Samenvatting van hoofdstuk 1, 2, 3, 7, 9 en 10 van het boek Professioneel Inkopen. Gebruikt voor het tentamen tactische inkoopprocessen van de minor Strategisch Inkoopmanagement op Hogeschool Windesheim.
Professionele inkoop
Van Weele (2005) ziet voor de inkoopfunctie de volgende primaire taken en verantwoordelijkheden:
- Zorgen voor de continuïteit van het bedrijfsproces
- Het reduceren van inkoop gebonden kosten
- Verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten
- Bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing door de inbreng van leveranciers
Volgens moderne opvattingen over de inkoopfunctie moet die naadloos aansluiten op de
ondernemingsstrategie. Het belang van inkoop is dan ook gelegen in de manier waarop het bijdraagt
aan de concurrentiepositie op de eindmarkten waar de onderneming actief is. Inkoop kan een
cruciale rol vervullen door de resources en mogelijkheden aan de inputzijde van de organisatie
(leveranciers) te koppelen aan de producten en prestaties aan de outputzijde (klanten). Het belang
van inkoop kunnen we aflezen aan de mate waarin de inkoopfunctie bijdraagt aan de
ondernemingsstrategie en de concurrentiepositie.
Inkoopfunctie: het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten
(goederen en diensten) van externe bronnen te betrekken.
Vaak wordt het volgende hieraan toegevoegd: ervoor zorgen dat de juiste producten van de juiste
kwaliteit op de juiste tijd en op de juiste plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs
beschikbaar zijn voor de organisatie.
In deze benadering kunnen we drie aspecten benadrukken:
1. Technisch aspect: beschikken over de juiste producten van de juiste kwaliteit.
2. Logistiek aspect: de producten moeten op de juiste tijd en plaats beschikbaar zijn.
3. Commercieel aspect: de producten moeten tegen de juiste prijs of tegen de laagste integrale
kosten beschikbaar zijn.
De inkoopfunctie heeft betrekking op het managen van transacties (operationeel niveau) en het
managen van relaties (strategisch niveau). Deze twee zaken kun je niet los van elkaar zien.
Externe oriëntatie: inkopers moeten nadrukkelijk oog hebben voor ontwikkelingen in de externe
omgeving, in het bijzonder in leveranciersmarkten. Goederen en diensten worden ingekocht voor
andere afdelingen en medewerkers. Inkopers moeten hun externe oriëntatie daarom altijd koppelen
aan een interne oriëntatie.
Interne oriëntatie: interne klanten en interne klantgerichtheid.
Verschillen tussen het koopgedrag van consumenten en organisaties:
- De voorbereiding en uitvoering van koopbeslissingen in organisaties wordt veelal
opgedragen aan professionele inkopers. Hun kennis van producten en van alternatieve
leveranciers is groot en ze zijn bedreven in het onderhandelen met leveranciers over de
uiteindelijke verkoopvoorwaarden en specificaties.
- De koopmotieven en koopdoelstellingen zijn nauw verbonden aan de bedrijfsvoering binnen
de organisatie. De in te kopen goederen en diensten worden gebruikt voor interne
bedrijfsprocessen en moeten bijdragen aan de concurrentiekracht van de organisatie. Of, in
het geval van een publieke organisatie, moet de inkoop een maatschappelijk belang dienen.
Persoonlijke behoeftebevrediging en emotionele motieven mogen daarbij geen
doorslaggevende rol spelen, wat anders ligt bij consumenten.
, - De inkoper doet zijn werk vrijwel nooit alleen. Voor belangrijke of complexere aankopen
werken inkopers in teamverband. Dit betekent dat bij de besluitvorming diverse specialisten
van verschillende afdelingen betrokken kunnen zijn. Impulsaankopen komen niet voor bij
professionele inkoop.
- Een koopbeslissing kan veel overleg en tijd vergen. Voordat een inkoper een definitieve order
kan plaatsen, moet hij specificaties vaststellen, leveranciers onderzoeken en selecteren,
offertes opvragen en met elkaar vergelijken, onderhandelen, de keuze bepalen en moet
uiteindelijk een contract worden opgesteld.
Vier-fasenmodel David Burt
1. Administratieve functie: vooral bezig met het plaatsen en afhandelen van orders in opdracht
van gebruikers.
2. Mechanische functie: vooral richtten op sluiten van transacties. Inkopers oriënteren zich op
de markt en zijn op zoek naar lage prijzen.
3. Proactieve functie: inkopers nemen initiatieven, hebben een langetermijnvisie en nemen
voortouw in leveranciersmanagement.
4. Professionele strategische functie: met bepaalde strategische leveranciers bestaan hechte
relaties, die niet alleen in goede tijden standhouden.
Visies op de inkoopfunctie
Van Weele (2005) stelt dat het management vier verschillende visies kan hebben op de
inkoopfunctie. Deze visies vallen vrijwel samen met de vier fasen van het model van Burt. Van Weele
onderscheidt de volgende visies:
1. Besteloriëntatie: inkopers zijn verantwoordelijk voor het afhandelen van bestelorders. Ook
zien zij erop toe dat leveranciers tijdig leveren.
2. Commerciële oriëntatie: inkopers moeten (overdreven) aandacht besteden aan lage
inkoopprijzen, kostenreducties, kortingen en prijsonderhandelingen.
3. Logistieke oriëntatie: inkopers zijn verantwoordelijk voor het veiligstellen van de korte- en
lange termijn inkoopbehoeften. De beoordeling van inkoopprestaties vindt hoofdzakelijk
plaats op basis van prestatie-indicatoren op het gebied van logistieke en kwaliteitszorg.
4. Strategische oriëntatie: onderkend wordt dat inkoop bijdraagt aan de versterking van de
concurrentiepositie van de onderneming op haar eindmarkten.
Early supplier involvement: de inkoper probeert leveranciers vroegtijdig te betrekken bij product- en
procesontwikkeling. Het doel is om zo te kunnen profiteren van hun ervaring en specialistische
kennis.
De fasen van het inkoopproces (van Weele)
Dit inkoopproces onderscheidt de volgende zes hoofdfasen:
1. Specificeren
2. Selecteren (inclusief offreren)
3. Contracteren (inclusief onderhandelen)
4. Bestellen
5. Bewaken
6. Nazorg
Tactische inkoop: houdt zich bezig met alle activiteiten tot en met de totstandkoming van het
contract.
Operationele inkoop: gaat uit van een bestaand contract en is gericht op het bestellen en verder
afhandelen van orders.
,Specificeren
Er zijn verschillende factoren die aanleiding kunnen geven tot het ontstaan van een inkoopbehoefte
(intern en extern). In de specificatiefase bepaal je de behoefte, dat wil zeggen de eisen waaraan het
in te kopen product moet voldoen. Dit gebeurt aan de hand van specificaties. We onderscheiden
zeven groepen eisen:
1. Functionele eisen: exacte functies of gebruiksdoelen
2. Technische eisen: bijv. kenmerken van materialen die gebruikt moeten worden, afmetingen,
gewichten, maximale geluidsniveaus)
3. Logistieke eisen: bijv. beschikbaarheid, levertijden en leverschema, servicegraad,
verpakkingen, transportwijze, onderhoud, responstijd)
4. Kwaliteitseisen: zoals normen, toleranties, procedures bij afwijkingen, rapportages,
inspecties, gevraagde certificaten, bijv. ISO 9001)
5. Commerciële eisen: bijv. contractvorm prijscondities, betalingswijze, leaseopties,
garantiebepalingen en aansprakelijkheid)
6. Milieuaspecten: effecten van een goed of dienst op het milieu, bijv. co2-uitstoot of het
gebruik van gevaarlijke chemische stoffen.
7. Sociale aspecten: respecteren van mensen- en arbeidersrechten
Backdoor selling: activiteiten van een verkoper of leverancier om voordeel te behalen voordat er
onderhandeld wordt.
Als de organisatie niet beschikt over de kennis die nodig is om specificaties op te stellen, kan het
verstandig zijn om leveranciers hierbij te betrekken. Binnen de overheid is dat aan regels gebonden,
daar geldt als uitgangspunt transparantie en non-discriminatie. Het raadplegen van een leverancier
mag niet leiden tot het bevoordelen van die leverancier.
Concurrentiegerichte dialoog: de kern van dit instrument is dat de aanbesteder samen met
geselecteerde leveranciers tot de specificaties komt. In afzonderlijke sessies met de geselecteerde
leveranciers wordt gezocht naar de beste oplossing voor de behoefte van de aanbesteder.
Offreren en selecteren
Voor belangrijke aanschaffingen kun je gebruikmaken van het aanvragen en beoordelen van
verschillende offertes. Offertebeoordeling kan direct leiden tot de leverancierskeuze. Het is ook
mogelijk dat je op basis van de offertes gaat onderhandelen met de geselecteerde leveranciers.
Veel bedrijven werken ook met een voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers: approved vendor
list
Prekwalificatie: de eerste selectie van leveranciers. Aan de hand van de approved vendor list
selecteer je vervolgens aan de hand van diverse criteria een beperkt aantal leveranciers (shortlist).
Alleen aan de bedrijven op de shortlist wordt een offerte aangevraagd. In deze aanvraag wordt exact
en uitvoerig beschreven wat de gewenste specificaties zijn in het Programma Van Eisen (PVE).
Onderhandelen en contracteren
Op basis van de offerte-evaluatie kan het nodig zijn om met de geselecteerde leverancier(s) verder te
onderhandelen over de uiteindelijke overeenkomst, de prijs en andere condities in het contract. Op
basis hiervan maak je uiteindelijk een definitieve leverancierskeuze.
Bestellen, bewaken en nazorg
Het plaatsen van een bestelling houdt een opdracht tot levering in. Een inkooporder kan echter
alleen worden geplaatst in opdracht van een of meer functionarissen die daartoe bevoegd zijn. Om
, misverstanden te voorkomen, moeten organisaties deze tekenbevoegdheid goed en eenduidig
regelen.
Maverick buying: medewerkers of afdelingen kopen in buiten de bestaande contracten om. Er
worden dus uitgaven gedaan zonder toezicht op of controle van inkoop. Dit gebeurt vooral bij grote
bedrijven.
Participatiegraad (p-graad): het percentage dat (per artikelgroep) onder contract wordt ingekocht.
Nadat de order is geplaatst, wordt toegezien op het nakomen van de gemaakte afspraken. Belangrijk
onderdeel van de orderbewaking is het bewaken van de levertijden, de geleverde hoeveelheden en
eventuele certificaten en documenten.
Orderbewaking kan op verschillende manier worden ingericht, waarbij rekening wordt gehouden
met het belang van de aankoop. Bijvoorbeeld:
- Advance status check: voor kritische materialen en onderdelen wordt met de leverancier een
pad afgesproken, inclusief belangrijke mijlpalen en controle om bij te houden of de
leverancier nog op schema zit.
- Routine status check: een aantal dagen voor de levering wordt een reminder gestuurd naar
de leverancier en om een bevestiging gevraagd.
- Exception expediting: er wordt pas ingegrepen als er ‘gepiept’ wordt in de organisatie.
De inkoopafdeling bepaalt ook welke orders men gaat chasseren: het benaderen van leveranciers
voordat de levertijd is verstreken. In bijzondere situaties krijgen inkopers ook te maken met de
volgende soorten orders:
- Spoedorders: die niet waren voorzien en die niet kunnen wachten
- Backorders: achterstallige orders die na de overeengekomen datum worden geleverd.
- Split orders: waarbij een deel van de order eerder of later wordt geleverd. Onderdeel van het
‘bewaken’ is ook het verwerken van facturen en het verzorgen van de bijbehorende
betalingen.
E-procurement: heeft te maken met hoe je als bedrijf of overheid de inkoop van goederen en
diensten elektronisch regelt. Het gaat over alle processen die daarbij horen: van inkoopstrategie en
aanbesteden tot contracteren, en van bestellen tot het makkelijk betalen met een e-factuur.
Nadat producten zijn geleverd, volgt de laatste fase van het inkoopproces: de nazorg. Er kunnen
problemen voordoen, waarbij de inkoper wordt ingeschakeld. Denk aan het declareren van extra
kosten voor meerwerk en budgetoverschrijdingen of aan het afwikkelen van claims en
boeteclausules. Los van dergelijke problemen zullen de prestaties van leveranciers worden
bijgehouden en worden teruggekoppeld.
Steeds meer inkopers gebruiken tegenwoordig een of andere vorm van vendor rating als formele
methode voor leveranciersbeoordeling. Het kenmerk van vendor rating is dat je de prestaties van
leveranciers zo objectief mogelijk probeert te meten.
Single sourcing: Leveranciersstrategie waarbij materialen bij één leverancier worden besteld, hoewel
er alternatieve leveranciers beschikbaar zijn. Het kan zijn dat single sourcing wordt toegepast omdat
men, gezien de aard van het product of de verkrijgbaarheid, streeft naar partnerschap met de
leverancier.
Multiple sourcing: Strategie waarbij dezelfde soort goederen of diensten wisselend wordt betrokken
van andere leveranciers. De achterliggende gedachte is dat een onderneming niet te afhankelijk mag
worden van slechts één leverancier - en een leverancier niet van één afnemer.
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller maritblankvoort. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $9.86. You're not tied to anything after your purchase.
