet doen en in welke volgorde, activiteiten groeperen in fases/stappen,
eind fase beslismoment (goedkeuring), dus event=project, indeling in stappen,
beslismomenten en begin- en einddatum, event moet op geplande datum plaatsvinden, dit
heet eventmanagement (gestructureerd en planmatig voorbereiden en uitvoeren),
evenement ken niet een duidelijke fase gebruik en beheer, oplevering is het
projectresultaat, voorbereidingstijd verschilt per event, afhankelijk van de soort en
complexiteit
Kenmerken van een project
Consumenten worden kritischer, willen steeds meer, dus meer projecten
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen – meestal uit
verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld
projectresultaat te bereiken met een vastgesteld budget.
Kenmerken:
Project is tijdelijk, begin- en eindpunt, begindatum = project start-up
Beoogd projectresultaat is uniek, eenmalig, buiten de dagelijkse gang van zaken,
resultaat betreft het wat van het project
Projectdoel, het waarom van het project
Opdrachtgever, stelt budget (geld of capaciteit) beschikbaar om project uit te
voeren, neemt belangrijke beslissingen
Projectmanager en projectteam, projectorganisatie, opdrachtgever stelt
projectmanager aan om event vorm te geven, hij is eindverantwoordelijk voor het
projectteam, maken samen eventplan (stap 3)
Samenwerken aan het resultaat, evenementen zijn vaak multidisciplinair, werken
samen door verschillende disciplines, resultaatgericht werken
Eigen budget, team beschikt over budget dat vooraf wordt vastgesteld en
goedgekeurd, geld en capaciteit, ontstaat door begroting en schatting kosten
Bewaking voortgang, door middel van planning en rapportage
,Wat maakt een project bijzonder?
Werkzaamheden in drie groepen ingedeeld:
1. Improvisatie
Als er een plotselinge gebeurtenis voordoet waarop snelle reactie noodzakelijk is, wordt ook
ad hoc genoemd (het reageert niet volgens een plan, maar direct, neemt snel een
beslissing), uitkomst is onzeker, moeilijk precies voorspelbaar
2. Routinematig werk
Steeds herhaald, goed voorspelbaar, hoeft niet steeds te verzinnen wat er precies moet
gebeuren, is al goed over nagedacht, werkprocedures of voorschriften opstellen, zodat ze
efficiënt/ met zo weinig mogelijk inspanning kunnen worden uitgevoerd
3. Projectmatig werk
Tussen routinematig en improvisatie, eenmalig en tijdelijk karakter, redelijk voorspelbaar of
kunnen redelijk voorspelbaar worden gemaakt, gericht op effectiviteit en resultaat,
voorspelbaarheid kan je vergroten door planmatig naar het resultaat toewerken
Project heet eigenschap, net als improvisatie, dat het nieuw is, nog nooit eerder gedaan,
maar je wilt niet improviseren, omdat het resultaat daarbij onzeker is en de werkwijze
chaotisch kan zijn, dus routine door vaste werkwijze
Een succesvol event
Gebruik van P6-methode verhoogt de kans op een succesvol project
Een succesvol event is een event dat het juiste resultaat oplevert van de juiste kwaliteit (K),
dat op tijd (T) is afgerond en dat niet meer geld (G) kost dan is afgesproken, bijdrage aan
doel opdrachtgever
Kwaliteit, tijd en geld zijn ook de factoren op basis waarvan de consument iets aanschaft
(auto)
Voor opdrachtgever event geld: Welke kwaliteit zal het event hebben, wanneer wordt het
geleverd, hoe veel gaat het kosten
Probleem event: uniek en ingewikkelddoorlooptijd en kosten zijn minder zekere aspecten
dan bij een eenvoudige aanschaf van een auto, probleem is dat je NU een besluit neemt wat
pas in de TOEKOMST plaats vindt
Goede organisatie om te voorkomen dat event mislukt
Event is mislukt als:
Planning wordt niet gehaald
Kost meer als begroot
Eventdoel wordt gedeeltelijk behaald
5 beheers aspecten tijdens de voorbereiding en uitvoering van het event (TGKIO), zie rechts:
1. Tijd (T); Wanneer kan het event gehouden worden, verschil tussen doorlooptijd
(kalendertijd) en te besteden tijd (mensuren), inzicht door bijv. planning,
tijdverantwoording (= teamleden verantwoorden de tijd die zij aan het event
besteden door uitgevoerde activiteiten te
registreren en deze registratie periodiek in te
leveren)
2. Geld (G); Het moet duidelijk zijn hoeveel geld
het gaat kosten, bestaand uit te besteden tijd
, (mensuren) en te gebruiken middelen, vooraf opstellen van eventbegroting,
bewaken van deze begroting
3. Kwaliteit (K); Gaat er om of opdrachtgever tevreden is met eindresultaat, voldoet
aan vooraf geformuleerde eisen en aan de verwachtingen van de opdrachtgever en
andere belanghebbenden, bevorderen door opstellen specificaties en dit bewaken,
opstellen testprocedures, meten van kwaliteit van tussenresultaten en adequaat
omgaan met wijzigingsverzoeken, eventdoel is het waarom
4. Informatie (I); Wie krijgt welke informatie
5. Organisatie (O); Hoe wordt het event georganiseerd, overlegstructuren, wijze van
nemen van beslissingen, opstellen eventplan, taakverdeling en meer
Kwaliteit, tijd en geld zijn belangrijkst, dan is event succesvol, andere 2 ondersteunen deze,
makkelijk gezegd, succes van de oplevering (TGK) en succes van het eventmanagement (IO)
gedefinieerd vanuit standpunt opdrachtgever en oorspronkelijk afgesproken evenement,
maar meer componenten die bepalen of event is geslaagd: managen van de verwachtingen
(niet te veel beloven), opdrachtgever is tevreden ondanks dat event gewijzigd is/anders is
gelopen
Een event in stappen
Eerst denken, dan doen, fase/stap= serie activiteiten die in het kader van een event logisch
bij elkaar horen, niet direct aan de slag gaan, maar eerst in detail uitwerken, stappen geven
structuur, in het event worden beslismomenten ingebouwd, na elke stap evaluatie op basis
van TGKIO-factoren en risico’s, opdrachtgever kan bijsturen, kan doorgaan op ingeslagen
weg, doorgaan maar met aanpassingen of voortijdig stoppen, opdrachtgever is degene die
formeel de beslissingen neemt over hoe verder te gaan, eventmanager kan event dus niet
stoppen, alleen opdracht teruggeven
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller liamborg24042003. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $6.43. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
71498 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 14 years now