Inhoud
1. Organisatie en leiding.........................................................................................................................3
1.1. Organisatie......................................................................................................................................3
1.2. Inleiding...........................................................................................................................................3
1.3. Doelbepaling....................................................................................................................................4
1.4. Doelrealisatie...................................................................................................................................6
1.5. Control.............................................................................................................................................7
1.6. Managementcontrolmodellen.........................................................................................................8
1.7. Interne en administratieve organisatie..........................................................................................10
2. Functies en processen......................................................................................................................12
2.1. Relatie functies en processen........................................................................................................12
2.2. Functiescheiding............................................................................................................................13
2.3. Waardekringloop...........................................................................................................................14
2.4. De financieel – administratieve functie.........................................................................................14
2.5. De personeelsfunctie.....................................................................................................................16
3. Informatieverzorging........................................................................................................................18
3.1. Interne – en externe informatieverzorging....................................................................................18
3.2. Informatiebehoeften.....................................................................................................................18
3.3. Het gegevensverwerkend proces..................................................................................................20
3.4. Kwaliteit van de informatieverzorging...........................................................................................20
3.5. Informatiesystemen.......................................................................................................................21
3.6. Informatiebeleid – en management..............................................................................................22
4. Administratieve organisatie..............................................................................................................23
4.1. Grondslagen..................................................................................................................................23
4.2. Toepassing.....................................................................................................................................24
4.3. Typologie van organisaties............................................................................................................24
4.4. Ontwerp administratieve organisatie............................................................................................24
4.5. Stelsel van maatregelen.................................................................................................................26
4.5.1 Beheersingsmaatregelen.............................................................................................................26
4.5.2 Controlebegrippen.......................................................................................................................26
4.5.3 Automatiseringsmaatregelen .....................................................................................................27
3. Het capaciteitsproces.......................................................................................................................28
9.1. Dienstverlenende bedrijven..........................................................................................................28
9.2. Outsourcing...................................................................................................................................28
9.3. De capaciteitsfunctie.....................................................................................................................29
,9.4 Kenmerken capaciteitsproces.........................................................................................................30
9.5 Fasen capaciteitsproces..................................................................................................................31
9.5.1 Procesactiviteiten........................................................................................................................31
9.5.2 Beschikbaarheid van arbeidskrachten.........................................................................................31
9.5.3 Beschikbaar stellen van goederen/productiemiddelen...............................................................32
9.5.4 Beschikbaar stellen van ruimten..................................................................................................32
9.6 Informatiebehoeften......................................................................................................................32
Het dienstverleningssysteem...............................................................................................................33
10. Het financiële proces......................................................................................................................33
10.1. De financiële functie....................................................................................................................33
10.2. Het financieel – administratieve proces......................................................................................34
10.2.1. Doelstelling van het financieel administratieve proces............................................................34
10.2.2. Kwaliteit van het financieel – administratieve proces..............................................................34
10.2.3. De procesactiviteiten...............................................................................................................34
10.3. Het financieel – logistieke proces................................................................................................35
10.3.1. Treasury....................................................................................................................................35
10.3.2. Doelstelling en procesactiviteiten van het financieel – logistieke proces.................................36
10.4. Informatiebehoeften...................................................................................................................37
10.5. Het financiële systeem.................................................................................................................38
Prestatiemeting in de publieke sector..................................................................................................39
, 1. Organisatie en leiding
1.1. Organisatie
Het bedrijfsdoel is door het verlenen van gastvrijheid winst oftewel een positief
resultaat te realiseren, waarbij de inkomsten hoger uitvallen dan de kosten.
De meerwaarde of toegevoegde waarde is nodig om als bedrijf op langere termijn te
blijven bestaan. Continuïteit is een gezamenlijk belang van de directie en de
medewerkers.
Onder een organisatie wordt verstaan: een groepering van mensen die:
- In onderlinge samenwerking m.b.v. activiteiten ontplooien om
- Op doelmatige wijze
- Overeengekomen doelstellingen te realiseren.
Uit deze beschrijving zijn 3 kenmerken af te leiden:
1. Doelbewustheid; wijst erop dat organisaties niet vanzelf ontstaan maar
bewust worden opgericht door iemand (een persoon of instantie) om een
bepaalde doestelling (of meerdere doelstellingen) te bereiken.
a. Ook de mensen die in een organisatie werkzaam zijn, moeten zich
bewust zijn van doelstelling(en) van hun organisatie; het zijn
overeengekomen doelstellingen.
2. Doelgerichtheid; wijst op het voortbrengen en / of aanbieden van producten
(goederen en diensten) waaraan in de samenleving behoefte bestaat en wel
tegen een prijs die de samenleving bereid is te betalen.
3. Doelmatigheid; houdt in dat het voortbrengen en / of aanbieden van
producten plaatsvindt tegen zo laag mogelijke kosten.
a. De wijze waarop producten worden voortgebracht en / of aangeboden
behoort doelmatig (efficiënt) te zijn. Dit brengt met zich mee dat de
werkzaamheden (taken) op de juiste wijze moeten worden uitgevoerd
met de juiste middelen.
1.2. Inleiding
De kenmerken doelbewustheid en doelgerichtheid houden in dat aan een organisatie
leiding moet worden gegeven. Er moet toch ‘iemand’ (een of meer personen) zijn die:
- De doelstelling(en) van de organisatie formuleert.
- De wijze vaststelt en de middelen beschikbaar stelt waarmee de
doelstellingen het beste kunnen worden gerealiseerd.
Hierbij hoort ook te worden nagegaan hoe over de benodigde financiële middelen
kan worden beschikt. Uitgaande van deze voorwaarden voor het doen functioneren
van een organisatie, kunnen de volgende 4 functies van leiding worden onderkend:
1. Plannen
2. Organiseren Managementproces
3. Dirigeren en coördineren
4. Controleren.
, De te bespreken functies van de leiding (het management) van een organisatie
kunnen worden samengevat met: doelbepaling (planning) en doelrealisatie
(control).
1.3. Doelbepaling
Bij doelbepaling gaat het om een antwoord op de vragen:
- Wat zal de doelstelling van de organisatie zijn?
- Hoe is de doelstelling te bereiken?
- Met wie is de doelstelling te bereiken?
De leiding zal gebruik maken van delegatie, structurering, besluitvorming en
budgettering.
Wat
Doelbepaling – als het wat – houdt in het formuleren van de doelstelling(en) die de
leider van de organisatie helpen.
Hoe
Zodra de doelstelling(en) is (zijn) geformuleerd, zal moeten worden onderzocht op
welke wijze en met welke middelen de producten doelmatig kunnen worden
gefabriceerd en / of verhandeld.
Hierbij zullen de te maken kosten moeten worden nagegaan of de benodigde
financiële middelen aanwezig zijn of kunnen worden aangetrokken.
Ook zullen de organisatie, de processen en de systemen zodanig moeten worden
ingericht dat deze bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen.
Wie
Uit de geformuleerde doelstelling(en) en de wijze waarop deze het best kan (kunnen)
worden bereikt, is af te leiden welke werkzaamheden allemaal moeten worden
verricht.
Daarna volgt welke kwalificaties voor de medewerkers nodig zijn (opleiding, ervaring
ect.). Vervolgens kunnen de personeelsleden worden verdeeld.
Delegatie van bevoegdheden
Er is sprake van overdracht (delegatie) van bevoegdheden. De inhoud van de
overgedragen taken met bevoegdheden en de daaraan verbonden
verantwoordelijkheden wordt vastgelegd in functie – en taakbeschrijvingen, ook
wel: TBV – matrix.
De leiding blijft eindverantwoordelijke en moet dus verplicht controleren.
Organisatiestructuur
Een organisatie omvat een groepering van mensen die in onderlinge samenwerking
activiteiten ontplooien.
De meest voorkomende functies zijn:
- De commerciële functies (inkoop, verkoop, opslag).
- De technische functies (productie).
- De financiële functies (administratie en financiën).
1. Organisatie en leiding.........................................................................................................................3
1.1. Organisatie......................................................................................................................................3
1.2. Inleiding...........................................................................................................................................3
1.3. Doelbepaling....................................................................................................................................4
1.4. Doelrealisatie...................................................................................................................................6
1.5. Control.............................................................................................................................................7
1.6. Managementcontrolmodellen.........................................................................................................8
1.7. Interne en administratieve organisatie..........................................................................................10
2. Functies en processen......................................................................................................................12
2.1. Relatie functies en processen........................................................................................................12
2.2. Functiescheiding............................................................................................................................13
2.3. Waardekringloop...........................................................................................................................14
2.4. De financieel – administratieve functie.........................................................................................14
2.5. De personeelsfunctie.....................................................................................................................16
3. Informatieverzorging........................................................................................................................18
3.1. Interne – en externe informatieverzorging....................................................................................18
3.2. Informatiebehoeften.....................................................................................................................18
3.3. Het gegevensverwerkend proces..................................................................................................20
3.4. Kwaliteit van de informatieverzorging...........................................................................................20
3.5. Informatiesystemen.......................................................................................................................21
3.6. Informatiebeleid – en management..............................................................................................22
4. Administratieve organisatie..............................................................................................................23
4.1. Grondslagen..................................................................................................................................23
4.2. Toepassing.....................................................................................................................................24
4.3. Typologie van organisaties............................................................................................................24
4.4. Ontwerp administratieve organisatie............................................................................................24
4.5. Stelsel van maatregelen.................................................................................................................26
4.5.1 Beheersingsmaatregelen.............................................................................................................26
4.5.2 Controlebegrippen.......................................................................................................................26
4.5.3 Automatiseringsmaatregelen .....................................................................................................27
3. Het capaciteitsproces.......................................................................................................................28
9.1. Dienstverlenende bedrijven..........................................................................................................28
9.2. Outsourcing...................................................................................................................................28
9.3. De capaciteitsfunctie.....................................................................................................................29
,9.4 Kenmerken capaciteitsproces.........................................................................................................30
9.5 Fasen capaciteitsproces..................................................................................................................31
9.5.1 Procesactiviteiten........................................................................................................................31
9.5.2 Beschikbaarheid van arbeidskrachten.........................................................................................31
9.5.3 Beschikbaar stellen van goederen/productiemiddelen...............................................................32
9.5.4 Beschikbaar stellen van ruimten..................................................................................................32
9.6 Informatiebehoeften......................................................................................................................32
Het dienstverleningssysteem...............................................................................................................33
10. Het financiële proces......................................................................................................................33
10.1. De financiële functie....................................................................................................................33
10.2. Het financieel – administratieve proces......................................................................................34
10.2.1. Doelstelling van het financieel administratieve proces............................................................34
10.2.2. Kwaliteit van het financieel – administratieve proces..............................................................34
10.2.3. De procesactiviteiten...............................................................................................................34
10.3. Het financieel – logistieke proces................................................................................................35
10.3.1. Treasury....................................................................................................................................35
10.3.2. Doelstelling en procesactiviteiten van het financieel – logistieke proces.................................36
10.4. Informatiebehoeften...................................................................................................................37
10.5. Het financiële systeem.................................................................................................................38
Prestatiemeting in de publieke sector..................................................................................................39
, 1. Organisatie en leiding
1.1. Organisatie
Het bedrijfsdoel is door het verlenen van gastvrijheid winst oftewel een positief
resultaat te realiseren, waarbij de inkomsten hoger uitvallen dan de kosten.
De meerwaarde of toegevoegde waarde is nodig om als bedrijf op langere termijn te
blijven bestaan. Continuïteit is een gezamenlijk belang van de directie en de
medewerkers.
Onder een organisatie wordt verstaan: een groepering van mensen die:
- In onderlinge samenwerking m.b.v. activiteiten ontplooien om
- Op doelmatige wijze
- Overeengekomen doelstellingen te realiseren.
Uit deze beschrijving zijn 3 kenmerken af te leiden:
1. Doelbewustheid; wijst erop dat organisaties niet vanzelf ontstaan maar
bewust worden opgericht door iemand (een persoon of instantie) om een
bepaalde doestelling (of meerdere doelstellingen) te bereiken.
a. Ook de mensen die in een organisatie werkzaam zijn, moeten zich
bewust zijn van doelstelling(en) van hun organisatie; het zijn
overeengekomen doelstellingen.
2. Doelgerichtheid; wijst op het voortbrengen en / of aanbieden van producten
(goederen en diensten) waaraan in de samenleving behoefte bestaat en wel
tegen een prijs die de samenleving bereid is te betalen.
3. Doelmatigheid; houdt in dat het voortbrengen en / of aanbieden van
producten plaatsvindt tegen zo laag mogelijke kosten.
a. De wijze waarop producten worden voortgebracht en / of aangeboden
behoort doelmatig (efficiënt) te zijn. Dit brengt met zich mee dat de
werkzaamheden (taken) op de juiste wijze moeten worden uitgevoerd
met de juiste middelen.
1.2. Inleiding
De kenmerken doelbewustheid en doelgerichtheid houden in dat aan een organisatie
leiding moet worden gegeven. Er moet toch ‘iemand’ (een of meer personen) zijn die:
- De doelstelling(en) van de organisatie formuleert.
- De wijze vaststelt en de middelen beschikbaar stelt waarmee de
doelstellingen het beste kunnen worden gerealiseerd.
Hierbij hoort ook te worden nagegaan hoe over de benodigde financiële middelen
kan worden beschikt. Uitgaande van deze voorwaarden voor het doen functioneren
van een organisatie, kunnen de volgende 4 functies van leiding worden onderkend:
1. Plannen
2. Organiseren Managementproces
3. Dirigeren en coördineren
4. Controleren.
, De te bespreken functies van de leiding (het management) van een organisatie
kunnen worden samengevat met: doelbepaling (planning) en doelrealisatie
(control).
1.3. Doelbepaling
Bij doelbepaling gaat het om een antwoord op de vragen:
- Wat zal de doelstelling van de organisatie zijn?
- Hoe is de doelstelling te bereiken?
- Met wie is de doelstelling te bereiken?
De leiding zal gebruik maken van delegatie, structurering, besluitvorming en
budgettering.
Wat
Doelbepaling – als het wat – houdt in het formuleren van de doelstelling(en) die de
leider van de organisatie helpen.
Hoe
Zodra de doelstelling(en) is (zijn) geformuleerd, zal moeten worden onderzocht op
welke wijze en met welke middelen de producten doelmatig kunnen worden
gefabriceerd en / of verhandeld.
Hierbij zullen de te maken kosten moeten worden nagegaan of de benodigde
financiële middelen aanwezig zijn of kunnen worden aangetrokken.
Ook zullen de organisatie, de processen en de systemen zodanig moeten worden
ingericht dat deze bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen.
Wie
Uit de geformuleerde doelstelling(en) en de wijze waarop deze het best kan (kunnen)
worden bereikt, is af te leiden welke werkzaamheden allemaal moeten worden
verricht.
Daarna volgt welke kwalificaties voor de medewerkers nodig zijn (opleiding, ervaring
ect.). Vervolgens kunnen de personeelsleden worden verdeeld.
Delegatie van bevoegdheden
Er is sprake van overdracht (delegatie) van bevoegdheden. De inhoud van de
overgedragen taken met bevoegdheden en de daaraan verbonden
verantwoordelijkheden wordt vastgelegd in functie – en taakbeschrijvingen, ook
wel: TBV – matrix.
De leiding blijft eindverantwoordelijke en moet dus verplicht controleren.
Organisatiestructuur
Een organisatie omvat een groepering van mensen die in onderlinge samenwerking
activiteiten ontplooien.
De meest voorkomende functies zijn:
- De commerciële functies (inkoop, verkoop, opslag).
- De technische functies (productie).
- De financiële functies (administratie en financiën).
