Dit is een samenvatting van alle readers binnen het vak Inkoopproces in de Publieke sector deel 1 (NEVI 1 Professional). Alle slides uit de colleges zijn opgenomen in de samenvatting. Verder zijn de opdrachten en de tips & tools uit de lessen verwerkt in de samenvatting. Erg overzichtelijk en makke...
1.1 Inkoop
Alle activiteiten die in een org moeten worden vervuld om de beleids- en bedrijfsvoering op een goede
manier uit te voeren (goederen, diensten en werken). Activiteiten waar een factuur van een derde
tegenover staat.
1.4 Inkoopproces bestaat uit drie onderdelen:
1. Het voortraject → inventariseren en maken van keuzes. Vaststellen inkoopbehoefte specifieke
aanbesteding, bepalen product- en markt aanbod en bepalen inkoop- en aanbestedingsstrategie.
2. Tactische inkoop → specificeren, selecteren en contracteren
a. Specificeren: definiëren opdracht, opstellen specificaties/eigenschappen waaraan aan het
gestelde gebruiksdoel te voldoen. Opdracht geraamd, budget bepaald. Hoe wordt de
opdracht in de markt gezet?
b. Selecteren: selectie van aanbieders aan de hand van vooraf objectief bekend gemaakte
uitsluitingsgronden, geschiktheids- en/of selectiecriteria, selecteren van de aanbieding adhv
vooraf objectief bekend gemaakte gunningscriteria.
c. Contracteren: afsluiten overeenkomst. Condities en voorwaarden vastgelegd voor het leveren
van product, dienst of werk.
3. Operationele inkoop → bestellen, bewaken, nazorg
a. Bestellen: uitvoeren overeenkomst in de zin van plaatsen orders/bestellingen binnen
condities/voorwaarden
b. Bewaken: bewaking uitvoering overeenkomst, in de zin van monitoren verloop bestellingen
en verifiëren facturen.
c. Nazorg: volledig maken en controleren van inkoop- en aanbestedingsdossier, service,
nabestellingen, afhandelen claims, controleren meer- minderwerk, evaluatie, contract en
leveranciersbeheer/management.
Aanbesteden is een manier van inkopen. Bij aanbesteden: “ hoe moet worden ingekocht?”. Afhankelijkheid
procedureregels die zijn vastgelegd in een wettelijk kader.
Aanbesteden is het geheel van rechtsregels dat het gedrag van overheidsopdrachtgevers rond de uitgifte van
opdrachten in onderlinge concurrentie normeert voor het uitvoeren van werken, het leveren van diensten of
het verrichten van diensten.
Voorbereidingsfase (voortraject en specificeren): inkooptechnische en aanbestedingsrechtelijke afwegingen en
keuzes.
,1.4 Inkoopfunctie
Omvat alle werkzaamheden die tijdens het inkoopproces moeten worden uitgevoerd. Taken en bevoegdheden
voor de inkoopfunctie liggen op verschillende niveaus (strategisch, tactisch, operationeel + ost activiteiten).
Strategisch inkoopniveau (beslissingen die de org raken en de rg van een org op lange termijn bepalen).
Inkoopactiviteiten:
• Doelen vanuit het bestuursbeleid en zakelijk beleid omzetten naar een inkoopvisie- en –missie
o Bestuursbeleid meestal in meerjarenplan vastgelegd en omvat veel beleidsterreinen
(economie, toerisme, onderwijs etc.).
▪ Voor het Rijk in het regeerakkoord vastgelegd
▪ Voor provincies, gemeenten in een collegeprogramma vastgelegd.
▪ Vaak voor 4 jaar opgesteld
o Zakelijk beleid: belastinggeld zo doelmatig mogelijk aanwenden
o Vanuit inkoop wordt hieruit een visie en missie beschreven: waar staan we voor, welke
normen en waarden, fundament onder inkoop.
• Ontwikkelen van een inkoop- en aanbestedingsbeleid incl. inkoopdoelen
o Vertaling van visie en missie rg een beleid en doelen
o Vaak dagelijks bestuur die een voorstel doet
o Doelen concreter geformuleerd dan bij de visie (SMART) zodat uitvoeren leidt tot info waar je
me verder kan (meten = weten)
o Onderwerpen die ingeregeld kunnen worden:
▪ Inkoopsamenwerking andere bedrijven
▪ Stimulering lokale en regionale bedrijfsleven
▪ Elektronisch aanbesteden
▪ Integriteit
▪ Terugdringen admin lasten
o Evaluatie van inkoopbeleid is belangrijk:
▪ Nieuwe richtlijnen die worden ingevoerd→ vertaling nationale wetgeving en beleid.
▪ Mededelingen van de EU commissie
▪ EU en nationale jurisprudentie van commissie aanbestedingsexperts kunnen leiden
tot andere interpretatie en toepassing van wetgeving.
▪ Wijziging wetgeving, pos/neg praktijkervaring, doelstellingen worden niet gehaald.
• Uitvoeren van inkoopdiagnose (instrument om het inkoopbeleid, en daarmee de inkoop- en
aanbestedingsstrategie, te toetsen en te verbeteren)
, Kan kwantitatief (crediteuren/leveranciersonderzoek)/kwalitatief (interviews binnen eigen org,
bestuderen relevante documenten) → levert managementinfo op om te kunnen sturen op inkoop
en aanbesteding. Regelmatig diagnose herhalen voor lange termijn verbeteringen.
• Bepalen van de inkoop- en aanbestedingsstrategie→ overgang naar tactisch
o Hoe wordt een aanbesteding uitgevoerd
o Welke keuzes zijn gemaakt
o Belangrijk uitgangspunt: heb ik juiste prijs/kwaliteitverhouding gekregen?
Tactisch inkoopniveau (activiteiten gericht op maken van een keuze welke ondernemer welke goederen en
diensten mag leveren of een werk mag uitvoeren).
• Specificeren is meest cruciaal → keuzes die bepalen of org best value for taxpayers’ money krijgt.
• Eindverantwoordelijkheid bij interne klant/budgethouder
• Rol inkoper 2-ledig: verifiëren behoeftestelling zorgvuldig tot stand komt en volledig is, specificaties
kritisch toetsen
Operationeel inkoopniveau (activiteiten gerelateerd aan bestellen, bewaken, nazorg)
• Plaatsen orders en bestellingen
• Onderhouden relaties met leveranciers
• Verifiëren facturen en effectief en efficiënt organiseren van factuurstromen
• Evalueren prestaties van leveranciers, dienstverleners en aannemers met oog op verbetering.
Ondersteunende activiteiten (activiteiten betrekking op drie inkoopniveaus)
• Scheppen voorwaarden voor goede uitv inkoopactiviteiten
• Mogelijkheden om totale inkoopfunctie te verbeteren
o Digitaliseren bestelprocedures
o Factuurafhandeling
o Elektronische inkopen en aanbesteden
o Trainen en scholen medewerkers
1.4 Organisatie van inkoopfunctie
Plaats en positie van inkoop afhankelijk van professionaliteit, grootte org, inkoopvolume (wat wordt
ingekocht), type organisatie. Vier mogelijkheden: centraal, decentraal, gecoördineerd, inkoopsamenwerking
door aanbestedende diensten.
Centrale inkoopfunctie
• Vaak een afdeling of enkele functionaris. Vooral geschikt bij afdeling overstijgende inkopen
(kantoorartikelen, computers).
• Strategische inkoopfunctie door inkoper/afdeling zelf gedaan. Make or buy beslissingen door directie,
managementteam, of dagelijks bestuur.
• Tactische inkoopfunctie op gebied van specificeren door materieafdeling. Selecteren en contracteren
door inkoper/afdeling.
• Operationele inkoopfunctie: bestellen, bewaken, nazorg geheel door inkoper/afdeling of dit gebeurt
decentraal waarbij inkoper ondersteunt
, *Uniformiteit en aanspreekpunt zowel naar binnen
als naar buiten
*Kennis, kunde en vaardigheden bij 1
persoon/afdeling hierdoor makkelijker om
veranderingen door te voeren
Decentrale inkoopfunctie
• Tactische en operationele inkoop bij materieafdelingen tenzij inkopers decentraal zijn weggezet
(ICT/facilitaire dienst). Gebruikers verzorgen zelf de verschillende fasen.
• Strategische inkoopfunctie kan niet decentraal. Of bij inkoper/afdeling of bij managementteam.
• Populair wanneer verantwoordelijkheden integraal bij afdelingshoofd of directeur zijn weggelegd/
weinig arbeid overstijgende inkopen.
• Inkoper vanuit strategische inkoopfunctie adviseren, inrichten inkooptool, uitvoeren contract en
leveranciersmanagement →met oog op selectie, voorzien in algemene inkoopvoorwaarden en
overeenkomsten.
Gecoördineerde inkoopfunctie
• Voordelen worden gecombineerd. Mensen van verschillende afdelingen worden bij het inkoopproces
betrokken
• Er is coördinatie, afstemming en overzicht. Doelmatigheid ++
• Blijft ruimte voor afdelingsspecifieke inkoop op tactisch en operationeel niveau. Draagvlak ++
• Via inkoopost kennis en kunde leveren
• Juridische zaken kan vaste vertegenwoordiger leveren. Kennisopbouw ++
• Interne klanten en gebruikers behouden beleidsvrijheid. Draagvlak ++
• Samenwerking in (tijdelijke) inkoopteams: info-uitwisseling, borging kennis, geen dubbel werk, lerende
org.
• Standaardisatie in uitvoeren van aanbestedingen
• Naleven van vigerende wet- en regelgeving wordt vergroot.
, Inkoopsamenwerking tussen aanbestedende diensten
Samen bundelen en/of delen van informatie, expertise, hulpmiddelen en/of volume op het gebied van inkoop
met als doel het behalen van voordelen voor alle deelnemende organisaties.
Artikel 1.5 AW 2012 bevat een bepaling waarin enerzijds staat dat opdrachten niet onnodig mogen worden
samengevoegd en anderzijds een bepaling dat opdrachten in percelen mogen worden opgedeeld. Afwijkingen
moeten worden gemotiveerd (zie ook Gids Proportionaliteit).
Voorbeelden: stichting inkoopbureau West-Brabant, Haagse inkoopsamenwerking.
Binnen sociale domein ook veel samenwerking bij gemeenten. Drie decentralisaties: Jeugdwet, Participatiewet,
en zorg.
1.5 Wat is de toegevoegde waarde van inkoop?
Voortgang org proces: primaire en ondersteunende inkoopbehoeften moeten tijdig worden ingevuld. Tijdig ter
beschikking komen van goederen, diensten en werken voor burgers en bedrijven en de aanbestedende dienst
zelf.
Kostenbeheersing: aanbestedende diensten kopen in met geld van de belastingbetaler en streven daarom naar
best value for taxpayers’ money (beste prijs-kwaliteitverhouding). Voorwaarde hierbij is de aanschaf tegen zo
laag mogelijke kosten over hele gebruiksduur (total cost of ownership/life cycle cost analysis). Dus ook kosten
mbt service, onh en reservedelen moeten worden meegenomen.
Bij besparing kosten eerst naar eigen org kijken:
• lagere inkoopprijzen (marktverkenning, marktonderzoek en marktconsulatie, kritisch kijken naar
specs, uitvoeren waarde-analyse/substituut zoeken, standaardisatie)
• verlagen interne kosten die samenhangen met aanschaf (verlagen voorraadkosten, werken met
raamovereenkomsten, bestelopdrachten, afroeporders een (integraal) automatiseringssysteem.
• verlagen kosten voor verdere verwerking/verbruik (TCO, contract en leveranciersmanagement,
bewaken en verbeteren van contract compliance→ prestatiemeting overeenkomst).
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller alexnatrop. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $14.02. You're not tied to anything after your purchase.
