Adviesrapport
Vastgoedbeheer en FMIS
Van complexiteit naar eenvoud!
Naam student:
Studentnummer:
Datum: 22-11-2024
Naam opleidingsinstituut: NCOI opleidingen
Opleiding: Business IT & Management specialisatie Functioneel beheer
Module: Adviesvaardigheden
Docent:
1
,Voorwoord:
2
, Samenvatting:
Inleiding
XXXXX is een zorgorganisatie met 5.250 medewerkers en 2.200 vrijwilligers, gericht op de zorg en het
welzijn van ouderen en kwetsbare mensen. Momenteel gebruikt de organisatie Axxerion voor
vastgoedbeheer en als Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS), maar wordt ervaren als
complex en gebruiksonvriendelijk. Daarom is er behoefte aan een nieuw, eenvoudig te gebruiken
systeem dat voldoet aan de eisen van de organisatie. Dit is dan ook de aanleiding geweest voor het
opstellen van een adviesrapport.
GROW-model
Voor het opstellen van het adviesrapport is gebruikt gemaakt van het GROW-model van Whitmore
(o.a. 1992), wat dient als hulpmiddel om te begrijpen in welke fase een veranderproces zit (de Vuijst,
2014, P. 49).
Goal:
Het doel van het adviestraject was het selecteren van een geschikt vervangingssysteem voor het
verouderde Axxerion-systeem bij XXXXX, specifiek voor vastgoedbeheer en FMIS. XXXXX streefde
naar een systeem dat eenvoud, gebruiksgemak en functionaliteit combineerde, en beter aansluit bij de
behoeften van verschillende afdelingen, waaronder facilitair, ICT en vastgoedbeheer. Het advies
moest leiden tot een keuze voor een systeem dat de processen zou vereenvoudigen en de
gebruikerservaring verbeteren.
Reality:
Het bestaande Axxerion-systeem voldeed niet meer aan de eisen van XXXXX. Het systeem was
complex en moeilijk te gebruiken, wat leidde tot inefficiëntie en frustratie bij de medewerkers. De
organisatie zocht een nieuw systeem dat niet alleen eenvoudiger was, maar ook beter integreerde met
de werkprocessen van facilitair, vastgoedbeheer en ICT. XXXXX had daarnaast de wens om de
complexiteit te verminderen zonder concessies te doen aan de functionaliteit.
Options:
Tijdens de opties-fase werd TOPdesk gepresenteerd als een mogelijke oplossing. Dit systeem werd
grondig geëvalueerd door middel van demonstraties en gesprekken met diverse stakeholders,
waaronder facilitair, ICT en vastgoedbeheer. De opties werden gestructureerd gepresenteerd, waarbij
de basisfunctionaliteiten van TOPdesk centraal stonden. Dit maakte het mogelijk om de voor- en
nadelen van het systeem duidelijk in kaart te brengen. Convergeren speelde een belangrijke rol door
het proces steeds verder te verfijnen, waarbij feedback werd verzameld en de opties werden
afgestemd op de belangrijkste behoeften van XXXXX. Daarnaast werd improvisatie toegepast door
flexibel in te spelen op vragen en zorgen van de stakeholders, wat hielp om complexe zaken te
verduidelijken en draagvlak te creëren voor de uiteindelijke keuze.
Will:
De besluitvorming werd ondersteund door een gezamenlijke, consensus-gebaseerde aanpak, waarbij
stakeholders actief betrokken waren. De directeur facilitair, als opdrachtgever, bewaakte de
strategische richting van XXXXX en zorgde ervoor dat de uiteindelijke keuze in lijn was met de
organisatiedoelen van eenvoud, efficiëntie en gebruiksgemak. De adviseur speelde een faciliterende
rol, waarbij hij de gesprekken leidde, de verschillende mogelijkheden verduidelijkte en het proces hielp
stroomlijnen. De keuze voor TOPdesk werd uiteindelijk breed gedragen door de betrokken afdelingen,
wat resulteerde in een goed doordachte beslissing.
3
Vastgoedbeheer en FMIS
Van complexiteit naar eenvoud!
Naam student:
Studentnummer:
Datum: 22-11-2024
Naam opleidingsinstituut: NCOI opleidingen
Opleiding: Business IT & Management specialisatie Functioneel beheer
Module: Adviesvaardigheden
Docent:
1
,Voorwoord:
2
, Samenvatting:
Inleiding
XXXXX is een zorgorganisatie met 5.250 medewerkers en 2.200 vrijwilligers, gericht op de zorg en het
welzijn van ouderen en kwetsbare mensen. Momenteel gebruikt de organisatie Axxerion voor
vastgoedbeheer en als Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS), maar wordt ervaren als
complex en gebruiksonvriendelijk. Daarom is er behoefte aan een nieuw, eenvoudig te gebruiken
systeem dat voldoet aan de eisen van de organisatie. Dit is dan ook de aanleiding geweest voor het
opstellen van een adviesrapport.
GROW-model
Voor het opstellen van het adviesrapport is gebruikt gemaakt van het GROW-model van Whitmore
(o.a. 1992), wat dient als hulpmiddel om te begrijpen in welke fase een veranderproces zit (de Vuijst,
2014, P. 49).
Goal:
Het doel van het adviestraject was het selecteren van een geschikt vervangingssysteem voor het
verouderde Axxerion-systeem bij XXXXX, specifiek voor vastgoedbeheer en FMIS. XXXXX streefde
naar een systeem dat eenvoud, gebruiksgemak en functionaliteit combineerde, en beter aansluit bij de
behoeften van verschillende afdelingen, waaronder facilitair, ICT en vastgoedbeheer. Het advies
moest leiden tot een keuze voor een systeem dat de processen zou vereenvoudigen en de
gebruikerservaring verbeteren.
Reality:
Het bestaande Axxerion-systeem voldeed niet meer aan de eisen van XXXXX. Het systeem was
complex en moeilijk te gebruiken, wat leidde tot inefficiëntie en frustratie bij de medewerkers. De
organisatie zocht een nieuw systeem dat niet alleen eenvoudiger was, maar ook beter integreerde met
de werkprocessen van facilitair, vastgoedbeheer en ICT. XXXXX had daarnaast de wens om de
complexiteit te verminderen zonder concessies te doen aan de functionaliteit.
Options:
Tijdens de opties-fase werd TOPdesk gepresenteerd als een mogelijke oplossing. Dit systeem werd
grondig geëvalueerd door middel van demonstraties en gesprekken met diverse stakeholders,
waaronder facilitair, ICT en vastgoedbeheer. De opties werden gestructureerd gepresenteerd, waarbij
de basisfunctionaliteiten van TOPdesk centraal stonden. Dit maakte het mogelijk om de voor- en
nadelen van het systeem duidelijk in kaart te brengen. Convergeren speelde een belangrijke rol door
het proces steeds verder te verfijnen, waarbij feedback werd verzameld en de opties werden
afgestemd op de belangrijkste behoeften van XXXXX. Daarnaast werd improvisatie toegepast door
flexibel in te spelen op vragen en zorgen van de stakeholders, wat hielp om complexe zaken te
verduidelijken en draagvlak te creëren voor de uiteindelijke keuze.
Will:
De besluitvorming werd ondersteund door een gezamenlijke, consensus-gebaseerde aanpak, waarbij
stakeholders actief betrokken waren. De directeur facilitair, als opdrachtgever, bewaakte de
strategische richting van XXXXX en zorgde ervoor dat de uiteindelijke keuze in lijn was met de
organisatiedoelen van eenvoud, efficiëntie en gebruiksgemak. De adviseur speelde een faciliterende
rol, waarbij hij de gesprekken leidde, de verschillende mogelijkheden verduidelijkte en het proces hielp
stroomlijnen. De keuze voor TOPdesk werd uiteindelijk breed gedragen door de betrokken afdelingen,
wat resulteerde in een goed doordachte beslissing.
3
