Other
Opdracht 3 Analyse financiele consequenties - Finance (AFO)
- Course
- Institution
Opdracht 3 van AFO Analyse Financieel Consequenties (Finance). 28,35 van de 36 punten behaald
[Show more]
2 reviews
By: philippine_dj • 6 year ago
By: klif • 6 year ago
Seller
Follow
lottevdlinde
Reviews received
Content preview
Analysefinanciële
consequenties
Analyse facilitaire organisatie
Lotte van der Linde
424355
DFM3VC
T.4471- FM-MF Analyse Fac. Org. PF
Deventer, 6 november 2017
Toetskans 1
, 3.1 Effectiviteit en
efficiency
A. concrete en realistische acties
Om de vergaderfaciliteiten te optimaliseren zullen er verschillende acties uitgevoerd moeten
worden. De belangrijke aspecten hierin zijn het terugdringen van de hoge kosten die momenteel
gemaakt worden voor het huren van externe vergaderlocaties en het optimaal benutten van de
vergadercapaciteit waarover de ABN AMRO momenteel beschikt. De 3 concrete acties om het
proces te optimaliseren luidden al volgt:
1. Het implementeren van een multifunctionele app in samenwerking met tablets
bij de entree van de vergaderruimte om de bezettingsgraad te verhogen.
Om de efficiëntie van het vergaderproces te verhogen moet het vergaderproces
eenvoudiger en toegankelijker worden. Momenteel kent het proces vele stappen, waarin
veel verschillende rollen naar voren komen. Door een app te ontwikkelen waarin
reserveringsverzoeken ingediend kunnen worden kan de “click” in het vergaderproces
vergroot worden. Wanneer een grotere hoeveelheid van de mensen online kunnen
reserveren verlaagt dit de kosten. O.a. door tijd en de inzet van personeel kan verkleind
worden. Daarnaast kan de samenwerking met tablets bij de deur voor een veel efficiëntere
invulling van de vergaderruimten zorgen. Allereerst kan er op deze tablet aangegeven
worden wanneer en door wie de ruimte gereserveerd is. Maar daarnaast kan je je als
gebruiker aanmelden op de tablet wanneer je komt, en wanneer je de ruimte verlaat kan je
je eenvoudig afmelden. Zo kan de bezetting van de ruimte snel en eenvoudig in kaart
gebracht worden. Met gevolg dat wanneer iemand de ruimte minder lang gebruikt dan
verwacht, dit gelijk zichtbaar is en nog in gebruik genomen kan worden door een andere
gebruiker. Dit zorgt voor een betere bezettingsgraad van de vergaderruimten.
2. Het aantal centrale vergaderruimten verhogen door een deel van de decentrale
ruimtes ook centraal in te gaan zetten. Hierbij heeft de desbetreffende afdeling
voorrang op het reserveren van deze ruimten. De ruimte wordt pas 5 dagen van
tevoren opengezet voor een reservering van iemand van buiten de afdeling
Momenteel wordt een groot deel van de vergaderruimten niet centraal beheerd. Deze
vergaderruimten bevinden zich op de afdelingen en worden alleen ingezet voor de
desbetreffende afdeling. Hoe deze ruimten gereserveerd kunnen worden en wat de
bezettingsgraad is is onbekend. Deze decentrale ruimten, of een deel van deze decentrale
ruimte zou veel nuttiger gebruikt kunnen worden wanneer deze ook in centraal beheer
worden genomen. Omdat het wel van groot belang is dat de afdelingen gemakkelijk een
beroep kunnen doen op een ruimte en niet hoeven “in te leveren” kunnen alleen zij ruim
van tevoren de ruimte reserveren. Pas wanneer de ruimte 5 dagen van tevoren niet is
gereserveerd door een persoon van de afdeling wordt de ruimte vrijgegeven voor andere
gebruikers. Om dit reserveringsysteem beter te organiseren moet deze reservering op
dezelfde wijze gaan als de reservering van de momentele centrale ruimte. Dit zorgt ervoor
dat spirit inzichtelijk heeft wat er gereserveerd is, en wanneer er geen ruimte te vinden is
langer dan 5 dagen van tevoren kunnen zij wel zien over er intern nog veel mogelijkheden
zijn.
3. Het inzetten van gele en rode kaarten bij een “No show”
Omdat een opvallend knelpunt binnen het vergaderproces de no shows die zich in een groot
aantal voordoen zijn is het belangrijk om actie te ondernemen waardoor deze verminderd
kunnen worden. Het komt met grote regelmaat voor dat er een ruimte gereserveerd wordt
die vervolgens toch niet wordt gebruikt, zonder dat deze reservering is geannuleerd. Met
het gevolg dat er servicekosten worden doorbelast die eigenlijk niet van toepassingen
hadden hoeven te zijn. Er vaak catering wordt geleverd die vervolgens niet wordt genuttigd,
maar wel betaald moet worden. En als laatste is de kans groot dat er andere geïnteresseerd
in een vergaderruimte op dat moment niks meer konden reserveren omdat alles op papier
bezet is. Met het gevolg dat de externe spend verhoogd word omdat er externe locaties
ingezet zijn terwijl dat dit niet nodig had hoeven zijn. Het is dus van groot belang dat het
personeel er op geattendeerd word dat annuleren zeer belangrijk is. Het brengt hoge
financiële kosten met zich mee wanneer je niet annuleert.
Het personeel is al bekend met de uitgave van gele en rode kaarten. Op dit moment wordt
het ingezet voor de parkeerplaatsen. Er wordt een kaart uitgedeeld wanneer het personeel
gebruik maakt van de gastenparkeerplaatsen, en wanneer dit te vaak voorkomt krijgt het
personeel een rode kaart. Deze strategie kan ook ingezet worden voor het vergaderproces.
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller lottevdlinde. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $4.82. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
72042 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 14 years now