Essay
Adviesrapport Stage Jaar 3 (cijfer 8,5)
- Course
- Institution
Adviesrapport over het verbeteren van het declaratieproces bij het bedrijf waar ik stage liep. Afgerond met een 8,5.
[Show more]
1 review
By: lwwff • 4 year ago
Seller
Follow
nieky123
Reviews received
Content preview
AdviesrapportEurope Hotels Private Collection B.V.
N.J. Klaver
Studentnummer 500733558
Datum: 30/06/2019
,Inhoudsopgave
Contents
1. Inleiding..............................................................................................................................................3
1.1 Achtergrondinformatie bedrijf......................................................................................................3
1.2 Probleemstelling:..........................................................................................................................3
1.3 Centrale vraag:.............................................................................................................................4
1.4 Deelvragen: ..................................................................................................................................4
1.5 Hypothese:...................................................................................................................................4
1.6 Methoden van onderzoek:...........................................................................................................5
1.7 Leeswijzer:....................................................................................................................................5
2 Het onderzoekskader:.........................................................................................................................6
2.1 Doelstelling...................................................................................................................................6
2.2 gap-analyse...................................................................................................................................6
2.3 Kernbegrippen..............................................................................................................................7
2.3.1 Onkostendeclaratie programma (OD) Elvy............................................................................7
2.3.2 Procesverbetering..................................................................................................................8
2.3.4 Conceptuele model................................................................................................................9
........................................................................................................................................................9
3 Theoretisch Kader .............................................................................................................................10
3.1.1 Het efficiënter maken van het onkostendeclaratie proces......................................................10
3.1.2 De functionele eisen waaraan een onkostendeclaratieprogramma aan moet voldoen..........12
3.2 Subconclusie Theoretisch Kader.................................................................................................15
4. Verwachtingen van de afdeling Finance en de gebruikers............................................................17
4.1 Verwachtingen van de afdeling Finance.................................................................................17
4.2 Verwachting van de gebruikers..............................................................................................18
4.3 Subconclusie verwachtingen van de afdeling Finance en de overige afdelingen........................22
5 Voldoet het onkosten declaratieprogramma (OD) Elvy aan de eisen die gesteld zijn in het
Theoretisch Kader, vanuit de afdeling Finance en vanuit de gebruikers..........................................23
5.1 eisen van het Theoretisch Kader.................................................................................................23
5.2 Eisen van de afdeling Finance en de gebruikers.....................................................................26
5.3 Subconclusie: aan welke eisen voldoet OD Elvy.....................................................................27
6. Alternatieven voor Onkosten Declaratieprogramma (OD) Elvy........................................................29
6.1 Prioriteiten van de eisen.............................................................................................................29
6.2 Alternatieven voor Elvy OD.....................................................................................................30
1
, Sap Concur....................................................................................................................................30
SRXP..............................................................................................................................................33
Zoho Expense................................................................................................................................35
Proactive-software Onkosten declaratiesoftware........................................................................37
Akyla E-uur....................................................................................................................................40
Easy Expense................................................................................................................................42
6.2 Subconclusie...............................................................................................................................46
7. Conclusie..........................................................................................................................................48
Advies...................................................................................................................................................49
Literatuurlijst........................................................................................................................................50
Bijlage 1: organisatiestructuur..............................................................................................................53
Bijlage 2: organisatiestructuur Headquarters.......................................................................................54
Bijlage 3: gemiddelde verwerkingstijd per declaratieformulier............................................................55
Bijlage 4: Work Instruction Expense Claims..........................................................................................56
Bijlage 5: Stappenplan toegang geven in ELVY voor declaratieproces..............................................62
Bijlage 6: E-mails met Elvy over Expense Claims in de Elvy App.......................................................65
Bijlage 7 E-mail met medewerker SAP Concur..................................................................................66
Bijlage 8 E-mail met SRXP.................................................................................................................67
Bijlage 9: e-mail met ProActive.........................................................................................................68
Bijlage 10: E-uur akyla e-mail.......................................................................................................69
Bijlage 11: Easy Expense E-mail........................................................................................................70
2
, 1. Inleiding
1.1 Achtergrondinformatie bedrijf
Europe Hotels Private Collection B.V., ook wel afgekort tot EHPC B.V., is opgericht door de
ondernemer Liran Wizman. EHPC B.V. beheert drie hotelketens, namelijk de Sir hotels, de Max Brown
Hotels en de Park Hotels. Deze hotels hebben vestigingen in Amsterdam, Den Haag, Berlijn,
Hamburg, Wenen en Düsseldorf. Daarnaast heeft EHPC B.V. een conceptstore, genaamd X BANK, en
verzorgt het activabeheer voor W-Hotel Amsterdam voor Marriott International.
EHPC B.V. heeft ook een samenwerking met The Entourage Group, een internationaal horecabedrijf
met restaurants zoals: Momo, Izakaya, The Butcher, The Duchess, Mad Fox Club, Mr Porter en
Shirkhan. Daarnaast zijn er meerdere holdings opgericht. Deze holdings zijn opgericht vanwege legale
of financiële redenen. Hier worden de kleinere operationele taken gedaan.
De restaurants en hotels verzorgen de operations. Het hoofdkantoor voert alle administratieve taken
uit. Dit hoofdkantoor is van EHPC B.V. Het hoofdkantoor bestaat uit de volgende afdelingen:
Finance, Reservations, IT, Meeting & Events, Marketing, Sales, HR en Legal.
Ter verduidelijking is in bijlage 1 een organisatiestructuur te vinden. In Bijlage 2 is een overzicht van
de afdeling Finance te vinden.
1.2 Probleemstelling:
Door de afdeling Finance wordt de administratie uitgevoerd voor Europe Hotel Private Collection B.V.
Een van de kerntaken van de afdeling is het betalen van facturen voor de holdings, de restaurants en
de hotels. Een van de manieren om de ontvangen facturen te betalen is met het gebruik van
betalingsbatches. De methode is als volgt: door middel van het Factuurverwerking Programma Elvy
worden de ontvangen facturen gecontroleerd en gefiatteerd. Hierna worden de facturen
gegroepeerd in betaalbatches, welke de manager goedkeurt. Het voordeel is dat alle facturen tegelijk
betaald kunnen worden. Elke week wordt er in principe één betaalbatch gemaakt en betaald.
Daarentegen zijn er facturen die niet opgenomen worden in de betaalbatch, maar wel betaald
moeten worden. De betaling van deze facturen worden losse betalingen genoemd. Tachtig procent
van de losse betalingen zijn Expense Claims. Expense claims zijn declaraties van werkkosten
vergoedingen door werknemers, waarbij de werknemer de kosten heeft voorgeschoten van zijn
eigen rekening. Voorbeelden van expense claims zijn reiskosten en maaltijdkosten.
De afdeling Finance ervaart problemen door de inefficiënte werkwijze bij het afhandelen van de
expense claims. Dit komt doordat de afdeling wekelijks meer dan 15 expense claims ontvangt. De
expense claims kennen meerdere onderliggende bewijsdocumenten, verder genoemd
betaalbewijzen’. De expense claim wordt door de werknemer opgesteld, met het gebruik van een
expense claim formulier. Aan dit formulier voegt de werknemer alle betaalbewijzen toe. Dit formulier
moet dan getekend worden door de manager van de afdeling Human Resources. Deze controleert
van alle bonnetjes of deze betaald hadden mogen worden. Als de Human Resource Manager het
formulier tekent, wordt hij door de werknemer gebracht naar de afdeling Finance. Bij ontvangst van
de expense claim maakt de afdeling Finance van elk betaalbewijs een back-up. Een back-up is een
scan van de declaratie en betaalbewijzen en deze scan bestaat gemiddeld uit vijf pagina’s. De
declaratie en betaalbewijzen worden stuk voor stuk gecontroleerd door minimaal twee personen in
Elvy, nadat deze door de HR-manager is getekend. De gehele vrijdag wordt besteed aan verwerking
en uitbetaling van de expense claims en overige losse betalingen. Hier zijn dan twee werknemers en
twee managers van de afdeling Finance de gehele werkdag, van negen uur tot vijf uur, mee bezig. In
3
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller nieky123. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $7.00. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
66579 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy study notes for 14 years now