ACCESS. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES. TABLAS.
CONSULTAS. FORMULARIOS. INFORMES. RELACIONES.
IMPORTACIÓN, VINCULACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS.
INTRODUCCIÓN:
1. ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?
Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que
tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, ventas
y empleados. A este tipo de información se le llama datos.
Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar
datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se
pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro
tipo. Debe permitir en principio:
• Introducir datos.
• Almacenar datos.
• Recuperar datos y trabajar con ellos.
Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que
la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar
carpetas, archivadores… pero en un momento dado es conveniente acudir a los
ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.
2. TABLA O FICHERO, REGISTRO Y CAMPO
Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma
de tablas. Como, por ejemplo:
En este listín nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una
serie de personas. Para que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en tres
apartados: Nombre, Dirección y Teléfono, haciendo que aparezca cada uno en una
columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona
buscando a partir de su nombre. Aquí podemos ver cómo la información referida a
una persona, "un dato", aparece en una FILA DE LA TABLA: a esto es a lo que se
denomina REGISTRO. A CADA UNA DE LAS PARTES (COLUMNA) en las que hemos
desglosado la información se le denomina CAMPO, y al CONJUNTO formado por
todos los registros, TABLA.
Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la
información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.
Tabla: conjunto de registros homogéneos con la misma estructura. Tenemos
entonces lo siguiente:
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,2.1. Tipos de campos
En el listín telefónico podemos ver que hay unos campos más importantes
que otros: así el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido.
Sería absurdo que apareciera una dirección en el listín sin ir acompañado de
un nombre. Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a
aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo
complementan.
2.2. Tipos de base de datos: planas y relacionales
Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listín telefónico
necesitamos una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos
más de una. Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos
además del nombre y dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, aparte
de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al
hospital. ¿Es posible almacenar esta información en una sola tabla?
Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base
de datos de este tipo. Pero se plantea un problema: si cada vez que viene un
paciente al médico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos
personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas
veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendrá
gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su
tamaño y la hará menos eficaz. Para hacer una base de datos como ésta se
usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo
común en ambas.
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, De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura
cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos
personales. Basta con introducir su código para que el Gestor de base de
datos sepa de qué paciente se trata. Para que se pueda establecer esta
relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (en
este caso el código del médico). A esta forma de organizar la base de datos
mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama
BASE DE DATOS RELACIONAL. Cuando se utiliza solamente UNA TABLA
hablamos de una BASE DE DATOS PLANA. No todos los programas de gestión
de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos
relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si
necesitamos o no esta capacidad. Generalmente todos los programas de base
de datos de propósito múltiple de última generación tienen capacidad
relacional. Algunos de los más conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker,
4D, Butler…
2.2.1. Ejemplo de base de datos relacional.
Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardar sólo
información sobre los pacientes, los doctores y las especialidades.
Asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad, y que cada
paciente tiene asignado un médico de cabecera, la estructura de la base
de datos sería ésta:
Se observa que existen relaciones entre distintos objetos de la realidad.
Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar
información de manera precisa y rápida. Esta base de datos relacional
estará formada por tablas. Con la característica de que las mismas se
relacionan entre sí mediante uno o más campos. Se puede decir que cada
objeto de la realidad será una tabla en nuestra base de datos y que hay
que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas.
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, Cada tabla está compuesta por registros, y en este caso, cada registro
contendrá la información pertinente de: un paciente, un doctor o una
especialidad. A su vez, cada registro está formado por diferentes campos,
por ejemplo, para la tabla pacientes tendremos los siguientes campos:
Nombre, Apellidos, Dirección, Teléfono, Identificador. A cada campo se le
asociará un tipo de dato de acuerdo con lo que se quiera guardar en él,
como se verá más adelante.
2.3. Algunas consideraciones sobre diseño de bases de datos
Antes de ver lo que es el programa en sí es importante que se tenga claro qué
pasos hay que seguir al diseñar una base datos.
1. Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de
datos, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y
qué información se necesitará extraer.
2. Una vez que esto esté claro, se definen las Tablas que compondrán la
base de datos. Dentro de cada tabla, se piensa qué campos serán
necesarios.
Conviene detenerse y definir correctamente la base de datos, ya que un mal
diseño hará que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados.
2.4. Bases de datos de red
El uso de una base de datos de un listín telefónico personal es muy distinto
del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. El listín
telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases
de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas
desde distintos sitios. En la base de datos de un hospital muchas personas
pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una
enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los
medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde
administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el
coste de su hospitalización. Todos ellos necesitarán por tanto hacer
consultas o introducir nuevos datos. Esto sería imposible si la base de datos
estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que
sentándose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de
datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado,
una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y cualquier consulta
posterior a cualquiera de ellas sería del todo inviable.
Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios aparecieron las
llamadas bases de datos de red. Estas están situadas en un único ordenador
-llamado servidor (generalmente ordenadores de gran potencia)- y se puede
acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que
permita el acceso a ella -los llamados clientes-. Los Gestores de bases de
datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella
al mismo tiempo: uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro,
situado en un lugar diferente, está introduciendo datos en la base. Gestores
de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que está pensados
únicamente para este uso y no se emplean para bases de datos personales.
FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen
capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo
en bases de datos de pequeñas empresas, que no necesitan un número de
accesos simultáneos muy alto.
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