Zeer uitgebreide samenvatting van het gehele boek: Bestuurlijke Informatievoorziening. Druk: 5. Auteur: Willem Leijnse. Met deze samenvatting heb ik een 8,5 gehaald voor het tentamen.
Samenvatting hoofdstuk 1: Organisatie, informatie en bestuurlijke
informatievoorziening
Bestuurlijke informatievoorziening houdt in:
Alle activiteiten met betrekking tot het verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens, gericht op het verstrekken van informatie, ten behoeve van het besturen,
het doen functioneren en het beheersen van een organisatie, alsmede ten behoeve
van het afleggen van verantwoording.
De noodzaak om de kwaliteit van de informatievoorziening in een onderneming periodiek
te beoordelen en waar nodig te verbeteren:
Slechte informatievoorziening is niet alleen inefficiënt, het tast ook de kwaliteit van
de aan de leiding verstrekte informatie aan
Gebrekkige informatie is een belangrijke oorzaak van verkeerde beslissingen omdat
alle primaire processen administratief vastgelegd worden
Administratieve fouten kunnen tot gevolg hebben dat kostbare
storingen/verspillingen niet op tijd opgemerkt worden en tot grote verliezen leiden
ISO-9000:
Deze certificering dwingt een ondernemer na te denken over zijn bedrijfsprocessen
en deze op een heldere wijze te beschrijven in een kwaliteitshandboek
Heeft een positieve invloed, maar geeft natuurlijk geen garantie, op de kwaliteit van
deze processen en de ermee samenhangende informatievoorziening
Afnemers gaan ervan uit dat er kwalitatief betere producten gemaakt worden
Organisatie: bestaat uit een groep mensen die probeert om met gebruik van bepaalde
middelen, in onderlinge samenwerking doelstellingen te realiseren
Informatie: bestaat uit gegevens die een bijdrage leveren aan de kennis van de mensen die
werkzaam zijn in de organisatie
Bestuurlijke informatievoorziening:
In eerste instantie gericht op maatregelen die belangrijk zijn voor het voorzien in de
informatiebehoeften van medewerkers (inclusief directie) in een organisatie
In tweede instantie gericht op het maken van verantwoordingsinformatie
Doen functioneren en beheersen heeft betrekking op datgene wat nodig is in een bedrijf,
nadat de beslissing is genomen:
Het meedelen van de beslissing aan de belanghebbenden
Het beoordelen van de uitvoering en zo nodig bijsturen
Het gaat bij deze processen in feite steeds weer om het antwoord op de volgende vragen:
Wat?
Wie?
Welke?
, Welk tijdschema?
Voornaamste doelstelling van een organisatie: een zodanige winst behalen dat de
continuïteit op langere termijn verzekerd is.
Strategie: welke doelstellingen willen we bereiken zowel op korte als op lange termijn
Missie: een krachtige boodschap die niet onderhevig is aan veranderingen. Het is waar de
organisatie voor staat en wat ten alle tijd de kernwaarde is van alle activiteiten in de
onderneming.
Visie: een algemene voorstelling van de toekomst.
Formele organisatie: de schriftelijk vastgestelde structuur van een organisatie. Hier horen
onder meer statuten en procedure-beschrijvingen bij.
Informele organisatie: nergens schriftelijk vastgesteld maar kunnen bij het niet-naleven
grote problemen met zich meebrengen. Oftewel bedrijfscultuur.
Besluitvorming binnen organisaties kent een aantal factoren die van belang zijn voor
centralisatie dan wel decentralisatie:
De cultuur van de organisatie
Betrokkenheid met het personeel
Maatschappelijke ontwikkelingen
Kosten en baten
Decentralisatie leidt tot een hogere motivatie van werknemers, doordat deze meer
verantwoordelijkheden dragen. Dus door het betrekken van personeel heeft dit een
positieve invloed op de decentralisatie. Het gevolg hiervan is dat er meestal hogere kosten
voor hardware en software gemaakt moeten worden. Daarnaast leidt decentralisatie tot
problemen voor de beheersbaarheid van de informatieverwerking. Immers, medewerkers
hebben meer vrijheid bij het uitvoeren van hun taken, en de afstemming van taken tussen
centrale vestigingen van een bedrijf vraagt veel aandacht.
Niveaus van leidinggeven in een organisatie:
Strategisch (lange termijn beslissingen over de doelstellingen van het bedrijf. Deze
beslissingen hebben vaak een eenmalig karakter en worden genomen door de
hoogste leiding)
Tactisch (beslissingen genomen in verband met de uitwerking van de strategische
besluiten)
Operationeel (kort termijn aspecten bij uitvoerende werkzaamheden)
, Informatievoorziening op strategisch niveau:
Maandelijks informatie hebben over alle belangrijke zaken
Het gaat om informatie die zo veel mogelijk in totalen wordt verstrekt met zo min
mogelijk detailgegevens. Alleen details die echt belangrijk zijn horen tot de
managementinformatie.
Ook externe informatie van groot belang voor bijvoorbeeld toekomstige
ontwikkelingen in de branche
Vaak kwalitatief van aard
Weinig gedetailleerd
Slecht gestructureerd
Komt niet in aanmerking voor automatisering omdat deze vaak eenmalig zijn
Informatievoorziening op tactisch niveau:
De informatiebehoefte wordt bepaald door de informatie die nodig is om deze
toewijzing mogelijk te maken
Voorzienbaar
Vaste periodiciteit
Afkomstig uit het interne informatiesysteem
Informatievoorziening op operationeel niveau:
Routinematig karakter en is puur uit interne bronnen afkomstig
Sterk voorzienbaar
Goed gestructureerd
Gedetailleerd
Actueel
Scope van informatie: het gebied of bereik waarop de informatie betrekking heeft. Op het
hoogste niveau is behoefte aan periodieke informatie over het totale bedrijfsgebeuren.
Hierbij wordt ook aandacht besteedt aan uitzonderingsrapporten (management by
exception)
Hoe lager het niveau van leidinggeven is, des te smaller de scope van de informatie
en des te groter de detaillering van de informatie.
Informatievoorzieningsprocessen:
Elke activiteit bestaat uit invoer, een bewerking van de invoer en een uitvoer. De
bewerking van de ingevoerde gegevens vindt plaats met behulp van bepaalde regels
en procedures en zo nodig worden daarbij gegevens uit gegevensverzamelingen
gebruikt. De uitvoer kan zowel extern als intern zijn. En kan de uitvoer weer invoer
zijn voor het volgende bedrijfsproces.
Bij het besturen van organisaties vindt regelmatig controle of vergelijking met een
vooraf vastgestelde norm plaats. Als het bedrijf de uitvoer van een proces meet en
vergelijkt met een norm, dan heet dit terugkoppeling of feedback. Afhankelijk van de
uitkomst van deze controle vindt er een terugkoppeling plaats: de invoer wordt niet
gewijzigd of de invoer wordt gewijzigd, zodat de waarde van de uitvoer dichter bij de
norm komt te liggen.
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller thomasvandongen. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $5.39. You're not tied to anything after your purchase.
