Other
Opdracht 4 Analyse herinrichting vergaderproces (AFO)
- Course
- Institution
Opdracht 4 van AFO, Analyse herinrichting vergaderproces. 39,45 van de 66 punten behaald
[Show more]
2 reviews
By: klif • 6 year ago
By: Talina • 6 year ago
Seller
Follow
lottevdlinde
Reviews received
Content preview
Advies herinrichtingvergaderproces
Analyse facilitaire organisatie
Lotte van der Linde
424355
DFM3VC
T.4471- FM-MF Analyse Fac. Org. PF
Deventer, 6 november 2017
Toetskans 1
,4.1 Inrichting van het vergaderproces
a. Verder standaardiseren
Er zijn vier verschillende vormen van standaardiseren: Standaardisatie van werkprocessen,
standaardisatie van resultaten, standaardisatie van kennis en vaardigheden en standaardisatie van
normen (Maas, Arbeidsverdeling over individuen of groepen , 2013). Om het vergaderproces van ABN
AMRO verder te optimaliseren is het mogelijk de deze vier vormen toe te passen op de ABN AMRO. Dit
kan als volgt:
Standaardisatie van werkprocessen: Het reserveren van een vergaderruimte kan op dit moment op veel
verschillende manieren. Via verschillende balies en door middel van Click, Call en Face. Door te gaan
werken met een reserveringsapp welke gekoppeld is aan het reserveringsysteem kan het percentage
reserveringen dat d.m.v. Click gedaan worden sterk stijgen. Hierdoor ga je je voornamelijk richten op 1
manier van reserveren. Dit zorgt voor een vereenvoudiging van het proces.
Standaardisatie van resultaten: Op dit moment zijn het grote aantal no-shows een belangrijk knelpunt
van het vergaderproces. Hierin gaat veel onnodig werk en onnodige kosten aan verloren. Door te gaan
werken met een gele en rode kaarten systeem (evenals momenteel wordt gebruikt voor de
parkeerplaatsen) wordt het personeel van de ABN AMRO zich bewust van wat ze doen en dat ze
nauwkeuriger om moeten gaan met de vergaderruimten en reserveringen. Dit zal resulteren in minder
no-shows en uiteindelijk een betere output van het gehele vergaderproces.
Daarnaast is het ook belangrijk dat de schoonmakers het resultaat dat zij leveren verder
standaardiseren. In de klachten die binnen komen wordt er meerdere malen geklaagd over slechte
schoonmaak, en onaangename ruimten (Saxion Hogeschool, 2017) . Het is belangrijk dat de
schoonmakers niet hun standaard takenlijstje afwerken, maar ook kijken naar wat de ruimte op dat
moment vraagt aan schoonmaak. Resultaatgericht schoonmaken is van groot belang om voor het
vermijden van klachten over de schoonmaak.
Allerlaatst is het van groot belang de temperatuur standaard in elke vergaderruimte op een
gemiddelde aangename temperatuur te zetten. Er komen diverse klachten binnen over de temperatuur
(Saxion Hogeschool, 2017). Door een standaard temperatuur aan te nemen, weet iedereen wat ze
kunnen verwachten, en kan dit gestandaardiseerd worden. Bij speciale verzoeken is het natuurlijk wel
mogelijk om dit tijdelijk voor een vergaderruimte aan te passen.
Standaardisatie van kennis en vaardigheden: Momenteel wordt er nog een groot deel van de
reserveringen via het call of face principe gemaakt. Dit kost meer tijd en dus geld voor de facilitaire
organisatie. Zoals bij de eerste optie ook al is genoemd zou er meer gefocust moeten worden op het
click principe. Echter is een groot deel van het personeel toch (deels) onbekend met deze
technologieën en ervaren call of face toch nog als eenvoudiger. Door te investeren in training/uitleg
over het online reserveren van de ruimten onder de personen waarbij dit nog niet als gemakkelijk
wordt gezien, kan je alle klanten die reserveren naar hetzelfde niveau brengen, wat er uiteindelijk voor
zal zorgen dat een groter aantal van de klanten via het click principe gaat reserveren. Omdat iedereen
dan weet hoe hier mee om te gaan.
Standaardisatie van normen: Het is van groot belang dat alle gebruikers van het vergadercentrum op
een respectvolle en gepaste wijze met elkander en met de ruimten om gaan. Met regelmaat komt het
voor dat mensen de vergaderruimten toch niet netjes achter laten (Saxion Hogeschool, 2017). Om
mensen te sturen in wat hierin een standaard is, en welke normen en waarden er verwacht worden is
het aan het facilitaire personeel om de gebruikers hierop feedback te geven. Om dit te standaardiseren
kan er training gegeven worden aan de medewerkers over hoe je het beste feedback geeft. Het geven
van deze passende feedback kan uiteindelijk resulteren in een standaard van normen onder de
gebruikers.
, b. Verder centraliseren
Naast dat er verschillende mogelijkheden zijn om het proces verder te standaardiseren zijn er ook
mogelijkheden voor het centraliseren van het proces. Voor ABN AMRO liggen er zowel mogelijkheden
in de centralisatie van de vergaderruimten die momenteel nog decentraal zijn, maar er zijn ook
mogelijkheden voor centralisatie wat betreft het reserveringsysteem. Deze is momenteel erg
omslachtig en kent verschillende wegen. Er zijn drie vormen van centralisatie: beleid, uitvoering en
controle (Maas, Centralisatie en decentralisatie). Onderstaand wordt voor de twee mogelijkheden voor
het verder centraliseren aangegeven wat dit inhoudt voor de verschillende vormen. Vervolgens wordt
de keuze voor verdere centralisatie beargumenteerd.
Beleid: Kan er voor alle locaties een algemeen geldend beleid worden ontwikkeld en hoe kan dit
worden geïmplementeerd? Dit kan binnen het Gustav Mahlergebouw zeker. Momenteel wordt een groot
deel van de vergaderruimten al centraal gebruikt, maar daarnaast wordt ook een groot deel van de
vergaderruimten alleen decentraal ingezet. Door het algemene beleid zo aan te passen, dat ook de
decentrale ruimten centraal gebruikt kunnen gaan worden wordt de centrale vergadercapaciteit ruim
vergroot. Wel met de randvoorwaarden dat de afdeling waarop de vergaderruimte zich bevindt
voorrang heeft op de ruimte, pas wanneer de ruimte nog niet gereserveerd is 5 dagen van tevoren,
wordt deze ruimte ook vrijgegeven aan andere afdelingen. Daarnaast is het niet mogelijk een ruimte te
reserveren die meer dan 2 verdiepingen van je eigen afdeling af zit. Deze eisen kunnen allemaal
geautomatiseerd worden ingericht in een systeem, dit zorgt ervoor dat er geen verschillende
reserveringsystemen door elkander heen gaan lopen. Wel wordt er een stukje vrijheid bij de afdelingen
weggehaald, zij zijn nu niet meer zelf verantwoordelijk voor de vergaderruimte.
Om het reserveringsysteem verder te centraliseren wordt er een app ontwikkeld waarmee er
eenvoudig een ruimte gereserveerd kan worden. Deze app wordt gekoppeld aan het
reserveringsysteem. Zo worden alle reserveringen, van zowel de ruimtes in het vergaderariaal als de
ruimtes op de afdelingen centraal geregistreerd in een systeem, die zowel bruikbaar is op de
smartphones, tablets als op desktops.
Uitvoering: Hoe worden de locaties op afstand bestuurd en hoe wordt dit vormgegeven? Zoals
bovenstaand al werd gezegd zijn er randvoorwaarden verbonden aan het centraliseren van alle
vergaderruimten binnen het Gustav Mahlergebouw. Voorheen was het per afdeling verschillend hoe je
de decentrale ruimte kon reserveren, dit was ook niet inzichtelijk. Door alles vanuit een systeem te
gaan organiseren, wordt het volledige reserveringsproces gecentraliseerd. Dat betekent dat iedere
afdeling inzicht heeft in de reserveringen en vrije ruimten. Ook de manier van reserveren wordt nu
voor iedere afdeling hetzelfde, Spirit is leidend in dit proces. Daarnaast zijn de mogelijkheden voor de
vergaderruimten op de afdelingen beperkt. Het is niet mogelijk om hier catering te laten bezorgen. Dit
heeft te maken met de omsteltijden en de extra schoonmaak die hiervoor nodig is. Het is niet rendabel
om tussen elke vergadering door naar deze ruimte toe te komen om voor de ombouwtijd.
Controle – Spirit is de partij die momenteel de controlerende rol draagt, dit blijft zo. Echter zal dit wel
anders vorm worden gegeven voor de locaties die zich niet bevinden in het vergaderariaal. Omdat het
niet haalbaar is om Spirit fysiek in de buurt van alle vergaderruimten in te zetten moet er gebruik
gemaakt gaan worden van sensoren die de bezetting meten, en worden er tablets geïnstalleerd bij de
vergaderruimten waarop eenvoudig een melding gedaan kan worden door de gebruikers. Zo kan er in
geval van onverhoopt vuil of een storing direct gecommuniceerd worden met spirit en er zo snel
mogelijk een oplossing worden gevonden. Bijvoorbeeld het direct inzetten van schoonmaak of een van
de huismeesters.
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller lottevdlinde. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $4.85. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
67479 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 15 years now