Summary
Samenvatting Bestuurlijke informatieverzorging
- Course
- Institution
- Book
H1, 2, 3, 6, 7, 9, 10, 11, 14
[Show more]
Connected book
Book Title:
Author(s):
- Edition:
- ISBN:
- Edition:
3 reviews
By: oumaima_a_mess • 1 year ago
Got an 8 out of 8 because of this recap!! Thankyou
By: 328364 • 5 year ago
By: aniekmeulmeester • 6 year ago
Seller
Follow
mellonie
Reviews received
Content preview
1.1 Het begrip bestuurlijke informatievoorzieningBestuurlijke informatievoorziening (BIV) = alle activiteiten met betrekking tot het systematisch
verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van
informatie ten behoeve van het nemen van beslissingen, het dagelijks functioneren, het
beheersen van de organisatie en het afleggen van verantwoording.
Het doel van BIV is het verstrekken van informatie en daarvoor moeten gegevens worden
verzameld, vastgelegd en verwerkt. Gegevens worden tegenwoordig bijna altijd via de
computer in bestanden vastgelegd, om vervolgens met behulp van programma’s tot
informatie te worden verwerkt. Met deze informatie kan men;
1. Beslissingen nemen; het gaat hier vooral om de terugkerende beslissingen.
2. Doen functioneren; het gaat hierbij vooral om operationele informatie.
3. Beheersen; hierbij gaat het vooral om informatie met betrekking tot de werkelijke
uitvoering van een proces in relatie tot geplande uitvoering om op basis van
eventueel geconstateerde afwijkingen tot bijsturen van dit proces te besluiten.
4. Verantwoording afleggen; medewerkers leggen gegevens vast om daarmee hun chef
informatie te geven over hun functioneren. Afdelingshoofden doen dit om de directie
inzicht te geven in hun functioneren. Directies stellen overzichten op om
verantwoording af te leggen aan belanghebbenden. Een risico voor de
betrouwbaarheid van deze informatie is dat de opsteller van een verantwoording er
een belang bij heeft om zich functioneren beter voor te stellen dan dit werkelijk was.
De informatie zal om deze functies te kunnen vervullen moeten voldoen aan de volgende
kwaliteitseisen;
1. Relevantie; het gaat hierbij om de bruikbaarheid van de informatie voor gebruikers.
2. Betrouwbaarheid; het gaat hierbij om de vraag of de informatie overeenkomt met de
werkelijkheid. Accountants en controllers willen weten of de opbrengsten en de
kosten juist zijn verantwoord. Betrouwbaarheid kan worden gewaarborgd door het
interne betrouwbaarheidssysteem.
1.2 Het BIV-systeem
De informatietechnologie zoals hardware zijn een zeer belangrijk onderdeel voor het BIV-
systeem. Maar de gehele organisatie er omheen is zeker net zo belangrijk. Het BIV-systeem
bestaat uit een aantal onderdelen die met elkaar samenhangen;
Organisatie
Organisaties verschillen sterk van elkaar. Deze verschillen hebben invloed op de informatie-
behoeften van het management en de ICT die nodig is om in deze informatiebehoeften te
voorzien. Echter, ook als organisaties tot hetzelfde type behoren dan kunnen de informatie-
behoeften van management verschillend zijn, omdat deze organisaties andere strategieën
volgen en het management op een andere manier leiding geeft.
Het interne betrouwbaarheidssysteem moet er voor zorgen dat de aan het management
verstrekte informatie betrouwbaar is. De invulling van dit interne betrouwbaarheidssysteem
verschilt per proces en type organisatie. Onderdeel van dit interne betrouwbaarheidssysteem
is de controleomgeving waar de waarden en normen van de leiding deel van uit maken. De
kenmerken van de controleomgeving blijken in de praktijk van grote invloed te zijn op de
betrouwbaarheid van informatie. Informatie wordt door het management gebruikt om de
organisatie te beheersen. Er zijn verschillende methoden van beheersing die van invloed zijn
op de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging.
,ICT
Om in de informatiebehoeften te kunnen voorzien maken organisatie gebruik van informatie-
en communicatietechnologie. Medewerkers leggen gegevens vast, en deze kunnen door
middel van programma’s tot informatie worden verwerkt. De gekozen apparatuur,
infrastructuur en programmatuur verschilt per organisatie. De keuze kan gevolgen hebben
voor de informatiebehoeften waarin kan worden voorzien.
1.3 De functie van informatie bij het beheersen van een organisatie
Voor het beheersen van een proces of organisatie is betrouwbare en relevante informatie
van grote waarde. Dit wordt uitgelegd met de deming circle die terug te vinden is in veel
beheersingsmodellen.
1. Plan; startpunt van activiteiten is het maken van een plan met behulp van interne en
externe informatie.
2. Do; uitvoerende medewerkers hebben op basis van plannen van leidinggevenden
opdrachten tot uitvoering gekregen.
3. Check; de leidinggevende ontvangt een overzicht met informatie over het
oorspronkelijke plan en de werkelijke uitvoering. Hij stelt daarmee vast in hoeverre de
werkelijke uitvoering overeenkomt met het plan.
4. Act; de uitkomsten uit de check-fase leiden vaak tot bijstelling van de activiteiten voor
de volgende periode.
Wanneer in één van de fasen in de deming circle geen informatie beschikbaar is of wanneer
de informatie onbetrouwbaar is, kan geen effectieve beheersing plaatsvinden.
2.0 Inleiding
Het tolmodel wordt gebruikt om de informatiebehoeften van de leiding te kunnen bepalen.
1. Bovenkant missie, strategie en kritische succesfactoren.
2. Midden de processen.
3. Onderkant managementstijl en structuur.
Om de informatiebehoeften vast te stellen, moeten er verschillende dingen gebeuren.
2.1 Het soort organisatie en de daarmee samenhangende informatie over bedrijfsprocessen
De processen die binnen de organisatie plaatsvinden hebben van alle factoren de grootste
invloed op de managementinformatie. In deze processen worden namelijk de opbrengsten
gegenereerd en de kosten gemaakt. De directeur zal minimaal informatie willen hebben over
deze opbrengsten en kosten, met de verschillende processen; inkoopproces,
crediteurenproces, voorraadproces, verkoopproces, debiteurenproces en het banksaldo.
Binnen de bestuurlijke informatievoorziening worden verschillende soorten organisaties
onderscheiden. Deze indeling wordt ook wel de typologie van Starreveld genoemd.
Starreveld was namelijk de eerste persoon die organisaties opdeelde op basis van
maatregelen die nodig zijn om de volledigheid van opbrengsten veilig te stellen. Zijn
typologiemodel wordt daarom ook wel het de betrouwbaarheidstypologie genoemd.
Nadat de processen in kaart zijn gebracht, kunnen de globale informatiebehoeften per
proces worden bepaald. Dit wordt gedaan door managementinformatie aan te vullen met
organisatie specifieke zaken. Hierbij moet ook rekening worden gehouden met risico’s.
De structuur van een organisatie kan van invloed zijn op de informatiebehoeften van het
management.
,2.2 Invloed van missie, strategie en kritische succesfactoren
De invloed van deze factoren op de managementinformatie wordt bepaald.
Missie
De missie is de bestaansreden van de organisatie. De directie zal behoefte hebben aan
managementinformatie om te kunnen bepalen in hoeverre dit streven naar bepaalde doelen
succesvol is.
Strategie
De strategie kan worden omschreven als de manier waarop een organisatie de missie wil
bereiken. Om een strategie te bepalen, moet er een SWOT-analyse van de organisatie
gemaakt worden. is de strategie eenmaal bepaald, dan zal het BIV-systeem zo moeten
worden ingericht dat de directie informatie ontvangt over de resultaten van de organisatie
met betrekking tot het behalen van deze strategie. Dit wordt gedaan aan de hand van 3
strategieën van Porter;
1. Kostenleiderschapstrategie; er moet een zo groot mogelijk marktaandeel behaalt
worden door producten aan te bieden tegen lage prijzen. Dit is mogelijk doordat er
steeds opzoek wordt gegaan naar kostenbesparingen. Het management heeft vooral
behoefte aan informatie over omzet, marktaandeel en kostenbesparing.
2. Differentiatiestrategie; er wordt voor elke groep klanten een product gemaakt dat aan
de specifieke klanteisen voldoet met als achterliggende gedachte dat deze klanten in
staat zijn hier meer voor te betalen. Het management wil vooral informatie krijgen
over de klanttevredenheid.
3. Focusstrategie; de onderneming richt zich op één product. Het management wil voor
informatie of deze specialisatie door de doelgroep wordt gewaardeerd.
Kritische succesfactoren
Dit zijn factoren die van groot belang zijn voor het behalen van de strategie. De directie wil
graag weten hoe de organisatie scoort ten opzichte van deze KSF. Deze worden gemeten
door middel van prestatie-indicatoren en kunnen het beste worden weergegeven als een
rapportcijfer. Het is gebruikelijk dat organisaties normen stellen voor een bepaalde prestatie-
indicator. De business balanced scorecard geeft een overzicht van de door de organisatie
gerealiseerde prestaties vanuit 4 perspectieven;
1. Financieel perspectief.
2. Klant-markt perspectief.
3. Intern perspectief.
4. Innovatie perspectief.
Een nadeel van de business balanced scorecard is dat er alleen gekeken wordt naar
financiële cijfers, en dit geeft dus eigenlijk geen goed beeld van de werkelijkheid.
2.3 Invloed van managementstijl en cultuur
De managementstijl en cultuur zijn van invloed op de informatiebehoeften van het
management. Er zijn 2 verschillende managementstijlen; strakke delegatie & losse delegatie.
bij strakke delegatie wil de manager vaker informatie verkrijgen dan bij losse delegatie.
De invloed van de cultuur binnen een organisatie op de managementinformatie hangt hier
mee samen. Bij een organisatie met een meer formele cultuur heeft het management grotere
een meer gedetailleerde informatiebehoeften dan bij organisatie met een familiecultuur.
De cultuur en managementstijl moeten passen bij de organisatie en de omstandigheden.
, 2.4 Het ontwerpen van de rapportageset
Met de term rapportageset wordt bedoeld; het formaat waarin de individuele informatie-
elementen worden gepresenteerd. Dus van alle individuele uitkomsten wordt één geheel
gemaakt die uiteindelijk gepresenteerd wordt aan de directie.
Deze rapportageset wordt voorgelegd aan de directie, met de vraag of zij vinden dat er nog
dingen ontbreken. Nadat de informatiebehoeften zijn bepaald, is het noodzakelijk om te
onderzoeken of de bestaande administratieve processen in deze informatiebehoeften
kunnen voorzien of moeten worden aangepast.
3.0 inleiding
Hier staat betrouwbaarheid centraal. Bij bestuurlijke informatievoorziening wordt hier vooral
gedacht aan de betrouwbaarheid van de informatie. Ook wel; de volledigheid van de
opbrengsten en de juistheid van de kosten.
3.1 Interne controle en het instrumentarium van interne controlemaatregelen
Interne controle = controle door of namens de leiding en toezichthoudende organen op de
oordeelsvorming en activiteiten van anderen.
Controleren = het toetsen van de werkelijkheid aan de norm.
Interne beheersing gaat verder dan betrouwbaarheid en omvat alle activiteiten die nodig zijn
om de gestelde doelen te bereiken.
Interne controle heeft een aantal beperkingen;
De directie of het management kan altijd zelf besluiten om interne controle-
voorschriften niet na te leven of anderen opdracht te geven om dat niet te doen. Dit
wordt ook wel management override genoemd.
Het maken van fouten of vergissingen door medewerkers.
Samenspanning, waaruit het besluit wordt genomen waarden aan de organisatie te
onttrekken.
De afweging die steeds gemaakt moet worden tussen de kosten van interne controle
en de opbrengsten ervan.
De maatregelen van de interne controle kunnen verdeeld worden in 2 groepen;
1. Preventieve maatregelen deze hebben te maken met de opzet van de organisatie.
Deze worden niet alleen genomen uit betrouwbaarheidsoverwegingen, maar ook om
de organisatie beter te laten lopen.
2. Repressieve maatregelen deze zijn gericht op controle. Hierdoor wordt de werking
en naleving van de preventieve maatregelen gecontroleerd.
De preventieve en repressieve maatregelen vormen samen een stelsel en worden ook wel
omschreven als het stelsel van interne controlemaatregelen.
Preventieve maatregelen Repressieve maatregelen
Begrotingen, normen en tarieven Cijferbeoordeling
Functiescheiding Verbandcontroles
Procedures en richtlijnen Detailcontroles
Beveiliging van waarden Waarneming ter plaatse
Preventieve IT-controls Repressieve IT-controls
Het inrichten van een administratie
Als eerst worden de preventieve maatregelen uitgewerkt;
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller mellonie. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $3.75. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
54879 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 14 years now