Samenvatting Professionele communicatie DEEL 2: Vergaderen en notuleren + werkstukken en rapporten
1 view 0 purchase
Course
Professionele communicatie
Institution
Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen (Artesis)
Dit omvat een volledige samenvatting van module 3 voor het vak professionele communicatie. Het gaat over de thema's: Vergaderen en notuleren + werkstukken en rapporten. Met deze samenvatting ben ik geslaagd in 1ste zit met 16/20
Professionele communicatie II – MOD 3
Vergaderen en notuleren
Vergaderen
Inleiding
Waarom is er veel weerstand tegen vergaderen?
Niet iedereen krijgt de gelegenheid iets in te brengen
Vaak het gevoel niet te kunnen/mogen bijdrage aan besluitvorming
Geen duidelijk doel geformuleerd
Men de indruk heeft dat de uitkomst van de vergadering van te voren al vast staat
Hoe kan deze tegenzin verminderen?
Als deelnemers weten dat ze de kans krijgen om aan het woord te komen
Dat ze mee kunnen beslissen
Als de vergadering gestructureerd verloopt
Dat de vergadering goed geleid zal worden
Als de vergadering niet onnodig lang zal duren
Waarom wordt er vergaderd? Definitie + doelen
Wat is vergaderen (definitie)?
= een georganiseerde bijeenkomst van personen waarop verschillende punten (van de
agenda) besproken worden en (eventueel) beslissingen genomen worden.
Welke mogelijke doelen zijn er van een vergadering?
1) Informatie uitwisselen
Bv: De directie/bestuur van een bedrijf/instelling/vereniging vergadert regelmatig om
op de hoogte te blijven van de gang van zaken. Een ledenvergadering wil leden van
de vereniging op de hoogte houden.
2) Adviseren
Bv: Oudervergaderingen zijn er om ouders mee te laten denken en adviseren over de
gang van zaken op school.
3) Meebeslissen
Bv: leden kunnen mee beslissen zoals een verkiezing van een nieuw bestuurslid
4) Plannen maken
Bv: de redactiecommissie van een clubkrant vergadert over de inhoud van het eerste
volgende nummer. In een staf vergadering kan een langetermijnplanning gemaakt
worden.
5) Problemen oplossen
Bv: in een lerarenvergadering kan er besproken worden wat er met een probleem
leerling moet gebeuren. In een burenvergadering kan men proberen een probleem
dat enkelen van hen aangaat op te lossen.
Hoe komen deze doelen voor?
Meestal heeft een vergadering meer doelstellingen tegelijkertijd.
Bv: informeren over de gang van zaken en vervolgens laten meebeslissen over bepaalde
aangelegenheden.
Welke belangrijke functie heeft vergaderen meestal ook?
1
,een sociale functie door regelmatig samen te komen voelen de deelnemers zich meer
betrokken bij de organisatie. Die betrokkenheid heeft regelrecht invloed op hun motivatie.
Vergaderen in soorten en maten (context)
Welke context (soorten/maten) kan een vergadering hebben?
1) Duur vergadering
2) Het aantal deelnemers
3) Informeel
4) Formeel
5) Sfeer
6) Infrastructuur
Duur:
Vertel iets over de duur van een vergadering?
Afhankelijk van:
Aantal deelnemers
Omvang agenda
Aard agendapunten
Meestal afgesproken begin- en eindtijd
Aantal deelnemers
Vertel iets over het aantal deelnemers?
Hoe meer deelnemers, hoe meer structuur er nodig is en hoe ingewikkelder en langer
discussies kunnen zijn.
Informeel
Vertel iets over de context informeel bij vergaderingen?
Ontstaat wanneer enkele personen de koppen bij elkaar steken om op eigen houtje
uit te regelen. Spontaan gesprek
Bv: feestcommissie
Ook kleine vergaderingen lopen meestal minder formeel omdat het gesprek
makkelijker loopt en er meestal geen voorzitter is. Vooral als er geen belangrijke
beslissingen moeten worden genomen.
Best noteer je wel de besluiten en takenlijst zodat iedereen weet wat te doen.
Formeel
Vertel iets over de context formeel bij vergaderingen?
Er is een orgaan met formele positie
Bv: ondernemingsraad, officiële adviescommissie, ..
Mogen verantwoordelijkheid niet uit de weg gaan en moeten rekening houden met de
acceptatie van hun besluiten door de mensen buiten de vergadering.
Formelere gang van zaken: verslag, gestructureerd verloop, een voorzitter, een
notulist, …
Sfeer
Vertel iets over de context sfeer bij vergaderingen?
2
,Vriendschappelijke of vijandige sfeer zowel bij grote als kleine vergaderingen. Dit kan te
maken hebben met de inhoud van de vergadering of met de persoonlijke relaties tussen de
deelnemers.
Overlegorganen (veelvoorkomende)
Welke veelvoorkomende overlegorganen zijn er?
1) Het bestuur
2) De raad
3) De commissie
4) Het overleg
Welke functies hebben de verschillende overlegorganen + geef voorbeelden van de
overlegorganen?
1) Het bestuur:
o Besturen
o Doelen bepalen en hoe bereiken
Bv: bestuur van een vereniging of partij
2) De raad:
Adviseren
Bestuur controleren en te beïnvloeden
Bv: ondernemingsraad
3) De commissie
Één moeilijk agendapunt/item onderzoeken
Voorstellen indienen bij de voorzitter
Verslag uitbrengen aan bestuur
Bv: adviescommissie, parlementaire commissie, …
4) Het overleg
Informeren
Plannen
Taken verdelen
Bv: werkvergadering, redactie, …
Overlegtypes (veelvoorkomende)
Geef de verschillende overlegtypes?
Informerende vergadering
Activerende of motiverende vergadering
Planvergadering
De werk- en projectvergadering
Informerende vergadering
Wat is het doel van de informerende vergadering?
Mensen/personen te updaten en informeren
3
, Waarom (reden) van de informerende vergadering?
Cruciaal onderwerp
Mensen samenbrengen
Hoe is de bijdrage van de deelnemers?
Meestal geen actieve bijdrage van de deelnemers eventueel wel Q&A
Soms activiteit groter:
o Deelnemers mogen wel vaak hun mening geven
o Deelnemers soms betrokken bij beslissing of soms zelf
meebeslissen
Welke onderwerpen worden besproken?
Uiteenlopende onderwerpen:
Reorganisatie
Kwartaalcijfers
Introductie nieuwe directeur
…
Activerende/motiverende vergadering
Wat is het doel van de activerende/motiverende vergadering?
Deelnemers tot handelen aansporen
Motiveren
Waarom (reden) van de activerende motiverende vergadering?
Helder uitleggen wat wanneer verwacht wordt en best ook waarom om zo mensen te
activeren
Welke onderwerpen worden besproken op een activeren/motiverende vergadering?
Verbetering werkomstandigheden
Medewerkers oproepen tot deelname evenement
Oproepen om targets te halen (commercieel bedrijf)
Wat is het belangrijkste verschil tussen de activerende en informerende vergadering?
Het doel
Planvergadering
Wat is het doel van de planvergadering?
Plan opstellen (campagne, project, …enz)
Waarom (reden) van de planvergadering?
Hoe is de bijdrage van de deelnemers?
Minstens 2 deelnemers uit (een deel van) een team op elk niveau van een organisatie
Welke onderwerpen worden besproken op de planvergadering?
Het doel, de doelen
Deadlines en mijlpalen
Het benodigde materiaal
4
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller sarahvancamp. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $9.51. You're not tied to anything after your purchase.
