Summary
Samenvatting readers
- Course
- Institution
Samenvatting van de readers. Hoofdstuk 1 t/m 9 + RFI & RFP
[Show more]
Seller
Follow
lisawschoone
Content preview
Samenvatting readers sourcing voorcomplexere inkoopprocessen
Het uitvoeren van het tactische en strategische inkoopprocessen
Gemaakt door: Lisa Schoone Datum: 6 juni 2024
1. Sourcing methodologie als basis van een complex
inkoopproces
1.1 Wat is een complex inkoopproces?
De complexiteit van een inkoopproces wordt veel kenmerken en combinaties van
kenmerken bepaald. Complexiteit heeft te maken met de impact op de organisatie en met
het aantal betrokkenen dat direct of indirect met het vraagstuk te maken krijgt. Complexiteit
gaat ook om kenmerken van het product of de dienst zelf. Hoe specifiek of complex is het
product/dienst.
Doordat de inkoopvraagstukken van elkaar verschillen, verschilt de impact en de diepgang
per keer die nodig is om te komen tot een goede sourcingstrategie. De aanpak en de te
nemen stappen in het inkoopproces zijn echter voor iedere situatie hetzelfde. Een goede
inkoper is in staat om verschillende soorten inkoopvraagstukken op de juiste manier om te
zetten naar de juiste strategie door het te maken van de juiste analyse.
1.2 Nut en noodzaak van een sourcingmethodologie
Het bereiken van grote kwantitatieve en/of kwalitatieve verbeteringen binnen organisaties
vereisen een gedisciplineerde aanpak en een gedisciplineerd proces, en een grote
betrokkenheid binnen de organisatie. Dit geldt ook bij complexe inkoopvraagstukken.
Als het management de impact van het voorstel op de organisatie niet goed kan overzien,
dan volgt er geen positieve besluitvorming, alleen veel vragen. Een goede aanpak bestaat
dus niet alleen uit een voorstel. Het moet een aantal expliciete beslismomenten bevatten,
waarbij het opdrachtgevend management is betrokken. Een goede voorbereiding en een
strategische keuze zijn van doorslaggevend belang voor een goed implementeerbaar
eindresultaat. Een verbeteringsproces vergt vooral een gedegen methodologische,
projectmatige aanpak. De methodologie leidt tot een weloverwogen strategie, waarin
rekening is gehouden met een breed scala variabelen. Hij is bedoeld om de doelstellingen
van de organisatie te ondersteunen. Bij het opstellen van de strategie is de organisatie
maximaal betrokken.
1.3 Voordelen van het hanteren van een methodologie
1. Het leidt tot een optimaal tactisch inkoopproces
, Er is nagedacht welke tools en analyses van belang zijn voor elke typen
inkoopvraagstukken, zodat steeds tot de juiste sourcingstrategie kan worden
gekomen. Dit vertaalt in een optimaal en effectief inkoopproces
2. Het creëert betrokkenheid van en draagvlak binnen de organisatie
Een goede aanpak gaat door de gehele organisatie. Door het maken van de juiste
analyses worden de juiste mensen betrokken in het sourcingteam.
3. Het biedt mogelijkheden om ‘out of the box’ te kunnen denken
Het werken met methodologie impliceert dat we langs een aantal dimensies en via
verschillende analyses gaan zoeken naar verbeteringen op de korte, middellange en
lange termijn. We kijken daardoor breder en vanuit een ander abstractieniveau naar
het inkoopvraagstuk.
4. Resultaten worden zichtbaar gemaakt
Het eindresultaat van de sourcingmethodologie is het bereiken van een meetbaar
impact. Deze impact wordt vastgelegd.
5. De methodologie is de basis voor (inkoop)kennismanagement
De tijdens het sourcingproces opgedane kennis en kunde wordt gedegen vastgelegd
en geïnstitutionaliseerd binnen de organisatie. Er is een basis gelegd voor het
managen van kennis.
6. De methodologie is een fundament voor verdere inkoopprofessionalisering
Een goede sourcingmethodologie is het fundament voor een verdere
professionalisering van inkoop. Door goed te hebben nagedacht over de aanpak en
het proces leveren we een andere en betere bijdrage aan de organisatie dan
voorheen. Iedere sourcing kent een uniforme aanpak waardoor de herkenbaarheid
wordt vergroot.
1.4 De succesfactoren van een sourcingmethodologie
Steun en sponsoring van het management
De steun en sponsoring van het management is van essentieel belang. Een sourcingtraject
dat niet in de lijn is verankerd, is ondenkbaar. Het is van belang dat het management
openstaat voor het bijsturen van de manier van werken of de inrichting van de processen,
indien de voortgang van het traject daarom vraagt.
Betrokkenheid van verschillende afdelingen
De afdelingen waarop een sourcing een sterke impact heeft, moeten actief betrokken
worden in het project- of sourcingteam. Het team combineert daardoor verschillende
invalshoeken. Om te voorkomen dat er veel discussie ontstaat over urgentie, betrokkenheid
en draagvlak, is het van belang dat de behoefte van de organisatie en de (interne) klanten
goed is gedefinieerd.
Een gerichte focus en doelstelling
Een sourcingmethodologie gaat dwars door de organisatie heen en raakt alle belangrijke en
noodzakelijke disciplines. De teamleden van het sourcingteam moeten voldoende tijd
beschikbaar hebben voor het realiseren van de doelstellingen.
Een goed te monitoren sourcingproces
2
,De aanpak en de doorlooptijd van het sourcingproces moeten zo snel en nauwkeurig
mogelijk worden bepaald. We kunnen onderscheid maken tussen acties en
besluitvormingsmomenten voor het opdrachtgevend management en voor het
sourcingteam. Het goedkeuren van de sourcingopdracht, de samenstelling van het
sourcingteam en het definitief vaststellen van de sourcingstrategie zijn belangrijke mijlpalen
voor het opdrachtgeven management. Tussenliggende analyses zijn mijlpalen voor het
sourcingteam. De mijlpalenplanning moet worden voorzien van de juiste controlepunten of
momenten van communicatie.
Een gestructureerde aanpak
Goede afstemming en een duidelijke rol- en taakverdeling binnen het sourcingteam zijn van
groot belang. Als uw organisatie een methodologische sourcingaanpak al heeft ingebed, dan
kunt u gebruik maken van de reeds opgedane kennis van eerdere trajecten. Eventuele
voorgaande documenten of kennis die is opgeslagen in de diverse datasystemen zijn dan al
de eerste aanzetten. Indien de organisatie voor het eerst mee te maken heeft met het
implementeren van een methodologische sourcingaanpak, dan is het verstandig om na te
denken over de wijze van verankering.
Elke inkoopsituatie heeft zijn eigen vraagstukken en kenmerken. Om goed te kunnen
bepalen welke informatie u nodig heeft, zult u met uw sourcingteam een sourcinganalyse
maken. Deze analyse is kwalitatief van aard en geeft u een beeld van de inkoopsituatie.
Daarmee kun je bepalen waar en wanneer in het proces diegaande kwantitatieve informatie
nodig heeft.
De ideeën en sourcingstrategieen worden door deze aanpak gebaseerd op objectieve,
gedetailleerde feiten en analyses en niet op subjectieve beoordelingen.
Vroegtijdige verankering van implementatie en supply relation management
Het ontwikkelen van een gedetailleerd implementatieplan, in samenwerking met de
leverancier, is de eerste pijler die bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen. Er zijn
overigens organisaties die al tijdens de RFP het implementatieplan laten meewegen in de
definitieve keuze. Een tweede pijler is het vastleggen van de performancemeting van de
leverancier
1.5 NEVI-sourcingmethodologie
Het inkoopproces bestaat uit zes stappen: specificeren, selecteren, contracten, bestellen,
bewaken en nazorg.
3
, Voordat we starten met een inkoopvraagstuk moeten we eerst nadenken over de aanpak.
Deze aanpak noemen we sourcing en is de eerste stap in de methodologie. Deze stap komt
voor de specificatiefase. Verder komen er stappen na de afronding van het contract. Na het
contractering krijgen we te maken met de implementatiefase en de manier waarop we het
contract en de leverancier gaan managen om de geformuleerde doelstellingen te realiseren.
Dat komt samen in het supply relation management (SRM).
Doordat dit een continu proces is, is de output van SRM de input voor de nieuwe op te
starten sourcing. Deze methodologie draagt bij aan een continue verbetering van de
prestaties en van de relatie die de organisatie heeft met de leveranciers.
2. Opzet en organisatie van een sourcing
Het complexer het inkoopvraagstuk, hoe groter de raakvlakken met de organisatie. Als
eerste moet je een goede opdrachtformulering hebben, zonder een goede opdracht loop je
tegen talloze problemen aan. Ten tweede is het van belang dat de juiste mensen zich
verzamelen, bijvoorbeeld door een sourcingteam op te stellen. Als laatste is het belangrijk
dat het sourcingteam de juiste zaken en analyses oppakt, die passend zijn binnen de
organisatie- en het inkoopbeleid.
2.1 Opdrachtformulering en commitment
Zonder opdracht en commitment kan je niet van start. Een van de belangrijkste
succesfactoren is de steun en sponsoring van het management. Voordat we formeel van
start gaan met de sourcingfase, is het maken van een sourcing initiatieplan noodzakelijk,
evenals de goedkeuring daarvan. Dit sourcing initiatieplan is eigenlijk een overeenkomst met
het management. Het geeft het management een beeld van de doelstelling van het traject,
wie erbij betrokken zijn, wat de planning is en welke beslismoment er zijn vastgelegd. Het
vormt de basis om te starten met een sourcingtraject.
Voordat je een sourcing initiatieplan kut maken, moet je zelf goed begrijpen waar het over
gaat. Je moet kennis gaan hebben van het in te kopen product of dienst. Het is cruciaal om
met het team een beeld te hebben van de beoogde doelstellingen; wat willen we met de
komende sourcinganalyses en het daaropvolgende inkoopproces bereiken?
Het is ook belangrijk dat vooraf wordt verdiept in de financiële analyse. Deze analyse geeft
een beeld van de totale uitgaven van het inkooppakket, van het aantal leverancies, de
leveranciersoverlap etc. Zo’n analyse kan eenvoudig zijn, indien eer veel informatie is. Als de
informatie minimaal of moeilijk beschikbaar is, dan is zo’n analyse lastiger. In dat geval kan
een eerste raming voldoende zijn. Na goedkeuring van het sourcing initiatieplan is de eerste
stap een diepgaande financiële analyse om exact te bepalen waar het overgaat; hoeveel
geven we uit, waaraan en aan wie?
Na goedkeuring van het sourcing initiatieplan gaat de sourcingfase van start. Daarin gaat het
sourcingteam de noodzakelijke, nog ontbrekende informatie verzamelen en analyseren. Het
kan zijn dat tijdens deze fase bijstelling van het initiatieplan noodzakelijk is. Als dit leidt tot
4
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller lisawschoone. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $7.80. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
62491 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 14 years now