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Sumario TEMA 1. COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS
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Resumen del TEMA 1 del módulo comercialización de eventos del CFGS Gestión de Alojamientos Turísticos.
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TEMA 1. COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS1.1. La organización de eventos como actividad complementaria. Tipología.
Supone para los hoteles una extraordinaria actividad complementaria.
Los hoteles disponen de espacios para celebrar una gran variedad de acontecimientos de
distintos tipos, ya que poseen recursos humanos y servicios complementarios
imprescindibles, como la restauración.
La mayor parte no están condicionados por la climatología, se pueden celebrar en
temporada baja. Esto ayuda a los establecimientos a combatir la estacionalidad.
Evento: acontecimiento o suceso que reúne a un número de personas, en un lugar
concreto, con un fin determinado.
● Actos de carácter general, organizados por la Corona, el Gobierno o la
Administración del Estado, Comunidades Autónomas o Corporaciones Locales, con
ocasión de conmemoraciones o acontecimientos nacionales, de las autonomías,
provinciales o locales.
Los asociados a instituciones públicas se celebran en la sede oficial de cada
organismo o al aire libre, en plazas y lugares emblemáticos.
Este tipo de eventos no hace uso de establecimientos turísticos, pero sí necesitan
empresas turísticas, como las de restauración, para atender a las necesidades de
los asistentes.
Sus actividades se conocen como turismo de congresos o reuniones.
● Actos de carácter especial, organizados por determinadas instituciones, organismos
o autoridades, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos propios del
ámbito específico de sus respectivos servicios, funciones y actividades.
Aunque un acto sea organizado por una empresa pública, puede ser de carácter privado; es
decir, cerrado para un público concreto.
Las empresas hoteleras y turísticas suelen acoger actos de carácter especial, además de
eventos de carácter social y familiar, que suponen una importante fuente de ingresos.
La Organización Mundial del Turismo, en la conferencia de Iguazú en 2005, definió este
sector como «aquel que abarca las actividades basadas en la organización, promoción,
venta y distribución de reuniones y eventos de empresas y de asociaciones, viajes de
incentivos de empresas, seminarios, congresos, conferencias, convenciones, exposiciones
y ferias».
Actualmente se utiliza el turismo MICE (meeting, incentives, conferences and exhibitions)
Principales sedes de los eventos MICE en Europa:
● Londres
● Barcelona
● Berlín
● Amsterdam
● París
Podemos clasificar los eventos celebrados en los establecimientos hoteleros en tres
grandes categorías, en función de las necesidades:
● Eventos celebrados sólo en salón: el organizador alquila uno o varios salones del
establecimiento para la celebración del acto. Son actividades habituales en los
hoteles, de carácter diverso. Se incluyen los siguientes:
, -Curso: para impartir formación, tanto interna (para sus empleados) como externa. También
es habitual que centros de formación hagan uso de estas instalaciones para convocar
exámenes.
-Taller: es una actividad educativa de carácter práctico, en la que los participantes reciben
conocimientos básicos sobre un tema.
-Conferencia: se trata de una exposición oral sobre un tema por parte de uno o varios
expertos en esa materia.
-Entrevista: algunas empresas utilizan las instalaciones de los hoteles para realizar
entrevistas o pruebas de selección de personal.
-Presentación de producto: agentes comerciales dan a conocer nuevos productos a sus
clientes. En algunos casos la presentación va acompañada de un cóctel o aperitivo para los
participantes.
-Reunión: muchas empresas, asociaciones u organismos se reúnen en salones de hoteles
debido a la falta de un espacio para ello en sus instalaciones.
- Exposición: es menos habitual ya que normalmente se llevan a cabo en espacios
expositivos, como galerías o centros de exposiciones.
● Eventos en salón con servicio de restauración: de mayor duración que precisan
servicio de restauración, ofrecido en ocasiones dentro del propio salón o en el
restaurante del hotel.
- Desayuno de trabajo: está creciendo mucho, ya que la realización de reuniones en un
entorno menos formal supone un reclamo para los asistentes.
- Almuerzo de trabajo: reuniones de trabajo cuya duración ronda las tres horas e incluyen un
almuerzo final. Se suele utilizar en eventos cuyo fin es la firma de un acuerdo.
- Cena de trabajo: tienen el mismo objetivo y características que los almuerzos de trabajo.
● Eventos en salón con servicio de restauración y alojamiento: son los de mayor
relevancia, ya que implican a todos los recursos del establecimiento.
-Congreso: evento habitual tanto para empresas públicas como privadas, asociaciones y
fundaciones. La duración suele ser superior a dos días y normalmente es de carácter
abierto, aunque estén orientados a un sector concreto. Suele contar con un comité
organizador como órgano decisorio. A lo largo de cada jornada se suceden diversas
ponencias de alto nivel profesional, intercaladas con comunicaciones elaboradas por
estudiantes y otros profesionales. Aunque existen congresos con sede fija, lo habitual es
que cada vez se celebre en una plaza diferente. De este modo, la sede se convierte en un
reclamo para los posibles participantes. Las ciudades se postulan como candidatas para la
celebración de estos eventos, apoyadas en muchas ocasiones por empresas e instituciones
del sector y por organismos como los Convention Bureau. Los grandes congresos utilizan
sedes de diverso tipo, como palacios de congresos, edificios emblemáticos y hoteles, y se
complementan con actividades de ocio tanto para los asistentes como sus acompañantes.
- Convención: las convenciones, a diferencia de los congresos, son de carácter cerrado,
dirigidas únicamente a los miembros de un colectivo. Son periódicas y rotativas, es decir,
alternan su realización entre las distintas sedes de la empresa. La tendencia en este tipo de
actos es la gamificación, ya que se busca que los participantes desarrollen las actividades
en un ambiente lúdico.
- Viajes de incentivo: Se realizan cuando una empresa desea premiar a uno o varios de sus
empleados con un viaje que se pretende que sea inolvidable para los participantes.
Todos los eventos pueden utilizar una única sede para su celebración o combinar varias. En
el caso de los congresos, es habitual que utilicen un espacio común en el que se celebran
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