Beroepsproduct / Beroepshandeling MBA 2023 (359828)
44 views 1 purchase
Course
Beroepsopdracht mba (359828)
Institution
NCOI (NCOI)
Ter afsluiting van de MBA-praktijk fase 1 is dit beroepsproduct in de vorm van een handeling geschreven. Dit beroepsproduct is beoordeeld met 8. De beoordeling van de examencommissie is toegevoegd aan het document.
Een handeling betreft een complex van activiteiten, gericht op het tot stand breng...
De inrichting en organisatie van een
projectenbureau
binnen de gemeente XXXXX
Beroepsproduct MBA
Auteur: xxxxxx
Studentnummer: xxxxxx
Schoolinstelling: NCOI
Opleiding: Master Business Administration
Masterclass: Beroepsproduct
NCOI Beroepsproduct MBA Datum: 11 september 2023 XXXXX XXXXX stud.nr. 4677687
,Voorwoord
Voor u ligt het beroepsproduct als onderdeel van de opleiding Master Business Administration (MBA) van de
Bestuursacademie/NCOI.
XXXXX
Voor dit beroepsproduct is een managementhandeling uitgevoerd, op basis van kennis en inzicht van de
eerdere gevolgde masterclasses binnen de MBA. De reden van deze handeling komt voort uit een concrete
aanleiding binnen mijn eigen organisatie en uit de (keuze)masterclass Portfoliomanagement. De handeling
betreft de inrichting en organisatie van een Projectenbureau binnen de gemeente XXXXX. Binnen deze
organisatie wordt reeds vaak gewerkt in een projectmatige context, maar er is nog steeds behoefte aan meer
structuur en een uniforme aanpak voor projecten. Bovendien heb ik opgemerkt dat het aantal projecten
aanzienlijk is toegenomen en dat deze soms ad hoc moeten worden aangepakt. Vanuit verschillende hoeken
en stakeholders, zoals de gemeenteraad, het college en het management, is er een groeiende vraag om de
projecten beter te beheersen. Er is behoefte aan overzicht, sturing, controle, een consistente aanpak,
begeleiding, regie en ondersteuning. Deze handeling is bedoeld om in deze behoeften te voorzien.
In het beroepsproduct staan de volgende eindkwalificaties centraal:
◦ Handelen met daadkracht;
◦ Ontwikkelen van relatie;
◦ Ontwikkelen van organisaties.
De persoonlijke motivatie achter mijn besluit om het inrichten en organiseren van een projectenbureau te
initiëren, is deels ingegeven door eigenbelang. Het gebrek aan adequate regie en duidelijkheid omtrent
verantwoordelijkheden met betrekking tot projecten heeft geleid tot onbeheersbaarheid van deze projecten
en een gebrek aan controle binnen de organisatie. Als Strategisch financieel adviseur draag ik de
verantwoordelijkheid voor de planning en controlcyclus. Binnen deze cyclus is momenteel de verantwoording
van projecten opgenomen, maar keer op keer blijkt het uiterst moeilijk om zowel de actuele status met
betrekking tot de (financiële) voortgang vast te stellen, als ook om de eindverantwoordelijke voor elk project
te identificeren.
Ik wil de MT-leden en het college van B&W bedanken, die me in alles faciliteren om deze opleiding, naast
een fulltimebaan, te kunnen volgen en me nauw betrekken bij strategische vraagstukken. Maar mijn dank
gaat ook uit naar mijn gezin voor het stimuleren om me op deze wijze door te ontwikkelen en nooit klagen
over het feit dat ik zoveel uren op mijn werkkamer doorbreng.
XXXXX XXXXX
XXXXX
XXXX, 11 september 2023
NCOI Beroepsproduct MBA XXXXX XXXXX stud.nr. 4677687
, Samenvatting
Ter afsluiting van de MBA-praktijk fase 1 is dit beroepsproduct in de vorm van een handeling geschreven.
Een handeling betreft een complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een materieel of
immaterieel product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. De
handeling dient nieuw te zijn en specifiek gekozen te zijn voor dit beroepsproduct. Daarnaast dient de
handeling in lijn te zijn met de tactische en strategische doelstellingen van de organisatie en bij te dragen
aan de ontwikkeling van deze organisatie (Exameninformatie NCOI, 2022). Voor een handeling is een
aanleiding of een reden. Binnen de gemeente XXXXX neemt het aantal projecten de laatste jaren hard toe,
vanwege ambities, landelijk beleid en crises waar de organisatie mee te maken heeft. De aanleiding en
reden voor het uitvoeren van deze beroepshandeling zijn het ontbreken van een projectorganisatiestructuur,
het ontbreken van eigenaarschap m.b.t. projecten, het ontbreken van kennis m.b.t. projectmatig werken
binnen de organisatie en het ontbreken van beschrijvingen van de rollen, taken en verantwoordelijkheden
m.b.t. projecten
De gewenste situatie (de soll-situatie) wordt gekenmerkt door een effectief beheersingsmechanisme, waarbij
er sprake is van centrale regie en voortdurende monitoring van zowel de strategische ambities als de
individuele projecten. Er zijn heldere en gestandaardiseerde processen, duidelijke rollen, taken en
verantwoordelijkheden, en het eigenaarschap is goed gedefinieerd. Er heerst een cultuur van samenwerking
en teamwork, waardoor projecten in samenhang worden aangestuurd en gecoördineerd. Deze soll-situatie
vertegenwoordigt een hoog niveau van professionaliteit en efficiëntie in de implementatie van strategie en
projectbeheer, en het biedt het bestuur de benodigde instrumenten en informatie om weloverwogen
beslissingen te nemen en de strategische doelen te bereiken. Om de gewenste situatie te bereiken is een
Projectenbureau ingericht. In de pilotfase tot 31 december 2024 zal het Projectenbureau zich in eerste
instantie beperken tot het ondersteunen van een aantal projecten binnen de afdeling XXXXX. Dit stelt het
bureau in staat om ervaring op te doen en best practices te ontwikkelen voordat het breder wordt uitgerold
binnen de organisatie. Naast het ondersteunen van lopende projecten zal het Projectenbureau zich ook
richten op de verdere ontwikkeling van het projectmatig werken. Dit omvat samenwerking met de manager
van de afdeling XXF en het managementteam om projectmanagementprincipes te bevorderen en te
integreren in de organisatiecultuur.
Het beoogde resultaat van de handeling beslaat een goed werkend projectenbureau voor de gehele
organisatie, een ingerichte projectorganisatiestructuur, verhoging van het eigenaarschap en duidelijke rollen,
taken en verantwoordelijkheden. Het beoogde effect van de handeling betreft commitment m.b.t. projecten,
een actuele informatievoorziening m.b.t. projecten en borgen van het projectmatig werken en denken.
Voor het oplossen van de gap tussen de ist- en de soll- situatie is een projectplan opgesteld voor de
invoering en de organisatie van een Projectenbureau. Het project loopt door tot eind 2024, daarom is in dit
beroepsproduct nog niet het eindresultaat te meten, maar wordt het tussenresultaat en het effect weer
gegeven. Het tussenresultaat is dat er een goed werkend projectenbureau voor de afdeling XXXXX (XX) is
opgezet, dus nog niet voor de gehele organisatie. Dit geldt ook voor de projectorganisatiestructuur, de
verhoging van het eigenaarschap en duidelijkheid m.b.t. de rollen, taken en verantwoordelijkheden. Het
feitelijke effect van de handeling betreft commitment m.b.t. projecten binnen de afdeling XX, een up-to-date
informatievoorziening voor deze afdeling en dat het projectmatig werken voor de afdeling XX is geborgd. Het
is van belang deze effecten van toepassing te laten zijn binnen de gehele organisatie.
Het uitvoeren van de managementhandeling en het bijbehorende complex van activiteiten wordt aan de
hand van de PDCA-cyclus beschreven. Uit de reflectie op de handeling blijkt dat de PDCA-cyclus goed en
zorgvuldig gehanteerd en gehandhaafd is.
De eindkwalificaties van de opleiding (handelen met daadkracht, ontwikkelen van relaties en ontwikkelen van
de organisatie) zijn behaald. De actor onderkent haar valkuil om te handelen met te veel daadkracht,
waardoor ze mogelijk als afstandelijk overkomt met als mogelijke gevolg dat mensen in haar omgeving
terughoudend kunnen zijn om contact met haar te maken. De actor is zich bewust van deze dynamiek en
werkt actief aan het vermijden van directief gedrag, dit getuigt van groei en ontwikkeling als professional. In
de projectgroep werkt de actor nadrukkelijk aan het bouwen van goede relaties met de projectgroepleden en
besteedt aandacht aan deze collega’s, ze maakt hier progressie in. In de rol als projectleider onderhoudt de
actor regelmatig communicatie met de direct betrokkenen. Tegelijkertijd wordt de rest van de organisatie op
de hoogte gehouden van de voortgang en ontwikkelingen van het project door middel van presentaties
tijdens organisatiebrede bijeenkomsten en het delen van nieuwsberichten op het intranet. Het blijkt dat de
actor in staat is om het proces van organisatorische doorontwikkeling te leiden en succesvol te
implementeren, waarbij alle stakeholders actief worden betrokken.
NCOI Beroepsproduct MBA XXXXX XXXXX stud.nr. 4677687
2
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller mbj. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $13.47. You're not tied to anything after your purchase.
