Samenvatting van de hoofdstukken van lesboek hoofdlijnen bestuurlijke informatieverzorging 8ste druk.
1. Organisatie en informatie
2. Interne beheersing en informatie
6. Schematechnieken, formulierontwerp en handboek AO/IB
7. Het inkoopproces
8. Het voorraadproces
10. Het verkoopproces
12....
Hoofdstuk 2.1 -2.7 interne beheersing en informatie
In een organisatie wordt dus gewerkt met regels, voorschriften, procedures, budgetten,
afspraken en verantwoordelijkheden. Je wil vaststellen of er volgens deze regels wordt
gewerkt, of mensen zich aan de afspraken houden etc. Dit is interne controle. Je toetst de
realiteit aan de norm.
Bij een kwaliteitscontrole wil je kijken of de leverancier de goederen ook levert volgens de
afspraken en de juiste kwaliteit. Daarvoor heb je de kwaliteitscontrole, die vaststelt of de
realiteit afwijkt van gemaakte afspraken met de leverancier. Zo kun je ook vaststellen of op
elke factuur die is goedgekeurd door de inkoop de paragraaf van de inkoopmanager staat. Dit
zijn allemaal manieren om interne controle uit te oefenen in een organisatie.
Interne controle is dus gericht op het voorkomen, vaststellen en corrigeren van afwijkingen
van de gestelde criteria. Je kijkt vooral terug. Interne controle is onderdeel van internal
control.
Je wil ook de organisatie op koers houden en dan kijk je verder dan alleen de interne
controle en dat is internal control (interne beheersing). Dit gaat veel verder. Als je
afwijkingen hebt vastgesteld, dan moet je ook nadenken over de maatregelen die in de
toekomst dit soort afwijkingen zullen voorkomen. Deze maateregelen moet je ook evalueren
op hun werking.
Afwijkingen kunnen ook ontstaan doordat de doelstellingen onrealistisch zijn. De norm ligt te
hoog. Of door andere omstandigheden onhaalbaar. Dan is bijstelling van de norm nodig.
Control (=beheersing): het op koers houden van de organisatie in de richting van de gestelde
doelen; een efficiëntie en effectiviteitsbenadering om door middel van control de prestaties
van ondernemingen te verbeteren. Bevat een vooruitkijkend, terugkijkend en constituerend
element.
Constituerend: organisatorische maatregelen treffen dat
afwijkingen van gestelde criteria, zoals standaarden of
doelstellingen, zoveel mogelijk worden voorkomen.
Terugkijkend: verantwoording afleggen, afwijkingen vaststellen en
corrigerende maatregelen treffen.
Vooruitkijkend: beslissingen nemen om afwijkingen van gestelde
criteria tot een minimum te beperken.
Controle: de toetsing van een realiteit/werkelijkheid (‘Ist- positie’) aan de norm (‘Soll-
positie’), alleen terugkijken en constituerend karakter.
,Internal control moet er dus voor zorgen dat er redelijke zekerheid bestaat voor het bereiken
van doelstellingen op het gebied van verslaggeving, bedrijfsvoering en naleving van wet- en
regelgeving. Het is meer dan interne controle.
Interne controle is erop gericht dat je bevoegdheidscontrole, informatiecontrole en
bewaringscontrole uitvoert. Met een terugkijkend karakter.
Bij internal control gaat het verder omdat je ook nog eens de effectiviteit en efficiëntie van
de processen beoordeeld en daar aanvullende maatregelen voor bedenkt.
Voorbeelden interne controle:
- Vaststellen dat de feitelijke en administratieve voorraad gelijk zijn.
- Het toetsen door de administratie of de gegevens zijn door de inkoopfunctie (bij het
bestellen) en magazijnfunctie (bij de ontvangst) vastgelegd zijn juist en volledig zijn.
Voorbeelden internal control/interne beheersing:
- Medewerkers trainen voor taken
- Prestatiebeloning invoeren
- Marktonderzoek uitvoeren
- Ondernemingsdoelen communiceren
Interne beheersing
internal control/interne beheersing richt zich op het bereiken van doelstellingen op het
gebied van verslaggeving, bedrijfsvoering en naleving van wetten- en regelgeving. Om op
die manier zekerheid te geven over het bereiken van doelstellingen.
,Kijken naar:
- Verslaggeving: dan hebben we het over betrouwbare informatie die wordt geleverd
aan interne en externe belanghebbende.
Betrouwbaar wil zeggen juist en volledig. Moet overeenkomen met de achterliggende
werkelijkheid.
- Bedrijfsvoering/processen: gaat het over de efficiëntie en effectiviteit. Dat mensen in
de processen de juiste beslissingen nemen en dat ze de informatie krijgen die
daarvoor nodig is. Alle waarden/activa worden in de organisatie gehouden. Deze
verlaten niet ten onrechte de organisatie.
- Naleving van wet- en regelgeving: je wil ook juridische conflicten vermijden. Daarom
wil je de wetten en regels naleven.
Dit allemaal om de doelstellingen van het bedrijf te realiseren en alle risico’s die daarmee te
maken hebben dat je die herkent en analyseert en maatregelen voor neemt.
Dus interne beheersing richt zich op de bedrijfsvoering, inclusief het bewaken van de
waarden, en de informatie over en ten behoeve van de bedrijfsvoering. Dit kun je vervolgens
toetsen tegen de wet- en regelgeving, de strategie/bedrijfsdoelstellingen, missie/visie en de
gewenste kwaliteit van informatie(systemen).
Betrouwbaarheid is een voorwaarde voor beheersing. Je wil hebben dat er betrouwbare
informatie beschikbaar is en je wil ook dat de medewerkers betrouwbaar zijn. Dat zij zich
houden aan de wetten en regels en geen spullen stelen of zich op een andere manier
verrijken ten koste van het bedrijf.
Kwaliteit van informatie
In de vorige periode is er al gekeken naar de kwaliteit van informatie. Daarbij hoorde:
relevant, betrouwbaar en toegankelijk. Ging over de kwaliteit van de uitvoer gegevens. En
informatie moet natuurlijk altijd aanslaan bij de werkelijkheid en vandaar dat integriteit er
ook bij hoort.
Nu geldt voor informatie dat het efficiënt moet zijn. Het moet tegen zo een laag mogelijk
kosten worden gerealiseerd. Het moet effectief, relevant en betrouwbaar zijn.
Relevant: het moet informatie zijn die nodig is voor het besluitvormingsproces, het proces
van het delegeren van taken en bevoegdheden en het moet gebruikt kunnen worden voor
het uit kunnen voeren van taken.
Informatie voor het uitvoeren van taken:
- Tijdig beschikbaar: beschikbaar op de momenten dat de informatie nodig is.
- Begrijpelijk: format die iemand heel snel kan begrijpen.
- Nauwkeurigheid: geen valse informatie. De werkelijke uitgevoerde activiteiten.
, Betrouwbaarheid heeft te maken met:
- Volledigheid: opbrengsten, alle
opbrengsten worden verantwoord,
alle klanten worden gebeld.
- Juistheid: het moet niet meer zijn
dan nodig. Kosten bijv. niet hoger
dan de norm.
- Accuraat: kan nog steeds te maken
hebben met fouten. Maar andere
fouten dan juistheidfouten en
volledigheidfouten. Bijv.
rekenfouten en overname fouten.
Kwaliteit van de IT-infrastructuur
Bij BIV 2.1 hebben we gezien dat de kwaliteiten van informatiesystemen het volgende
moeten bevatten:
- Betrouwbare en integere gegevens
- Beveiliging:
- Bescherming: (privacy
- Gebruiksvriendelijk:
- Onderhoudbaar: snel moeten kunnen veranderen aan de wensen van een gebruiker.
- Flexibel: gebruiker zelf dingen kan instellen
- Controleerbaar: nagaan wie welke mutatie gedaan heeft.
Bij BIV 2.2 kijken we naar de kwaliteit van IT-infrastructuur
- Onder houdbaarheid: snel moeten kunnen veranderen aan de wensen van een
gebruiker.
- Kosten IT: tegen zo laag mogelijke kosten informatie beschikbaar stelt
- Wet- en regelgeving: daar moet je je aan houden, ook privacyregels.
- Beschikbaar: ten alle tijden voor gebruiker beschikbaar, als het 24/7 beschikbaar
moet zijn dan moet dat. Dus zorgen voor zo min mogelijke onderhoud.
- Overdraagbaarheid: moet je de gegevens die in de informatiesystemen vastgelegd
zijn ook snel kunnen overdragen van het ene systeem in het andere systeem.
- Vertrouwelijkheid: de informatie die in de systemen zit niet beschikbaar stellen aan
partijen die daar niks mee te maken hebben. Alleen personen die gerechtigd zijn
hebben toegang.
Ontwikkeling internal control begrip
Het begrip internal control is ontstaan vanuit de interne controle. Vanuit de
accountantscontrole. Het eind van de vorige eeuw zijn er aantal schandalen geweest met een
aantal misleidende informatie. Waardoor veel investeerders de dupe zijn geworden en veel
faillissementen hebben plaats gevonden.
Sinds dien is de wet- en regelgeving rondom internal control en de wijze waarop verslag
gelegd wordt veranderd is.
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller KBusch. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $6.96. You're not tied to anything after your purchase.
