Volledige en grondige samenvatting van het vak Inleiding Eventmanagement (eerste jaar Organisatie & Management aan Arteveldehogeschool - EPM) + eigen notities. Geslaagd in eerste zit!
Definitie
Een event is …
• een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
• dat gericht is op een specifieke doelgroep
• om een vooraf bepaald doel te realiseren
• door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen
Cruciale competenties van een eventmanager:
• productieskills
• creativieit
• passie
1.1. Event categorieën
Public event Corporate event Private event
Public event
• eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
• veel promotie nodig
• van alle tijden
• “hospitality event op publieksevent”
– bijvoorbeeld KBC is sponsor van een event dus er wordt een VIP podium voor hen gemaakt
Private event
• doel > familie & vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
• het publiek is gekend en selectief
Corporate event
• de doelgroep is gekend en besloten
• de bedrijfsdoelstelling moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
– tip > blijven doorvragen tot dit duidelijk is
– doelstellingen moeten SMART geformuleerd worden
• altijd zorgen dat er een beleving is, niet alleen eten & drinken maar ook bijvoorbeeld een gastspreker
• bijvoorbeeld – openbedrijvendag, een vip event, Horeca Expo, Lustrumfeest Artevelde, productlancering,
conferentie …
1.2. Soorten doelen
• stimuleren verkoop • informatie delen
• team motiveren • imago verbeteren
• medewerkers bedanken en belonen • ontspannen
• impopulaire beslissingen acceptabel maken • inspireren
• interne of externe relaties versterken • …
,2. Eventflow – stappenplan in het organiseren van een event
Stappenplan in het organiseren van een event:
1. Doelstelling
2. Briefing
= idee of concept
3. Brainstorming
> daarna kijken: is het haalbaar?
4. Concept
5. (totaal)voorstel
6. Budget
7. Presentatie
8. Opvolging na presentatie
9. Bevestiging
10. Voorbereiding
11. Communicatie
12. Draaiboek, scenario, timing
13. Opbouw
14. Coördinatie event
15. Afbouw
16. Evaluatie
17. Facturatie
18. Follow-up na event
2.1. Doelstelling Stap 1
• iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden
• strategische & operationele doelstellingen
ROI ROO
Return On Investment Return On Objectives
• winst vergelijken met de kosten • kijkt naar de mate waarin de gestelde doelen
• gericht op financiële resultaten zijn bereikt
2.2. Briefing Stap 2
“Een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee de opdrachtgever de
opdracht aan het team overdraagt”
Wat hoort er in een goede briefing?
• informatie over het bedrijf
– missie, visie, bedrijfsactiviteiten
– aantal werknemers
– marketing & communicatiestrategie
– corporate identity – basiswaarden, stijl, huisstijl
• informatie over het event
– doel
– doelgroep
– datum, uur, tijdstip
– regio, locatie
– referentiekader (vorige edities)
– programma/catering vereisten
• budget
,Soorten briefings:
Agency briefings Supplier briefing
Opdrachtgever (OG) tot event agency Event agency tot supplier
• één briefing voor het compleet event • één briefing per event element
• vraag om conceptvoorstel • concept is bekend
• verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit
en stijl
• bijvoorbeeld cateraar, decor
2.3. Brainstorm Stap 3
Opbouw van een brainstorm:
• probleemdefinitie > afbakening van waarover je gaat brainstormen
• ideeën genereren
• ideeën selecteren
• ideeën presenteren
2.4. Concept Stap 4
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
• de doelstellingen & de doelgroep van het event
• de verwachtingen van de opdrachtgever
2.5. Voorstel Stap 5
• de opdrachtgever overtuigen
• veel beelden gebruiken en weinig woorden in de slides
• kort, ongeveer 10 minuten
• digitaal beelden laten renderen door bijvoorbeeld Sketchup
• het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen:
– communicatie pre/during/post event
– inrichting & decoratie
– catering
– animatie
– klank & licht
– people
– give-away
– parking & onthaal
2.6. Budget Stap 6
• concurrentieel en met marge > hoger kan niet meer achteraf
• prijzen kennen > ervaring en prijzen opvragen
• niet vergeten:
– agency fee
– 10% onvoorziene kosten
– BTW
§ vaak 21%
§ in een Excel budgetberekening zetten we de bedragen exclusief BTW, dus die moet er
achteraf nog bijgerekend worden > bedrijven krijgen vaak de BTW terug
§ ook zaken die niets kosten mogen in het budget staan > dan kan de budgetlijst als een
checklist dienen
• inkomsten ook halen uit merchandise, food & beverages, sponsorships
,2.7. Presentatie – pitch Stap 7
Onderdelen:
• stel jezelf voor
– vertel over referenties en projecten
• herhaal de briefing
• concept
• conceptinvulling
• communicatie
• locatie
• inrichting & techniek
• catering
• budget
> zoeken naar sponsors (partnerships) die een win kunnen halen uit het event
2.8. Opvolging na presentatie Stap 8
• alle gepresenteerde materiaal digitaal doorsturen met offerte
• na pitch afspreken hoe de opvolging gebeurt, de ene klant doet er langer over dan de andere
• bellen! > niet op mails wachten (zelf opvolging doen)
• go or no go: altijd feedback vragen
2.9. Bevestiging Stap 9
• per mail of telefonisch
– let op > altijd vragen om offerte te laten ondertekenen, inscannen & doormailen
• algemene voorwaarden
• zekerheid
2.10. Voorbereiding Stap 10
• andere benaming > pre-productie
• projectmanager aanstellen
• keuzes opdrachtgever vastleggen
• concrete praktische afspraken met de leveranciers
– locatie, AV-partners, cateraar, artiesten, presentatoren
• updates naar klant
• zo snel mogelijk zaal, dj, fotograaf en cateraar vastleggen
• let op met:
– cashflow > factureren naar klanten wat je zelf moet voorfinancieren
§ tussentijdse facturen
– begin pas als je een officiële bevestiging hebt van de klant
– zorg dat er altijd iemand overzicht heeft over het project
2.11. Communicatie Stap 11
• communicatieplan opstellen
• gebeurt ook via Excel
– nadenken over website, sociale media, online, offline
• wordt eventueel uitbesteed, afhankelijk van de expertise
• weet waar je doelgroep zit
, 2.12. Retroplanning, draaiboek, budget & scenario Stap 12
• dé werkdocumenten van de projectmanager
Retroplanning
• beschrijft in grote lijnen welke onderdelen tegen wanneer uitgevoerd moeten worden > deadlines
• meestal in Excel
• grote lijnen volgen & opvolgingstaken respecteren
• gebruik online project management tools (bijvoorbeeld Asana, Trello, GANTT chart)
Draaiboek
• verloop van het event zelf, van de opbouw t.e.m. de afbouw
• verspreid naar alle betrokken partijen
• load list (materialenlijst)
Scenario
• gelijkaardig aan draaiboek van wat er allemaal on stage gebeurt, minuut per minuut > technisch
draaiboek
• beschrijft wat er van de betrokken partijen wordt verwacht om alles vlot te laten verlopen
– betrokken partijen > presentatoren, sprekers, geïnterviewden, geluidstechnicus, videoregisseur,
cameraregisseur, lichttechnicus en stagemanager
• ligt vaak bij licht en geluid en stagemanager
2.12.1. Principes van een goed draaiboek
• niet te lang & uitgebreid
• vanzelfsprekende zaken niet opnemen
• goede layout
• zeker opnemen: adres, route, plan & contactpersonen
• load list
• realistische timing
• cruciale momenten benadrukken
• eventueel aparte personeelsplanning opnemen
• 1 à 2 weken op voorhand doorsturen
§ ruimte laten voor feedback of bijsturingen
• ook korte versie voorzien
• operationele briefing
2.12.2. Concrete praktische afspraken
• locatiebezoek met de klant, vaak meerdere keren
• exacte timing opbouw en afbouw
• timing andere leveranciers op het event
• concrete invulling van diensten/materiaal
• wat wordt verwacht door de leverancier?
• wat moet er aanwezig zijn?
• wat moet voordien of nadien gebeuren?
• intekenplannen
• personeelsbezetting
• definitieve offerte/budget + bevestiging/bestelbon
• facuratie- en betalingsvoorwaarden
• …
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller mariemoreels2. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $9.66. You're not tied to anything after your purchase.
