p2p procure to pay / bestellen tot betalen: the basics
17 views 0 purchase
Course
Strategie en management (0000)
Institution
Haagse Hogeschool (HHS)
Een korte maar volledige samenvatting over het p2p proces. Welke stappen kom je tegen en wat zijn de risico's? Daarnaast bevat het document enkele toetsvragen met antwoorden, om jouw kennis te kunnen toetsen.
Training Procure to Pay (P2P) -> Het bestellen tot betalen proces.
Inkopende partij
Doel van het P2P proces:
Inzicht in behoeften en inkopen.
Inzicht in financiële verplichtingen
Kostenbesparing
Grip op het proces
Kunnen voldoen aan regelgeving (overheid)
Bij een goed P2P proces wordt er zo snel mogelijk geleverd en betaald.
Zowel aan de organisatie en/of aan de inkoper. Daarnaast zorgt het voor
kostenbesparing en/of kostenvermijding, verbeterde financiële controles
en verminderd het risico’s.
1) Bestelaanvraag
Iemand in het bedrijf heeft een behoefte.
Een aanvrager maakt een bestelaanvraag aan waarin de behoefte zo
specifiek mogelijk wordt aangegeven.
Catalogus en niet-catalogus bestelaanvragen. -> Catalogus is wat je kan
opzoeken en wat is geselecteerd in een catalogus. Bijvoorbeeld een
webwinkel. Er is ook sprake van een contract. De prijs is vaak vooraf
bekend en vast en met een contract kan je in sommige gevallen profiteren
van kortingen en acties. Ook zijn er onderlinge afspraken over levering en
betaling. Niet-catalogus is vaak een dienst. Voorkeur gaat uit naar
catalogus, omdat je dan weet waar je aan toe bent qua prijs.
De bestelaanvraag wordt verstuurd voor goedkeuring.
Risico’s in deze stap -> Geen tijdige levering doordat de bestelaanvraag
onjuist is ingeschoten. Opbouw van de bestelaanvraag onjuist, waardoor
de financiële verwerking onjuist is en gecorrigeerd moet worden.
Beheersmaatregelen-> Beperken en opleiden van de bestellers.
2) Goedkeuring
De bestelaanvraag gaat voor goedkeuring naar de budgethouder. De
budgethouder keurt de bestelaanvraag goed of af. Welk budgethouder
goed moet keuren hangt af van de goedkeuring hiërarchie.
Zachte verplichting -> Er wordt een reservering gemaakt op het budget.
Het product of de dienst is nog niet geleverd. Een zachte verplichting
wordt een harde verplichting zodra de inkooporder geleverd is.
Risico’s in deze stap-> niet tijdig goedkeuren, waardoor je producten niet
tijdig ontvangt.
, Beheersmaatregelen-> Monitoren op openstaande bestelaanvragen en
eindgebruikers opleiden.
3) Inkooporder
De bestelaanvraag wordt getoetst en omgezet naar een
inkoopordernummer. De inkooporder wordt ingericht en de opdrachtbrief
word verstuurd naar de leverancier. Wanneer een bestelaanvraag wordt
omgezet naar een inkooporder, wordt het een harde verplichting. Een
harde verplichting is lastig om nog te annuleren.
2/3/4 way matching -> besteld, gefactureerd (2), ontvangen (3) en
gecontroleerd (4).
Matching wordt gedaan door inkoop of automatisch door het systeem.
Beheersmaatregelen -> Controle op financieel geboekte facturen . Te
ontvangen facturen. Monitoren op openstaande bestelaanvragen.
4) Ontvangst
Als de inkooporder is ingericht door 3-way matching, dan moet er een
ontvangst worden geboekt. Ontvangst wordt geboekt als de goederen of
diensten zijn geleverd en vastgelegd.
Het niet tijdig of foutief boeken van ontvangst zorgt voor een blokkade ->
ontvangstblokkades
Beheersmaatregelen -> Opleiden eindgebruikers en monitoring
ontvangstblokkades.
5) Factuur
De factuur wordt ontvangen door de crediteurenmedewerker. Deze wordt
vaak in Oracle gescand middels een tool. De factuur wordt gecontroleerd,
gematcht aan een inkoopordernummer en gevalideerd. Als de factuur
overeenkomt met de inkooporder staat deze klaar voor betaling, zo niet
dan ontstaat er een blokkade (hervalidatie nodig).
Let op factuurfraude en spookfacturen!
Beheersmaatregelen -> Kwaliteitscontroles, opvoeden leveranciers en zo
veel mogelijk via inkooporders.
6) Betaling
De crediteurenmedewerker / teamleider maakt een betaalbatch,
controleert en betaalt deze. De facturen staan dan als betaald in de
crediteurenmodule. Wanneer het bedrag daadwerkelijk wordt
afgeschreven wordt de betaling aan de factuur gekoppeld.
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller quintyvdreest. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $4.82. You're not tied to anything after your purchase.
