Samenvatting Procesbeschrijving H9 t/m H12; De kern van de administratieve organisatie; HBO Accountancy
62 views 1 purchase
Course
Accounting information systems1
Institution
Hogeschool Van Amsterdam (HvA)
Book
De kern van de administratieve organisatie
In deze samenvatting bevindt zich een algemene procesbeschrijving van het inkoopproces, voorraadproces, verkoopproces tegen contante betaling en het verkoopproces op rekening. Alle processtappen zijn duidelijk beschreven met de controle en analyses.
Processen
In dit document staan de volgende processen beschreven:
- Inkoopproces
- Voorraadproces
- Verkoopproces op rekening
- Verkoopproces tegen contante betaling
Inkoopproces
1. Inkoopimpuls
Op het moment wanneer het bestelniveau is bereikt, geeft het ERP-systeem een melding
aan een medewerker van de afdeling Inkoop om de desbetreffende aantal goederen te
bestellen.
2. Offertes aanvragen
Een medewerker van de afdeling Inkoop, die de bevoegdheid heeft verkregen, zal offertes
aanvragen bij diverse leveranciers om informatie te verkrijgen over de diensten van de
goederen en desbetreffende prijzen door middel van het ERP-systeem. Bij de offerte, die de
voordeligste prijs oplevert met een goede betalings- en leveringsvoorwaarden, zal de
medewerker dit overleggen en laten autoriseren door de hoofdmedewerker van de afdeling
Inkoop.
3. Contracten vastleggen/ondertekenen
De hoofd van afdeling Inkoop zal met de leverancier, van wie de offerte is goedgekeurd,
overleggen welke verplichtingen en bepaalde voorwaarden er zullen worden opgenomen in
de contracten. Vervolgens zullen beide partijen deze overeenkomst ondertekenen.
4. Bestellen
De hoofd van de afdeling Inkoop plaatst, door middel van het ERP-systeem, een bestelling
voor de benodigde goederen via de website, app of telefonisch bij de leverancier. Het ERP-
systeem zal deze bestelling genereren met het een uniek ordernummer van de leverancier
en dit wordt vastgelegd in het inkoopordersysteem.
5. Goederen ontvangen
De magazijnmedewerker zal de goederen in ontvangst nemen en tekenen voor de pakbon
bij de levering van de goederen door de leverancier. Vervolgens zal de
magazijnmedewerker de goederen laten scannen en door middel van het scannen zal het
ERP-systeem de artikelen controleren of zij overeenkomen met de juiste artikelen en de
juiste aantallen die zijn besteld. Het ERP-systeem zal vervolgens de goederen registeren en
bijwerken in de voorraadadministratie. Indien de artikelen zijn beschadigd zal de
magazijnmedewerker dit doorgeven aan de medewerker van de afdeling Inkoop, zodat deze
afdeling dit kan crediteren van deze beschadigde artikelen in de factuur of eventueel een
korting kunnen verkrijgen op de volgende bestelling als dit is vastgelegd in de contracten.
Tot slot zal de magazijnmedewerker de goederen in het magazijn opslaan en in de filialen
laten bijvullen door vulploegmedewerkers.
1
, Processen
6. Factuur controleren
De hoofdmedewerker van de financiële administratie zal de factuur ontvangen per post of
elektronische e-mail (of via het ERP-systeem). De hoofdmedewerker (of het ERP-systeem)
zal vervolgens ‘de three way match’ toepassen. De factuur zal dan worden gecontroleerd
aan de hand van de goederenontvangst en de bestelling. Als het systeem een afwijking
vindt, zal hier een melding worden weergeven aan de hoofdmedewerker van de financiële
administratie. Als de factuur is goedgekeurd dan zal dit worden geboekt door de
hoofdmedewerker crediteurenadministratie en zal de financiële administratie het proces van
betalen in kaart brengen (Het ERP-systeem kan dit ook automatisch zelf doen).
7. Factuur betalen
Als de factuur is goedgekeurd, zal er een controle worden verricht naar de gegevens in het
crediteurenstambestand om eventuele wijzigingen in bijvoorbeeld de bankrekening te
voorkomen. Vervolgens zal de factuur worden gearchiveerd in een digitaal archief tenzij de
onderneming over genoeg liquide middelen beschikt om de betaling direct uit te laten voeren
door de hoofd van de financiële administratie met behulp van het ERP-systeem.
Controles & Analyses
Verbandscontroles
Cijferbeoordeling
Een belangrijke cijferbeoordeling is het afzetten van de werkelijkheid tegenover het budget.
Zo zal bij inkoop een bewaking plaatsvinden hoe de werkelijke inkoop zich verbindt tot het
budget. Bij een aantal zaken dat genoemd wordt bij sommige attentiepunten is er geen
verbandscontrole mogelijk. Deze zaken zijn:
Kortingen
Boetes
Valutaverschillen
Bonussen
Inkoopresultaat
Detailcontrole
2
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller henkkees. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $4.29. You're not tied to anything after your purchase.
